ERP System Projekt: Kompletter Leitfaden mit allen Phasen

Ein ERP System Projekt ist eine strategische Herausforderung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre IT-Infrastruktur zu modernisieren, Geschäftsprozesse zu optimieren und die digitale Transformation voranzutreiben. ERP-Systeme bündeln alle wesentlichen Unternehmensbereiche auf einer zentralen Plattform und ermöglichen transparente, effiziente sowie kosteneffiziente Abläufe. Eine erfolgreiche Implementierung verbessert die Zusammenarbeit, steigert die betriebliche Effizienz und stärkt die langfristige Wettbewerbsfähigkeit.

Dieser Leitfaden bietet eine strukturierte Übersicht über die wesentlichen Phasen eines ERP System Projektes – von der Entscheidung für ein neues System über die Analyse- und Planungsphase bis hin zur Implementierung und dem langfristigen Management.

Gründe für den Start eines ERP System Projektes

Die Einführung oder Umstellung eines ERP-Systems ist eine strategische Entscheidung, die Unternehmen aus verschiedenen Gründen treffen. Oft stehen Organisationen vor der Herausforderung, dass bestehende Systeme veraltet sind, nicht mehr den aktuellen Geschäftsanforderungen entsprechen oder ineffiziente Prozesse verursachen. Zudem können technologische Entwicklungen oder neue Marktbedingungen eine Anpassung der IT-Landschaft erforderlich machen. 

Die Migration auf ein neues ERP-System ist ein komplexer und Ressourcenintensiver Prozess, der qualifiziert geplant und durchgeführt werden muss. Neben den hohen Investitionen müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Einführung reibungslos verläuft, um Störungen im Geschäftsbetrieb zu vermeiden.

Grund für ein ERP-Projekt	Typische Ursachen für die ERP-Auswahl/-Einführung
Veraltete IT-Systeme	Bestehende ERP- oder Legacy-Systeme sind technologisch überholt, nicht mehr updatefähig oder zu langsam.
Fehlende Prozessintegration	Unternehmensbereiche arbeiten isoliert mit unterschiedlichen Systemen, was zu Medienbrüchen und ineffizienten Abläufen führt.
Wachstum und Skalierbarkeit	Das Unternehmen wächst, neue Standorte oder Geschäftsbereiche müssen integriert werden, das bestehende System ist nicht mehr ausreichend.
Neue Geschäftsanforderungen	Geschäftsmodelle oder regulatorische Anforderungen ändern sich, das ERP-System muss angepasst oder ersetzt werden.
Mangelnde Datenqualität	Inkonsistente oder fehlerhafte Stammdaten erschweren die Auswertung und Steuerung von Geschäftsprozessen.
Digitale Transformation	Unternehmen wollen durch Prozessautomatisierung, Cloud-Technologien oder KI-Integration wettbewerbsfähiger werden.
Kundenerwartungen und Marktdruck	Kunden und Partner fordern eine moderne IT-Infrastruktur, die flexible, digitale Prozesse ermöglicht.
Kostenreduzierung und Effizienzsteigerung	Bestehende Prozesse sind zu teuer oder ineffizient, eine neue ERP-Lösung soll Kosten sparen und Produktivität erhöhen.
Sicherheitsrisiken und Compliance	Alte Systeme erfüllen nicht mehr die aktuellen Sicherheitsanforderungen oder regulatorischen Vorgaben.
Fusionen und Übernahmen	Unternehmen müssen Systeme harmonisieren, um konsistente Prozesse und eine einheitliche IT-Architektur zu schaffen.

Diese Faktoren zeigen, dass die Einführung eines neuen ERP-Systems nicht nur aus technologischen, sondern vor allem aus strategischen und geschäftlichen Gründen erfolgt. Ein gut geplantes ERP-Projekt kann die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens langfristig stärken.

ERP Modernisierung sind eine Mammutaufgabe

Die Modernisierung der digitalen Infrastruktur und des ERP-Systems ist für viele Unternehmen der Hauptgrund für ein ERP-Projekt. Veraltete Systeme können oft nicht mehr mit den Anforderungen an Flexibilität, Skalierbarkeit und Digitalisierung mithalten. 

Eine Modernisierung bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren, effizienter zu gestalten und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. 

ERP als Zünder für Digitalisierung und Transformation

Performante ERP-Systeme sind eine wichtige Säule der digitalen Transformation, da sie manuelle Prozesse automatisieren, Daten in Echtzeit bereitstellen und so schnelle, datengetriebene Entscheidungen ermöglichen.

• Höhere Effizienz und geringere Kosten durch digitalisierte Workflows.
• Echtzeit-Daten & Transparenz für bessere Geschäftsentscheidungen.
• Optimierung der Zusammenarbeit durch abteilungsübergreifende Integration.

Künstliche Intelligenz im ERP: Mehr Effizienz und bessere Prognosen

Die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) erweitert die Möglichkeiten von ERP-Systemen erheblich. Unternehmen profitieren von höherer Produktivität, besseren Entscheidungen und Kosteneinsparungen durch intelligente Prozessautomatisierung.

Anwendungsbereiche von KI in ERP-Systemen:

• Automatisierte Datenanalysen für schnellere Erkenntnisse.
• Präzisere Prognosen zur Optimierung von Lagerhaltung & Nachfrageplanung.
• Effizienzsteigerung durch automatisierte Workflows und Prozessoptimierung.

Phase 1 – ERP System Analyse

Die ERP-Analyse ist die erste und grundlegende Phase eines ERP-Projekts. In dieser Phase wird die aktuelle IT- und Prozesslandschaft des Unternehmens umfassend analysiert, um den Bedarf und die Anforderungen an das zukünftige ERP-System zu identifizieren. 

Eine gründliche ERP-Analyse bildet die Basis für das gesamte Projekt, da sie die relevanten Stärken und Schwächen der bestehenden Prozesse aufzeigt und die Ziele und Erwartungen für das neue System definiert.

Kernschritte:

1. Bestandsaufnahme der IT-Landschaft: Erfassung bestehender Systeme, Schnittstellen und Prozesse.
2. Schwachstellenanalyse: Identifikation ineffizienter Abläufe und Optimierungspotenziale.
3. Bedarfsanalyse & Zieldefinition: Festlegung der Anforderungen und strategischen Ziele für das ERP-System.

Phase 2 – ERP System Anforderungen

Auf Basis der Analyse werden die funktionalen und nicht-funktionalen ERP-Anforderungen an das ERP festgelegt.

Wichtige Aspekte:

• Funktionale Anforderungen: Welche Geschäftsprozesse das System abdecken muss
• Nicht-funktionale Anforderungen: Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und Sicherheitsaspekte.
• Schnittstellen & Integrationen: Definition der Anbindungen zu anderen Systemen.
• Erfolgskriterien: Messbare Indikatoren zur Beurteilung des Projekterfolgs.

Phase 3 – ERP System Auswahl

Die Auswahl des passenden ERP-Systems ist eine der wichtigsten Phasen im ERP-Projekt, da die ERP System Auswahl die Grundlage für die spätere Effizienz und Flexibilität des Unternehmens legt. In dieser Phase werden verschiedene ERP-Systeme evaluiert, um die beste Lösung für das Unternehmen zu identifizieren. 

Viele Firmen arbeiten mit einer ERP-Checkliste. In großen und mittelständischen Unternehmen wiederum findet ein strukturierter Auswahlprozess statt, welcher in der Laufzeit ein eigenes Teilprojekt darstellt.

Prozess der Auswahl:

• Marktanalyse & Vorauswahl: Identifikation geeigneter ERP-Anbieter.
• Detaillierte Evaluierung: Prüfung der technischen Kompetenz und Branchenkenntnis der Anbieter.
• Proof of Concept (PoC): Testphase zur Überprüfung der Praxistauglichkeit.
• Kostenanalyse & Vertragsverhandlungen: Bewertung der Gesamtbetriebskosten und Definition der Servicebedingungen.
• Endauswahl: Entscheidung für das am besten geeignete System.

Phase 4 – ERP System Einführung

Die Einführung des ERP-Systems ist die komplexeste Phase des ERP-Projekts, da sie die Umsetzung der zuvor definierten Anforderungen in die Praxis beinhaltet. Sie erfolgt in mehreren Schritten, um eine reibungslose Integration sicherzustellen.

Schlüsselschritte:

• Systeminstallation & Konfiguration: Einrichtung der Systemstruktur und Benutzerrechte.
• Customizing: Anpassungen an die spezifischen Geschäftsprozesse.
• Datenmigration: Übertragung, Bereinigung und Validierung der Daten aus Altsystemen.
• Testphase: Funktionstests und Benutzerschulungen vor dem Go-Live. Ein strukturiertes Testmanagement ist hier erfolgskritisch.
• Change Management: Schulung der Mitarbeiter zur Akzeptanzförderung.

Phase 5 – ERP System Cut Over

Der Cut Over ist der finale Übergang vom bisherigen System auf das neue ERP-System und markiert den Start des Produktionsbetriebs. Diese Phase ist der Höhepunkt des ERP-Projekts. Sie erfordert eine präzise Planung und Durchführung, um sicherzustellen, dass alle Prozesse nahtlos vom alten auf das neue System übergehen. Während des Cut Over wird das alte System in der Regel abgeschaltet und das neue ERP-System übernimmt alle geschäftskritischen Prozesse.

Wichtige Maßnahmen:

• Finale Datenmigration: Übertragung der letzten aktuellen Daten.
• System- und Prozess-Checks: Sicherstellung der Betriebsbereitschaft.
• Go-Live & Inbetriebnahme: Offizieller Start des ERP-Systems.
• Hypercare-Phase: Intensive Überwachung und Fehlerbehebung nach dem Go-Live.

Phase 6 – ERP System Management

Nach dem erfolgreichen Go-Live des ERP-Systems beginnt die langfristige Phase des ERP-Managements. In dieser abschließenden Phase wird das ERP-System fortlaufend aktiv betrieben, gewartet und kontinuierlich weiterentwickelt. Damit wird der laufende Betrieb gesichert. Auch neue Anforderungen sind nun möglich. 

Das ERP-Management ist entscheidend für die nachhaltige Nutzung des Systems und ermöglicht es, das volle Potenzial eines ERP-Systems auszuschöpfen und die Geschäftsprozesse kontinuierlich zu optimieren.

Zentrale Aufgaben:

• Regelmäßige Wartung & Updates: Sicherstellung der Systemstabilität und Sicherheit.
• Support & Benutzerunterstützung: Sicherstellung eines effizienten Betriebs.
• Datenqualität & Systemoptimierung: Laufende Überprüfung und Verbesserung der Prozesse.
• Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP): Anpassung an neue Geschäftsanforderungen.

Der Schlüssel zu dem ERP System Projekterfolg

Ein ERP-Projekt ist eine komplexe, aber lohnende Herausforderung, die weit über die reine Systemeinführung hinausgeht. Eine gründliche Analyse, eine durchdachte Auswahl und eine sorgfältige Implementierung sind entscheidend für den Erfolg. 

Ebenso wichtig ist es, die Mitarbeitenden frühzeitig einzubinden und das System kontinuierlich an neue Anforderungen anzupassen. Ein gut geplantes ERP-System steigert die Effizienz, optimiert Prozesse und legt die Basis für nachhaltiges Wachstum und digitale Transformation. Wer diesen Weg strategisch angeht, schafft eine zukunftssichere Grundlage für den Erfolg deines Unternehmens. Dabei sind wir gerne dein ERP-Partner.