Go Live

Der Go Live ist ein wichtiger Meilenstein in jedem IT-Projekt, insbesondere bei der Einführung neuer Software, ERP-Systeme oder anderer Digitalisierungsprojekte. Er beschreibt den Zeitpunkt, an dem das neue System offiziell in den produktiven Betrieb überführt wird und die Geschäftsprozesse über das neue System abgewickelt werden. Ab dem Go Live übernimmt das neue System vollständig die Aufgaben, die bisher vom alten System oder von manuellen Prozessen durchgeführt wurden.

Der Go Live ist ein entscheidender Schritt, da er den Abschluss der Implementierung und den Beginn des operativen Einsatzes markiert. In dieser Phase wird das System nicht mehr in einer Testumgebung verwendet, sondern kommt real im Unternehmen zum Einsatz. Ein erfolgreicher Go Live stellt sicher, dass das neue System stabil läuft, die Daten korrekt migriert wurden und die Mitarbeitenden mit dem System arbeiten können.

Ein Go Live erfordert eine gewissenhafte Vorbereitung, um sicherzustellen, dass der Übergang reibungslos verläuft und keine Betriebsunterbrechungen oder Datenverluste auftreten.

Phasen des Go Live

Der Go Live-Prozess ist in mehrere Phasen unterteilt, um sicherzustellen, dass der Übergang vom alten System auf das neue System erfolgreich und reibungslos verläuft. Jede Phase hat spezifische Aufgaben, die darauf abzielen, Risiken zu minimieren, Datenintegrität zu gewährleisten und das System stabil in den produktiven Betrieb zu überführen.

Vorbereitungsphase

In der Vorbereitungsphase wird alles dafür getan, um den Go Live so reibungslos wie möglich zu gestalten. Diese Phase beginnt lange vor dem eigentlichen Go Live-Tag und umfasst die Planung und Organisation aller notwendigen Aktivitäten. Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:

  • Datenmigration: Sicherstellen, dass alle relevanten Daten korrekt in das neue System übertragen werden.
  • Tests: Durchführung umfassender Systemtests, einschließlich Benutzerakzeptanztest (UAT), um sicherzustellen, dass das System wie erwartet funktioniert.
  • Schulung der Mitarbeitenden: Alle Benutzer des neuen Systems müssen umfassend geschult werden, damit sie den Übergang problemlos bewältigen können.
  • Backup und Notfallpläne: Erstellung eines Backup- und Plan zur Wiederherstellung, falls während des Go Live-Prozesses unerwartete Probleme auftreten.

Diese Phase ist entscheidend, da eine solide Vorbereitung das Risiko von Systemausfällen oder Datenfehlern deutlich reduziert.

Go Live-Tag

Der Go Live-Tag ist der eigentliche Zeitpunkt, an dem das neue System live geschaltet wird und den operativen Betrieb übernimmt. An diesem Tag werden das alte System und alle manuellen Prozesse abgeschaltet, und das neue System wird vollständig aktiv.

Zu den wichtigsten Aktivitäten am Go Live-Tag gehören:

  • Abschalten des alten Systems: Das alte System wird abgeschaltet, um den Wechsel auf das neue System zu ermöglichen.
  • Aktivierung des neuen Systems: Das neue System wird gestartet und übernimmt alle Geschäftsprozesse.
  • Überwachung: Es wird eine ständige Überwachung durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle Prozesse reibungslos funktionieren und keine Fehler auftreten.

Das Go Live-Team muss bereitstehen, um sofort auf Probleme zu reagieren. Eine genaue Koordination und klare Verantwortlichkeiten sind entscheidend, um sicherzustellen, dass der Tag ohne größere Zwischenfälle verläuft.

Stabilisierung nach dem Go Live

Nach dem erfolgreichen Go Live folgt die Phase der Stabilisierung. In dieser Phase wird das System überwacht, um sicherzustellen, dass es stabil läuft und alle Prozesse wie vorgesehen funktionieren. Diese Phase kann einige Tage oder sogar Wochen dauern, je nach Komplexität des Projekts.

Zu den Aufgaben in der Stabilisierungsphase gehören:

  • Fehlerbehebung: Alle Fehlermeldungen oder Probleme, die während des Go Live aufgetreten sind, werden analysiert und behoben.
  • Support und Schulung: Benutzer erhalten weiterhin Support, um sicherzustellen, dass sie das System korrekt verwenden. Gegebenenfalls werden weitere Schulungen angeboten.
  • Optimierung: Basierend auf den ersten Erfahrungen mit dem neuen System können Anpassungen und Optimierungen vorgenommen werden, um die Leistung des Systems zu verbessern.

Die Stabilisierungsphase ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das neue System langfristig zuverlässig und effizient arbeitet.

Bedeutung des Go Live in ERP- und Digitalisierungsprojekten

Der Go Live spielt eine zentrale Rolle in ERP-Implementierungen und Digitalisierungsprojekten, da er den endgültigen Übergang von der Planungs- und Entwicklungsphase zur realen Nutzung des neuen Systems markiert. Während dieser Phase treten das neue ERP-System oder die digitalen Tools in den produktiven Betrieb ein und übernehmen die täglichen Geschäftsprozesse. Ein erfolgreicher Go Live ist entscheidend, um den Betrieb aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass das Unternehmen die Vorteile des neuen Systems voll ausschöpfen kann.

Systemeinsatz und Produktivstart

Der Go Live bedeutet den offiziellen Produktivstart des neuen Systems. Das bisher verwendete alte System oder manuelle Prozesse werden abgeschaltet, und das neue ERP-System übernimmt alle wesentlichen Funktionen und Prozesse. Ein gut durchgeführter Go Live ermöglicht es dem Unternehmen, das neue System reibungslos in den Geschäftsalltag zu integrieren, ohne dass es zu Unterbrechungen oder Verzögerungen kommt.

Für ERP-Systeme umfasst dies die Übernahme von Finanzprozessen, Lagerverwaltung, Beschaffung, Vertrieb und anderen geschäftskritischen Abläufen. Der Produktivstart markiert den Moment, in dem alle Daten korrekt migriert wurden, das System stabil läuft und die Mitarbeitenden das neue System nutzen können.

Auswirkungen auf Geschäftsprozesse

Der Go Live hat erhebliche Auswirkungen auf die täglichen Geschäftsprozesse. Da das neue System in Betrieb genommen wird, müssen alle Abteilungen und Benutzer sich an die neuen Arbeitsabläufe und technischen Anforderungen anpassen. Dies erfordert eine sorgfältige Vorbereitung, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden mit dem neuen System vertraut sind und wissen, wie sie die Funktionen nutzen können.

Ein erfolgreicher Go Live bedeutet, dass die Effizienz und Produktivität gesteigert werden können, da das neue System in der Regel auf die Optimierung und Automatisierung von Prozessen ausgelegt ist. Gleichzeitig können jedoch während des Go Live auch Herausforderungen auftreten, wie unerwartete Fehlermeldungen, Verzögerungen oder technische Probleme, die die Geschäftsabläufe beeinträchtigen könnten. Daher ist es wichtig, dass das Unternehmen bereit ist, sofort auf Probleme zu reagieren und die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.

Im Rahmen von Digitalisierungsprojekten bietet der Go Live den entscheidenden Vorteil, dass Unternehmen neue digitale Werkzeuge und Automatisierungen nutzen können, um ihre Prozesse effizienter und agiler zu gestalten. Dies verbessert nicht nur die Kundenerfahrung, sondern ermöglicht es dem Unternehmen auch, auf veränderte Marktbedingungen schneller zu reagieren.

Herausforderungen beim Go Live

Der Go Live ist ein komplexer Prozess, der mit verschiedenen Herausforderungen verbunden ist. Diese Herausforderungen können den reibungslosen Übergang vom alten zum neuen System behindern und sowohl technische als auch organisatorische Aspekte betreffen. Zu den häufigsten Herausforderungen gehören die Datenmigration und Systemintegration, das Auftreten von technischen Problemen sowie die Benutzerakzeptanz und Anpassung an das neue System.

Datenmigration und Systemintegration

Eine der größten Herausforderungen beim Go Live ist die Datenmigration. Bei der Übertragung großer Mengen von Stammdaten und Transaktionsdaten aus dem alten System in das neue System besteht das Risiko von Datenverlust oder Inkompatibilitäten. Die Datenmigration muss genauestens geplant und mehrfach getestet werden, um sicherzustellen, dass die Datenintegrität gewährleistet bleibt. Fehler in diesem Prozess können schwerwiegende Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb haben und müssen daher sorgfältig vermieden werden.

Die Systemintegration ist ebenfalls eine kritische Herausforderung. Das neue System muss nahtlos mit anderen bestehenden IT-Systemen und Anwendungen interagieren können, um sicherzustellen, dass alle Geschäftsprozesse reibungslos weiterlaufen. Eine fehlerhafte Integration kann zu Schnittstellenproblemen führen, die wichtige Prozesse wie Bestellungen, Buchungen oder Lagerverwaltung beeinträchtigen.

Technische Probleme und Betriebsunterbrechungen

Technische Probleme sind eine häufige Herausforderung beim Go Live. Trotz gründlicher Tests und Vorbereitungen können unerwartete Systemfehler oder Leistungsprobleme auftreten, sobald das System in den produktiven Betrieb geht. Diese Probleme können zu Betriebsunterbrechungen führen, die den normalen Geschäftsbetrieb stören.

Es ist wichtig, während des Go Live ein Support-Team und einen Notfallplan bereitzuhalten, um auf technische Probleme schnell reagieren zu können. Im Falle von gravierenden Systemausfällen sollte ein Rollback-Plan existieren, der es ermöglicht, auf das alte System zurückzugreifen, bis die Probleme behoben sind.

Benutzerakzeptanz und Anpassung

Ein weiterer kritischer Aspekt beim Go Live ist die Benutzerakzeptanz. Das neue System bringt in der Regel Änderungen an den täglichen Arbeitsabläufen und Prozessen mit sich, was von den Mitarbeitenden eine Anpassung erfordert. Nicht alle Benutzer sind bereit, sofort mit neuen Systemen zu arbeiten, und es kann zu Widerstand kommen, insbesondere wenn die Schulungen nicht ausreichend waren oder das System als schwer zu bedienen empfunden wird.

Die Sicherstellung, dass alle Benutzer gut geschult und auf das neue System vorbereitet sind, ist entscheidend, um die Akzeptanz zu fördern. Eine unzureichende Schulung kann zu Fehlern und Ineffizienz bei der Nutzung des Systems führen, was den Geschäftsablauf erheblich beeinträchtigen kann.

Best Practices für einen erfolgreichen Go Live

Um den Go Live eines neuen Systems erfolgreich zu gestalten, sind sorgfältige Planung, Vorbereitung und die Anwendung bewährter Best Practices entscheidend. Diese Best Practices helfen dabei, Risiken zu minimieren, den Übergang reibungslos zu gestalten und das neue System effizient in den produktiven Betrieb zu überführen. Zu den wichtigsten Best Practices gehören umfangreiche Tests, Kommunikation und Schulungen sowie ein effektives Risikomanagement.

Umfangreiche Tests und Probeläufe

Bevor das neue System live geschaltet wird, sind gründliche Tests unerlässlich. Alle Komponenten des Systems, einschließlich der Datenmigration, Schnittstellen und Geschäftsprozesse, sollten ausgiebig getestet werden, um sicherzustellen, dass sie unter realistischen Bedingungen korrekt funktionieren. Zu den wichtigen Testarten gehören:

  • Systemtests: Überprüfung der allgemeinen Funktionalität des neuen Systems.
  • Integrationstests: Sicherstellung, dass das neue System nahtlos mit anderen bestehenden Systemen zusammenarbeitet.
  • Benutzerakzeptanztest (UAT): Durchführung von Tests mit Endbenutzern, um sicherzustellen, dass das System benutzerfreundlich ist und den Geschäftsanforderungen entspricht.

Zusätzlich zu den Tests sollten Probeläufe durchgeführt werden, um den gesamten Golive-Prozess zu simulieren. Dabei können potenzielle Fehlerquellen frühzeitig erkannt und behoben werden, bevor das System offiziell in Betrieb geht.

Kommunikation und Schulung der Mitarbeitenden

Eine klare und rechtzeitige Kommunikation mit allen Beteiligten ist eine der wichtigsten Best Practices für einen erfolgreichen Go Live. Alle Teammitglieder und Abteilungen sollten frühzeitig über den Zeitplan und die zu erwartenden Änderungen informiert werden. Eine effektive Kommunikation sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf denselben Wissensstand gebracht werden und genau wissen, was von ihnen erwartet wird.

Ebenso wichtig ist eine umfassende Schulung der Mitarbeitenden. Alle Endnutzer des neuen Systems müssen wissen, wie sie das System korrekt und effizient nutzen können. Dazu gehören sowohl technische Schulungen für IT-Mitarbeiter als auch praxisorientierte Schulungen für andere Abteilungen. Gut geschulte Mitarbeitende sind besser auf den Go Live vorbereitet, was die Benutzerakzeptanz und die Produktivität nach der Einführung des neuen Systems verbessert.

Risikomanagement und Backup-Pläne

Ein erfolgreiches Risikomanagement ist entscheidend für den Go Live-Prozess. Alle potenziellen Risiken, die während der Einführung auftreten könnten, müssen im Vorfeld identifiziert und bewertet werden. Dazu gehören technische Probleme, Datenverluste, Systemausfälle und menschliche Fehler. Um diese Risiken zu minimieren, sollten Notfallpläne und Backup-Systeme bereitstehen, um im Falle eines Fehlers schnell reagieren zu können.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Rollback-Plan. Wenn der Go Live auf unvorhergesehene Probleme stößt, die nicht schnell behoben werden können, sollte es eine Möglichkeit geben, auf das alte System zurückzukehren, um den Geschäftsbetrieb zu sichern, bis das Problem gelöst ist.

Ein gut durchdachtes Risikomanagement sorgt dafür, dass der Übergang zum neuen System reibungsloser verläuft und dass das Unternehmen auf alle Eventualitäten vorbereitet ist.

Newsletter-Anmeldung

Alle sechs Wochen Post zu der Digitalisierung von Unternehmen

Newsletter