ERP System Analyse

Die ERP-Analyse ist ein essentieller Schritt zu Beginn eines jeden ERP-Projekts. In dieser Phase wird der Bedarf des Unternehmens an einem ERP-System ermittelt und das Potenzial zur Optimierung und Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse aufgedeckt. Die ERP Analyse hilft dabei, eine klare Basis zu schaffen, um sicherzustellen, dass das ERP System genau auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt ist und die internen Abläufe effizienter gestaltet werden. In diesem Artikel erfährst du, was bei der Bedarfs- und Potenzialanalyse wichtig ist, um dein ERP-Projekt erfolgreich zu implementieren. 

Ziel und Bedeutung der ERP-Analyse

Eine sorgfältige ERP System Analyse bildet die Grundlage für alle folgenden Phasen des ERP Projekts und stellt sicher, dass die Investition in das ERP System langfristig Mehrwert bringt. Indem du die Prozesse, Infrastruktur und organisatorischen Bedürfnisse deines Unternehmens genau verstehst, kannst du sicherstellen, dass das ERP-System optimal zur Unternehmensstrategie passt und das Wachstum fördert.

ERP Anforderungsanalyse

Die ERP-Anforderungsanalyse ist der erste Schritt zur ERP-Einführung oder Weiterentwicklung eines Systems und legt die Grundlage für den gesamten Projektverlauf. In dieser Phase geht es darum, die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse deines Unternehmens genau zu erfassen. Durch eine umfassende Potenzialanalyse stellst du sicher, dass das ERP-System optimal auf die Unternehmensprozesse abgestimmt wird und auch zukünftige Anforderungen abgedeckt werden können.

Ziel der ERP-Anforderungsanalyse ist es, alle notwendigen Prozesse, Module und Funktionen zu identifizieren, die dein Unternehmen benötigt. Diese Analyse umfasst neben den direkten Geschäftsprozessen auch die unterstützenden IT-Strukturen und die Verknüpfung des ERP-Systems mit der digitalen Infrastruktur und dem Geschäftsmodell. Ein klarer Überblick über den Bedarf hilft dir, das ERP-Projekt gezielt zu planen und sicherzustellen, dass das System langfristig Mehrwert bringt.

ERP Prozesse

Ein zentrales Element der ERP-Anforderungsanalyse ist die Identifikation und Definition der ERP-Prozesse, die dein Unternehmen benötigt. In dieser Phase geht es darum, genau zu verstehen, welche Geschäftsprozesse durch das ERP-System unterstützt und optimiert werden sollen. 

Die Wahl der richtigen Prozesse ist entscheidend, da das ERP-System die zentrale Plattform bildet, auf der alle wichtigen Abläufe – von der Lagerverwaltung über das Finanzmanagement bis hin zum Vertrieb – integriert und gesteuert werden. Eine Prozessanalyse hilft dir, Engpässe und ineffiziente Arbeitsabläufe zu erkennen und bessere Prozesse zu identifizieren. Diese Klarheit über die benötigten ERP-Prozesse ist entscheidend, um die nächsten Schritte im ERP-Projekt zielgerichtet und ressourcenschonend zu planen.

ERP Module

Nach der Analyse der benötigten digitalen Prozesse ist es wichtig, die relevanten ERP-Module auszuwählen, die diese Prozesse optimal unterstützen. ERP-Module sind spezialisierte Komponenten des Systems, die spezifische Geschäftsbereiche abdecken. In einer ERP-Analyse geht es darum, die für dein Unternehmen wertvollsten Module zu identifizieren. Hierdurch lassen sich die Betriebsabläufe am effizientesten gestalten.

Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen an das ERP-System, und nicht alle ERP-Module sind für jedes Unternehmen gleichermaßen relevant. Die Anforderungsanalyse hilft dir, eine Auswahl der Module zu treffen. Es hat sich bewährt, zunächst eine Kernstruktur mit den wichtigsten Modulen festzulegen und dann gegebenenfalls weitere Module zu ergänzen, wenn das Unternehmen wächst oder neue Anforderungen entstehen. Durch eine sorgfältige Modulauswahl vermeidest du unnötige Komplexität und Kosten. Außerdem stellst du sicher, dass dein Unternehmen von den Vorteilen des ERP-Systems maximal profitiert.

Methoden zu der Analysephase

Nachfolgende Methoden und Techniken helfen dir konkrete Anforderungen und Bedarfe an die künftige Lösung zu ermitteln. In Abhängigkeit zu der Unternehmensgröße und Komplexität des künftigen Projektes bedarf es einer gezielten Auswahl und Einsatz, sodass ein individuelles Vorgehensmodell erhoben wird.

BPML (Business Process Master List)

Die Business Process Master List (BPML) ist ein wichtiges Werkzeug in der ERP-Anforderungsanalyse. Sie hilft dir, Geschäftsprozesse detailliert zu visualisieren und so eine klare Struktur für das ERP-System zu schaffen. 

Mit der BPML kannst du Prozesse präzise erfassen, Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Abläufen herstellen und so eine solide Basis für die Bedarfserhebung und spätere Implementierung des ERP-Systems schaffen. Durch diese Darstellung wird der Bedarf gegenüber dem ERP-System konkretisiert und leichter greifbar.

Mit einer ergänzenden Prozesslandkarte lassen sich außerdem Schwachstellen und Engpässe in bestehenden Prozessen aufdecken. Diese Erkenntnisse sind entscheidend, um ein ERP-System so zu gestalten, dass es den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens gerecht wird und die Arbeitsabläufe effizient unterstützt. Das Hauptziel ist es, Transparenz und Struktur in die Prozesse zu bringen, die das ERP-System unterstützen soll.

Capability Mapping

Das Capability Mapping ist eine Methode zur systematischen Erfassung und Bewertung der Fähigkeiten, die für die Umsetzung der Geschäftsprozesse im ERP-System notwendig sind. Im Rahmen der ERP-Bedarfsanalyse unterstützt das Capability Mapping, die Kernkompetenzen deines Unternehmens zu identifizieren und festzulegen, welche davon durch das ERP-System unterstützt werden müssen. Durch diese detaillierte Übersicht wird klar, welche Fähigkeiten bereits gut abgedeckt sind und wo das ERP-System zusätzliche Unterstützung bieten sollte.

Ein strukturiertes Capability Mapping ermöglicht es dir auch, die Rolle des ERP-Systems im Gesamtunternehmen besser zu verstehen und die Verantwortlichkeiten klarer zu definieren. 

Das Ziel des Capability Mapping ist es, eine Brücke zwischen den geschäftlichen Anforderungen und den technischen Möglichkeiten des ERP-Systems zu schlagen. 

Prozesslandkarte

Eine individuelle ERP-Prozesslandkarte ist ein strategisches Werkzeug, das die visuelle Darstellung aller Module, unterstützenden Anwendungen und Schnittstellen des ERP-Systems ermöglicht. Sie zeigt die gesamte Infrastruktur und verdeutlicht, wie die einzelnen Komponenten zusammenarbeiten. Diese spezialisierte Form der Prozesslandkarte ist auf die Anforderungen des ERP-Systems ausgerichtet und hilft, die Struktur und Funktionalität deiner ERP-Lösung umfassend zu planen.

Durch die Prozesslandkarte werden Schnittstellen und systemübergreifende Prozesse identifiziert und optimiert. Sie stellt sicher, dass relevante Systeme integriert sind und Daten nahtlos zwischen Modulen und Fremdsystemen fließen. Damit unterstützt sie die strategische Planung und die effiziente Weiterentwicklung der ERP-Infrastruktur.

Digitale Infrastruktur

Die digitale Infrastruktur bildet das Rückgrat eines jeden ERP-Systems und ist entscheidend für die digitale Transformation des Unternehmens. Sie stellt sicher, dass alle Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen, indem sie Hardware, Netzwerke und Softwarelösungen miteinander verbindet. Ein stabiles, flexibles und skalierbares System ermöglicht es Unternehmen, auf Veränderungen und wachsende Anforderungen schnell zu reagieren.

In der Bedarfsanalyse werden die Anforderungen des ERP-Systems an die IT-Infrastruktur genau geprüft, z. B. Datensicherheit, Netzwerkleistung und Schnittstellenmanagement. Eine gut geplante Infrastruktur minimiert Ausfallzeiten und sorgt dafür, dass ERP-Anwendungen stabil und effizient laufen, während wichtige Systeme wie CRM, E-Commerce oder BI-Tools reibungslos integriert werden.

Digitaler Reifegrad

Der digitale Reifegrad eines Unternehmens zeigt auf, wie gut es auf die Einführung oder Weiterentwicklung eines ERP-Systems vorbereitet ist. Unternehmen mit einem hohen digitalen Reifegrad verfügen bereits über optimierte und digitalisierte Prozesse, die sich leicht in ein ERP integrieren lassen. In der Bedarfsanalyse wird dieser Reifegrad bewertet, um Schwächen zu identifizieren und gezielte Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten.

Diese Analyse hilft, die Erwartungen an die ERP-Implementierung realistisch zu gestalten und das Risiko von Komplikationen zu minimieren. Unternehmen können durch die Bewertung sicherstellen, dass das ERP-System langfristig erfolgreich genutzt wird und zur Effizienzsteigerung sowie zur strategischen Weiterentwicklung beiträgt.

Business Model Analyse

Das Geschäftsmodell bestimmt maßgeblich die Anforderungen an das ERP-System. Unternehmen haben unterschiedliche Prozesse und Prioritäten, die durch das ERP optimal abgebildet werden müssen. Produktions- und Dienstleistungsunternehmen benötigen beispielsweise verschiedene Module, um ihre strategischen und operativen Ziele zu unterstützen.

Das Business Model Canvas hilft, die wichtigsten Elemente des Geschäftsmodells zu erfassen und daraus präzise Anforderungen abzuleiten. Diese Analyse stellt sicher, dass das ERP-System nicht nur bestehende Prozesse unterstützt, sondern auch flexibel auf Veränderungen im Geschäftsmodell reagiert. So bleibt das Unternehmen wettbewerbsfähig und kann seine digitale Transformation im Unternehmen nachhaltig vorantreiben.

ERP Potenzialanalyse

Die ERP-Potenzialanalyse baut auf den Ergebnissen der Anforderungsanalyse auf und bewertet, welche Potenziale ein performantes ERP-System in deinem Unternehmen haben kann. Im Fokus stehen konkrete Verbesserungsmöglichkeiten, Modernisierungsbedarf und / oder Einsparungspotenziale. Dabei wird ermittelt, welche Anpassungen das ERP im Vergleich zu Industriestandards und bewährten Praktiken leisten kann.

Diese Analyse hilft, die Projektkomplexität einzuschätzen und den Nutzen der ERP-Implementierung messbar zu machen. Sie liefert eine fundierte Grundlage für Investitionsentscheidungen und unterstützt strategische Maßnahmen zur Steigerung von Produktivität und Wirtschaftlichkeit.

Vergleich mit Industriestandards

Ein zentraler Schritt der ERP-Potenzialanalyse ist der Vergleich der Unternehmensprozesse mit etablierten Industriestandards. Dieser Benchmark liefert dir wertvolle Einblicke in die Effizienz und Leistungsfähigkeit deiner aktuellen Abläufe im Vergleich zu Best Practices der Branche. Er zeigt auf, wo Optimierungspotenziale bestehen und in welchen Bereichen dein Unternehmen durch gezielte Anpassungen im ERP-System erheblich profitieren kann.

Der Abgleich mit Industriestandards hilft, Schwachstellen und Engpässe in den Prozessen zu erkennen, beispielsweise manuelle Arbeitsschritte, die durch Automatisierung beschleunigt werden könnten. Zudem identifiziert er, welche ERP-Funktionen und Module stärker genutzt oder integriert werden sollten, um Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern. So können gezielte Maßnahmen priorisiert und das ERP-System zukunftsfähig gestaltet werden.

Modernisierungsmaßnahmen

Die Analyse der ERP-Potenziale deckt nicht nur Optimierungsmöglichkeiten auf, sondern identifiziert auch dringend erforderliche Modernisierungsmaßnahmen. Durch die detaillierte Analyse der Geschäftsprozesse wird deutlich, welche Bereiche des ERP-Systems veraltet oder ineffizient sind und erneuert werden müssen. Solche Modernisierungen sind essentiell, um mit technologischen Entwicklungen Schritt zu halten und die Effizienz sowie Flexibilität deines Unternehmens zu verbessern. Eine Analyse zeigt beispielsweise auf, welche manuellen Abläufe durch Automatisierung beschleunigt werden können oder wo fehlende Schnittstellen den Datenaustausch behindern.  

Ziel ist es, das ERP-System zukunftssicher zu gestalten, indem neue Module implementiert, digitale Infrastrukturen aktualisiert oder Echtzeit-Datenanalysen eingeführt werden. Diese Maßnahmen erhöhen die Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit des Systems, sodass dein Unternehmen auf Marktveränderungen und neue Technologien schneller reagieren kann.

Kalkulation der Projektkomplexität

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der ERP-Potenzialanalyse ist die realistische Einschätzung der Projektkomplexität. Diese Bewertung hilft dir, den Aufwand und die Herausforderungen der geplanten Anpassungen und Modernisierungsmaßnahmen besser zu verstehen. Die Komplexität des Projekts wird von verschiedenen Faktoren beeinflusst, darunter 

• die Anzahl und der Umfang der betroffenen Prozesse
• die Integration oder Anpassung von ERP-Modulen sowie 
• die technische Infrastruktur und Schnittstellen zu externen Systemen

Die Analyse berücksichtigt auch vorhandene Ressourcen und enthält eine Zeitplanung. So kannst du frühzeitig Risiken identifizieren, den Zeit- und Ressourcenbedarf realistisch einschätzen und den Projektablauf strategisch strukturieren. Eine solche fundierte Komplexitätskalkulation ermöglicht es dir, Verzögerungen und Budgetüberschreitungen zu vermeiden und bei Bedarf in Phasen oder Teilprojekte zu unterteilen, um eine schrittweise Einführung vorzunehmen.

Nutzwertanalyse

Die Nutzwertanalyse ermöglicht es dir, ERP-Optionen objektiv zu bewerten, anstatt Entscheidungen rein intuitiv oder auf Basis einzelner Vorteile zu treffen. Durch den strukturierten Vergleich minimierst du das Risiko einer Fehlinvestition und erhöhst die Wahrscheinlichkeit, dass eine Implementierung den gewünschten Mehrwert liefert.

Das Ziel der Nutzwertanalyse ist es, die optimale Lösung für die ERP-Implementierung oder -Modernisierung zu finden. Sie stellt sicher, dass sowohl funktionale Anforderungen als auch strategische Unternehmensziele erfüllt werden und das ERP-System langfristig zur Effizienzsteigerung und Wettbewerbsfähigkeit beiträgt.

ERP Analyse als strategische Grundlage für Erfolgsprojekte

Eine umfassende ERP-Analyse bildet, wie wir gesehen haben, die Grundlage für eine erfolgreiche Implementierung, da sie sicherstellt, dass das System optimal auf die Anforderungen und Ziele des Unternehmens abgestimmt ist. Im Anschluss an die Analyse beginnt die detaillierte Planungsphase des ERP-Projekts. Hier werden beispielsweise Meilensteine definiert, Projektressourcen organisiert und konkrete Maßnahmen zur Umsetzung vorbereitet, um eine reibungslose Einführung und langfristige Systemnutzung zu gewährleisten. Gerne unterstützen wir dein Unternehmen mit unserer Erfahrung dabei.