Digitales Dokumenten Management

DMS bringt Dokumente an den richtigen Ort

Die zentrale Speicherung, Organisation und Verwaltung von Dokumenten ermöglicht einen schnellen, sicheren und geordneten Zugriff auf alle wichtige Informationen. Dieses Vorgehen erleichtert nicht nur den täglichen Arbeitsablauf, sondern stellt Dokumente effizient und für die richtigen Ansprechpartner am richtigen Ort zur Verfügung.

DMS - Digitales Dokumenten Management

Teams arbeiten unabhängig von ihrem Standort effizient zusammen, indem sie einen zentralisierten Zugriff auf Dokumente und Informationen nutzen. Die DMS-Systeme erleichtern die gemeinsame Bearbeitung, das Teilen und die Organisation von Dokumenten, wodurch die Koordination von Projekten und Aufgaben erheblich verbessert wird.

Funktionen wie Versionskontrolle, Zugriffsrechte und automatisierte Workflows erhöhen die Transparenz. Die Nachverfolgung von Änderungen vereinfacht die kollaborative Zusammenarbeit.

Die Effizienz wird erheblich gesteigert, indem schnelle, organisierte und sichere Zugriffe auf Dokumente ermöglicht werden. Die Systeme erleichtern das Speichern, Teilen und Verwalten von Dokumenten, wodurch zeitraubende manuelle Prozesse wie das Suchen in physischen Archiven oder das manuelle Weiterleiten von Papierdokumenten entfallen.

Durch Features wie Volltextsuche, Indexierung und Klassifizierung können Mitarbeiter relevante Dokumente schnell finden und verwenden. Technologien wie Künstliche Intelligenz unterstützen bei der automatisierten Interpretation von Informationen und steuern so automatisiert ganze Prozesse. Die Integration mit weiteren Systemen und Applikationen ermöglichen eine integrative, abteilungsübergreifende und durchgängige Arbeitsweise.

Eine integrative Prozessteuerung spielt die zentrale Rolle, da sie die nahtlose Einbindung von Dokumenten in Geschäftsabläufe ermöglicht. Die Digitalisierung und Zentralisierung von Dokumenten erleichtert den Zugriff und Austausch von Informationen über verschiedene Abteilungen und Systeme hinweg und optimiert so die Konsistenz und Effizienz von Arbeitsprozessen.

Automatisierte Workflows sorgen für eine strukturierte Bearbeitung und Weiterleitung von Dokumenten, reduzieren manuelle Eingriffe und Fehlerquellen. Die Fähigkeit, Dokumente mit anderen Geschäftsanwendungen zu verknüpfen, unterstützt eine ganzheitliche und transparente Prozesssteuerung. Und trägt wesentlich zur Optimierung von Geschäftsprozessen bei.

Der wesentliche Grund für die Reduktion von Kosten begründet sich in der Maßnahme, traditionelle bzw. papierbasierte Prozesse in effiziente digitale Lösungen zu transformieren. Die Systeme minimieren den Bedarf an physischem Speicherplatz, reduzieren Druck- und Papierkosten und verringern den Zeitaufwand für das Auffinden von Dokumenten.

Automatisierte Workflows und stellen eine sichere Zugriffssteuerung dar, beschleunigen Prozesse und verringern Fehlerquoten. Die effiziente Nutzung von Ressourcen wird möglich, sodass eine vorgangsbasierte Verteilung der Aufgaben auf der Basis von Lastverteilungen möglich werden.

Die flexible und erweiterbare Plattform für die Verwaltung von Dokumenten sind DMS-Systeme. Diese können mit dem Wachstum der Unternehmen mithalten, wichtiger noch mit dem Wachstum an möglichen Daten. Bislang realisierte man Skalierung mit teuren physischen Ablageorten und Archiven.

Die Automatisierung von dokumentenzentrischen Prozessen und Zugriffsberechtigungen unterstützt Unternehmen in der Steuerung und Routing ihrer Aufgaben. In Abhängigkeit zu der Arbeitslast und Verfügbarkeit von Ressourcen, können wir dies voll integrativ und automatisiert darstellen. Die Integration neuer Teams und Abteilungen werden vereinfacht, indem wir einen zentralisierten und konsistenten Zugang zu Informationen schaffen.

Wir stellen sicher, dass Dokumente sicher aufbewahrt, vor unbefugtem Zugriff geschützt und gemäß gesetzlichen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien verwaltet werden.

Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Audit-Protokolle bieten einen robusten Schutz der Datenintegrität und Vertraulichkeit. Gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und Vernichtungsregeln werden digital unterstützt, sodass Audits auf Knopfdruck möglich sind.

Wir unterstützen Unternehmen dabei, Risiken zu minimieren und gewährleisten die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance Standards.

Digitales Dokumenten Management (DMS)

Dokumente beinhalten zentrale Informationen, die einen flexiblen Zugriff unabhängig von Ort und Zeit erfordern. Die Integration in Prozesse ermöglicht schnelle Entscheidungen und zusammenfassende Sichtweisen auf begleitende Informationen.

Potential- und Bedarfsanalyse

Wir ermitteln, welche Dokumente, Akten und Prozesse den optimalen Nutzen für das anvisierte Projekt darstellen. Unsere Beratung berücksichtigt die neuen Projekte als auch Weiterentwicklungen.

Zieldefinition und Umsetzungsplanung

Fachliche und technische Projektziele werden in eine gemeinsame Konzeption überführt. Die Abgrenzung und Priorisierung ist für den nachhaltigen Projekterfolg von entscheidender Bedeutung.

Prozesse etablieren

Dokumente initialisieren technische und fachliche Prozesse. Beide Sichtweisen bringen wir zusammen, sodass eine integrative und abteilungsübergreifende Bereitstellung von Informationen erfolgt.

DMS-System Auswahl

Mit standardisierten Vorgehensmodellen ist es uns möglich, bei effizienten Auswahlprozessen zu assistieren. Dabei begleiten wir Neueinführungen und Modernisierungen von der Systemauswahl bis zum Go-Live.

Digitales Informations Management

Digitales Informationsmanagement ist in dem Kontext von Integrationen ein wichtiger Faktor. Ein schneller Zugriff auf Informationen und Dokumente erhöht signifikant die Effizienz und Grad der Automatisierung.

Integrieren und Transformieren

Wir beraten zur integrativen Nutzung eines digitalen Dokumenten Management. Dort, wo es möglich ist, werden Synergien genutzt und historisch gewachsene Anwendungen in das digitale Zeitalter transformiert.

open next ist der Partner, um das digitale Dokumenten Management einzuführen

Digitales Dokumenten Management: flexibler und direkter Zugriff auf Informationen

Digitales Dokumenten Management ermöglicht einen flexiblen und direkten Zugriff auf Informationen. Dies ist für dynamische Entwicklungen und der damit einhergehenden Anpassungsfähigkeit essentiell. Mit DMS-Systemen können Mitarbeiter jederzeit und überall auf benötigte Dokumente zugreifen, was die Reaktionsfähigkeit und Agilität verbessert. Die Systeme unterstützen schnelle Suchfunktionen und eine einfache Navigation, wodurch Zeit gespart und die Produktivität gesteigert wird.

Digitale Workflows

Automatisierte Prozesse sind für die Erstellung, Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten erforderlich. Die Effizienz wird verbessert und manuelle Fehler reduziert. Intuitive und transparente Prozesse steigern die Produktivität.

Zugängliche Informationen

Zentralisierte Speicherorte für Dokumente bieten den optimalen Zugriff auf Informationen. Die Nutzer können sich jederzeit und überall Dokumenten bedienen, im Idealfall vorgangsbezogen und mit Integration zu den führenden Systemen.

Integrative Nutzung

Die integrative Nutzung von Dokumenten und Informationen in unterschiedlichen Geschäftskontexten ist der Schlüssel zu durchgängigen Prozessen. Die Einbindung fördert die Zusammenarbeit und verbessert Datenkonsistenzen.

Flexible Zusammenarbeit

Die kollaborative als auch flexible Zusammenarbeit in Teams setzten Konzepte wie New Work voraus. Ein DMS-System stellt Informationen unabhängig von Standort oder Zeitzone zur Verfügung und bietet eine dynamische Arbeitsumgebung.

Sicherheit von Dokumenten

Zugriffsrechte gewährleisten eine sichere Nutzung von Dokumenten. Auch Aspekte wie Datenschutz und Recovery Szenarien schützen vor Datenverlusten, sodass die digitale Welt belastbarere Möglichkeiten zu dem Status Quo bietet.

Kunden

Interaktionen mit Kunden werden flexibler aufgrund eines direkten und schnellen Zugriffs auf Informationen. Portallösungen zu einer direkten Interaktionen und Zusammenarbeit mit Geschäftspartner stellen die nächste Ausbaustufe dar.

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