Digitales Dokumenten Management

DMS-Consulting

Digitalisierte Dokumente sind ein wesentlicher Bestandteil einer integrativen und durchgängigen Steuerung von Prozessen.

Digitales Dokumenten-Management ganzheitlich konzipiert

Schlüsselelemente wie kollaborative Zusammenarbeit, elektronische Akten, intelligente Workflows, Dokumentenerkennung und zentrale Informationsplattformen sind die Schlüssel, um Dokumentenprozesse effizient zu gestalten. Intelligente Workflows und zentrale Informationen sorgen für nahtlose Prozesse und eine klare Übersicht, während die Integration in führende Systeme die Kommunikation zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen ermöglicht. Dies sind die Ergebnisse von einem professionellen DMS-Consulting.

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Anforderungsanalyse

Im Zuge von DMS-Consulting ermitteln wir die fachlichen Potenziale und Anforderungen gegenüber dem digitalen Dokumenten-Management. Dabei verfolgen wir das Ziel, Dokumente aus fachlicher und technologischer Sicht zu verarbeiten. Hierzu gehören u.a. Aspekte wie digitale Akten, Workflows, Dokumentenerkennung, Zusammenarbeit und Compliance.

DMS Auswahl

Basierend auf fachlichen und technischen Anforderungen evaluieren wir passende DMS-Systeme. Hierbei hilft uns die Zielkonzeption, aus welcher die Projektziele abgeleitet werden. Aufgrund regelmäßiger Marktvergleiche und Projekterfahrungen finden wir das passende DMS-System für jede Kundensituation.

DMS Einführung

Die unternehmensweite Einführung eines DMS-Systems ist aus fachlicher, technischer und organisatorischer Sicht eine besondere Herausforderung. Dabei beraten wir mit unserer Erfahrung aus vergleichbaren Projekten und überführen die Projektziele in ein passendes Erwartungs- und Projektmanagement.

Konzeption

Die fachlichen und technischen Anforderungen werden konzeptionell erhoben. Digitale Prozesse, Aktenstrukturen und Berechtigungen werden aus fachlichen Anforderungen in technische Vorgaben überführt. Die Konzeption bietet die Grundlage zu einem qualifizierten Vergabeverfahren und Systemeinführung.

DMS Ausschreibung

Systeme und Partner werden in einem vergleichbaren Rahmen evaluiert. Mithilfe des strukturierten Vorgehensmodell werden komplexe Sachverhalte in eine einfach Verständliche Struktur überführt. Durch unser Vorgehensmodell werden fachliche Ziele und wirtschaftliche Aspekte in eine objektive Entscheidung überführt.

Projektmanagement

Effektives Projektmanagement ist entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung. In Rahmen dieser komplexen Projekte ist es wichtig die eigenen Mitarbeiter, Lieferanten und begleitende Strukturen einzubeziehen. Wir etablieren Vorgehensmodelle und stellen Kapazitäten zu der Projektleitung.

Workflow

Workflows steuern Aufgaben, Prozesse und Arbeitsvorräte. Hinterlegte Regelwerke ermöglichen automatisierte Entscheidungen und ein qualifiziertes Routing von Vorgängen. Mit unseren Prozessdesigns werden alle Fragestellungen vor der Implementierung erhoben und in dem Zielkonzept berücksichtigt.

Prozessberatung

Prozesse betreffen Dokumente, Daten, Systeme, Abteilungen und Menschen. Wir beraten ganzheitlich und bringen unterschiedliche Systeme in unseren Beratungskonzepten zusammen. Mit der globalen Sicht entsteht die Grundlage zu der individuellen Roadmap zu einer homogenen digitalen Infrastruktur.

DMS Strategie

Ein qualifiziertes digitales Dokumenten- Management ist nicht nur der eine Ersatz zu der bisherigen Dateiablage oder Ersatz eines historischen Altarchives. Moderne Systeme bieten umfassende Möglichkeiten zu der digitalen Zusammenarbeit, steuern Prozesse, sammeln Daten und bieten systemübergreifende Informationsquellen.

open next ist der Partner um DMS-Systeme passend auszuwählen und einzuführen

Projekterfolge durch unabhängige Beratung

Eine objektive und zielgerichtete Beratung ermöglicht die Transformation der analogen Dokumentenverwaltung in ein digitales Dokumenten-Management. Wir bringen Fachwissen und branchenübergreifende Erfahrungen ein, um maßgeschneiderte Strategien zu entwickeln. Dabei sind wir der Partner, der die fachlichen Anforderungen in technische Konzepte und Vorgehensmodelle übersetzt. Die Steigerung der Effizienz, Transparenz und Compliance steht stets in den Projektzielen. Mit der unvoreingenommenen Auswahl und Implementierung moderner Lösungen sichern wir den nachhaltigen Erfolg mit messbaren Verbesserungen.

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Bedarfsgerechte Lösungen

Individuelle Strategien sind das Kernstück unserer neutralen Beratung. Wir identifizieren und definieren die genauen Anforderungen an ein digitales Dokumenten-Management. Dabei verfolgen wir das Ziel, keine Perspektive auszulassen, aber auch keine überdimensionierten Lösungen für die erforderlichen Szenarien zu selektieren.

Zukunftssicherheit

Wir selektieren fortschrittliche Lösungen. Diese entsprechen nicht nur den aktuellen, sondern auch zukünftigen Anforderungen. Unser Vorgehensmodell stellt sicher, dass unsere Kunden an der richtigen Stelle der technologischen Entwicklung bleiben, um Effektivität und Wettbewerbsfähigkeit mit der digitalen Infrastruktur zu sichern.

Marktübersicht

Durch unserer Beratung in dem Bereich Dokumenten Management erfahren wir fortlaufende Einblicke und Analysen zu aktuellen und aufkommenden Trends. Wir versorgen unsere Kunden mit tiefen Einblicken und Empfehlungen, die speziell darauf ausgerichtet sind die eigenen Leistungsfähigkeiten zu optimieren.

Prozesseffizienzen

Wir ermöglichen eine signifikante Steigerung der Ablaufgeschwindigkeit und -Qualität durch digitale Prozesse. Mit der zielgerichteten Analyse und Optimierung der dokumentenbasierten Vorgänge sorgen wir dafür, dass maximale Effizienzen erreicht werden. Der individuelle Einsatz von Technologien ist entscheidend.

Ganzheitliche Sichtweisen

Mit der 360° Perspektive berücksichtigen wir abteilungsübergreifende Sichtweisen zu der Verwaltung von Dokumenten. Durch das Design von ganzheitlichen Lösungen ist es möglich maximale Synergieeffekte zu erzeugen und jedes implementierte System optimal den operativen, strategischen und wirtschaftlichen Zielen dient.

Integration

Nahtlose Verknüpfungen zwischen verschiedenen Geschäftsprozessen und technologischen Plattformen sind der Schlüssel zum Erfolg. Die Konzentration auf reibungslose Eingliederung fördert einen optimalen Datenfluss und Effizienz, was zu einer gestärkten organisatorischen Leistungsfähigkeit führt.

End to End Consulting zu digitalen Dokumenten Management

Process Analyse

Prozess Analyse

Digitale Potentiale erkennen, analysieren, strukturieren und passgenau digitalisieren.

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System Auswahl

Systemauswahl auf der Basis von exakten Anforderungen und digitalen Bedürfnissen.

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Projektmanagement

Aufbau und Steuerung
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