Digitales Dokumenten Management

DMS bringt Dokumente an den richtigen Ort

Die zentrale Speicherung, Organisation und Verwaltung von Dokumenten ermöglicht einen schnellen, sicheren und geordneten Zugriff auf alle wichtige Informationen. Es erleichtert nicht nur den täglichen Arbeitsablauf, sondern stellt Dokumente effizient und für die richtigen Ansprechpartner am richtigen Ort zur Verfügung.

Teams arbeiten unabhängig von ihrem Standort effizient zusammen, indem es einen zentralisierten Zugriff auf Dokumente und Informationen nutzen. Die DMS-Systeme erleichtern die gemeinsame Bearbeitung, das Teilen und die Organisation von Dokumenten, wodurch die Koordination von Projekten und Aufgaben erheblich verbessert wird.

Funktionen wie Versionskontrolle, Zugriffsrechte und automatisierte Workflows erhöhen die Transparenz. Die Nachverfolgung von Änderungen vereinfacht die kollaborative Zusammenarbeit.

Die Effizienz wird erheblich gesteigert, indem schnelle, organisierte und sichere Zugriffe auf Dokumente ermöglicht werden. Die Systeme erleichtern das Speichern, Teilen und Verwalten von Dokumenten, wodurch zeitraubende manuelle Prozesse wie das Suchen in physischen Archiven oder das manuelle Weiterleiten von Papierdokumenten entfallen.

Durch Features wie Volltextsuche, Indexierung und Klassifizierung können Mitarbeiter relevante Dokumente schnell finden und verwenden. Technologien wie die künstliche Intelligenz unterstützen bei der automatisierten Interpretation von Informationen und steuern so ganze Prozesse automatisiert. Die Integration mit weiteren Systemen und Applikationen ermöglichen eine integrative, abteilungsübergreifende und durchgängige Arbeitsweise.

Die zentrale Rolle in der integrativen Prozesssteuerung, da es die nahtlose Einbindung von Dokumenten in Geschäftsabläufe ermöglicht wird. Durch die Digitalisierung und Zentralisierung von Dokumenten wird der Zugriff und Austausch von Informationen über verschiedene Abteilungen und Systeme hinweg erleichtert. Die Konsistenz und Effizienz von Arbeitsprozessen wird optimiert.

Automatisierte Workflows sorgen für eine strukturierte Bearbeitung und Weiterleitung von Dokumenten, reduzieren manuelle Eingriffe und Fehlerquellen. Die Fähigkeit, Dokumente mit anderen Geschäftsanwendungen zu verknüpfen, unterstützt eine ganzheitliche und transparente Prozesssteuerung und trägt wesentlich zu der Optimierung von Geschäftsprozessen bei.

Der wesentliche Grund der Kostenreduktion ist traditionelle und papierbasierte Prozesse in effiziente digitale Lösungen zu überführen. Die Systeme minimieren den Bedarf an physischem Speicherplatz, reduzieren Druck- und Papierkosten und verringern den Zeitaufwand für das Auffinden von Dokumenten.

Automatisierte Workflows und stellen eine sichere Zugriffssteuerung dar, beschleunigen Prozesse und verringern Fehlerquoten. Die effiziente Nutzung von Ressourcen wird möglich, sodass eine vorgangsbasierte Verteilung der Aufgaben auf der Basis von Lastverteilungen möglich werden.

Die flexible und erweiterbare Plattform für die Verwaltung von Dokumenten sind DMS-Systeme. Diese können mit dem Wachstum der Unternehmen mithalten, wichtiger noch mit dem Wachstum an möglichen Daten. Bislang musste die Skalierung mit teuren physischen Ablageorten und Archiven dargestellt werden.

Durch die Automatisierung von dokumentenzentrischen Prozessen und Zugriffsberechtigungen werden Unternehmen in der Steuerung und Routing von Aufgaben unterstützt. In Abhängigkeit zu der Arbeitslast und Verfügbarkeit von Ressourcen, kann dies voll integrativ und automatisiert dargestellt werden. Die Integration neuer Teams und Abteilungen werden vereinfacht, indem ein zentralisierter und konsistenter Zugang zu Informationen geschaffen wird.

Es wird sichergestellt, dass Dokumente sicher aufbewahrt, vor unbefugtem Zugriff geschützt und gemäß gesetzlichen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien verwaltet werden.

Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Audit-Protokolle bieten einen robusten Schutz der Datenintegrität und Vertraulichkeit. Gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und Vernichtungsregeln werden digital unterstützt, sodass ein Audits auf Knopfdruck möglich wird.

Ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, um Risiken zu minimieren und die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance Standards zu gewährleisten.

Digitales Dokumenten Management (DMS)

Dokumente beinhalten zentrale Informationen, die einen flexiblen Zugriff unabhängig von Ort und Zeit erfordern. Die Integration in Prozesse ermöglichen schnelle Entscheidungen und zusammenfassende Sichtweisen auf begleitenden Informationen.

Potential- und Bedarfsanalyse

Wir ermitteln welche Dokumente, Akten und Prozesse den optimalen Nutzen für das anvisierte Projekt darstellen. Unsere Beratung berücksichtigt die neue Projekte als auch Weiterentwicklungen.

Zieldefinition und Umsetzungsplanung

Fachliche und technische Projektziele werden in eine gemeinsame Konzeption überführt. Die Abgrenzung und Priorisierung ist für den nachhaltigen Projekterfolg von entscheidender Bedeutung.

Prozesse etablieren

Dokumente initialisieren technische und fachliche Prozesse. Beide Sichtweisen bringen wir zusammen, sodass eine integrative und abteilungsübergreifende Bereitstellung von Informationen erfolgt.

DMS-System Auswahl

Mit standardisierten Vorgehensmodell ist es uns möglich effiziente Auswahlprozesse zu begleiten. Dabei begleiten wir Neueinführungen und Modernisierung von der Systemauswahl bis zum Go-Live.

Digitales Informations Management

Digitales Informationsmanagement ist in dem Kontext von Integrationen ein wichtiger Faktor. Mit dem schnellen Zugriff auf Informationen wird Effizienz und Grad der Automatisierung bedeutsam erhöht.

Integrieren und Transformieren

Wir beraten zu der integrativen Nutzung eines digitalen Dokumenten Management. Dort wo möglich werden Synergien genutzt und historisch gewachsene Anwendungen in das digitale Zeitalter transformiert.

open next ist der Partner um das digitale Dokumenten Management einzuführen

Informationen flexibel und direkt im Zugriff

Digitales Dokumentenmanagement ermöglicht einen flexiblen und direkten Zugriff auf Informationen. Dies ist für dynamische Entwicklungen und der einhergehenden Anpassungsfähigkeit essentiell. Mit DMS-Systemen können Mitarbeiter jederzeit und überall auf benötigte Dokumente zugreifen, was die Reaktionsfähigkeit und Agilität verbessert. Die Systeme unterstützen schnelle Suchfunktionen und eine einfache Navigation, wodurch Zeit gespart und die Produktivität gesteigert wird. Der konsistenten Informationsfluss wird sichergestellt.

Digitale Workflows

Automatisierte Prozesse sind für die Erstellung, Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten erforderlich. Die Effizienz wird verbessert und manuelle Fehler reduziert. Intuitive und transparente Prozesse steigern die Produktivität.

Zugängliche Informationen

Zentralisierte Speicherorte für Dokumente bieten den optimalen Zugriff auf Informationen. Die Nutzer können jederzeit und überall auf Dokumente zugreifen, dies bestenfalls vorgangsbezogen und mit der Integration zu den führenden Systemen.

Integrative Nutzung

Die integrative Nutzung von Dokumenten und Informationen in unterschiedlichen Geschäftskontexten ist der Schlüssel zu durchgängigen Prozessen. Die Einbindung fördert die Zusammenarbeit und verbessert Datenkonsistenzen.

Flexible Zusammenarbeit

Die kollaborative als auch flexible Zusammenarbeit in Teams setzten Konzepte wie New Work voraus. Ein DMS-System stellt Informationen unabhängig von Standort oder Zeitzone zur Verfügung und bietet eine dynamische Arbeitsumgebung.

Sicherheit von Dokumenten

Der sichere Zugriff auf Dokumente wird durch Zugriffsrechte gewährleistet. Auch Aspekte wie Datenschutz und Recovery Szenarien schützen vor Datenverlusten, sodass die digitale Welt belastbarere Möglichkeiten zu dem Status Quo bietet.

Kunden

Interaktionen mit Kunden werden flexibler aufgrund eines direkten und schnellen Zugriff auf Informationen. Portallösungen zu einer direkten Interaktionen und Zusammenarbeit mit Geschäftspartner stellen die nächste Ausbaustufe dar.

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