Project Management
Office

Unser PMO für Projektvorhaben,
Digitalisierung und Transformation

Dort, wo es Projekten an Struktur, Entlastung und Erfahrung fehlt, braucht es ein flexibles Project Management Office.

Für belastbare Entscheidungen und sichere Projektumsetzung. Hände frei fürs Tagesgeschäft

Über Uns Kontakt

Damit Projekte
ihr Ziel erreichen

Ein Project Management Office (PMO) sorgt als Organisationsinstanz des Projektmanagements dafür, dass aus guten Ideen erfolgreiche Projekte werden können.

Es schafft Struktur, Transparenz und klare Rahmenbedingungen für die Planung und Steuerung von Projekten. Durch einheitliche Methoden, abgestimmte Prozesse und eine bessere Übersicht über Ressourcen, Prioritäten und Risiken unterstützt das PMO Entscheider und interne Umsetzende dabei, Projekte effizient und erfolgreich zu gestalten.

So wird Projektarbeit nicht nur besser planbar, sondern auch wirkungsvoller — für mehr Fokus, bessere Entscheidungen und nachhaltige Ergebnisse.

80%arbeiten bereits mit einem Project Management Office
94%bewerten den Nutzen eines PMO als groß bis sehr groß
55%sehen den größten PMO-Nutzen in weniger Doppelarbeit

Quelle: GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, PMO in der Praxis 2014 (2014)

Die Prozentzahl bezieht sich auf den Anteil der Befragten der Studie.

Wirksame Steuerung
durch ein externes PMO

Ein internes Project Management Office ist oft nicht umsetzbar.

Obwohl die Notwendigkeit längst besteht.

  • keine freien Ressourcen neben dem Tagesgeschäft
  • operative Hektik ohne verlässliche Steuerung
  • unklare Verantwortlichkeiten und Risiken
  • Reporting ohne Aussagekraft
  • Maßnahmen ohne Zielführung
Pfeil zeigt nach rechts

Wir schaffen flexible Abhilfe. Und bilden Ihr PMO – mit klarem Blick von außen.

Nicht nur beratend, sondern auch operativ:

  • Entlastung/Übernahme der Projektleitung
  • Klare Prioritäten und verlässliche Organisation
  • Sicherheit im Umgang mit Risiken
  • Entscheidungen aufgrund belastbarer Grundlagen
  • sichere Ergebnisse
Gemeinsam loslegen
PMO: Project Management Office: Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Ein PMO – viele Aufgaben

Ein Project Management Office ist weit mehr als eine administrative Unterstützung im Hintergrund. Es ist die zentrale Instanz, in der die Fäden des Projektmanagements zusammenlaufen.

Hier werden Projekte nicht nur geplant, gesteuert und überwacht, sondern in ihrer Gesamtheit strukturiert, weiterentwickelt und auf Kurs gehalten. Indem das PMO Programmsteuerung, Risiko- und Anforderungsmanagement, Budgetkontrolle, Reporting, Kommunikation sowie Stakeholdermanagement miteinander verbindet, schafft es die Grundlage für eine ganzheitliche Projektführung.

Das sorgt für Transparenz, Komplexität wird beherrschbar, Entscheidungen werden fundierter und die erfolgreiche Umsetzung von Projekten langfristig gesichert.

Gebündelte Kompetenz für komplexe Projekte

Ob ganzheitliche Steuerung komplexer Projekte oder kurzfristige Unterstützung – wir stehen an Ihrer Seite.

Folgende Kompetenzen unseres PMO können je nach Bedarf einzeln oder insgesamt als Leistungspaket gebucht werden. Gerne können Sie sich Ihre benötigten Kompetenzbereiche auch individuell modular zusammenstellen.

Dabei steht Ihnen auf Wunsch unser PMO-Team oder ein einzelner erfahrener Projektbegleiter zur Verfügung.

Das OPEN NEXT Project Management Office

Sie brauchen erfahrene Unterstützung bei Ihrem Projektvorhaben?

Wir erstellen Ihnen gerne ein maßgeschneidertes und flexibles Angebot, angepasst auf Ihre Bedürfnisse und Projektanforderungen.

PMO anfragen
Projektumfang
Alle Leistungen sind vollumfänglich als Paket,
individuell modular oder einzeln buchbar.
Digitaler Beirat Unterstützung ohne vollständiges PMO-Setup
Einzelberater
Kernaufgaben
  • Kommunikation mit Verantwortlichen und Stakeholdern steuern
  • Risiken frühzeitig erkennen und gegensteuern
  • Entscheidungen bewerten und einordnen
  • Aufsichts- und Kontrollinstanz
  • Guidelines und Projektleitplanken setzen
  • Bedarfsgerechte Begleitung und Unterstützung im individuell gewünschten Umfang
Ergebnisse
  • Schneller Einstieg in mehr Struktur und Steuerung
  • Gezielte Entlastung ohne vollständiges PMO-Team
  • Mehr Sicherheit in kritischen Entscheidungs- und Projektphasen
Projektleiter Operative Führung und Steuerung im Projektalltag
PMO-Team oder Einzelberater
Kernaufgaben
  • Verantwortung für Führung, Steuerung und Zielerreichung
  • Definition und Steuerung von Aufgaben, Zuständigkeiten und Prioritäten
  • Koordination und Führung von Team, Partner und Stakeholder
  • Projektverwaltung sowie Steuerung von Management- und Lenkungsgremien
  • Sicherstellung der Risiko-, Budget- und Ergebnisüberwachung
  • Komplexe Zusammenhänge mit unternehmensweitem Blick erfassen und wirksam vorantreiben
Ergebnisse
  • Stabile operative Projektsteuerung
  • Klare Aufgaben- und Phasenstruktur im Tagesgeschäft
  • Entlastung interner Verantwortlicher in kritischen Projektphasen
Teilprojektleiter Operative Führung und Steuerung einzelner Projektbausteine
PMO-Team oder Einzelberater
Kernaufgaben
  • Verantwortungsübernahme für Steuerung und Zielerreichung im Teilprojekt
  • Definition und Steuerung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Teilprojekt
  • Fachliche Umsetzung praxisnah begleiten und aktiv vorantreiben
  • Qualität und Ergebnisanspruch im Teilprojekt sicherstellen
  • Beteiligte und Schnittstellen zur Gesamtprojektleitung koordinieren
  • Zwischen Steuerung und Umsetzung wirksam agieren
Ergebnisse
  • Stabile operative Steuerung auf Teilprojektebene
  • Klare Aufgaben- und Verantwortungsstruktur im Teilprojekt
  • Entlastung der Gesamtprojektleitung durch verlässliche Teilsteuerung
Solution Manager Anforderungen und Lösungsbild
PMO-Team oder Einzelberater
Kernaufgaben
  • Anforderungs- und Zielbildmanagement sicherstellen
  • Ganzheitliches Verständnis von Systemen, Anforderungen und Zusammenhängen
  • Aufbau und Weiterentwicklung der Lösungsarchitektur
  • Strukturierung von Anforderungen und Überführung in das Lösungsbild
  • Unternehmensweiter Überblick über Schnittstellen und Prozesse
  • Workshops und Lösungsentscheidungen konzeptionell begleiten
Ergebnisse
  • Sauber strukturiertes Anforderungs- und Zielbild
  • Tragfähige Lösungsarchitektur über Systeme und Schnittstellen hinweg
  • Höhere Umsetzungsreife in fachlichen Entscheidungen
Risiko & Budgetmanager Budget, Risiken und Projektwirtschaftlichkeit
PMO-Team oder Einzelberater
Kernaufgaben
  • Überwachung von Termin-, Budget- und Zieleinhaltung
  • Bewertung von Budgetentwicklung und Wirtschaftlichkeit
  • Frühzeitige Berücksichtigung von Risiken und Abweichungen
  • Bewertung der Auswirkungen von Entscheidungen auf Zeitmanagement, Budgeteinhaltung und Zielerreichung
  • Definition von Frühwarnindikatoren und analytischer Weitblick auf Entwicklungen
  • Belastbare Entscheidungsgrundlagen für Management und Projektleitung schaffen
Ergebnisse
  • Transparente Budget- und Risikoübersichten
  • Frühzeitige Erkennung kritischer Entwicklungen und Abweichungen
  • Mehr Steuerungssicherheit durch belastbare Bewertungen und Prognosen
Change Manager Kommunikation, Veränderung und Abstimmung
PMO-Team oder Einzelberater
Kernaufgaben
  • Kommunikation im Projekt strukturieren und steuern
  • Kommunikationsdesign und Regelkommunikation
  • Dringlichkeiten und Handlungsbedarfe sichtbar machen
  • Transparenz über Veränderungen, Status und Auswirkungen schaffen
  • Aufbau von Visualisierungen und Formaten
  • Moderation von Veränderungen und Begleitung der Abstimmung zwischen Beteiligten
Ergebnisse
  • Klare und transparente Kommunikationsstruktur im Projekt
  • Sichtbare Dringlichkeiten und besser abgestimmte Handlungsbedarfe
  • Höhere Akzeptanz und Orientierung in Veränderungsprozessen
Business Analyst Qualität, Dokumentation und Nachvollziehbarkeit
PMO-Team oder Einzelberater
Kernaufgaben
  • Qualitätssicherung und Freigabe von Projektunterlagen und Quality Gates
  • Dokumentation des Projekts
  • Nachverfolgung von Aufgaben und Abhängigkeiten
  • Schnittstelle zwischen Lieferanten und Fachabteilungen bilden
  • Als Korrektiv Erwartungen, Anforderungen und Ergebnisse kritisch abgleichen
  • Skalierbarkeit von Lösungen und Vorgehensweisen sicherstellen
Ergebnisse
  • Nachvollziehbare Dokumentation aller relevanten Projektstände
  • Saubere Review- und Freigabelogik
  • Höhere Qualität in Projektunterlagen und Ergebnissen

Multi Project Management

Komplexe Vorhaben ganzheitlich steuern und wirksam umsetzen.

  • übergreifende Steuerung anspruchsvoller Transformations- und Programmvorhaben
  • Überführung paralleler Aktivitäten in ein schlüssiges Gesamtkonzept
  • Steuerung von Lieferanten und unternehmensweiten Schnittstellen
Kontakt

Tool- & Methodenconsulting

Die richtigen Werkzeuge und Methoden für wirksame Projekte finden.

  • Bedarfsgerechte Auswahl von Tools und methodischem Vorgehen
  • Auswahl geeigneter Werkzeuge für Prozess, und Kapazitätssteuerung
  • Optimierung ungenutzter Effizienzpotenziale von bestehenden Systemen
Kontakt

Projekte sicher zum Erfolg führen

Digitalisierungs- und Transformationsprojekte auch in dynamischen Umfeldern sicher zum Erfolg zu führen, erfordert mehr als gute Planung: Entscheidend sind klare
Strukturen, verlässliche Steuerung und operative Entlastung an den richtigen Stellen.

Mit unserem PMO schaffen wir genau diese Voraussetzungen: Interne Projektverantwortliche werden spürbar entlastet und Tagesgeschäft und
Transformation lassen sich reibungslos parallel steuern.

Number 1

Am Anfang schaffen wir Transparenz: Wir analysieren Ziele, Rahmenbedingungen und Stakeholder. Abhängigkeiten und Risiken früh zu erkennen ist besonders wichtig für sichere Projektsteuerung. Auch Organisation, Ressourcenlage und der digitale Reifegrad berücksichtigen wir bei unserer Analyse.

Ein belastbares Verständnis der Ausgangssituation ist die Grundlage für ein PMO, das genau zu Projektgröße, Komplexität und Unterstützungsbedarf passt.

Number 2

Im nächsten Schritt etablieren wir Strukturen, mit denen das Projekt verlässlich gesteuert wird. Wir schaffen ein PMO-Setup, das Orientierung gibt, Verantwortlichkeiten setzt und Zusammenarbeit effizient organisiert.

Je nach Bedarf übernehmen wir dabei das vollständige Projektmanagement oder ergänzen bestehende Strukturen gezielt durch Methoden, Standards und Entscheidungs-Mechanismen.

Number 3

Sobald die Grundlagen stehen, überführen wir das Projekt in eine steuerbare Umsetzung. Wir strukturieren Arbeitspakete, priorisieren Maßnahmen, synchronisieren Beteiligte und sorgen dafür, dass komplexe Vorhaben in handhabbare Schritte übersetzt und umgesetzt werden.

Gerade in Digitalisierungs-Projekten entscheidet konsequente Steuerung über den Erfolg.

Number 4

Ein wirksames PMO endet nicht mit dem Go-live oder einem Statusbericht. Wir begleiten Projekte bis zur nachhaltigen Verankerung der Ergebnisse in der Organisation.

Dazu gehören Übergaben, Stabilisierung, Lessons Learned und die Weiterentwicklung von Projektstrukturen.

So sichern wir nicht nur die Umsetzung, sondern auch den langfristigen Nutzen.

Gemeinsam loslegen

Projekte sicher zum Erfolg führen

Digitalisierungs- und Transformationsprojekte auch in dynamischen Umfeldern sicher zum Erfolg zu führen, erfordert mehr als gute Planung: Entscheidend sind klare Strukturen, verlässliche Steuerung und operative Entlastung an den richtigen Stellen.

Mit unserem PMO schaffen wir genau diese Voraussetzungen: Interne Projektverantwortliche werden spürbar entlastet und Tagesgeschäft und Transformation lassen sich reibungslos parallel steuern.

Number 1

Ausgangslage und Projektumfeld

Am Anfang schaffen wir Transparenz: Wir analysieren Ziele, Rahmenbedingungen und Stakeholder. Abhängigkeiten und Risiken früh zu erkennen ist besonders wichtig für sichere Projektsteuerung. Auch Organisation, Ressourcenlage und der digitale Reifegrad berücksichtigen wir bei unserer Analyse. Ein belastbares Verständnis der Ausgangssituation ist die Grundlage für ein PMO, das genau zu Projektgröße, Komplexität und Unterstützungsbedarf passt.

Number 2

Governance, Methoden und Steuerung

Im nächsten Schritt etablieren wir Strukturen, mit denen das Projekt verlässlich gesteuert wird. Wir schaffen ein PMO-Setup, das Orientierung gibt, Verantwortlichkeiten setzt und Zusammenarbeit effizient organisiert. Je nach Bedarf übernehmen wir dabei das vollständige Projektmanagement oder ergänzen bestehende Strukturen gezielt durch Methoden, Standards und Entscheidungs-Mechanismen.

Number 3

Priorisierung und Umsetzung

Sobald die Grundlagen stehen, überführen wir das Projekt in eine steuerbare Umsetzung. Wir strukturieren Arbeitspakete, priorisieren Maßnahmen, synchronisieren Beteiligte und sorgen dafür, dass komplexe Vorhaben in handhabbare Schritte übersetzt und umgesetzt werden. Gerade in Digitalisierungs-Projekten entscheidet konsequente Steuerung über den Erfolg.

Number 4

Ergebnisse und Fortschritt

Ein wirksames PMO endet nicht mit dem Go-live oder einem Statusbericht. Wir begleiten Projekte bis zur nachhaltigen Verankerung der Ergebnisse in der Organisation.

Dazu gehören Übergaben, Stabilisierung, Lessons Learned und die Weiterentwicklung von Projektstrukturen.

So sichern wir nicht nur die Umsetzung, sondern auch den langfristigen Nutzen.

Gemeinsam loslegen

Das Wichtigste zum PMO auf einen Blick

Ein Project Management Office schafft Struktur im Projektgeschäft eines Unternehmens. Es sorgt dafür, dass Projekte nicht isoliert nebeneinander laufen, sondern nach einheitlichen Grundsätzen geplant, gesteuert und ausgewertet werden. Dadurch entsteht mehr Transparenz darüber, welche Projekte gerade laufen, wie Ressourcen eingesetzt werden und wo es mögliche Risiken oder Engpässe gibt.

In der Praxis unterstützt ein PMO dabei, Projektarbeit besser organisierbar und steuerbar zu machen. Es definiert Rahmenbedingungen, verbessert die Abstimmung zwischen Beteiligten und hilft dem Management, fundierte Entscheidungen zu treffen. Je nach Ausrichtung übernimmt ein Project Management Office dabei eher eine unterstützende, koordinierende oder auch steuernde Rolle. Das Ziel ist immer, Projekte verlässlicher umzusetzen und die Projektlandschaft insgesamt übersichtlicher und wirksamer zu machen.

Die Aufgaben eines Project Management Office können je nach Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Typischerweise kümmert es sich darum, Standards und Methoden für die Projektarbeit festzulegen, Vorlagen und Prozesse bereitzustellen und für ein einheitliches Reporting zu sorgen. Außerdem unterstützt es Projektverantwortliche bei Planung, Priorisierung, Dokumentation und Kommunikation.

Darüber hinaus übernimmt ein PMO oft eine wichtige Rolle bei der Ressourcenplanung und im Multiprojektmanagement. Es schafft einen Überblick über laufende Vorhaben, erkennt Zielkonflikte frühzeitig und hilft dabei, Projekte sinnvoll zu priorisieren. In vielen Unternehmen ist das Project Management Office auch die Stelle, die Projektrisiken sichtbar macht, Entscheidungsgrundlagen vorbereitet und dafür sorgt, dass strategisch wichtige Vorhaben nicht im Tagesgeschäft untergehen.

Projektmanagement und PMO hängen eng zusammen, meinen aber nicht dasselbe. Projektmanagement bezieht sich in der Regel auf die Planung und Umsetzung eines konkreten Projekts. Dazu gehören zum Beispiel Zieldefinition, Zeitplanung, Budgetsteuerung, Aufgabenverteilung und die operative Zusammenarbeit im Projektteam.

Ein PMO arbeitet dagegen auf einer übergeordneten Ebene. Es steuert nicht nur ein einzelnes Projekt, sondern schafft die organisatorischen Voraussetzungen für professionelles Projektmanagement im Unternehmen. Das kann bedeuten, Standards einzuführen, Berichte zu vereinheitlichen, Ressourcen über mehrere Projekte hinweg zu koordinieren oder das gesamte Projektportfolio im Blick zu behalten. Vereinfacht gesagt: Projektmanagement sorgt dafür, dass ein Projekt erfolgreich umgesetzt wird, während ein Project Management Office die Strukturen schafft, damit viele Projekte insgesamt besser funktionieren.

Ein Unternehmen braucht meist dann ein Project Management Office, wenn Projekte komplexer werden und sich nicht mehr nebenbei organisieren lassen. Das ist häufig der Fall, wenn mehrere Vorhaben gleichzeitig laufen, unterschiedliche Abteilungen beteiligt sind oder Ressourcen zwischen Projekten konkurrieren. Auch wiederkehrende Probleme wie unklare Prioritäten, fehlende Transparenz, Zeitverzug oder uneinheitliche Arbeitsweisen sind deutliche Hinweise darauf, dass mehr Struktur notwendig ist.


Ein PMO ist besonders sinnvoll, wenn Projektarbeit einen direkten Einfluss auf Wachstum, Veränderungsprozesse oder strategische Ziele hat. Dann reicht es oft nicht mehr aus, jedes Projekt einzeln zu betrachten. Stattdessen braucht es eine Stelle, die Zusammenhänge erkennt, Standards setzt und Entscheidungen vorbereitet. Ein Project Management Office hilft Unternehmen dabei, ihre Projekte nicht nur zu verwalten, sondern gezielt zu steuern und langfristig professioneller aufzustellen.

Ein externes PMO bringt vor allem den Vorteil mit, dass es einen neutralen Blick von außen einbringt. Externe Spezialistinnen und Spezialisten verfügen oft über Erfahrung aus unterschiedlichen Unternehmen und Projektsituationen und können dadurch bewährte Vorgehensweisen einbringen. Das ist besonders hilfreich, wenn intern noch keine klaren Strukturen vorhanden sind oder ein PMO schnell aufgebaut werden soll. Außerdem lässt sich ein externes PMO meist flexibel einsetzen, zum Beispiel für eine bestimmte Phase, für ein Transformationsprojekt oder zur Entlastung interner Teams.


Demgegenüber steht, dass ein internes PMO das Unternehmen, seine Kultur und die vorhandenen Entscheidungswege oft besser kennt. Dadurch ist es in vielen Fällen näher an den beteiligten Bereichen und langfristig tiefer in die Organisation eingebunden. Ein möglicher Nachteil eines externen PMO kann sein, dass es zu Beginn mehr Abstimmung braucht, um interne Besonderheiten vollständig zu verstehen. Umgekehrt fehlt internen Lösungen manchmal der neutrale Blick oder die methodische Erfahrung aus vergleichbaren Projekten. Welche Variante sinnvoller ist, hängt deshalb stark von den Zielen, den vorhandenen Ressourcen und dem Reifegrad der Organisation ab. In vielen Fällen ist auch eine Kombination aus externer Unterstützung und internem Aufbau ein guter Weg.