BPML

Die BPML (Business Process Master List) bietet eine zentrale Übersicht aller wesentlichen Geschäftsprozesse eines Unternehmens.

Sie dient als Referenzpunkt für die Prozessdokumentation und -analyse und enthält detaillierte Informationen zu jedem Prozess, wie beispielsweise den Prozessnamen, die Prozessbeschreibung, die beteiligten Abteilungen, die Verantwortlichkeiten, die Eingabe- und Ausgabeanforderungen. Sie schafft Transparenz darüber, welche Prozesse existieren, wem sie fachlich zugeordnet sind und an welchen Stellen Weiterentwicklungsbedarf besteht.

Damit ist die BPML mehr als eine reine Dokumentation: Sie dient als strukturierende Grundlage für Prozessmanagement, Priorisierung, Projektplanung und kontinuierliche Verbesserung. Unternehmen erhalten mit Hilfe der BPML einen zentralen Überblick über ihre Prozesslandschaft und schaffen die Basis, um Veränderungen gezielt zu steuern. So können Prozesse besser verstanden und in eine einfach verständliche Darstellung und Verwaltung überführt werden. Außerdem unterstützt die BPML die Standardisierung und Harmonisierung von Prozessen.

Business Process Master List: Von Anforderungen bis Implementierung

Strukturierte Prozessmodellierung als Grundlage für ERP-Systeme, Controlling-Aufgaben und Stakeholder Management.

Was steht drin?

Eine Business Process Master List umfasst nur die wesentlichen Informationen, Bezeichnung, wichtigsten beschreibenden Details, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten. 

Diese Informationen dienen als Basis für das Verständnis der Geschäftsabläufe und bilden die Grundlage für weiterführende Analysen und Optimierungen. Die strukturierte Darstellung in der BPML ermöglicht es den Verantwortlichen, schnell einen Überblick über alle relevanten Prozesse zu gewinnen und diese effizient zu verwalten.

Zusätzlich zu den grundlegenden Informationen enthält die BPML detaillierte Angaben zu den Verantwortlichkeiten und Beteiligten innerhalb der einzelnen Prozesse. 

Die wichtigsten Inhalte einer BPML sind:

• Prozessname: Eindeutige Bezeichnung des Prozesses.
• Prozessbeschreibung: Verlinkung zu der detaillierten Darstellung und Beschreibung.
• Ziele und Ergebnisse: Erwartete Ergebnisse und der Zweck des Prozesses.
• Verantwortlichkeiten: Abteilungen und spezifische Rollen oder Personen.
• Eingabe- und Ausgaben: Benötigte Ressourcen und erwartete Ergebnisse.
• Leistungskennzahlen (KPIs): Metriken zur Messung der Prozessleistung.
• Ressourcen: Werkzeuge und Systeme.
• Prozessabhängigkeiten: Verbindungen, Abhängigkeiten und Unterprozesse.
• Dokumentationen und Referenzen: Zusätzliche Dokumente, Links und Quellen zur Unterstützung des Prozesses.
• Bezug zu Maßnahmen oder Projekten: Hinweise auf Optimierungen, laufende Vorhaben oder Umsetzungsbedarf.

Welchen Mehrwert bietet eine BPML für Unternehmen?

Viele Unternehmen verfügen über dokumentierte Einzelprozesse, aber nicht über eine zentrale Übersicht ihrer gesamten Prozesslandschaft. Genau hier schafft die BPML Orientierung: Sie macht sichtbar, welche Prozesse vorhanden sind, wie sie zusammenhängen und wer für Rückfragen, Pflege und Weiterentwicklung verantwortlich ist.

Gerade bei Wachstum, Reorganisation, Digitalisierung oder ERP-Initiativen hilft eine BPML dabei, Komplexität zu reduzieren, Prioritäten zu setzen und Maßnahmen gezielt abzuleiten. Sie bildet damit eine wichtige Brücke zwischen operativer Prozesssicht und strategischer Weiterentwicklung.

Wie wird eine BPML erhoben?

Die Erhebung einer Business Process Master List beginnt typischerweise mit einer Bestandsaufnahme aller bestehenden Geschäftsprozesse. Dieser Prozess erfordert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Stakeholdern, um sicherzustellen, dass alle relevanten Prozesse erfasst und dokumentiert werden.

Zunächst werden Workshops und Interviews mit den Prozessverantwortlichen und -beteiligten durchgeführt, um ein gemeinsames Verständnis der Abläufe, Ziele und Herausforderungen zu gewinnen. Diese qualitative Erhebung wird durch die Analyse bestehender Dokumentationen, Berichte und Systeme ergänzt, um eine vollständige und präzise Darstellung der Prozesse zu gewährleisten. So entsteht Schritt für Schritt eine belastbare Übersicht, die nicht nur dokumentiert, was es gibt, sondern auch zeigt, wo Lücken, Überschneidungen oder Handlungsbedarfe bestehen.

Nach der Datensammlung erfolgt die systematische Dokumentation und Strukturierung der erhobenen Informationen. Dies beinhaltet die Erstellung von Prozessmodellen, Flussdiagrammen und detaillierten Beschreibungen für jeden identifizierten Prozess. Diese dienen der BPML zu Detaildarstellungen, sodass eine direkte Verlinkung vorgenommen wird.

Die BPML wird zentral gepflegt, sodass die Aktualisierung der Prozessinformationen stets allen Mitarbeitenden in aktueller Version zur Verfügung steht und eine kollaborative Zusammenarbeit möglich wird. Der iterative Ansatz gewährleistet eine kontinuierliche Verbesserung und Anpassung der Geschäftsprozesse, sodass regelmäßige Reviews und eine kontinuierliche Bearbeitung den Verbesserungsprozess unterstützen. Ziel ist es, eine konsistente, zentrale Liste der relevanten Prozesse aufzubauen.

Wer ist für die Erstellung der BPML verantwortlich?

Die Verantwortung für die Erstellung der Business Process Master List liegt bei der Abteilung für Geschäftsprozess-Management, Lean Management oder Business Analysten.

Die Mitglieder dieser Teams arbeiten mit den Fachabteilungen und den jeweiligen Prozessverantwortlichen zusammen, sodass alle relevanten Prozesse erfasst und korrekt dokumentiert werden. Die Prozessmanager koordinieren Workshops, Interviews und Datensammlungen, um ein umfassendes Bild der aktuellen Geschäftsprozesse zu erhalten und kontinuierlich weiterzuentwickeln. Führungskräfte haben die entscheidende Rolle, indem sie die notwendigen Ressourcen zur strategischen Unterstützung bereitstellen. 

Wesentlich ist dabei die klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten: Für jeden relevanten Prozess sollte nachvollziehbar sein, wer Ansprechpartner für Rückfragen ist und wer die fachliche Weiterentwicklung verantwortet. Genau dadurch wird die BPML zu einem belastbaren Steuerungsinstrument und nicht nur zu einer einmaligen Dokumentation.

Wie wird die BPML fortlaufend genutzt?

Die Business Process Master List wird fortlaufend genutzt, um die Effizienz und Effektivität der Geschäftsprozesse im Unternehmen sicherzustellen und kontinuierlich zu verbessern. Durch die BPML haben alle relevanten Abteilungen und Stakeholder einen klaren Überblick über die aktuellen Prozesse, ihre Verantwortlichkeiten und die erwarteten Ergebnisse.

Diese Transparenz ermöglicht die bessere Planung und Steuerung der Abläufe sowie eine schnellere Identifizierung von Engpässen oder Ineffizienzen. Regelmäßige Überprüfungen der BPML, zum Beispiel im Rahmen von Prozess-Audits oder Performance-Reviews, helfen die Einhaltung der festgelegten Standards zu gewährleisten und notwendige Anpassungen zeitnah vorzunehmen.

Zusätzlich dient die BPML als zentrale Referenz für Schulungen und das Onboarding neuer Mitarbeiter. Indem sie einen klaren und strukturierten Überblick über alle Geschäftsprozesse bietet, erleichtert sie das Verständnis der unternehmensinternen Abläufe und verkürzt die Einarbeitungszeit neuer Teammitglieder.

Zudem unterstützt die BPML das Umsetzen von Veränderungs- und Innovationsprojekten, indem sie eine strukturierte Übersicht und Grundlage für die Analyse und Neugestaltung von Prozessen bietet. Bei der Einführung neuer Technologien oder der Anpassung an Marktveränderungen wird die BPML genutzt, um alle betroffenen Prozesse nahtlos zu integrieren.

BPML vs. Prozesslandkarte vs. Capability Mapping

Drei gängige Methoden zu der Darstellung, Analyse und in Kobination sind die Business Process Master List (BPML), die Prozesslandkarte und die Capability Map. Jede dieser Darstellungen hat individuell ausgeprägte Stärken, sodass die Kombination eine optimale Übersicht und Analysegrundlage gibt.

Im Folgenden werden die Vor- und Nachteile dieser drei Ansätze ausführlich dargestellt. Zusätzlich wird erläutert, wie diese Methoden sinnvoll abgegrenzt, zusammengeführt und kombiniert werden können, um eine umfassende Prozessdokumentation und effiziente Optimierung zu erreichen.

Business Process Master List

Vorteile:

• Prozessübersicht: Eine BPML bietet eine zusammenfassende Dokumentation aller Geschäftsprozesse. Dies führt zu einer klaren Übersicht und einem schnellen Verständnis der Abläufe.
• Klare Verantwortlichkeiten: Durch die Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Beteiligten fördert sie Transparenz und Verantwortungsbewusstsein innerhalb des Unternehmens.
• Kontinuierliche Verbesserung: Die BPML dient als Grundlage für regelmäßige Bewertungen und Optimierungen, wodurch Effizienz und Effektivität verbessert werden.

Nachteile:

• Informationsgehalt: Die BPML bietet nur die wesentlichen Detailinformationen und keine detaillierten Darstellungen.
• Komplexität: Die BPML muss fortlaufend als führendes Element gepflegt werden, da diese alle möglichen Verknüpfungen und Abhängigkeiten zu weiteren Methoden und Tools steuert.
• Statische Natur: Die regelmäßige Aktualisierung, Pflege und Bewertung ist erforderlich. Ohne tiefe Integrationen in weitere Prozessmanagement Anwendungen ist dies ein manueller Prozess.

Prozesslandkarte

Vorteile:

• Visuelle Darstellung: Eine Prozesslandkarte bietet eine anschauliche und leicht verständliche Visualisierung der Geschäftsprozesse und deren Interaktionen.
• Schneller Überblick: Sie ermöglicht einen schnellen Überblick über die Hauptprozesse und deren Beziehungen, was die Kommunikation und das Verständnis verbessert.
• Strategische Ausrichtung: Unterstützt das Management dabei, strategische Entscheidungen zu treffen und Prozessprioritäten zu setzen.

Nachteile:

• Initiale Erstellung: Der initiale Aufwand der detaillierten Erstellung, Dokumentation und internen Verknüpfung kann je nach Detaillierungsgrad mit erheblichen Aufwänden verbunden sein.
• Detailtiefe und Nutzung: Wenn nur reine Prozessschritte ohne weiterführende Informationen dargestellt werden, wird die Detailtiefe für viele Konsumenten schnell uninteressant und Synergieeffekte können nicht nachhaltig genutzt werden.
• Wartungsaufwand: Regelmäßige Aktualisierungen sind notwendig, um die Genauigkeit und Relevanz sicherzustellen.

Capability Map

Vorteile:

• Fokussierung auf Fähigkeiten: Eine Capability Map konzentriert sich auf die Fähigkeiten und Kompetenzen eines Unternehmens. Dies ermöglicht eine strategische Sichtweise auf die Geschäftsprozesse.
• Ressourcenzuordnung: Sie hilft bei der Identifikation und Zuordnung von Ressourcen zu Fähigkeiten und fachlichen Anforderungen, um strategische Ziele zu erreichen.
• Flexibilität: Sie unterstützt die Anpassungsfähigkeit und Reaktionsfähigkeit des Unternehmens auf Veränderungen im Markt und in der Technologie.

Nachteile:

• Abstraktionsebene: Die hohe Abstraktionsebene kann es schwierig machen, konkrete Prozessdetails zu identifizieren und umzusetzen.
• Implementierungsaufwand: Die Erstellung und Nutzung einer Capability Map erfordert eine genaue Kenntnis der Unternehmensstrategie und -fähigkeiten, in Kombination mit technischem Know-How zu den vorhandenen digitalen Fähigkeiten wie auch Möglichkeiten.
• Integration: Es kann herausfordernd sein, eine Capability Map nahtlos in bestehende Prozessdokumentationen zu integrieren.

Abgrenzung und Kombination der Ansätze

Abgrenzung:

• BPML: Fokus auf übersichtliche Erhebung und Dokumentation aller Geschäftsprozesse.
• Prozesslandkarte: Fokus auf die visuelle Darstellung der Prozesse und deren Beziehungen.
• Capability Map: Fokus auf die strategischen Fähigkeiten und Kompetenzen des Unternehmens.

Zusammenführung:

• Komplementäre Nutzung: Eine BPML kann durch eine Prozesslandkarte ergänzt werden, um eine visuelle Übersicht der Prozesse zu bieten.
• Strategische Ausrichtung: Die Capability Map kann genutzt werden, um sicherzustellen, dass die in der BPML und Prozesslandkarte dargestellten Prozesse die strategischen Fähigkeiten und fachlichen Anforderungen zwischen Prozess und digitale Infrastruktur herzustellen.
• Integration: Regelmäßige Updates und Abgleichungen zwischen den drei Ansätzen können sicherstellen, dass die Prozessdokumentationen aufeinander abgestimmt und aktuell sind.

Sinnvolle Kombination:

• Initiale Prozesserhebung: Erste Erfassung und Strukturierung der Prozesse in der BPML.
• Detaillierung: Aufbauend auf der BPML wird die Prozesslandkarte aufgebaut und aus Detailinformation ausgehend aus der BPML genutzt.
• Strategische Verankerung: Entwicklung der Capability Map, sodass alle fachlichen Anforderungen zu Prozessen, Systemen und perspektivischen Programmplanungen überführt werden.

BPML im Kontext von ERP-Projekten

Die Business Process Master List (BPML) spielt eine zentrale Rolle in ERP-Projekten und unterstützt verschiedene Phasen, von der Anforderungsanalyse über die Einführung bis hin zur Weiterentwicklung des ERP-Systems. Während der ERP-Anforderungsanalyse dient die BPML als Referenzdokument, das alle bestehenden Geschäftsprozesse verwaltet. Diese Übersicht ist entscheidend, um die Komplexität des Projektes anhand der Anforderungen initial erheben zu können.

Für die Weiterentwicklung und Optimierung des ERP-Systems bietet die BPML eine kontinuierliche Grundlage. Nach der Einführung des ERP-Systems wird die BPML regelmäßig aktualisiert, um Veränderungen in den Geschäftsprozessen und neue Anforderungen zu dokumentieren. Dies ermöglicht eine fortlaufende Anpassung und Verbesserung des ERP-Systems, um sicherzustellen, dass es den sich entwickelnden Geschäftsanforderungen gerecht wird. 

Die BPML hilft dabei, neue Anforderungen systematisch zu bewerten und in das bestehende ERP-System zu integrieren.

BPML aufbauen, strukturieren und weiterentwickeln

In der Praxis starten Unternehmen bei der BPML sehr unterschiedlich: Manche haben bereits einzelne Prozessdokumentationen, andere arbeiten mit verteilten Listen, uneinheitlichen Bezeichnungen oder informellen Zuständigkeiten. Entscheidend ist deshalb nicht nur, eine BPML zu erstellen, sondern sie so aufzubauen, dass sie im Alltag tatsächlich genutzt und gepflegt werden kann.

Hilfreich ist dabei ein pragmatischer Ansatz: nicht bei null beginnen, sondern auf vorhandenen Informationen, bewährten Strukturen und einer klaren Methodik aufbauen. So entsteht Schritt für Schritt eine Business Process Master List, die Orientierung gibt und konkrete Weiterentwicklung ermöglicht.