Geschäftsprozesse digitalisieren: Effizienzsteigerung durch smarte Abläufe

Warum Geschäftsprozesse digitalisieren?

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist die konsequente Digitalisierung im Unternehmen mehr als nur ein Trend – sie ist eine Notwendigkeit. Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse nicht digitalisieren, riskieren, hinter der Konkurrenz zurückzubleiben. Doch was bedeutet es konkret, Geschäftsprozesse zu digitalisieren, und warum ist es so wichtig? In diesem Artikel beleuchten wir die Gründe für die Digitalisierung und die damit verbundenen Vorteile.

Die Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse erfordert immer eine gründliche Vorbereitung. Bevor du damit beginnst, Prozesse umzustellen, ist es wichtig, den aktuellen Stand zu analysieren und klare Ziele zu setzen. Durch diese vorbereitenden Schritte stellst du sicher, dass der Übergang zu digitalen Prozessen reibungslos verläuft und die größten Vorteile für dein Unternehmen erzielt werden.

Vorbereitung auf die Digitalisierung der Geschäftsprozesse

1. Ist-Analyse der Geschäftsprozesse

Zu Beginn solltest du eine detaillierte Ist-Analyse deiner aktuellen Geschäftsprozesse durchführen. Diese Analyse hilft dir, ein klares Bild von den bestehenden Abläufen zu erhalten und zu verstehen, welche Prozesse noch analog ablaufen und wo Engpässe existieren. Einige zentrale Fragen, die dir bei dieser Analyse helfen können, sind:

• Welche Prozesse sind manuell? Identifiziere die Prozesse, die stark auf menschliche Eingriffe angewiesen sind.
• Welche zentralen Geschäftsprozesse digitalisieren? Prüfe, ob es in den zentralen Abläufen besondere Prioritäten gibt oder offensichtliche Potenziale existieren.
• Wo gibt es Schwachstellen? Überlege, wo häufig Fehler auftreten, hohe Kosten die Margen belasten oder Verzögerungen entstehen.

Diese Informationen sind entscheidend, um gezielt an der Optimierung zu arbeiten und die richtigen Prioritäten zu setzen.

2. Zielsetzung für digitale Geschäftsprozesse

Definiere klare und messbare Ziele, die du durch deine bessere digitale Geschäftsprozesse erreichen möchtest. Diese Ziele sollten auf die Bedürfnisse deines Unternehmens zugeschnitten sein und sich an den identifizierten Schwachstellen oder Potenzialen auf Schritt 1 orientieren. Oft ist es sinnvoll, mit wiederkehrenden Prozessen zu beginnen, die viel manuelle Arbeit erfordern. Die Zielsetzung könnte zum Beispiel Folgendes umfassen:

• Reduzierung der Bearbeitungszeiten: bestimmte Prozesse, um einen festgelegten Prozentsatz zu beschleunigen.
• Erhöhung der Kundenzufriedenheit: digitale Maßnahmen, die positive Kundenerlebnisse kreieren.
  

3. Analyse der digitalen Infrastruktur

Eine robuste digitale Infrastruktur ist notwendig, um neue Systeme zu integrieren und die Geschäftsprozesse zu digitalisieren: 

Prüfe deine bestehende IT-Infrastruktur auf ihre Leistungsfähigkeit und Flexibilität. Achte darauf, dass die Systeme, die du auswählst, gut zusammenarbeiten und zukünftige Erweiterungen oder Anpassungen unterstützen können. 

Möglicherweise benötigst du eine Aktualisierung oder Erweiterung deiner Hardware und Software, um die geplanten digitalen Initiativen zu realisieren. Mit einer erfahrenen Beratung für Digitalisierung kannst du dir in diesem Schritt die nötige Fachkompetenz ins Haus holen.

Auswahl der richtigen IT-Systeme

Prioritäten: Geschäftsprozesse digitalisieren, muss Impact haben

Nachdem du den Ist-Zustand analysiert hast, solltest du die Geschäftsprozesse besonders hoch priorisieren, die den größten Einfluss auf die Gesamtleistung deines Unternehmens haben. Konzentriere dich auf die Bereiche, in denen du durch Digitalisierung den größten Mehrwert erzielen kannst. Prozesse wie die Auftragsabwicklung (Order-to-Cash) oder der Einkauf (Purchase-to-Pay) sind oft erste Kandidaten, da sie einen direkten Einfluss auf Umsatz und Liquidität haben.

Wichtige IT-Systeme für die Digitalisierung

IT-System	Funktion
ERP-System	ERP-Systeme integrieren verschiedene Geschäftsprozesse in eine einheitliche Softwarelösung, um Effizienz und Transparenz zu erhöhen. Sie ermöglichen die zentrale Verwaltung von Finanzen, Personal, Produktion und Vertrieb und bieten Echtzeitdaten zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen.
WMS	Ein WMS-System hilft bei der Bestandsverwaltung und der Effizienzsteigerung von Lageroperationen, einschließlich Kommissionierung und Versand.
MRP	Mit dem MRP-System (Material Requirements Planning) wirst Du Deine Bestandsverwaltung und Bewertung von Verfügbarkeiten in direkter Abhängigkeit zu Produktionsplänen, Bedarfsanforderungen und Deinem Vertriebsforecast optimieren.
MES	Ein MES-System bietet Echtzeitüberwachung der Fertigung, verbessert die Qualität und minimiert Stillstände.
CRM	CRM-Systeme ermöglichen die Verwaltung von Kundenbeziehungen und helfen bei der Personalisierung von Marketingstrategien.
SCM	SCM-Systeme steuern und optimieren die gesamte Lieferkette, von der Beschaffung bis zur Auslieferung, und erhöhen die Transparenz.

Anforderungsanalyse

Führe eine detaillierte Anforderungsanalyse durch, um die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens zu identifizieren. Dedizierte Tools zur Anforderungsanalyse helfen dir, die notwendigen digitalen Lösungen auszuwählen. Sie sollten zu deinen definierten Zielen passen, aber gleichzeitig auch auf zukünftige Anwendungsszenarien passen. 

Die Einbeziehung relevanter Stakeholder ist hierbei entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Perspektiven berücksichtigt werden. Dokumentiere die Anforderungen klar und deutlich, um Missverständnisse zu vermeiden.

Externe Berater helfen dir dabei, eine professionelle und umfassende Anforderungsanalyse durchzuführen. Sie bringen wertvolle Erfahrungen aus anderen Digitalisierungsprojekten. Damit helfen sie dir, Schwachstellen in deinen Prozessen zu identifizieren, die dir durch deine interne Perspektive nicht direkt auffallen.

Zielprozessdefinition

Zielprozesse festlegen, hilft beim Geschäftsprozesse digitalisieren

Ein definierter Zielprozess bestimmt zukünftige Abläufe in deinem Unternehmen. Nutze Best Practices und Modellierungs-Tools wie BPMN-Software, um die Zielprozesse klar darzustellen. 

Diese Tools helfen nicht nur bei der Visualisierung, sondern auch bei der Identifizierung von Verbesserungspotenzialen. Berücksichtige dabei, dass Zielprozesse optimal auf die zukünftigen digitalen Systeme abgestimmt sein sollten, um maximale Effizienz zu erzielen.

Wichtig: effiziente und realistische Zielprozesse definieren

Effiziente Zielprozesse sind nicht einfach “nur” digital, sondern auch einfach, klar und gut strukturiert. Um solche Prozesse zu definieren, musst du sicherstellen, dass sie realistisch umsetzbar sind und den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens entsprechen. 

Dabei solltest du nicht einfach bestehende analoge Prozesse in eine digitale Form übertragen. Nutze die Möglichkeit, Prozesse neu zu denken und zu optimieren. Zielprozesse sind in der Praxis meist keine Eins-zu-eins-Umstellung, sondern eine spürbare digitale Verbesserung. Begleitet wird die Definition der Zielabläufe häufig im Rahmen einer umfassenden Prozessberatung.

Flexibilität und Skalierbarkeit der Prozesse

Digitalisierte Prozesse müssen flexibel und skalierbar sein, damit sie mit deinem Unternehmen wachsen können. Es ist wichtig, dass die Zielprozesse nicht gänzlich starr sind, sondern sich bei Bedarf anpassen lassen. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die stark expandieren oder in einer dynamischen Branche tätig sind. Deine Zielprozesse sollten also so gestaltet werden, dass sie sowohl kurzfristige als auch langfristige Veränderungen aufnehmen können, ohne dass du jedes Mal von vorne anfangen musst.

Messung des Erfolgs: KPIs für Geschäftsprozesse

Um den Erfolg der Digitalisierung zu bewerten, ist die Definition von Kennzahlen (KPIs) entscheidend. Du möchtest schließlich faktenbasiert bewerten können, was es dir gebracht hat, deine Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Folgende Kennzahlen helfen dir zum Beispiel dabei, den Fortschritt und die Effizienz deiner digitalisierten Prozesse zu überwachen:

• Durchlaufzeiten: Wie lange dauert ein Prozess von Anfang bis Ende? Eine Verringerung der Durchlaufzeiten ist ein Zeichen für effizientere Abläufe.
• Fehlerquote: Wie häufig treten Fehler in einem Prozess auf? Eine niedrige Fehlerquote zeigt an, dass Prozesse reibungsloser ablaufen.
• Kosteneinsparungen: Wie viel Geld wurde durch das Digitalisieren der Geschäftsprozesse eingespart? Dies können die Summe der reduzierten Prozesskosten sowie Einsparungen durch Automatisierung oder Abschaltung von redundanten Systemen sein

Nur durch eine kontinuierliche Überwachung relevanter KPIs kannst du sicherstellen, dass deine Digitalisierungsmaßnahmen effektiv sind und auf die angestrebten Ziele hinarbeiten. 

Experten-Tipp: Durch regelmäßige Reviews der KPIs stellst du sicher, dass du die relevantesten Kennzahlen überwachst. Sprich dazu unbedingt mit den Fachabteilungen und der Finanzabteilung.

KPIs zur Überwachung der IT-Infrastruktur und Performance

Neben den prozessbezogenen KPIs solltest du auch die Leistung deiner IT-Infrastruktur überwachen. Dazu gehören Kennzahlen wie die Verfügbarkeit deiner IT-Systeme, die Auslastung von Servern und Netzwerken sowie die Antwortzeiten deiner Anwendungen. Diese KPIs geben dir Aufschluss darüber, ob deine IT-Systeme in der Lage sind, die Anforderungen der digitalen Prozesse zu erfüllen und wie stabil deine Infrastruktur ist.

Eine wichtige Kennzahl in diesem Bereich ist die Systemverfügbarkeit, die angibt, wie oft und wie lange dein System betriebsbereit ist. Ein gut funktionierendes System sollte nahezu 100 % Verfügbarkeit aufweisen, um sicherzustellen, dass deine digitalen Prozesse reibungslos ablaufen. Prüfe unbedingt, was in den Service Level Agreements (kurz SLAs) dazu steht. Wenn sich Ausfälle häufen, sind vertragliche Entschädigungszahlungen möglich.

Monitoring der Systemstabilität und Datensicherheit

Zusätzlich zur Systemperformance solltest du die Stabilität und Sicherheit deiner digitalen Prozesse überwachen. Datensicherheit ist ein entscheidender Faktor, insbesondere wenn man sensible Informationen digital verarbeitet. KPIs, wie die Anzahl der Sicherheitsvorfälle oder die Zeit für die Wiederherstellung nach einem Systemausfall, sind entscheidend, um die Sicherheit und Zuverlässigkeit deiner digitalen Prozesse zu gewährleisten.

Die Zeit zur Fehlerbehebung ist ein weiteres wichtiges KPI, das angibt, wie lange es dauert, technische Probleme zu lösen. Je kürzer diese Zeit, desto stabiler und sicherer sind deine digitalen Prozesse.

Einsparpotenziale erkennen: 4 Beispiele

Die Digitalisierung bietet zahlreiche Einsparpotenziale, die sich positiv auf die Unternehmensbilanz auswirken. Ein häufiger Motivator nach Jahrzehnten nun doch einige weitere Geschäftsprozesse zu digitalisieren, ist und bleibt das Kostensenkungspotenzial:

Lagerbestände optimieren

Durch den Einsatz von Echtzeitdaten und Analytics können Unternehmen ihre Lagerbestände optimieren, was zu einer signifikanten Reduzierung der Lagerhaltungskosten führt. Die präzise Analyse von Verkaufs- und Bestandsdaten ermöglicht es, Überbestände zu vermeiden und die Lagerflächennutzung zu verbessern. Implementiere moderne Lagerverwaltungssysteme, die auf automatisierten Bestandsauffüllungen basieren.

Prozess- und Produktionskosten senken

Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben führt zu geringeren Prozesskosten und minimiert manuelle Eingriffe. Automatisierte Systeme können Aufgaben schneller und fehlerfreier erledigen. Das  spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden. Dadurch haben die Mitarbeiter mehr Zeit für strategische Aufgaben, die den Unternehmenswert steigern.

Produktionsplanung durch Echtzeitdaten optimieren

Durch die Integration von Echtzeitdaten in deine Produktionsprozesse kannst du schneller und flexibler auf Veränderungen in der Nachfrage reagieren. Digitale Systeme ermöglichen dir, Produktionskapazitäten optimal zu planen und Engpässe oder Überproduktion zu vermeiden. Dadurch kannst du den Materialeinsatz präzise steuern und den Produktionsprozess insgesamt effizienter gestalten. Echtzeitdaten sorgen zudem dafür, dass du eventuelle Probleme in der Produktion frühzeitig erkennst und rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen kannst, bevor es zu Verzögerungen oder Ausfällen kommt.

Einsparungen durch automatisierte und papierlose Prozesse

Ein oft unterschätzter Vorteil der Digitalisierung ist die Einsparung durch papierlose Prozesse. Durch die vollständige Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse entfällt der Bedarf an Papierdokumenten, was nicht nur die Kosten für Druck, Lagerung und Versand von Unterlagen reduziert, sondern auch den Arbeitsaufwand für die Verwaltung minimiert. Außerdem trägt der Umstieg auf digitale Dokumente dazu bei, dass deine Mitarbeiter schneller auf Informationen zugreifen können. Ein weiterer positiver Effekt ist ein geringerer CO2-Fußabdruck, was am Ende unserer Umwelt zugute kommt.

Umsetzung der Digitalisierung

Übergang von analog zu digital

Der Übergang von analogen zu digitalen Prozessen erfordert sorgfältige Planung und Einbeziehung aller Mitarbeiter. Eine klare Kommunikationsstrategie hilft, mögliche Bedenken zu adressieren und die Akzeptanz zu fördern. Berücksichtige die Auswirkungen auf die Unternehmenskultur und stelle sicher, dass alle Beteiligten den Nutzen der Veränderungen erkennen. Transparente Informationen über die Vorteile der Digitalisierung sind entscheidend, um die Unterstützung aller Mitarbeiter zu gewinnen.

Wichtig: Fokussiertes Projektmanagement 

Um erfolgreich Geschäftsprozesse zu digitalisieren, ist ein fokussiertes Projektmanagement wichtig. Die besten Zielprozesse oder Konzepte nutzen nichts, wenn sie nicht ausgerollt werden. Interne Projektleiter tun sich in der Praxis meist schwerer, analoge Prozesse der alten Kolleginnen und Kollegen zu transformieren. Wenn solche gewachsenen Strukturen die Transformation verlangsamen, solltest du auf ein externes Projektmanagement der Digitalisierung setzen.

Change Management und Mitarbeiterschulung

Implementiere ein effektives Change Management, um deine Mitarbeiter auf die neuen Systeme vorzubereiten. Schulungen und Workshops sind unerlässlich, damit deine Mitarbeiter die neuen Arbeitsweisen verstehen und anwenden können. Eine frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter in den Veränderungsprozess fördert nicht nur die Akzeptanz, sondern auch das Engagement, was letztlich den Erfolg der Digitalisierung steigert.

Geschäftsprozesse zu digitalisieren ist wichtig, wenn auch sicher nicht einfach

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist entscheidend für die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Eine sorgfältige Vorbereitung, einschließlich der Analyse bestehender Prozesse und der Auswahl geeigneter IT-Infrastrukturen, ist unerlässlich. 

Es ist sinnvoll, externe Berater hinzuzuziehen, um eine reibungslose und fachlich korrekte Implementierung sicherzustellen. Diese Experten bringen wertvolle Erfahrung mit, helfen bei der Planung und unterstützen dabei, Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren und zu lösen. Gerne begleiten wir dein Unternehmen auf dieser Reise.