Prozesslandkarte
Eine Prozesslandkarte ist ein grafisches Werkzeug, das die Gesamtheit der Geschäftsprozesse einer Organisation in übersichtlicher Weise darstellt und dabei die Abfolge und die Wechselwirkungen der verschiedenen Prozesse verdeutlicht. Mit einer Prozesslandkarte erfasst man die einzelnen Prozessschritte und deren Beziehungen zueinander. Diese visuelle Darstellung ist besonders hilfreich, um die Komplexität der Prozesse zu reduzieren und ein gemeinsames Verständnis innerhalb der Organisation zu schaffen.
Zweck und Nutzen
Durch die Visualisierung der Abläufe werden die Prozessabhängigkeiten sichtbar, ineffiziente Prozesse identifiziert und Potenziale für Optimierungen werden erkannt. Eine Prozesslandkarte dient auch als Kommunikationsmittel, das das Verständnis und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Hierarchieebenen fördert. Sie unterstützt das Management bei Entscheidungsfindungen und der strategischen Ausrichtung des Unternehmens. Darüber hinaus ist sie ein unverzichtbares Werkzeug für das Geschäftsprozessmanagement, das Qualitätsmanagement und die kontinuierliche Verbesserung, da sie die Grundlage für die Analyse und Optimierung der Prozesse bildet.
Historische Entwicklung
Die Entwicklung der Prozesslandkarte ist eng mit der zunehmenden Komplexität von Geschäftsprozessen und dem Bedarf an effizientem Prozessmanagement verknüpft. In den 1990er Jahren, als das Konzept des Business Process Reengineering (BPR) an Bedeutung gewann, wurde das Visualisieren von Prozessen immer wichtiger. Durch das Einführen von Modellierungssprachen wie zum Beispiel der Business Process Model and Notation (BPMN) sowie den Einsatz spezialisierter Softwarelösungen wurde das Erstellen und Nutzen von Prozesslandkarten professionalisiert und weiterentwickelt. Diese Entwicklungen trugen dazu bei, dass diese heute ein Standardwerkzeug in vielen Unternehmen sind, um die Komplexität ihrer Abläufe zu bewältigen und kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen.
Grundlagen
Begriffe und Konzepte
Zu den wichtigsten Begriffen und Konzepten rund um das Thema Prozesslandkarte zählen Prozesse, Subprozesse, Schnittstellen und Ressourcen.
Prozesse sind die zentralen Aktivitäten, die darauf abzielen, spezifische Ziele zu erreichen und Mehrwerte zu schaffen. Innerhalb eines Hauptprozesses können Subprozesse definiert werden, die detaillierte Schritte und Aufgaben innerhalb eines größeren Rahmens darstellen.
Schnittstellen beziehen sich auf die Berührungspunkte zwischen verschiedenen Prozessen oder Abteilungen. Diese Schnittstellen sind entscheidend, da sie die Kommunikation und den Informationsfluss innerhalb der Organisation sicherstellen.
Ressourcen umfassen alle Mittel, die zur Durchführung der Prozesse notwendig sind, einschließlich Personal, Technologien, finanzielle Mittel und Materialien. Ein klarer Überblick über diese Elemente ermöglicht es, Prozesse effizient zu steuern und Engpässe oder Redundanzen zu erkennen und zu beseitigen.
Unterschied zwischen Prozesslandkarte und Prozessmodell
Der Unterschied zwischen einer Prozesslandkarte und einem Prozessmodell liegt in ihrer Funktion, ihrem Detaillierungsgrad und ihrer Einsatzweise in der Unternehmensberatung und Prozessoptimierung. Hier eine Gegenüberstellung, die dir den Unterschied veranschaulicht:
1. Prozesslandkarte
- Definition: Eine Prozesslandkarte ist eine übersichtliche, grafische Darstellung aller wesentlichen Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Sie zeigt die Struktur und die Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Prozessen auf einem hohen Abstraktionsniveau.
- Zweck: Dient dazu, einen Gesamtüberblick über die wichtigsten Prozesse eines Unternehmens zu geben, ohne in die Tiefe zu gehen. Sie wird häufig als Einstieg verwendet, um den Rahmen der Prozesslandschaft zu verstehen und die wichtigsten Handlungsfelder zu identifizieren.
- Detaillierungsgrad: Niedrig. Die Prozesslandkarte enthält nur die Hauptprozesse und stellt diese in einer groben Übersicht dar.
- Einsatzgebiet: Vor allem in der Strategieentwicklung, z.B. um zu identifizieren, welche Prozesse digitalisiert oder optimiert werden müssen.
- Beispiel: Eine Prozesslandkarte eines Produktionsunternehmens könnte so aussehen:
- Kernprozesse: Produktion, Logistik, Vertrieb
- Unterstützungsprozesse: Personalmanagement, IT, Einkauf
- Managementprozesse: Strategieentwicklung, Controlling
- Grafische Darstellung: Eine einfache Matrix oder Hierarchie mit Haupt- und Unterstützungsprozessen, ohne tiefer ins Detail zu gehen.
2. Prozessmodell
- Definition: Ein Prozessmodell beschreibt die einzelnen Schritte, Abläufe und Abhängigkeiten eines spezifischen Prozesses detailliert. Es zeigt, wie der Prozess im Detail funktioniert, einschließlich aller beteiligten Aktivitäten, Entscheidungen, Rollen und Ressourcen.
- Zweck: Dient der genauen Analyse, Optimierung und Automatisierung einzelner Prozesse. Ein Prozessmodell ist die Basis für die Implementierung von IT-Systemen (z.B. ERP) oder die Optimierung von Workflows.
- Detaillierungsgrad: Hoch. Es enthält eine genaue Beschreibung der Abfolge der Aktivitäten und Entscheidungen in einem Prozess.
- Einsatzgebiet: Vor allem in der operativen Prozessoptimierung oder zur Vorbereitung der Implementierung in digitale Systeme.
- Beispiel: Das Prozessmodell für den Order-to-Cash-Prozess in einem Unternehmen könnte detailliert darstellen:
- Schritt 1: Bestellung wird empfangen
- Schritt 2: Verfügbarkeit der Ware prüfen
- Schritt 3: Ware versenden
- Schritt 4: Rechnung stellen
- Schritt 5: Zahlungseingang verbuchen
- Grafische Darstellung: Häufig als Flussdiagramm oder BPMN (Business Process Model and Notation) dargestellt, das den gesamten Ablauf, Entscheidungen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen zeigt.
Merkmal | Prozesslandkarte | Prozessmodell |
Zweck | Übersicht über Haupt- und Unterstützungsprozesse | Detaillierte Beschreibung eines spezifischen Prozesses |
Detaillierungsgrad | Grob, hoch abstrakt | Tiefgehend, detailliert |
Einsatzgebiet | Strategische Planung, Identifikation von Handlungsfeldern | Operative Prozessoptimierung, Automatisierung und IT-Implementierung |
Beispiel | Hauptprozesse: Produktion, Logistik, Vertrieb | Order-to-Cash: Bestellung, Verfügbarkeit prüfen, Ware versenden, Rechnung stellen |
Grafische Darstellung | Einfache Matrix oder Hierarchie | Flussdiagramme, BPMN |
Eine Prozesslandkarte ist also ideal, um das Gesamtbild zu erfassen, während ein Prozessmodell dazu dient, einzelne Prozesse im Detail zu analysieren und zu optimieren.
Typen von Prozesslandkarten
Es gibt verschiedene Typen von Prozesslandkarten, die je nach Ziel und Anwendung unterschiedliche Schwerpunkte setzen. Sie können auf unterschiedliche Weise strukturiert werden, um die jeweiligen Geschäftsprozesse eines Unternehmens darzustellen. Im Folgenden werden die gängigsten Typen von Prozesslandkarten erläutert.
Funktionale Prozesslandkarte: Die funktionale Prozesslandkarte orientiert sich an den funktionalen Bereichen eines Unternehmens, wie Produktion, Vertrieb, Marketing, Einkauf usw. Sie bietet eine Übersicht darüber, welche Prozesse in den einzelnen Abteilungen oder Funktionsbereichen ablaufen und wie diese miteinander verbunden sind. Dieser Typ von Prozesslandkarte wird häufig verwendet, um die wichtigsten Prozesse einer Abteilung und deren Schnittstellen zu verstehen.
Hierarchische Prozesslandkarte: Die hierarchische Prozesslandkarte stellt die Prozesse in einer hierarchischen Struktur dar, wobei die Geschäftsprozesse in mehrere Ebenen unterteilt werden (z.B. Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse). Sie bietet eine umfassende Darstellung der gesamten Prozesslandschaft eines Unternehmens auf verschiedenen Ebenen, vom allgemeinen Geschäftsprozess bis hin zu detaillierten Teilprozessen. Diese Landkarte wird oft genutzt, um einen strukturierten Überblick über alle Prozesse zu erhalten und diese nach Wichtigkeit zu ordnen.
Kundenorientierte Prozesslandkarte: Eine kundenorientierte Prozesslandkarte fokussiert sich auf die Prozesse, die einen direkten Einfluss auf die Kundenerfahrung haben. Sie stellt die Kundeninteraktionen in den Mittelpunkt und wird eingesetzt, um Prozesse zu identifizieren und zu optimieren, die die Kundenzufriedenheit und -erfahrung direkt beeinflussen. Unternehmen, die einen starken Fokus auf den Kunden legen, wie beispielsweise im Kundenservice oder Vertrieb, verwenden diese Art von Prozesslandkarte.
Wertstromorientierte Prozesslandkarte: Die wertstromorientierte Prozesslandkarte zeigt die Prozesse entlang der Wertschöpfungskette auf, also alle Aktivitäten, die zur Erstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung führen. Ihr Hauptzweck ist es, wertschöpfende und nicht wertschöpfende Prozesse zu identifizieren, um ineffiziente Prozesse zu eliminieren. Diese Art von Prozesslandkarte wird häufig in der Produktion oder in Unternehmen eingesetzt, die stark auf Effizienz und Optimierung der Wertschöpfungskette setzen.
Management Prozesslandkarte: Die Management Prozesslandkarte konzentriert sich auf die Managementprozesse eines Unternehmens. Sie zeigt, wie strategische Entscheidungen getroffen und die Unternehmensführung organisiert wird. Diese Landkarte wird verwendet, um Management- und Steuerungsprozesse zu visualisieren und deren Einfluss auf die operativen und unterstützenden Prozesse darzustellen. Vor allem in großen Organisationen oder in Projekten zur Unternehmenssteuerung und -strategieentwicklung wird sie eingesetzt.
Kernprozesslandkarte: Die Kernprozesslandkarte fokussiert sich ausschließlich auf die Hauptprozesse eines Unternehmens, die direkt zur Wertschöpfung beitragen. Sie bietet einen klaren Überblick über die Kernaktivitäten, die das Geschäftsmodell und den Wettbewerbsvorteil eines Unternehmens bestimmen. Unternehmen, die sich stark auf ihre Kernkompetenzen und -prozesse konzentrieren, nutzen häufig diesen Typ von Prozesslandkarte.
IT-gestützte Prozesslandkarte: Eine IT-gestützte Prozesslandkarte zeigt, wie Geschäftsprozesse durch IT-Systeme unterstützt werden. Sie verbindet die Prozesse mit den entsprechenden IT-Anwendungen oder -Plattformen. Ziel dieser Landkarte ist es, die Verknüpfung zwischen Geschäftsprozessen und IT-Infrastruktur zu visualisieren, um Optimierungen in der IT-Unterstützung vorzunehmen. Diese Art von Landkarte wird vor allem in Unternehmen eingesetzt, die stark digitalisiert sind oder sich in einer digitalen Transformation befinden.
Prozesslandkarte für unterstützende Prozesse: Die Prozesslandkarte für unterstützende Prozesse konzentriert sich auf die unterstützenden Funktionen eines Unternehmens, wie IT, Personal, Finanzen und Verwaltung. Sie hilft dabei, die Effizienz und Effektivität dieser Funktionen zu verbessern, die die Hauptprozesse eines Unternehmens unterstützen. Unternehmen, die die unterstützenden Prozesse als entscheidend für den Erfolg ihrer Kernprozesse betrachten, setzen diesen Typ von Landkarte ein.
Erstellen einer Prozesslandkarte
Vorbereitungsphase
Das Erstellen einer Prozesslandkarte beginnt mit einer Vorbereitungsphase, in der die Grundlagen für das gesamte Projekt gelegt werden. In dieser Phase werden zunächst die Ziele und der Umfang der Prozesslandkarte definiert.
Es ist wichtig, klar zu bestimmen, welche Prozesse abgebildet werden sollen und welche Ziele mit dem Erstellen der Prozesslandkarte verfolgt werden, wie beispielsweise die Verbesserung der Effizienz, die Erhöhung der Transparenz oder die Unterstützung des Qualitätsmanagements. Hierzu hilft eine BPML, welche in einem ersten Schritt die jeweiligen Prozesse erfasst und dokumentiert.
Ein weiterer Schritt ist die Identifikation der relevanten Stakeholder. Diese können aus verschiedenen Abteilungen und Hierarchieebenen des Unternehmens kommen und sollten aktiv in den Prozess eingebunden werden.
Analysephase
In der Analysephase werden die bestehenden Prozesse genau untersucht, um ein umfassendes Bild der aktuellen Situation zu erhalten. Hierfür werden verschiedene Methoden eingesetzt, wie beispielsweise das Sammeln von Daten, das Durchführen von Interviews und die Organisation von Workshops mit den Prozessbeteiligten. Ziel ist es, detaillierte Informationen über die Abläufe, Schnittstellen und Abhängigkeiten der einzelnen Prozesse zu sammeln.
Durch die Analysephase können Schwachstellen und ineffiziente Abläufe identifiziert werden. Es wird deutlich, welche Prozesse optimiert werden können und wo es möglicherweise Engpässe oder Redundanzen gibt. Die gewonnenen Erkenntnisse bilden die Basis für die nachfolgenden Schritte zum Erstellen der Prozesslandkarte. Es ist wichtig, in dieser Phase eine umfassende und gründliche Analyse durchzuführen, um sicherzustellen, dass die später erstellte Prozesslandkarte ein genaues Abbild der Realität darstellt.
Design- und Modellierungsphase
In der Design- und Modellierungsphase werden die gesammelten Informationen genutzt, um die Prozesslandkarte zu entwerfen beziehungsweise zu modellieren. Hierbei kommen verschiedene Modellierungs-Tools und -methoden zum Einsatz, wie zum Beispiel die Business Process Model and Notation (BPMN) oder die Unified Modeling Language (UML). Diese Tools helfen dabei, die Prozesse grafisch darzustellen und sie logisch und verständlich zu strukturieren.
In dieser Phase wird besonderes Augenmerk auf die klare und präzise Darstellung der Prozesse gelegt. Die Prozesslandkarte sollte alle relevanten Prozesse, deren Abfolge und die Schnittstellen zwischen den Prozessen darstellen. Es ist wichtig, die Karte so zu gestalten, dass sie für alle Beteiligten leicht verständlich ist und als effektives Kommunikationsmittel dienen kann. Die Design- und Modellierungsphase erfordert Kreativität und ein gutes Verständnis der Unternehmensprozesse, um eine sinnvolle und nützliche Prozesslandkarte zu erstellen.
Validierungsphase
Die erstellte Prozesslandkarte wird in der Validierungsphase überprüft und mit den relevanten Stakeholdern abgestimmt. In dieser Phase wird Feedback eingeholt, um sicherzustellen, dass die Karte korrekt und vollständig ist. Es können Workshops und Besprechungen organisiert werden, um diese zu präsentieren und etwaige Unklarheiten zu klären.
Das Feedback der Stakeholder ist in dieser Phase von entscheidender Bedeutung, da es hilft, eventuelle Fehler oder Lücken zu identifizieren und die Karte zu verbessern. Die Validierung stellt sicher, dass die Prozesslandkarte den tatsächlichen Abläufen entspricht und von allen Beteiligten akzeptiert wird. Gegebenenfalls werden Anpassungen vorgenommen, um die Karte zu optimieren und sicherzustellen, dass sie als zuverlässiges Werkzeug für das Prozessmanagement genutzt werden kann.
Implementierungsphase
In der Implementierungsphase wird die Prozesslandkarte in den operativen Betrieb integriert. Dies beinhaltet die Schulung der Mitarbeiter, um sie mit der neuen Prozesslandkarte vertraut zu machen und sicherzustellen, dass sie die Karte effektiv nutzen können. Die Karte wird in die täglichen Abläufe integriert und dient als Referenz und Leitfaden für die Durchführung der Prozesse.
Elemente einer Prozesslandkarte
Prozesse
Prozesse sind die zentralen Aktivitäten innerhalb einer Organisation, die darauf ausgerichtet sind, bestimmte Ziele zu erreichen oder einen Mehrwert zu schaffen. In einer Prozesslandkarte werden diese Prozesse klar definiert und grafisch dargestellt, um ihre Abfolge und die entsprechenden Interaktionen zu visualisieren.
Ein Prozess kann aus mehreren Subprozessen bestehen, die spezifische Aufgaben innerhalb des Hauptprozesses beschreiben. Diese detaillierte Aufschlüsselung hilft, die Komplexität der Prozesse zu reduzieren und ihre Funktion innerhalb des Unternehmens besser zu verstehen. Die Darstellung der Prozesse in einer Prozesslandkarte erleichtert es, ihre Effizienz zu analysieren und potenzielle Verbesserungen zu identifizieren.
Schnittstellen
Schnittstellen sind die Berührungspunkte zwischen verschiedenen Prozessen oder Abteilungen innerhalb einer Organisation. Sie spielen eine entscheidende Rolle für die Koordination und den Informationsfluss. In einer Prozesslandkarte werden diese Schnittstellen hervorgehoben, um zu zeigen, wie Informationen, Materialien oder Dienstleistungen zwischen den verschiedenen Prozessen ausgetauscht werden.
Eine klare Darstellung der Schnittstellen ist wichtig, um mögliche Engpässe oder Kommunikationsprobleme zu erkennen und zu beheben. Effektives Schnittstellenmanagement trägt dazu bei, die Zusammenarbeit und die Effizienz der gesamten Prozesskette zu verbessern.
Ressourcen
Ressourcen umfassen alle Mittel, die zur Durchführung der Prozesse benötigt werden. Dazu zählen personelle, finanzielle und materielle Ressourcen sowie Technologien und Informationen. In einer Prozesslandkarte werden die notwendigen Ressourcen für jeden Prozess identifiziert und dargestellt.
Dies hilft dabei, den Ressourcenbedarf zu planen und sicherzustellen, dass alle Prozesse reibungslos ablaufen können. Die effiziente Nutzung von Ressourcen ist ein zentraler Aspekt des Prozessmanagements, da sie direkt die Leistungsfähigkeit und Kosteneffizienz der Prozesse beeinflusst.
Verantwortlichkeiten
Verantwortlichkeiten definieren, wer für die Durchführung und Überwachung der Prozesse zuständig ist. In einer Prozesslandkarte werden die Verantwortlichkeiten klar zugeordnet, um sicherzustellen, dass jeder Prozess eine eindeutige Führung und Kontrolle hat.
Klare Verantwortlichkeiten tragen dazu bei, Prozesse effizient zu steuern und sicherzustellen, dass Ziele erreicht werden. Sie erleichtern auch die Identifikation von Ansprechpartnern für spezifische Prozessfragen und unterstützen die Verantwortungsübernahme innerhalb der Organisation.
Vorteile der Prozesslandkarte
Eine Prozesslandkarte bietet zahlreiche Vorteile für Organisationen, die ihre Geschäftsprozesse optimieren und effizienter gestalten möchten. Einer ihrer größten Vorteile besteht darin, Transparenz zu schaffen. Durch die visuelle Darstellung der Prozesse wird ein klares Bild der Abläufe und ihrer Wechselwirkungen erzeugt. Dies hilft, komplexe Prozesse zu verstehen und Kommunikationsbarrieren zwischen verschiedenen Abteilungen und Hierarchieebenen zu überwinden. Die Transparenz erleichtert es auch, ineffiziente Prozesse und Engpässe zu identifizieren, was die Grundlage für gezielte Verbesserungen bildet.
Ein weiterer Vorteil ist die Verbesserung der Effizienz. Indem Prozesse klar definiert und strukturiert werden, können redundante oder überflüssige Schritte eliminiert und Ressourcen besser genutzt werden. Prozesslandkarten unterstützen zudem die Standardisierung von Abläufen, was zu konsistenten und vorhersehbaren Ergebnissen führt. Dies ist besonders wichtig für die Qualitätssicherung und das Einhalten von Vorschriften und Standards.
Prozesslandkarten fördern auch die kontinuierliche Verbesserung, Sie bieten eine solide Basis für die Analyse und Bewertung der aktuellen Prozesse und helfen, Verbesserungspotenziale zu erkennen und umzusetzen.
Prozesslandkarten als Werkzeug in digitalen Projekten
Die Nutzung einer Prozesslandkarte in Digitalisierungsprojekten, insbesondere bei der Implementierung eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning), bietet erheblichen Nutzen. Prozesslandkarten schaffen zunächst Transparenz über die bestehenden Geschäftsprozesse und deren Abhängigkeiten. Dies ist besonders wichtig in einem ERP-Projekt, da die Einführung eines neuen Systems tiefgreifende Veränderungen in den Arbeitsabläufen und der Unternehmensstruktur mit sich bringt.
Durch die detaillierte Darstellung der aktuellen Prozesse können Schwachstellen und Ineffizienzen identifiziert werden, die durch das neue ERP-System behoben werden sollen. Zudem ermöglicht die Prozesslandkarte eine klare Visualisierung der Soll-Prozesse, die mit der ERP-Implementierung angestrebt werden. Diese klare Sicht auf Ist- und Soll-Zustände unterstützt die Planung und Umsetzung des Projekts und minimiert das Risiko von Fehlern und Missverständnissen.
Ein weiterer bedeutender Nutzen der Prozesslandkarte in ERP-Projekten liegt in der Förderung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Stakeholdern. In einem typischen ERP-Projekt sind zahlreiche Abteilungen und Mitarbeiter involviert, von der IT über das Finanzwesen bis hin zur Produktion. Die Prozesslandkarte dient als gemeinsames Referenzdokument, das alle Beteiligten auf den gleichen Wissensstand bringt und eine einheitliche Sprache für die Diskussion und Planung bietet.
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