ERP-System

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System (Enterprise Ressource Planning-System) dient als zentrale Plattform zur Verwaltung von Ressourcen, Informationen und Geschäftsaktivitäten, mit der Unternehmen ihre Abläufe optimieren, die Effizienz steigern und die Transparenz in ihren Abteilungen verbessern können.

Es enthält i.d.R. Module für die Abteilungen Vertrieb, Marketing, Beschaffung, Materialwirtschaft, Einkauf, Produktionsplanung, Produktion, Supply Chain Management, Finanzwesen, Controlling und begleitende übergreifende Themengebiete. Diese Abteilungen agieren auf einem gemeinsamen System, sodass durch eine gemeinsame Datenbasis abteilungsübergreifende und integrative Planungen als auch Prozesssteuerungen möglich werden. Ein ERP-System dient als zentrale Plattform zur Verwaltung von Ressourcen, Informationen und Geschäftsaktivitäten, mit der Unternehmen ihre Abläufe optimieren, die Effizienz steigern und die Transparenz in ihren Abteilungen verbessern können.

Dieser Artikel gibt grundlegende Einblicke zu  ERP-Systemen, sowie der Entstehungsgeschichte und Weiterentwicklung. Dabei gehen  wir auf die  wichtigsten Merkmale und Funktionen ein. Der konkrete Nutzen und mögliche Vor-und Nachteile werden dargestellt. Zusätzlich bietet er einen Einblick in den aktuellen Stand von ERP-Systemen sowie im Bereich Forschung und Entwicklung.  

ERP-System: historische Entwicklung

ERP-Systeme haben ihren Ursprung in der Materialbedarfsplanung (Material Requirements Planning [MRP]). Hierbei handelt es sich um ein System zur Berechnung der für die Herstellung eines Produkts benötigten Materialien und Komponenten. MRP wurde im Jahr 1964 von Joseph Orlicky, einem IBM-Ingenieur, erfunden. 

Im Jahr 1983 entwickelte Oliver Wight, ein Management-Experte, die Fertigung Ressourcenplanung – auch MRP II genannt. Mit MRP II wurde MRP auf weitere Funktionsbereiche beziehungsweise Aufgaben wie zum Beispiel Finanzen, Kapazitätsplanung und Fertigungsunterstützung ausgeweitet. 

In den 1970er Jahren begannen Unternehmen wie zum Beispiel die damaligen Start-Ups SAP und Baan mit der Entwicklung von Mainframe-Software zu der Administration von Finanzprozessen auf einer einzigen Datenbank. Die modular ausgelegte Software wuchs und umfasste von nun an auch Back-Office-Funktionen wie zum Beispiel Personalwesen und Buchhaltung.

Um die umfassenden Funktionen hervorzuheben, nannten Analysten des Marktforschungsunternehmens Gartner MRP II im Jahr 1990 in Enterprise Resource Planning (ERP) um.

In den Anfängen ERP-ähnlicher Systeme lief diese Art von Software auf Großrechnern. In den 1990er Jahren begannen Mainframe-Anbieter, sie auf das Client-Server-Modell umzustellen. Auch die Benutzerfreundlichkeit verbesserte sich: Die ehemals zeichenbasierten User-Interfaces der Mainframe-Tag wichen erst grafischen Benutzeroberflächen im Stil von Microsoft Windows. Und ab Mitte der 1990er Jahre Webbrowser-ähnliche Benutzeroberflächen.

Den nächsten Meilenstein bei der Entwicklung von ERP-Systemen stellte in den späten 1990er Jahren das Aufkommen von Cloud-Lösungen dar. Die anfänglichen Entwicklungen legten die Grundlage für die heutigen SaaS (Software as a Service) Technologien. Mit der immer vernetzteren Welt und digitaler Möglichkeiten, werden Unternehmensübergreifende Integrationen immer einfacher, sodass ERP-Systeme sich heute vollumfassend in ganze Lieferketten integrieren können.

In den letzten Jahren haben ERP-Anbieter einen Großteil ihrer Forschung und Entwicklung auf ihre Cloud-Produkte konzentriert, sodass die Skalierung der ERP-Systeme immer einfacher für die Anwender wird.  

ERP-System: Merkmale und Funktionen

Die wichtigsten Merkmale 

ERP-Systeme unterscheiden sich einerseits von anderen eigenständigen Anwendungen durch das Vorhandensein einer zentralen Datenbasis, in der alle unternehmensrelevanten Informationen zur Betriebssteuerung enthalten sind.  Die im ERP-System enthaltenen Module können untereinander und mit der zentralen Datenbasis Informationen austauschen. Ein ERP-System ist dadurch in der Lage, vollumfassende Unternehmensprozesse beziehungsweise Betriebsabläufe zu steuern, zu verwalten, auszuwerten und zu analysieren. Je nach Themengebiet kann es darüber hinaus auch Kalkulationen und Prognosen erstellen. 

Die zentrale Datenbasis stellt sicher, dass jedes Modul über exakte und aktuelle Informationen verfügt. Und das ERP-System bietet ein einheitliches Erscheinungsbild über alle Module hinweg – im Gegensatz zu digitalen Infrastrukturen, die aus Softwarelösungen mit unterschiedlichen Anwendungen von verschiedenen Anbietern bestehen.

Folgendes Beispiel zeigt, wie innerhalb eines ERP-Systems die miteinander verbundenen Module Informationen austauschen:

  1. Der ERP-User gibt Kundeninformationen wie zum Beispiel Kontaktdaten ein und erstellt in dem Modul der Auftragsverwaltung einen Kundenauftrag. 
  2. In der Bestandsverwaltung wird idealerweise automatisch geprüft, ob das vom Kunden bestellte Produkt verfügbar ist.
  3. Anschließend kehrt er zum Auftragsverwaltung Modul zurück, um den Versand zu veranlassen.
  4. Wenn der Kunde bestätigt, dass er die Lieferung erhalten hat, erstellt der ERP-User einen Eintrag in der Debitorenabteilung des Hauptbuchs, den Sammelnamen für die Konten in dem ERP-Finanzmodul. In diesem ERP-Modul erstellt er eine Rechnung und sendet sie an den Kunden.
  5. Wenn der Zahlungseingang erfolgt, bucht der Nutzer die Zahlung im Hauptbuch oder in einem Cash-Management-Modul. Dann werden die Einnahmen verbucht und mit dem Konto des Unternehmens abgeglichen.

Ein ERP-System bietet darüber hinaus die Möglichkeit, diese Arbeitsabläufe weitestgehend zu automatisieren. Dann übernimmt es einen Großteil dieser manuellen Dateneingabe. Und einige Datenfelder werden automatisch mit Informationen aus anderen Modulen ausgefüllt. 

Was leistet ein ERP-System?

Die folgende Darstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie zeigt lediglich einen Auszug an möglichen Modulen, Funktionen und Nutzen.

Modul Marketing und Vertrieb

Funktionen:

  • Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
  • Angebots- und Auftragsmanagement
  • Preisgestaltung und Rabattmanagement
  • Vertriebsplanung und Prognose

Nutzen:

  • Erhöhung der Kundenzufriedenheit
  • Umsatzsteigerung durch gezieltes Marketing
  • effektives Vertriebsmanagement

Modul Beschaffung und Materialwirtschaft

Funktionen:

  • Einkaufsmanagement
  • Bestandsführung und Kontrolle
  • Lieferantenmanagement
  • Vertragsmanagement

Nutzen:

  • Kostenreduktion durch optimierte Beschaffung
  • verbesserte Lieferantenbeziehungen
  • Minimierung von Lagerbeständen

Modul Produktionsplanung

Funktionen:

  • Produktionsplanung und -steuerung
  • Kapazitätsplanung
  • Qualitätsmanagement
  • Produktlebenszyklusmanagement

Nutzen

  • Effizienzsteigerung in der Produktion
  • Qualitätssicherung
  • optimierte Ressourcennutzung

Modul Supply Chain Management (SCM)

Funktionen:

  • Logistik und Distribution
  • Transportmanagement
  • Nachfrageplanung und -prognose
  • Bestands- und Lagermanagement

Nutzen

  • Optimierung der Lieferkette
  • Reduktion von Lieferzeiten und -kosten,
  • Verbesserung der Kundenzufriedenheit

Modul Finanzmanagement

Funktionen:

  • Buchhaltung: Debitoren/Kreditoren, Hauptbuch
  • Budgetierung und Forecasting
  • Finanzberichterstattung und Analyse
  • Liquiditätsmanagement

Nutzen:

  • Verbesserte Finanztransparenz
  • Risikomanagement
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Modul Business Intelligence (BI) und Berichtswesen

Funktionen

  • Datenanalyse und -visualisierung
  • Dashboards und Berichtserstellung
  • Leistungskennzahlen (KPIs)
  • Entscheidungsunterstützungssysteme

Nutzen:

  • Informationsbasierte Entscheidungsfindung
  • Leistungsüberwachung
  • strategische Planungsunterstützung

Übergreifende Inhalte

Funktionen

  • Unternehmensübergreifende und transparente Betriebssteuerung
  • Lastverteilung und flexible als auch zentralisierte Planungsmöglichkeiten
  • Integrative intercompany Verrechnungsströme bezüglich Finanzen und Materialien

ERP-System: Vorteile

ERP-Systeme bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile. Sie 

  • steigern die Effizienz durch eine automatisierte Datenerfassung
  • ermöglichen die Datenverwaltung zunehmend komplexer Geschäftsprozesse
  • fördern die Zusammenarbeit durch die gemeinsame Nutzung von Daten und integrierten Informationen
  • optimieren das Lieferkettenmanagement
  • verbessern den Kundenservice
  • sparen Geld durch die Optimierung von Prozessen
  • bieten eine in Echtzeit erfolgende Einsicht in wichtige Unternehmensdaten, wie zum Beispiel Lagerbestände und können hieraus konkrete Materialbedarfe errechnen
  • ermöglichen eine bessere Berichterstattung, Planung und Entscheidungsfindung aufgrund besserer Daten.

ERP-System: Nachteile

Der größte Nachteil, den ein ERP-System hat, besteht in der Möglichkeit eines Totalausfalls. Denn dann würden alle vom ERP-System gesteuerten Unternehmensprozesse und zugrunde liegende Betriebsabläufe nicht mehr funktionieren. So würde beispielsweise die Produktion durch fehlende Produktionssteuerung stillstehen oder keine Materialversorgung innerhalb von Produktionszellen erfolgen. ERP-System: zukünftige Ansprüche

Digitale Transformation mit ERP-Systemen

ERP-Systeme gehören bei der Realisierung der digitalen Transformation aufgrund der zentralen Datenbasis und Prozesssteuerung zu den wichtigsten Voraussetzungen. Folgende Themen spielen dabei entscheidende Rollen:

  • SaaS (Software as a Service) bzw. Cloud Computing
  • Intelligente Prozesssteuerung
  • Integration von externen Informationen
  • Internet of Things (IoT)
  • Industrie 4.0
  • Künstliche Intelligenz (KI)

Internet of Things (IoT) und Industrie 4.0

Das Internet of Things macht es möglich, Software-Applikationen, Maschinen, Anlagen und Werkzeuge zu einem zunehmend autonom arbeitenden, integrierten Gesamtsystem zu verbinden. Dieses produziert täglich eine riesige Datenmenge, welche die Möglichkeit bietet, Fertigungsprozesse über die komplette Wertschöpfungskette hinweg zu analysieren. Und auf Basis dieser Analysen die Wertschöpfungskette effizienter und wirtschaftlicher zu gestalten.

Die erfassten Daten erhalten ihren Mehrwert erst durch den Einsatz eines ERP-Systems, in dem alle Daten zusammenlaufen, anschließend gefiltert und klassifiziert sowie an die nachfolgenden Anwendungen weitergeleitet werden. Damit dient das ERP-System als zentrale Softwareplattform und Integrations-Hub sowohl für das Internet of Things beziehungsweise für Industrie 4.0. Es ermöglicht so einem Unternehmen, das Potenzial seiner Anwendungen beziehungsweise Fertigungsprozesse voll auszuschöpfen und Kosten zu senken.

Künstliche Intelligenz (KI)

KI kann man vereinfacht als die Digitalisierung menschlicher Wissensfähigkeiten und Eigenschaften bezeichnen. Sie ist gekennzeichnet durch Wahrnehmen, Verstehen, Handeln und Lernen. 

Künstliche Intelligenz bietet die Möglichkeit, ein ERP-System in allen Bereichen deutlich zu verbessern. Denn die Lösungsfindung erfolgt durch die objektive Analyse vorliegender Daten. So können Anwender im Bereich der Entscheidungsfindung und -sicherheit effizient unterstützt werden – wobei das Spektrum bis zur Vollautomatisierung von Geschäftsprozessen reicht.

Der Fokus zukünftiger Anforderungen an ERP-Systeme liegt auf der Unterstützung der Anwender hinsichtlich der Teil- oder Voll-Automatisierung von Geschäftsprozessen und auf der Informationsbereitstellung – inklusive Forecast- beziehungsweise Prognoseerstellung – für die Entscheidungsfindung von Führungskräften.5

Beim Forecasting handelt es sich um einen Prozess, der Unternehmen dabei unterstützt, wichtige Kennzahlen mithilfe von Statistiken und Berechnungsmodellen so exakt wie möglich vorauszusagen beziehungsweise zu prognostizieren. Forecasting eignet sich somit ideal, die operative Unternehmensplanung und -steuerung zu optimieren.

Zu diesen Kennzahlen zählen vor allem Kosten und Gewinne einzelner Produkte und Dienstleistungen, unterschiedlicher Abteilungen oder des Gesamtunternehmens. 

Zusätzlich kann ein ERP-System Unternehmen durch Forecasting dabei unterstützen, bestimmte Aufgaben zu optimieren. Hier sind einige Beispiele:

  1. Bedarfsplanung und Prognose:
    Ein ERP-System kann historische Daten analysieren und Prognosemodelle erstellen, um zukünftige Bedarfe vorherzusagen. Dies ermöglicht es Ihnen, genaue Bestellmengen und Produktionspläne zu erstellen.
  2. Automatisierte Bestellprozesse:
    Durch das Einrichten automatisierter Bestellprozesse kann der  Bestellvorgang optimiert werden, indem Bestellungen basierend auf prognostizierten Bedarfe automatisch ausgelöst werden.
  3. Lagerbestandsmanagement:
    Ein ERP-System ermöglicht die Überwachung von Lagerbeständen in Echtzeit zu überwachen. Auf diese Weise können sowohl Überbestände als auch Engpässe vermieden werden.
  4. Optimierung der Produktionsplanung:
    Mit genauen Prognosen kann ein ERP-System die Produktionsplanung verbessern. Dies ermöglicht eine effiziente Nutzung der Ressourcen, minimiert Produktionsausfälle und reduziert gleichzeitig Lagerbestände.
  5. Cashflow-Optimierung:
    Durch präzise Planung hilft ein ERP-System dabei, Überbestände bei Rohstoffen, Materialien und fertigen Produkten und so die Kapitalbindung zu minimieren. 

Der aktuelle Stand bei ERP-Systemen laut einer Studie

Wie planen Unternehmen, die noch kein ERP-System nutzen?

Laut einer Studie, an der rund 350 Geschäfts- und IT-Verantwortliche aus unterschiedlichen Unternehmen teilnahmen, gaben knapp 40 Prozent der befragten Unternehmen, die noch kein ERP haben, aber ein ERP-System zeitnah einführen wollen. Rund 15 Prozent implementieren aktuell ein ERP-System oder beginnen in Kürze damit. 23 Prozent erklärten, dass sie diese Softwarelösung in den nächsten zwölf Monaten installieren werden. 

Sechs von zehn der im Rahmen der Studie befragten Teilnehmer versprechen sich von der Einführung beziehungsweise Migration auf ein ERP-System entscheidende Wettbewerbsvorteile gegenüber ihrer Konkurrenz.

Warum Unternehmen auf ERP-Systeme setzen

Das Kernziel der Migration von einem ERP-System besteht darin, die digitale Transformation zu beschleunigen: Für etwas über die Hälfte der Befragten ist dieser Aspekt von „entscheidender“ oder „sehr großer“ Bedeutung, für ein Viertel von ihnen von „großer“ Bedeutung. 

Natürlich versprechen sich die Unternehmen durch die digitale Transformation auch geschäftliche Vorteile. Als die wichtigsten sind zu nennen:

  • Steigerung des Umsatzes
  • höhere Flexibilität in Bezug auf das Anpassen des Daily Business an neue Anforderungen 
  • schnelleres Tempo bei Innovationen 
  • Kostensenkungen

Darüber hinaus liefert die Studie Erkenntnisse, welche Wünsche die Unternehmen haben, die diese ERP-Suite einsetzen wollen: 

  • stärkerer Nutzung von Big Data-Analytics Einführung / Nutzung von Blockchain- Technologien
  • Implementierung / Nutzung von CRM-Funktionen
  • Automatisierung von Marketing-Prozessen
  • Einbindung von KI-Technologien
  • Einführung von robotergesteuerter Prozessautomatisierung  (RPA)

Spezielle Herausforderungen beim Umstieg auf ein ERP-System

Die Umstellung auf ein ERP-System stellt Unternehmen vor spezielle Herausforderungen. Die wichtigsten sind:

  • der Zeitaufwand für die Datenmigration
  • die Anpassung der vorhandenen IT-Landschaft
  • fehlendes Fachpersonal 
  • zu geringes ERP-System-Know-how
  • Integratives Prozessverständnis
  • Beurteilung von Waren- und Geldflüssen 

Aus diesen Gründen realisieren 90 Prozent der im Rahmen der Studie Befragten die Einführung beziehungsweise Migration eines ERP-Systems mit Hilfe eines oder mehrerer externen ERP-Dienstleister.

Es gibt noch zwei weitere Probleme, die innerbetrieblicher Natur sind: Fast 90 Prozent der Befragten stimmen der Aussage zu, nicht oder eher nicht genügend Zeit in die Planung der Transformation investiert zu haben. Mit der Folge, dass ein derart schlecht vorbereitetes Projekt nicht zu den optimalen Ergebnissen führt. Getätigte Fehlinvestitionen sind in diesem Bereich nicht selten, was oft auf die Komplexität, Analyse und Planungsgrundlage zurückzuführen ist.

Fast genauso viele der Befragten klagen über “interne Wissenssilos” oder “Insellösungen” die durch gekapselte IT-Systeme historisch gewachsen sind, das heißt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ihr Know-how beziehungsweise Herrschaftswissen nicht mit ihren Kolleginnen und Kollegen teilen möchten. Diese Wissenssilos gefährden sowohl die Umstellung auf ein ERP-System, als auch die Einführung neuer Geschäftsmodelle und bilden damit ein Geschäftsrisiko. 

Laut Studie haben 86 Prozent der Unternehmen dieses Problem erkannt und entsprechende Maßnahmen eingeplant oder angedacht.

ERP-System: Forschung und Entwicklung

In den vergangenen Jahren haben viele Anbieter von ERP-Systemen einen Großteil ihrer Forschung und Entwicklung auf ihre Cloud-Produkte konzentriert. Mit dem Ziel, Blockchain, KI. maschinelles Lernen, Predictive Analytics und andere neue Technologien realisieren zu können, die durch die überlegene Rechenleistung und Internetkonnektivität der Cloud erst möglich werden.

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