ERP System Anforderungen: Analyse vor dem Projektstart

Die Analyse der genauen ERP-Anforderungen ist ein zentraler Schritt bei der Planung und vor der Implementierung durchzuführen. Sie baut auf der Bedarfs- und Potenzialanalyse auf und definiert die spezifischen Anforderungen, um das System optimal an die Unternehmensprozesse anzupassen. Eine präzise Anforderungsdefinition minimiert das Risiko von Fehlentwicklungen und erhöht die Erfolgschancen des Projekts.

Dabei werden zentrale Aspekte wie Einführungsmethodik, Projektorganisation und klare Zielsetzungen berücksichtigt. Von der Wahl der passenden Implementierungsstrategie über die Erstellung eines ERP-Lastenheftes bis zur IT-Infrastrukturplanung – alle relevanten Faktoren werden systematisch analysiert und dokumentiert. Wir geben dir in diesem Artikel einen Überblick über die Analyse der ERP-Anforderungen und ihre wichtigsten Schritte.

Die ERP System Anforderungen definieren Einführungsmethodik mit 

Der passende Einführungsmethodik festzulegen, ist entscheidend für den Erfolg eines ERP-Projekts. Während der ERP-Anforderungsanalyse ist es daher wichtig, die Einführungsmethodik frühzeitig zu definieren oder zumindest Optionen zu evaluieren. 

Die Methodik beeinflusst maßgeblich das Vorgehen im ERP-Projekt und hat Auswirkungen auf die Skalierung der Anforderungen, die Projektorganisation und die Komplexität der Umsetzung. Je nach gewählter Methodik kann sich der Fokus des Projekts verschieben – daher sollte die Methodik mit den Zielen und Ressourcen des Unternehmens abgestimmt sein.

Die Einführungsmethodik legt fest, wie das ERP-System in das Unternehmen integriert wird, ob schrittweise oder in einem großen Rollout, ob im bestehenden Systemumfeld oder durch grundlegende Neuerungen.

Auswirkungen auf Vorgehensmodelle und Skalierung der Anforderungen

Die Einführungsmethodik hat direkte Auswirkungen auf das gewählte Vorgehensmodell und die Skalierbarkeit der Anforderungen. Ein agiles Vorgehensmodell beispielsweise erlaubt eine flexible Anpassung der Anforderungen während der Implementierung. Das Wasserfallmodell hat hingegen eine klare Struktur und setzt feste Anforderungen vor dem Projektstart voraus. Die richtige Methodik hilft dir, die Anforderungen so zu strukturieren, dass das Projekt effizient abläuft. So sind Anpassungen bei Bedarf möglich, ohne den Zeit- und Kostenrahmen zu sprengen. In dieser Phase der Anforderungsanalyse werden meist erste Abhängigkeiten und Komplexitäten identifiziert, die sich auf die Einführungsmethodik auswirken. 

Kurzüberblick der Einführungsmethoden

Die Wahl des richtigen Ansatzes hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Unternehmensgröße, den bestehenden IT-Strukturen und den strategischen Zielen des Projekts.

In der ERP-Einführung werden häufig folgende Ansätze genutzt:

• Greenfield-Ansatz: Eine Einführung „auf der grünen Wiese“, bei der das ERP-System ohne Rücksicht auf bestehende Systeme und Strukturen neu aufgebaut wird. Diese Methodik eignet sich besonders für Unternehmen, die umfassende Veränderungen anstreben.
  
• Brownfield-Ansatz: Die Einführung erfolgt auf Basis bestehender Systeme und Strukturen, wobei bestehende Daten und Prozesse weitgehend übernommen und integriert werden. Dies ist oft der bevorzugte Ansatz für Unternehmen, die ihre ERP-Landschaft modernisieren möchten, ohne alles neu aufzubauen.
  
• Bluefield-Ansatz: Eine Kombination aus Greenfield und Brownfield, die es ermöglicht, bestimmte Prozesse und Strukturen zu übernehmen, während andere Bereiche neu gestaltet werden. Der Bluefield-Ansatz eignet sich besonders für Unternehmen, die bestimmte Kernprozesse beibehalten, aber andere optimieren oder neu gestalten möchten.
  
• Hybrid-Ansatz: Eine flexible Methode, die Elemente individuell kombiniert und damit eine Anpassung an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens erlaubt.

Aufbau der ERP Projektorganisation

Ein klarer und effizienter Aufbau der Projektorganisation ist unerlässlich für den Erfolg eines ERP-Projekts. Eine durchdachte Struktur legt fest, welche Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Projekts bestehen und wie die verschiedenen Teammitglieder und Abteilungen zusammenarbeiten. Ein gut organisiertes ERP-Projektteam sorgt für eine klare Kommunikation, bessere Entscheidungsfindung und ein reibungsloses Voranschreiten des Projekts.

Arten von Projektorganisationen

Je nach Unternehmensstruktur und Projektgröße gibt es unterschiedliche Arten von Projektorganisationen, die angewandt werden können:

Projektorganisation	Beschreibung
Reine Projektorganisation	Das ERP-Projekt ist eine eigenständige Einheit mit einem eigenen Team, das ausschließlich für die Umsetzung des Projekts zuständig ist. Diese Struktur eignet sich gut für umfangreiche ERP-Projekte, bei denen volle Konzentration und spezielle Kompetenzen benötigt werden.
Matrix-Projektorganisation	In dieser Struktur arbeiten die Mitarbeiter sowohl im ERP-Projekt als auch in ihren regulären Abteilungen. Sie tragen die Verantwortung für Aufgaben im Projekt und in ihrer Fachabteilung, was eine intensive Koordination zwischen den Abteilungen erfordert. Diese Organisationsform ist vorteilhaft für Projekte, die eine enge Verzahnung mit den laufenden Geschäftsprozessen erfordern.
Stabs-Projektorganisation	Diese Struktur sieht vor, dass das ERP-Projektteam eng mit der bestehenden Organisationsstruktur verknüpft ist und in beratender Funktion arbeitet. Diese Form eignet sich eher für kleinere Projekte oder solche, die weniger umfangreiche Eingriffe in die Unternehmensprozesse erfordern.

Schlüsselrolle: ERP-Projektmanager

Der ERP-Projektmanager übernimmt eine zentrale Rolle im Projekt und ist verantwortlich für die Koordination, Planung und Umsetzung des Projekts. Diese Person sorgt dafür, dass die Projektziele erreicht, Fristen eingehalten und Ressourcen optimal genutzt werden. Der Projektmanager stellt die Verbindung zwischen den Teammitgliedern, den Stakeholdern und der Geschäftsführung her und gewährleistet eine reibungslose Kommunikation. 

Dabei ist es erfolgskritisch, frühzeitig die wichtigsten Stakeholder zu identifizieren, um deren Input und Unterstützung während des gesamten Projekts zu sichern. Ein klarer Projekttitel oder -name gibt dem Projekt ein „Gesicht” und fördert die Identifikation damit.

Rollen und Aufgaben im ERP-Projektteam

Neben dem Projektmanager sind zahlreiche andere Rollen im ERP-Projektteam notwendig, um alle Aspekte der Implementierung abzudecken. Das Team sollte aus Personen bestehen, die technisches Fachwissen sowie umfassende Kenntnisse der Geschäftsprozesse mitbringen. Hierzu zählen unter anderem:

• Stakeholder
• IT-Spezialisten für technische Implementierungen und Anpassungen
• Datenanalysten für die Verwaltung und Migration der bestehenden Daten in das neue System
• Entwickler für spezifische Anpassungen und Integration von Fremdsystemen
• Change Manager, um den Übergang und die Akzeptanz im Unternehmen zu fördern

Auslastungssteuerung und Kapazitätsplanung

Eine effektive Auslastung und Kapazitätsplanung ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf eines ERP-Projekts. Die komplexe Implementierung und Anpassung eines ERP-Systems erfordert eine hohe Ressourcenkapazität und eine gute Verteilung der Arbeitslast im Projektteam. Um sicherzustellen, dass das Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird, sollten die benötigten Ressourcen frühzeitig geplant und mögliche Engpässe berücksichtigt werden.

Leistungs- und Kapazitätskurven

Ein wichtiger Aspekt in der Kapazitätsplanung ist die Erstellung von Leistungs- und Kapazitätskurven, die den Ressourcenbedarf über die Projektlaufzeit hinweg darstellen. Dies hilft dir, den optimalen Ressourceneinsatz in den verschiedenen Projektphasen zu identifizieren und die Auslastung deines Teams effizient zu steuern. Durch die Analyse der Leistungs- und Kapazitätskurven kannst du frühzeitig erkennen, wann ein höherer Ressourcenbedarf besteht und in welchen Phasen das Projektteam entlastet werden könnte.

Externe Ressourcen als Backup

Da die Auslastung im ERP-Projekt oft stark variiert, können externe Ressourcen eine wertvolle Unterstützung bieten, um Spitzenzeiten abzufangen und spezielle Fachkompetenzen einzubringen. Hierzu zählen unter anderem:

• Externe Experten für Datenmigration
• Experten für Schnittstellen und Fremdsysteme
• Entwickler und Fachspezialisten
• begleitendes ERP-Consulting

Definition von Verantwortlichkeiten und Schaffung einer produktiven Arbeitsumgebung

Eine klare Definition von Verantwortlichkeiten im Team ist entscheidend, damit jeder Mitarbeiter weiß, welche Aufgaben er übernehmen soll und wie seine Rolle zur Zielerreichung beiträgt. Dies schafft Verbindlichkeit und fördert das Verantwortungsbewusstsein im Team. 

Ebenso wichtig ist es, eine produktive Arbeitsumgebung zu schaffen, in der die Mitarbeiter sich konzentrieren und mit einem „freien Kopf“ arbeiten können. Ein ruhiges und motivierendes Umfeld stärkt den Teamgeist und hilft, das Projekt mit maximalem Engagement voranzutreiben. Ein starker Teamgeist und zusätzliche Anreize wie flexible Arbeitszeiten, Teamevents, Anerkennung oder sogar Provisionierung fördern die Motivation.

Projektziele und ERP-Anforderungsbeschreibung

Die Definition klarer Projektziele und eine detaillierte Beschreibung der ERP Anforderungen sind wesentliche Schritte, um die Richtung eines ERP-Projekts zu definieren. Klare Ziele helfen, die Erwartungen im Unternehmen zu steuern und die nötigen Schritte zur Erreichung dieser Ziele präzise zu planen. Die ERP-Anforderungsbeschreibung fasst alle wesentlichen Erwartungen zusammen und gibt dadurch eine konkrete Orientierung, damit das ERP-System den gewünschten Funktionsumfang erhält. 

Folgende Schritte sind dafür wichtig:

1. Definition der Projektziele und kritische Erfolgsfaktoren: Welche Effizienzgewinne sollen erzielt werden? Welche Prozesse sollen optimiert oder automatisiert werden? Und wie passt das ERP-System in die langfristige Strategie des Unternehmens?
2. Erhebung der ERP-Strategie: Eine erfolgversprechende ERP-Strategie ist eng mit den Projektzielen verknüpft und dient als langfristiger Leitfaden für das Projekt.
   
3. Aufbau eines MVP-Ansatzes (Minimum Viable Product): Durch die Fokussierung auf ein Minimum Viable Product werden nur die unbedingt erforderlichen Funktionen eingeführt, wodurch das Risiko einer Überlastung im Projekt minimiert wird.
   
4. Lastenheft und Prozessdesign: Hier werden alle funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen festgehalten, sodass das Projektteam und die Anbieter eine klare Vorstellung davon haben, welche Leistungen das ERP-System bieten muss. Im Prozessdesign werden die Abläufe detailliert dargestellt, um sicherzustellen, dass das ERP-System die Prozesse optimal unterstützt.
   
5. Rahmendokumente und IT-Infrastruktur: Hier werden die minimalen Anforderungen definiert, die für eine erfolgreiche ERP-Einführung notwendig sind. Die IT-Infrastruktur ist das Rückgrat des ERP-Systems und sollte so gestaltet sein, dass sie alle Anforderungen des Systems erfüllt und langfristig anpassbar ist.
   
6. Anforderungskatalog: dient als zentrale Übersicht aller ERP-spezifischen Anforderungen. Er enthält detaillierte Beschreibungen der benötigten Funktionen.
   
7. Bewertung und Sicherstellung der Investitionssicherheit:  Hierbei wird geprüft, ob das ERP-System nachhaltig ist und die gewünschten Funktionen zuverlässig und langfristig bietet.

Betriebsmodelle als zentrale ERP-Anforderung

Die Wahl des passenden Betriebsmodells für das ERP-System ist ein zentraler Punkt in der Analyse der genauen ERP-Anforderungen. Es hat erhebliche Auswirkungen auf die Kosten, Flexibilität und Sicherheit des Systems.

Die verschiedenen Betriebsmodelle haben unterschiedliche Vorteile. Die richtige Wahl hängt von den individuellen Anforderungen deines Unternehmens, den vorhandenen IT-Ressourcen und den langfristigen strategischen Zielen ab.

Betriebsmodell	Beschreibung	Vorteile
SaaS (Software as a Service)	Das ERP-System wird als Cloud-Lösung von einem externen Anbieter betrieben und als Service bereitgestellt.	Kostenersparnis: Keine hohen Investitionskosten für Server und Hardware.Flexibilität und Skalierbarkeit: Das System kann je nach Bedarf angepasst und skaliert werden.Updates und Wartung: Der Anbieter übernimmt die Wartung und regelmäßige Updates
On-Premise	Es stellt das ERP-System auf eigenen Servern und der internen IT-Infrastruktur deines Unternehmens bereit.	Hohe Kontrolle: da alles m eigenen Unternehmen gehostet wird.Sicherheit: Unternehmen können ihre eigenen Sicherheitsprotokolle implementieren.Individuelle Anpassungsmöglichkeiten: Mehr Flexibilität, um das ERP-System an spezifische Anforderungen und bestehende IT-Strukturen anzupassen.
Hybrid-Modell	Eskombiniert Elemente aus SaaS und On-Premise und bietet eine flexible Lösung, die sowohl interne Server als auch Cloud-basierte Komponenten nutzt.	FlexibilitätKosteneffizienz und Skalierbarkeit: Kostenersparnisse durch Cloud-Anteile, trotzdem volle Kontrolle über wichtige Daten auf internen Servern.Anpassungsfähigkeit: Das Unternehmen kann selbst entscheiden, welche Daten und Anwendungen lokal und welche in der Cloud gehostet werden.

Zentrale Prozesse als grundlegende ERP-Anforderung

Das Verständnis typischer ERP-Prozesse ist eine Grundlage, um die Anforderungen deines Unternehmens an das ERP-System genau zu definieren und die Prozesse entsprechend zu optimieren. ERP-Systeme decken zahlreiche Standardprozesse ab, die die Abläufe in verschiedenen Unternehmensbereichen abbilden und unterstützen. Diese Kernprozesse genau zu verstehen, hilft, das ERP-System gezielt einzusetzen und effizienter zu gestalten.

Übersicht der wichtigsten ERP-Prozesse

Einige der wichtigsten ERP-Prozesse, die in einem ERP-System abgebildet werden, umfassen:

• Finanzmanagement: Buchhaltung, Kostenrechnung, Finanzplanung und -kontrolle. Dieser Prozessbereich sorgt dafür, dass alle Finanztransaktionen transparent und nachvollziehbar im ERP-System dokumentiert werden.
• Beschaffung und Einkauf: Beschaffungsprozesse von der Bedarfsermittlung über die Bestellabwicklung bis hin zur Rechnungsprüfung. Das ERP-System hilft, Bestellungen zu automatisieren und Lieferantenbeziehungen effizient zu verwalten.
• Lager- und Bestandsmanagement: Verwaltung von Lagerbeständen und Optimierung der Lagerprozesse, um Kosten zu senken und die Warenverfügbarkeit zu sichern.
• Vertrieb und Kundenmanagement: Prozesse zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, Auftragsabwicklung und Vertriebssteuerung. Das ERP-System stellt sicher, dass Vertriebsteams jederzeit Zugriff auf Kunden- und Verkaufsinformationen haben.
• Produktionsplanung und -steuerung: Ressourcenplanung, Fertigungssteuerung und Produktionsüberwachung. Das ERP-System unterstützt die Planung und Umsetzung von Produktionsprozessen und hilft, Kapazitäten optimal zu nutzen.

Prozessmodelle der Anbieter (BPML-Listen)

ERP-Anbieter stellen oft branchenspezifische Referenzmodelle und sogenannte BPML (Business Process Master List) zur Verfügung, die gängige Prozesse innerhalb des ERP-Systems standardisieren und abbilden. 

Diese Zusammenstellung der Prozessmodelle erleichtert es dir, deine eigenen Abläufe mit bewährten Best Practices abzugleichen und Prozesse effizienter zu gestalten. Eine BPML hilft dabei, die Struktur und Interaktion der Prozesse im ERP-System zu verwalten und anzupassen, was die Einführung und Anpassung des Systems vereinfacht.

Nutzung von Referenzmodellen

Referenzmodelle, die von ERP-Anbietern und Beratern bereitgestellt werden, bieten eine strukturierte Grundlage für die Prozessmodellierung und Aufbau von Prozesslandkarten. Sie enthalten Best-Practice-Ansätze für typische Geschäftsprozesse in unterschiedlichen Branchen und helfen dir, deine Prozesse anhand bewährter Standards zu gestalten. Durch den Einsatz von Referenzmodellen wird sichergestellt, dass die Prozesse effizient und unter Berücksichtigung branchenüblicher Abläufe abgebildet werden.

Die Nutzung von Referenzmodellen spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch das Risiko von Fehlern in der Prozessgestaltung. Sie geben deinem Unternehmen ein solides Framework, das sich an die spezifischen ERP-Anforderungen anpassen lässt, ohne von Grund auf neu modelliert werden zu müssen.

Externe Unterstützung bei der Erstellung und Modellierung

Externe Berater bringen wertvolles Know-how und praktische Erfahrung mit, um die Prozessmodellierung in deinem ERP-Projekt zu unterstützen. Sie kennen die Herausforderungen und spezifischen Anforderungen unterschiedlicher Branchen und können deine Prozessgestaltung gezielt optimieren. Auch wenn das interne Team die Abläufe gut kennt, helfen externe Berater dabei, neue Perspektiven einzubringen und das Projekt mit bewährten Methoden zu beschleunigen.

Externe Unterstützung kann auch in Form spezialisierter Softwaretools und technischer Ressourcen bereitgestellt werden, um die Prozessmodellierung zu vereinfachen und die Prozesse visuell darzustellen. Dies ist besonders hilfreich, wenn es darum geht, komplexe Prozesse und Schnittstellen zu anderen Systemen zu gestalten und sicherzustellen, dass alle Aspekte nahtlos integriert sind.

Analyse der ERP-Anforderungen bildet Fundament

Eine durchdachte Analyse der ERP-Anforderungen legt das Fundament für eine erfolgreiche Einführung und den langfristigen Nutzen des Systems. Eine strukturierte Herangehensweise ist essentiell, um Geschäftsprozesse effizient abzubilden, Ressourcen optimal zu nutzen und Fehlentwicklungen zu vermeiden.

Von der Wahl der Einführungsmethodik über die Definition klarer Projektziele bis hin zur Sicherstellung der Datenqualität und Prozessautomatisierung müssen alle entscheidenden Schritte sorgfältig geplant werden. Die Erstellung eines Lastenhefts und eines detaillierten Anforderungskatalogs stellt sicher, dass das ERP-System nicht nur den aktuellen Anforderungen entspricht, sondern auch zukunftssicher aufgestellt ist.

Der Erfolg eines ERP-Projekts hängt nicht allein von der Technologie ab, sondern ebenso von einer starken Organisation, engagierten Teams und der kontinuierlichen Optimierung der Prozesse. Eine vorausschauende Planung und die Einbindung aller relevanten Stakeholder schaffen die Grundlage für eine nachhaltige und effiziente ERP-Landschaft.