ERP Umstellung: So wird der Wechsel erfolgreich

Eine ERP-Umstellung ist ein komplexes, aber oft notwendiges Projekt, um den Anforderungen eines sich wandelnden Marktes und den internen digitalen Zielen des Unternehmens gerecht zu werden. Viele Unternehmen entscheiden sich für eine ERP-Umstellung, um veraltete Systeme abzulösen, neue Funktionalitäten zu integrieren und ihre Prozesse effizienter und digitaler zu gestalten. Durch die Integration eines modernen ERP-Systems kannst du deine Prozesse digitalisieren, Kosten senken und die Datenqualität verbessern – alles essenzielle Faktoren für langfristigen Erfolg. Dies ist der erste wichtige Schritt deiner Digitalisierung bis hin zur digitalen Transformation deines Unternehmens.

Gründe für die Umstellung eines ERP-Systems

Es gibt viele Gründe, warum du eine ERP-Umstellung in Betracht ziehen solltest. Oft sind deine bestehenden Systeme veraltet und können mit den aktuellen Anforderungen und der Marktdynamik nicht Schritt halten. Ein ERP-System, das nicht mehr den technologischen Standards entspricht oder keine ausreichenden Anpassungsmöglichkeiten bietet, hemmt die Produktivität und Effizienz. Auch Unternehmenswachstum oder eine veränderte Geschäftsstrategie sind häufige Anlässe, denn ein neues System passt sich besser an deine aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse an.

Häufige Gründe für eine ERP-Umstellung:

• Veraltete Technologie: Alte ERP-Systeme sind oft langsam, teuer in der Wartung und bieten keine modernen Funktionen oder Integrationen.
• Mangelnde Skalierbarkeit: Wachsende Unternehmen benötigen ein System, das mit neuen Anforderungen mitwachsen kann.
• Geringe Benutzerfreundlichkeit: Ein unübersichtliches System senkt die Effizienz und wirkt sich negativ auf die Zufriedenheit deiner Mitarbeitenden aus.
• Fehlende Flexibilität und Integrationsmöglichkeiten: Inkompatibilitäten und mangelnde Anpassungsfähigkeit behindern den digitalen Fortschritt und die Integration neuer Systeme.

Vorteile und Ziele einer ERP-Umstellung

Die Umstellung auf ein modernes ERP-System bietet zahlreiche Vorteile und eröffnet dir neue digitale Möglichkeiten. Mit einem neuen ERP-System erhältst du mehr Flexibilität, optimierte Prozesse und integrierte digitale Tools, die deinen Arbeitsalltag erleichtern. Durch verbesserte Datenqualität und die Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse kannst du schneller auf Marktveränderungen reagieren und fundierte Entscheidungen treffen. Zudem senkst du die Betriebskosten, indem du redundante Prozesse eliminierst und Automatisierungen einführst, die den manuellen Aufwand reduzieren.

Ziele einer ERP-Umstellung im Überblick:

Ziel	Beschreibung
Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung	Vereinheitlichung und Digitalisierung von Prozessen zur Steigerung der Effizienz und Produktivität.
Bessere Datenqualität und -verfügbarkeit	Zentrale Datenbasis für konsistente und genaue Informationen, die fundierte Entscheidungen erleichtern.
Skalierbarkeit und Flexibilität	Ein modernes System, das sich an zukünftige Anforderungen und Marktveränderungen anpassen kann.
Kostenreduktion	Einsparungen durch automatisierte Prozesse, reduzierte Fehleranfälligkeit und geringere Wartungskosten.

Planung der ERP-Umstellung

Eine erfolgreiche ERP-Umstellung beginnt mit einer gewissenhaften Planung, die alle wichtigen Schritte und Ziele deines Projekts klar definiert. Dabei umfasst deine Planung die Erstellung einer Umsetzungsplanung, die Budget- und Ressourcenplanung sowie die Einbindung der relevanten Entscheidungsträger und Abteilungen. 

Eine strukturierte Vorbereitung hilft dir, potentielle Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass dein Projekt im Zeit- und Kostenrahmen bleibt – so kannst du die Vorteile deines neuen ERP-Systems schneller und effizienter nutzen.

Erstellung eines Umstellungsplans 

Ein Umstellungsplan bildet das Fundament für deine ERP-Umstellung und definiert die Meilensteine sowie die ERP-Anforderungen. In dieser Phase solltest du klare und messbare Ziele festlegen, die du mit deinem neuen ERP-System erreichen möchtest – beispielsweise die Steigerung der Effizienz, die Optimierung des ERP mit digitalen Prozessen oder die Verbesserung der Datenqualität. Der Umstellungsplan strukturiert das gesamte Projekt und stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und dieselbe Vision verfolgen.

Wichtige Schritte im Umstellungsplan:

• Zieldefinition: Festlegung der spezifischen Ziele und Erwartungen an dein neues ERP-System.
• Projektstrukturplan: Eine detaillierte Planung, die alle Phasen der Umstellung – von der Analyse über die Implementierung bis hin zum Go-Live – umfasst.
• Risikomanagement: Identifizierung potenzieller Risiken und Entwicklung von Strategien zu deren Minimierung.

Budget- und Ressourcenplanung

Ein wesentlicher Aspekt deines ERP-Projektes ist die Planung des Budgets und der benötigten Ressourcen. Eine realistische Budgetplanung hilft dir, unerwartete Kosten zu vermeiden und stellt sicher, dass für alle Projektphasen die notwendigen finanziellen Mittel vorhanden sind. Auch die Ressourcenplanung ist entscheidend, da dein ERP-Projekt oft zusätzliches internes und externes Personal erfordert. Die klare Zuweisung von Projektressourcen – etwa ERP-Projektleiter, IT-Spezialisten und externes ERP Consulting – sorgt dafür, dass die Arbeitslast effizient verteilt wird und dein Projekt im Zeitrahmen bleibt.

Wichtige Faktoren der Budget- und Ressourcenplanung:

• Kostenplanung: Ermittlung der Gesamtkosten für Lizenzierung, Implementierung, Schulung, Support, Hardware und Projektnebenkosten in dem Sinne der Berechnung des total Cost of Ownership – TCO.
• Ressourcenzuweisung: Klare Verteilung der Aufgaben und Rollen im Projektteam, um eine effiziente Arbeitsweise sicherzustellen.
• Finanzieller Puffer: Berücksichtigung eines Risikobudgets für unvorhergesehene Kosten, die im Laufe des Projekts auftreten können.

Einbindung der Entscheidungsträger und relevanten Abteilungen

Die Einbindung aller relevanten Entscheidungsträger und Abteilungen ist entscheidend, um deine ERP-Umstellung erfolgreich zu gestalten. Da ein ERP-System dein gesamtes Unternehmen und alle Prozesse betrifft, sollten Vertreter aus allen betroffenen Bereichen frühzeitig eingebunden werden. 

Die enge Zusammenarbeit und das Feedback der Fachabteilungen und des ERP Team sind essentiell, um sicherzustellen, dass das neue System die spezifischen Anforderungen jedes Bereichs erfüllt. Zudem erhöht die Beteiligung der Entscheidungsträger die Akzeptanz der Umstellung und erleichtert den Übergang zum neuen System.

Schritte zur Einbindung der relevanten Stakeholder:

• Projektkommunikation: Regelmäßige Updates und Meetings mit den relevanten Abteilungen und Entscheidungsträgern sorgen für eine transparente Kommunikation.
• Stakeholder-Management: Die Einbindung aller wichtigen Stakeholder hilft, ihre Anforderungen zu berücksichtigen und potenzielle Bedenken frühzeitig zu klären.
• Feedbackschleifen: Laufender Austausch und Rückmeldungen der Abteilungen ermöglichen es dir, dein Projekt kontinuierlich an die Bedürfnisse deiner Organisation anzupassen.

Anforderungsanalyse und Lastenhefterstellung

Eine präzise Anforderungsanalyse und die Erstellung eines ERP-Lastenheftes sind entscheidende Schritte im ERP-Umstellungsprozess. Durch die ERP-Analyse der bestehenden Prozesse und Anforderungen deines Unternehmens stellst du sicher, dass dein neues ERP-System passgenau auf deine Bedürfnisse abgestimmt ist. Das Lastenheft dient als zentrales Dokument für die ERP-Auswahl und Implementierung und bildet die Grundlage für die Auswahl der ERP-System Anbieter und Implementierungspartnern. Eine klare Dokumentation aller ERP-Anforderungen reduziert das Risiko späterer Anpassungen und sorgt dafür, dass dein Projekt im Zeit- und Kostenrahmen bleibt.

Erfassen der aktuellen Anforderungen und Prozesse

Die ERP-Anforderungsanalyse beginnt mit einer umfassenden Aufnahme und Bewertung der bestehenden Prozesse in deinem Unternehmen. In dieser Phase dokumentierst du die funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen an dein neues ERP-System. Ziel ist es, die Prozesse zu identifizieren, die dein ERP-System unterstützen oder verbessern soll, sowie die spezifischen Anforderungen der verschiedenen Abteilungen zu erfassen. So stellst du sicher, dass alle relevanten Bedürfnisse berücksichtigt werden und dein neues ERP-System die Effizienz deines Unternehmens nachhaltig steigert.

Erstellung eines Anforderungskatalogs und eines Lastenhefts

Das Lastenheft ist ein zentrales Dokument, das alle funktionalen und technischen Anforderungen an dein ERP-System detailliert beschreibt. Es enthält einen klaren Anforderungskatalog, der die spezifischen Bedürfnisse aller Abteilungen abdeckt und die gewünschten Funktionen und Prozesse strukturiert aufgelistet. Dieses Dokument bildet die Grundlage für den Auswahlprozess und ermöglicht es dir, verschiedene ERP-Anbieter objektiv zu vergleichen. Durch die sorgfältige Erstellung des Lastenhefts und Prozesslandkarte stellst du sicher, dass das ausgewählte ERP-System passgenau auf die Geschäftsprozesse deines Unternehmens abgestimmt ist.

Auswahl des neuen ERP-Systems

Die Wahl deines ERP-Systems ist entscheidend für den langfristigen Erfolg und die Effizienz deines Unternehmens. Dabei solltest du folgende Punkte beachten:

Vergleich von ERP-Anbietern und Systemoptionen

• Systemvergleich:
  Bewerte ERP-Anbieter anhand von Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit, Kostenstruktur, Skalierbarkeit und Flexibilität. Eine im Vorfeld definierte Bewertungsmatrix hilft dir, die Systeme objektiv zu vergleichen.
• Auswahlkriterien:
  Lege spezifische Anforderungen fest – etwa in den Bereichen IT-Infrastruktur, Sicherheit und Anpassungsfähigkeit – um sicherzustellen, dass das System optimal auf deine Bedürfnisse abgestimmt ist.
• Externe Beratung:
  Nutze die Unterstützung einer unabhängigen ERP-Beratung, die dir hilft, den Markt zu analysieren und objektiv die Stärken und Schwächen der verschiedenen Systeme zu bewerten. So kommst du produktneutral zum besten Ergebnis.

Diese strukturierte Vorgehensweise minimiert das Risiko einer Fehlentscheidung und legt den Grundstein für den Erfolg deines ERP-Projekts.

Datenmigration und Schnittstellenintegration

Die Datenmigration und die Integration von Schnittstellen sind wesentliche Schritte bei deiner ERP-Umstellung. Mit einer fehlerfreien Datenmigration werden alle wichtigen Daten korrekt in das neue System übertragen – das minimiert Risiken wie Datenverlust und sichert zuverlässige Prozesse. Gleichzeitig sorgt die Integration relevanter Schnittstellen dafür, dass dein ERP-System nahtlos mit anderen Anwendungen verbunden ist und alle Geschäftsprozesse harmonisch ablaufen.

Planung und Durchführung der Datenmigration

Im Rahmen einer detaillierten Planung wird entschieden, welche Daten übernommen werden und wie die Datenstruktur im neuen System aussehen muss. Das ERP-Datenmanagement entscheidet, ob eine Datenbereinigung notwendig ist. Eine strukturierte Herangehensweise verhindert doppelte oder veraltete Daten und legt von Anfang an eine verlässliche Basis für dein neues ERP-System.

Wichtige Schritte zur Datenmigration:

• Datenbereinigung: Entferne veraltete oder fehlerhafte Daten, um die Datenqualität sicherzustellen.
• Datenmapping: Gleiche die Datenfelder im alten und neuen System ab, damit die Übertragung korrekt erfolgt.
• Testmigrationen: Führe mehrere Testmigrationen durch, um den Prozess zu überprüfen und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen.

Integration von Schnittstellen und Verknüpfung mit bestehenden Systemen

Neben der Datenmigration ist es wichtig, dein ERP-System mit den bestehenden digitalen Infrastruktur zu verknüpfen. Dies ermöglicht den reibungslosen Austausch von Informationen. Dabei unterstützt dich die ERP-Beratung, die relevanten Schnittstellen zu identifizieren, ihre Implementierung zu planen und einen sicheren sowie nahtlosen Datenfluss zwischen den Systemen zu gewährleisten.

Implementierung und Testphasen

Während der Implementierung integrierst du dein ERP-System in die Unternehmensstruktur und passt es an deine spezifischen Anforderungen an. Die darauf folgenden Testphasen prüfen die Funktionalität, Datenintegrität und Kompatibilität, bevor du in den produktiven Betrieb gehst. Eine strukturierte, schrittweise ERP-Einführung minimiert Risiken und sorgt dafür, dass dein System von Anfang an stabil und effizient arbeitet.

Schrittweise Einführung und Testen

Setze auf eine schrittweise Einführung, bei der einzelne Systemmodule nacheinander implementiert, angepasst und getestet werden. So kannst du Probleme frühzeitig erkennen und beheben. Um sicherzustellen, dass alle ERP-Module korrekt funktionieren und die Anforderungen aus dem Lastenheft erfüllen, führst du unter realistischen Bedingungen umfassende funktionale sowie Performance-Tests durch.

Fehlerbehebung und Optimierung

Nach den Testphasen dokumentierst und behebst du alle festgestellten Fehler und Schwachstellen. Dabei passt du Konfigurationen und Systemparameter an und optimierst einzelne Module, um die Performance und Stabilität im Live-Betrieb zu gewährleisten. Unterstützung von einem ERP-Consultant kann dir helfen, Best Practices umzusetzen und den gesamten Implementierungsprozess optimal zu überwachen.

Schulung und Change Management

Die Schulung deiner Mitarbeitenden und ein strukturiertes Change Management sind zentrale ERP-Erfolgsfaktoren bei der Umstellung. Da dein neues ERP-System große Veränderungen in den Arbeitsprozessen mit sich bringt, ist eine umfassende ERP-Schulung unerlässlich – so wird das System effektiv genutzt und deine Mitarbeitenden erkennen die Vorteile. Gleichzeitig hilft ein durchdachtes Change Management, Widerstände abzubauen und die Akzeptanz des Systems im gesamten Unternehmen zu fördern.

Go-Live und Nachbereitung

Der Go-Live markiert den entscheidenden Moment der ERP-Umstellung: Das neue System wird offiziell in Betrieb genommen. Um diesen Übergang reibungslos zu gestalten, sind eine sorgfältige Vorbereitung und eine durchdachte Nachbetreuung essenziell. Nach dem Go-Live hilft eine kontinuierliche Optimierung dabei, das System langfristig effizient und stabil zu halten.

Vorbereitung auf den Go-Live und erste Betriebsphase

Eine gründliche Vorbereitung stellt sicher, dass der Systemwechsel planmäßig verläuft und alle notwendigen Maßnahmen getroffen wurden. Dazu gehört die Überprüfung aller Systemfunktionen, die Schulung der Mitarbeitenden und gegebenenfalls ein Parallelbetrieb, bei dem altes und neues System vorübergehend gleichzeitig genutzt werden. Zusätzlich ist ein Notfall- und Supportplan hilfreich, um auf mögliche Herausforderungen schnell reagieren zu können.

Stabilisierung und Optimierung nach dem Go-Live

Nach der Einführung ist es wichtig, das ERP-System eng zu überwachen und den Mitarbeitern weiterhin Unterstützung zu bieten. Dies beinhaltet regelmäßige System-Monitoring-Maßnahmen, die Bereitstellung eines Helpdesks für Nutzerfragen und zusätzliche Schulungen nach Bedarf. Eine umfassende Evaluierung nach der Einführung hilft, Verbesserungspotenziale frühzeitig zu identifizieren und die Effizienz weiter zu steigern.

Schritte zur Optimierung:

• Erfolgskontrolle der Projektziele: Überprüfung, ob die definierten Ziele erreicht wurden.
• Feedback von Nutzern: Einholen und Auswerten von Rückmeldungen zur Benutzerfreundlichkeit.
• System-Updates und Erweiterungen: Anpassung des Systems an neue Anforderungen und Technologien.

Durch eine sorgfältige Nachbetreuung und kontinuierliche Optimierung bleibt das ERP-System flexibel und unterstützt das Unternehmen langfristig bei seinen Geschäftsprozessen.

Eine gelungene ERP-Umstellung ist ein Drahtseilakt

Eine ERP-Umstellung ist ein komplexes Projekt, das durch sorgfältige Planung, strukturierte Umsetzung und umfassende Nachbereitung zum Erfolg geführt werden kann. Entscheidend ist, dass alle Phasen strategisch durchdacht sind. Unternehmen, die frühzeitig klare Ziele definieren, das richtige System auswählen und ihre Mitarbeitenden aktiv einbinden, können die ERP-Umstellung effizient und nachhaltig gestalten.

Mit einer durchdachten Einführung und kontinuierlicher Weiterentwicklung des ERP-Systems bleibt das ERP-System ein leistungsstarkes Werkzeug für den Unternehmenserfolg.

Erfolgsfaktoren für eine ERP-Umstellung im Überblick:

1. Detaillierte Anforderungsanalyse: Klare Definition der geschäftlichen Anforderungen, um das richtige System auszuwählen.
2. Strukturierte Planung: Eine präzise Roadmap mit Meilensteinen, Ressourcenplanung und Risikomanagement.
3. Sorgfältige Systemauswahl: Berücksichtigung von Funktionsumfang, Skalierbarkeit und Kostenstruktur.
4. Gründliche Datenmigration: Datenbereinigung, Testmigrationen und Qualitätssicherung für eine fehlerfreie Übertragung.
5. Umfassende Schulung: Praxisnahe Trainings, um die Akzeptanz und den effizienten Umgang mit dem System zu fördern.
6. Effektives Change Management: Offene Kommunikation, Key-User-Konzept und Einbindung der Mitarbeitenden.
7. Schrittweise Einführung und Tests: Pilotphasen, Funktionstests und ein durchdachter Go-Live-Plan.

Nachbetreuung und Optimierung: Kontinuierliches Monitoring, Nutzerfeedback und regelmäßige Systemanpassungen.