Was du bei der ERP-Auswahl beachten musst

ERP-Auswahl: Stehst du vor der Herausforderung, ein Enterprise Ressource Planning (ERP)-System für dein Unternehmen auszuwählen? Aber: Welches ist das richtige? Und wie vermeidest du die typischen Stolpersteine, die viele ERP-Projekte zum Scheitern verurteilen? In diesem Blogbeitrag möchte ich für dich die wichtigsten Gründe für das Scheitern von ERP-Projekten unter die Lupe nehmen. Und dir zusätzlichen einen Leitfaden mit zahlreichen praktischen Tipps für eine erfolgreiche ERP-System Auswahl geben.

Warum scheitern ERP-Projekte so häufig?

Die ERP-Auswahl und Implementierung ist für viele Unternehmen ein komplexer Prozess, der mit erheblichen Herausforderungen und Risiken verbunden ist. Ein Scheitern von ERP-Projekten kann verschiedene Ursachen haben, von denen ich dir die wichtigsten nenne:

Schlechte ERP-Auswahl und unvollständige Anforderungsanalyse:

Eine unzureichende Sorgfalt bei der ERP-Auswahl kann zu nachhaltigen Misserfolgen führen. Es gilt, eine vollständige Anforderungsanalyse durchzuführen, die in der Definition einer möglichst vollständigen Anforderungsliste mündet. Dieser erste Punkt stellt die entscheidende Grundlage dar, um das passende ERP-System für die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens auswählen zu können.

Ungenau definierte Zielvorgaben bei der ERP-Auswahl: 


Viele ERP-Projekte scheitern an unklaren Zielvorgaben. Wenn die Ziele des Projektes ungenau definiert sind, fehlt die gemeinsame Blickrichtung. Infolgedessen arbeiten Mitarbeiter beziehungsweise Abteilungen aneinander vorbei oder gegeneinander. Infolgedessen kommt das Projekt nie zu Ende, Termine werden immer wieder nach hinten verschoben, die Projektkosten steigen in die Höhe und die Unzufriedenheit aller Beteiligten wächst.

Fehlendes integratives Prozessverständnis: 


Ein weiterer Störfaktor für das Gelingen deines ERP-Projektes besteht in einem mangelnden abteilungsübergreifenden Verständnis der betrieblichen Prozess-Zusammenhänge und den Auswirkungen von Entscheidungen auf die nachfolgenden Prozesse. Denn je früher ein Mitarbeiter in einem Prozess seine Arbeit ausführt, desto größer kann sich diese auf die weiteren Prozessschritte auswirken. 

Ein Beispiel: Ein Konstrukteur nennt den Einkäufer einen falschen Artikel, was dieser dann bestellt. Dann ist es logisch, dass ein Monteur bei späteren Arbeiten diesen Artikel nicht einbauen kann.

Zu hohe Erwartungshaltung:


Die Erwartungshaltung der Mitarbeiter bei der Einführung eines ERP-Systems kann aus verschiedenen Gründen zu hoch sein. Dafür gibt es verschiedene mögliche Ursachen:

  1. Einseitig positive Präsentation vor der ERP-Auswahl:
    Manchmal stellen ERP-Vertriebs- oder -Implementierungsteams die Vorteile eines ERP-Systems einseitig positiv dar, während mögliche Herausforderungen und Einschränkungen beziehungsweise Nachteile vernachlässigt werden. Dies kann zu falschen Erwartungen führen.
  2. Mangelnde Kommunikation seitens des Managements:
    Wenn die Kommunikation seitens des Managements unzureichend ist, können Mitarbeiter falsche Vorstellungen darüber haben, was das ERP-System leisten kann. Klare und transparente Kommunikation über die Ziele, Vorteile und Grenzen des ERP-Systems sind entscheidend, um realistische Erwartungen zu schaffen.
  3. Fehlende Einbindung der Mitarbeiter: Wenn Mitarbeiter nicht in den ERP-Auswahl- beziehungsweise -Entscheidungsprozess eingebunden sind und ihre Bedenken und Anforderungen nicht ausreichend berücksichtigt werden, kann dies zu Enttäuschung und unrealistischen Erwartungen führen.
  4. Mangelnde Schulung:
    Wenn Mitarbeiter nicht ausreichend auf die Veränderungen vorbereitet und geschult werden, können sie unrealistische Vorstellungen darüber haben, wie schnell und problemlos sie nach der ERP-Auswahl und -Implementierungdas neue System nutzen können..
  5. Unterschätzung der Komplexität: Mitarbeiter könnten die Komplexität bei der Implementierung eines ERP-Systems unterschätzen. Dies kann zu unrealistischen Erwartungen führen, insbesondere wenn die Organisation zuvor keine Erfahrung mit der Implementierung solcher Systeme hat.

Mangelnde Kenntnisse über die Unternehmens- bzw. Organisationsstruktur

In der Praxis zeigt sich, dass viele mittelständische Unternehmen aus mehreren Kapitalgesellschaften bzw. juristischen Personen bestehen, die über eine Holdingstruktur aufgebaut sind. Mangelnde Kenntnisse über die Unternehmens- oder Organisationsstruktur können aus folgenden Gründen zu Schwierigkeiten bei der Einführung eines ERP-Systems führen:

  1. Fehlende Anpassung an Geschäftsprozesse:
    Wenn die Personen, die das ERP-System implementieren, nicht ausreichend über die vorhandenen Geschäftsprozesse und Abläufe im Unternehmen informiert sind, besteht die Gefahr, dass das System nicht optimal an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst wird.
  2. Schwierigkeiten bei der Datenmigration:
    Unkenntnis über die Struktur und Qualität der vorhandenen Daten kann zu Problemen bei der Datenmigration führen. Wenn nicht klar ist, wie die Daten im Unternehmen organisiert und genutzt werden, können während der Umstellung auf ein neues ERP-System enorme Herausforderungen auftreten, die zu Datenverlust oder inkorrekten Datensätzen führen können.
  3. Mangelnde Anpassungsfähigkeit des Systems:
    Eine unzureichende Kenntnis der Organisationsstruktur kann dazu führen, dass das ERP-System nicht flexibel genug gestaltet wird, um Änderungen in der Unternehmensstruktur oder Geschäftsprozessen zu berücksichtigen. Dies kann zu Schwierigkeiten führen, wenn das Unternehmen wächst, sich verändert oder neue Geschäftsbereiche hinzufügt.
  4. Risiko von Fehlentscheidungen:
    Mangelnde Kenntnisse über die Organisationsstruktur können zu Fehleinschätzungen bei der Auswahl und Konfiguration des ERP-Systems führen. Dies kann zu Kostenüberschreitungen, Zeitverzögerungen und potenziell zu einem Misserfolg der gesamten Implementierung führen.
  5. Unkorrekte Intercompany-Verrechnungen:
    Intercompany-Verrechnungen sind finanzielle Transaktionen zwischen verschiedenen Einheiten oder Tochtergesellschaften innerhalb derselben Unternehmensgruppe bzw. Holding. Diese Transaktionen sind typisch für Unternehmen, die aus mehreren rechtlich eigenständigen Gesellschaften bestehen, die jedoch in einem Konzern, einer Muttergesellschaft oder einer Holding organisiert sind. 

Mangelnde Kenntnisse über die Unternehmens- bzw. Organisation können zum Beispiel zu Missverständnissen führen, welches Unternehmen Material oder Dienstleistungen erbringt, welches der Nutznießer ist und hierzu auch grundlegend, wer ist wann und zu welchem Prozessschritt der Besitzer der Materialien. Dies kann zu unkorrekten Intercompany Verrechnungen bei der Darstellung von Kosten führen.  

Meine Empfehlungen für deine ERP-Auswahl

Habe eine realistische Erwartungshaltung

Es ist wichtig, eine realistische Erwartungshaltung zu haben und den ERP-Auswahl- und Implementierungsprozess in klare Phasen zu unterteilen. Die Phasenplanung ermöglicht dir eine schrittweise Einführung des ERP-Systems und minimiert das Risiko von Überforderung deiner Mitarbeiter. Definiere klare Zwischenziele für jede Phase und sorge dafür, dass alle Beteiligten über den Fortschritt informiert werden. Dies schafft Transparenz und erleichtert die Anpassung von Erwartungen während des gesamten Projekts.

Tappe bei der ERP-Auswahl nicht in die Kostenfalle

Die ERP-Auswahl und Einführung eines ERP-Systems geht oft mit beträchtlichen finanziellen Investitionen einher. Umso wichtiger ist es, von Anfang an die Kosten transparent und realistisch zu kalkulieren. Hier einige Schlüsselüberlegungen, um nicht in die Kostenfalle zu tappen:

  1. Genaue Bedarfsanalyse:
    Verstehe die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens genau, um unnötige Funktionen beziehungsweise Module und damit verbundene Kosten zu vermeiden.
  2. Total Cost of Ownership (TCO):
    Berücksichtige sowohl die Anschaffungskosten, als auch die Nebenkosten, die langfristig zum Beispiel für Wartung und Schulungen, Modernisierung von Hardware beziehungsweise neue Investitionen, Kosten für Softwarelizenzen, ERP-Systemänderungen durch veränderte Arbeitsprozesse oder Umstrukturierungsmaßnahmen  etc.
  3. Skalierbarkeit:
    Stelle sicher, dass das ERP-System mit dem zukünftigen Wachstum deines Unternehmens mithalten kann, ohne dass die Kosten explodieren.
  4. Klare Lizenzmodelle:
    Vermeide undurchsichtige Lizenzmodelle, um unerwartete Kosten zu vermeiden. 

Finde bei der ERP-Auswahl den richtigen Implementierungspartner

Die Zusammenarbeit mit dem richtigen Implementierungspartner ist genauso wichtig wie die Auswahl des ERP-Systems selbst. Ein kompetenter Partner versteht sowohl die technischen Anforderungen, als auch deine individuelle Unternehmenskultur. Die enge Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und dem Implementierungspartner ist entscheidend, um das Projektziel termingerecht und budgetgerecht zu erreichen.Hier sind einige Punkte, die du bei der Auswahl beachten solltest:

  1. Branchenerfahrung:
    Ein Implementierungspartner mit Erfahrung in deiner Branche versteht die spezifischen Anforderungen und kann maßgeschneiderte Lösungen bieten.
  2. Referenzen und Erfolgsbilanz:
    Überprüfe die Referenzen des Implementierungspartners und frage nach seiner Erfolgsbilanz bei ähnlichen Projekten.
  3. Kommunikation und Verständnis:
    Stelle sicher, dass es eine klare Kommunikationsebene gibt und der Partner deine Geschäftsprozesse und -ziele versteht.
  4. Flexibilität:
    Ein flexibler Partner kann auf sich ändernde Anforderungen reagieren und Anpassungen vornehmen, um sicherzustellen, dass das ERP-System den maximalen Nutzen für dich erzielt.
  5. Transparenz:
    Eine transparente Projektplanung zwischen deinem Unternehmen und dem Implementierungspartner bietet durch die klare Definition von Rollen, Verantwortlichkeiten und Pflichten den Vorteil einer effizienten Ressourcennutzung. Sie fördert zusätzlich die Motivation und aktive Mitwirkung aller Beteiligten in deinem Unternehmen. 

Die ERP-Auswahl ist keine isolierte Entscheidung, sondern ein umfassender Prozess, der die individuellen Bedürfnisse deines Unternehmens berücksichtigt. 

Kalkuliere die Projektkosten bei deiner ERP-Auswahl konservativ

Bei der Kalkulation der Projektkosten solltest du eine konservative Betrachtungsweise bevorzugen. Inder Praxis heißt das: Berücksichtige sowohl die direkten Kosten der Softwarelizenz und Implementierung als auch indirekte Kosten wie Schulungen, mögliche Produktivitätsverluste und eventuelle Anpassungen an bestehenden Prozessen. Eine konservative Kostenkalkulation hilft, unangenehme Überraschungen während des Projekts zu vermeiden.

Beziehe deine Mitarbeiter bei der Projektplanung und -realisierung mit ein

Mitarbeiter sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei der Einführung eines ERP-Systems. Beziehe deine Mitarbeiter rechtzeitig in die Projektplanung und -realisierung mit ein. Und stelle so sicher, dass die fachliche Expertise deiner Mitarbeiter in das ERP-System überführt wird.  

Transparenz über die Veränderungen und aktive Einbeziehung der Mitarbeiter fördern zusätzlich die Akzeptanz und ermöglichen  wertvolle Einblicke in Insider- beziehungsweise Spezialisten-Know-how, die zur Optimierung der Prozesse beitragen können. 

Ansonsten könnte es passieren, dass die Einführung eines neuen ERP-Systems bei deinen Mitarbeitern Ängste und Widerstände hervorruft. Daher sind gezielte Schulungen und Change-Management-Maßnahmen unerlässlich, um die Akzeptanz und den Erfolg deines ERP-Projekts sicherzustellen.

Reduziere bei der ERP-Auswahl dein Projektrisiko

Die Identifikation von Kernanforderungen und kritischen Business Cases ist essentiell, um das Projektrisiko zu minimieren. Fokussiere dich auf die zentralen Anforderungen, die für den Erfolg deines Unternehmens entscheidend sind. Die klare Definition und Priorisierung dieser Anforderungen ermöglicht eine gezielte Umsetzung und trägt dazu bei, potenzielle Risiken zu reduzieren.

Definiere die strategische Ausrichtung deiner digitalen Transformation

Deine digitale Weiterentwicklung beziehungsweise Transformation erfordert eine klare strategische Ausrichtung. Du musst deine geschäftlichen Ziele und die gewünschte digitale Entwicklung genau definieren. Nur so kann ein ERP-System zur Realisierung deiner Ziele eingesetzt werden.

Welche Phasen durchlaufen eine strukturierte ERP-Auswahl und ERP-Einführung?

Eine strukturierte ERP-Auswahl und ERP-Einführung durchlaufen in der Regel mehrere Phasen, die sorgfältig geplant und durchgeführt werden, um einen reibungslosen und erfolgreichen Prozess zu gewährleisten. Die einzelnen Phasen können je nach Unternehmen und Projekt variieren, aber im Allgemeinen umfassen sie folgende Schritte:

Analyse und Anforderungsdefinition:

In dieser Phase werden die aktuellen Geschäftsprozesse und -anforderungen des Unternehmens gründlich analysiert. Es werden die Ziele und Erwartungen an das neue ERP-System festgelegt und die wesentlichen Anforderungen an die Software identifiziert.

Marktanalyse und Vorauswahl: 

Basierend auf den definierten Anforderungen erfolgt eine umfassende Marktanalyse potenzieller ERP-Anbieter. Eine Vorauswahl der in Frage kommenden Systeme wird erstellt, die am besten zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens passen.

Evaluation und Entscheidungsfindung: 

In dieser Phase werden die ausgewählten ERP-Systeme genauer evaluiert und miteinander verglichen. Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Kosten und Implementierungsdauer sind einige der entscheidenden Kriterien, die in die Bewertung einfließen. Die Entscheidung für das passende ERP-System wird getroffen.

Konzeption und Planung: 

Nach der Auswahl des ERP-Systems wird eine detaillierte Konzeption und Planung für die Einführung erstellt. Die Projektziele, Meilensteine, Ressourcen, Kosten und Zeitpläne werden festgelegt.

Implementierung und Anpassung: 

In dieser Phase erfolgt die eigentliche Implementierung des ERP-Systems. Das System wird an die individuellen Anforderungen und Prozesse des Unternehmens angepasst und konfiguriert.

Schulung und Change Management: 

Die Mitarbeiter werden auf das neue ERP-System geschult, um sicherzustellen, dass sie die Software effektiv nutzen können. Ein gezieltes Change Management begleitet den Einführungsprozess, um Widerstände zu minimieren und die Akzeptanz zu fördern.

Test und Qualitätssicherung: 

Vor dem Go-live werden umfangreiche Tests durchgeführt, um sicherzustellen, dass das ERP-System reibungslos funktioniert und die gewünschten Ergebnisse liefert. Etwaige Fehler und Probleme werden behoben, um eine hohe Softwarequalität zu gewährleisten.

Go-live und Produktivsetzung: 

Nach erfolgreichem Abschluss der Tests wird das neue ERP-System in den Live-Betrieb überführt. Die Mitarbeiter beginnen, das System im täglichen Geschäft zu nutzen.

Fazit

Zusammenfassend möchte ich dir abschließend sagen, dass die Auswahl des richtigen ERP-Systems ein komplexer Prozess ist, der auf einer fundierten Analyse deiner Unternehmensbedürfnisse und der Wahl der richtigen ERP-Software und des passenden Implementierungspartner basieren sollte. Durch die Berücksichtigung der genannten Punkte kannst du sicherstellen, dass dein ERP-Projekt erfolgreich realisiert wird und einen nachhaltigen Beitrag zur digitalen Transformation leisten kann.

Eine strukturierte ERP-Auswahl und ERP-Einführung gewährleistet, dass das neue System den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens entspricht, nahtlos in deine bestehende IT-Landschaft integriert wird und dir bzw. deinem Unternehmen einen nachhaltigen Mehrwert bietet. 

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