Digitalisierung & Projektmanagement: eine Symbiose

In unserer globalisierten Welt spielt die Digitalisierung auch für traditionelle Unternehmen eine zentrale Rolle. Sie umfasst nicht nur die Einführung neuer Technologien, sondern verändert auch grundlegend die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten. 

Wer mit diesen umfangreichen Veränderungen konfrontiert ist, hat aber vermutlich kaum Erfahrung in der Steuerung von Digitalisierungsprojekten. Jeder der schon mal Projekte durchgeführt hat, wird ahnen, dass ein professionelles Projektmanagement für Digitalisierung Initiativen erfolgskritisch ist. Es ist also Pflicht und keine Kür.

Projektmanagement ist für Digitalisierungsprojekte zentral

Projekte zur digitalen Transformation können von der Automatisierung von Prozessen über die Implementierung neuer Softwarelösungen bis hin zur Neugestaltung ganzer Wertschöpfungsketten reichen. Alle diese Vorhaben haben eines gemeinsam: Sie sind komplex und erfordern eine sorgfältige Planung und Durchführung – genau hier ist das Projektmanagement für Digitalisierung essentiell.

Ohne ein starkes Projektmanagement riskierst du u.a., 

• dass dein Digitalisierungsprojekt ins Stocken gerät, 
• dass Zeitpläne nicht eingehalten werden oder 
• dass Budgets aus dem Ruder laufen

Projektmanagement in der Digitalisierung stellt also sicher, dass deine Projekte auf Kurs bleiben. Bewährte Methoden dienen dir als Kompass, um deine Ziele innerhalb des vorgegebenen Rahmens zu erreichen. Dabei sind klare Zieldefinitionen, Zeitpläne, Meilensteine und eine kontinuierliche Überwachung der Fortschritte essenziell. Es geht schließlich nicht darum, neue Technologien als Selbstzweck einzuführen. Besonders zentral ist auch, dass diese in bestehende Strukturen integriert werden.

Ein gut organisiertes Projektmanagement gibt dir die Möglichkeit, bei Herausforderungen proaktiv zu reagieren, anstatt in den Krisenmodus zu verfallen. In Digitalisierungsprojekten gibt es viele Unbekannte – Technologien entwickeln sich schnell weiter oder gelernte Prozesse müssen angepasst werden. Außerdem gibt es häufig eine Vielzahl von Stakeholdern, die unterschiedliche Interessen haben. Projektmanagement hilft dir, all diese Aspekte zu koordinieren und eine ganzheitliche Sicht auf dein Projekt zu behalten.

Darüber hinaus sorgt das Projektmanagement für eine effiziente Ressourcennutzung. Gerade umfassende Digitalisierungsprojekte erfordern oft hohe Investitionen. Es ist daher von strategischer Bedeutung, dass die personellen und finanziellen Mittel optimal eingesetzt werden. Mit einer strukturierten Vorgehensweise kannst du sicherstellen, dass deine Vorhaben termingerecht und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden.

Am Ende ist ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt ein Zusammenspiel aus strategischer Planung und operativer Umsetzung – und genau hier zeigt sich die Bedeutung eines professionellen Projektmanagements in der Digitalisierung. Es schafft die Grundlage, damit du die digitale Transformation deines Unternehmens zielgerichtet und nachhaltig vorantreiben kannst.

Projektorganisation: So baust du dein Digitalisierungsprojekt auf

Eine erfolgreiche Projektorganisation ist der Dreh- und Angelpunkt für Digitalisierungsprojekte. Ohne eine klare Struktur und Rollenverteilung verlierst du leicht den Überblick, vor allem bei Projekten, die viele Abteilungen, Stakeholder und externe Partner einbeziehen. 

Bevor du mit einem Digitalisierungsprojekt startest, solltest du dir daher überlegen, welche Projektorganisation am besten zu den Anforderungen und Zielen deines Vorhabens passt. Es gibt verschiedene Modelle, wie du ein Projekt organisieren kannst, jedes mit seinen Vor- und Nachteilen. 

Die reine Projektorganisation eignet sich besonders für umfangreiche und komplexe Digitalisierungsprojekte.

• alle Beteiligten ausschließlich am Projekt
• maximale Fokussierung auf die Zielerreichung 
• keine Ablenkung oder Einflüsse vom Tagesgeschäft 

Die Kehrseite: Dieses Modell erfordert eine hohe personelle Kapazität und ist in vielen Unternehmen ohne externe Unterstützung kaum umsetzbar.

Ein weiterer Ansatz ist die Matrixorganisation: 

• Mitarbeiter arbeiten sowohl im Projekt als auch in ihren regulären Aufgaben
• flexible Lösung, um das bestehende interne Know-how zu nutzen 
• Mitarbeiter werden nicht aus ihren Abteilungen abgezogen 
• Balance zwischen Ressourcenverteilung und Projektfokussierung

Der Nachteil: Diese Doppelbelastung wird zu Konflikten in der Prioritätensetzung führen, was das Risiko von Verzögerungen im Projekt erhöht. Diese Vorgehensweise ist besonders in mittelständischen Unternehmen weit verbreitet.

Die Stabs-Projektorganisation ist eine weitere Möglichkeit, die sich vor allem bei kleineren Projekten oder bei Unternehmen mit einer starken Linienstruktur anbietet: 

• eine beratende Projektgruppe, die das Projekt unterstützt
• beratende Projektgruppe hat keine direkte Entscheidungsbefugnis 
• Flexibilität und geringe Belastung der Mitarbeiter

Die Schwäche: Es wird zu Problemen kommen, wenn Entscheidungen nicht schnell genug getroffen werden oder das Projektteam zu wenig Einfluss auf die operative Umsetzung hat.

Effiziente Digitalisierung dank guter Projektorganisation

Für dein Digitalisierungsprojekt ist es entscheidend, das passende Organisationsmodell zu wählen. Es muss den Anforderungen des Projekts und der Unternehmenskultur entsprechen. Gleichzeitig ist es wichtig, die Rollen klar zu definieren: 

• Wer trägt die Gesamtverantwortung? 
• Wer ist für die operativen Aufgaben zuständig? 
• Wie und an wen wird über Fortschritte und Probleme berichtet? 

Diese Fragen solltest du frühzeitig klären, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben kennen und an einem Strang ziehen. Eine gut strukturierte Projektorganisation erleichtert dir nicht nur die Steuerung des Projekts, sondern sorgt auch dafür, dass du flexibel auf unvorhergesehene Entwicklungen reagieren kannst. Gerade in Digitalisierungsprojekten ist es wichtig, dass du schnell Anpassungen vornehmen kannst, ohne den gesamten Ablauf zu gefährden.

Die Wahl der richtigen Projektorganisation ist damit einer der ersten und wichtigsten Schritte auf dem Weg zu einem erfolgreichen Digitalisierungsprojekt. Sie schafft die Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit, eine klare Kommunikation und eine zielgerichtete Umsetzung  im Team. All das brauchst du, um dein Projekt erfolgreich ins Ziel zu bringen.

Dein Team: Rollen & Aufgaben im Digitalisierungsprojekt

In einem Digitalisierungsprojekt kommt es nicht nur auf Technologien an – der Erfolg hängt entscheidend davon ab, wie gut dein Team zusammenarbeitet und wie klar die Aufgaben verteilt sind. Jedes Teammitglied der Projektorganisation spielt eine wichtige Rolle und trägt zum Gelingen des Projekts bei. Daher ist es unerlässlich, dass du die Verantwortlichkeiten und Rollen von Anfang an klar definierst und die Erwartungen transparent kommuniziert sind.

Damit dein Digitalisierungsprojekt erfolgreich wird, muss jeder im Team seine Rolle verstehen und effizient arbeiten. Der Projektleiter muss die Zusammenarbeit fördern und sicherstellen, dass alle Beteiligten stets informiert sind. Nur so kannst du gewährleisten, dass ein Projektteam optimal zusammenarbeitet und die Ziele erreicht werden.

Bedeutung des Projektleiters im Digitalisierungsprojekt

Der Projektleiter ist das Rückgrat deines Projekts. Er hat die Gesamtverantwortung und steuert die gesamte Projektumsetzung. Dazu gehört die Planung, die Organisation und das Monitoring aller Aktivitäten. Er sorgt also dafür, dass Zeitpläne eingehalten, Budgets nicht überschritten und die Projektziele erreicht werden. 

Außerdem ist er der zentrale Ansprechpartner für alle internen und externen Stakeholder. Der Projektleiter muss die technischen und organisatorischen Anforderungen des Projekts verstehen. Gleichzeitig sollte er auch in der Lage sein, das Team zu motivieren und Hindernisse aus dem Weg zu räumen.

Wichtig für das Projektmanagement: Stakeholder der Digitalisierung 

Stakeholder spielen ebenfalls eine entscheidende Rolle, da sie die Interessen der verschiedenen Abteilungen und Einheiten vertreten, die von der Digitalisierung betroffen sind. Diese können aus der Führungsebene, Fachabteilungen oder sogar externen Partnern bestehen. Es ist wichtig, dass ein Projektleiter regelmäßig mit den Stakeholdern kommuniziert, um ihre Erwartungen und Anforderungen zu berücksichtigen.

Die Key User sind Experten aus den Fachabteilungen, die das Projekt von der operativen Seite her unterstützen. Sie verstehen die täglichen Abläufe und sind die Brücke zwischen den Endanwendern und dem Projektteam. Key User helfen dabei, Anforderungen zu definieren. Zudem testen sie die neuen Systeme und schulen ihre Kollegen. Sie sind oft die wichtigsten Ansprechpartner, wenn es darum geht, zu bewerten, ob die neuen digitalen Lösungen in der Praxis funktionieren.

Experten bringen spezifisches Fachwissen in das Projekt ein. Je nach Art des Digitalisierungsprojekt kann es sich dabei um IT-Experten, Datenanalysten oder andere  Spezialisten handeln. Diese Experten sind entscheidend, um technologische Fragen zu beantworten, damit die technische Implementierung reibungslos verläuft.

Am Ende stehen die End User. Diese Menschen nutzen letztlich die neuen digitalen Lösungen in ihrem Arbeitsalltag. Die Akzeptanz und das Feedback der End User sind entscheidend für den Erfolg des Projekts. Sie müssen nicht nur die neuen Systeme verstehen, sondern auch in der Lage sein, diese effektiv zu nutzen. Hier kommt es auf eine gute Schulung und Unterstützung durch die Key User und Experten an.

​​Product Owner & Process Owner

Der Product Owner ist besonders in agilen Digitalisierungsprojekten von zentraler Bedeutung. Er ist für die Priorisierung der Projektanforderungen sowie die Erstellung des Backlogs an Aufgaben verantwortlich. Der Product Owner sorgt dafür, dass sein Team die wichtigsten Aufgaben zuerst angeht. So bleiben die Ziele des Projekts im Fokus. Er ist die Schnittstelle zwischen den Anforderungen des Unternehmens und der operativen Umsetzung.

Process Owner sind in Digitalisierungsprojekten die Hüter der Geschäftsprozesse. Sie sind dafür verantwortlich, dass bestehende Prozesse analysiert und optimiert werden. Ihre Hauptaufgabe ist es, die Effizienz, die Funktionsweise und damit den gewünschten Mehrwert der digitalisierten Prozesse sicherzustellen. Process Owner bringen das notwendige Fachwissen über bestehende Arbeitsabläufe mit. Sie können beurteilen, wie diese digitalisiert und verbessert werden können.

Tools für das Projektmanagement in Digitalisierungsprojekten

Eine erfolgreiche Strategie zur kontinuierlichen Verbesserung erfordert zudem das richtige Tool-Set. Digitale Projektmanagement-Tools, Analysesoftware, moderne ERP-Systeme und Automatisierungslösungen helfen dir, den Fortschritt deiner Optimierungsmaßnahmen zu überwachen und Anpassungen effizient umzusetzen. 

Moderne Tools bieten eine transparente Übersicht über den Status von Aufgaben und Projekten. Datenanalysen in Echtzeit liefern die Grundlage für Entscheidungen. Solche Tools vereinfachen die Planung, das Monitoring, die Messung und das Testing von Maßnahmen. 

Externe Experten für Digitalisierung & Projektmanagement 

Ein weiteres wichtiges Element deines Teams sind externe Berater, die dein Projekt verstärken. Diese Berater bringen umfangreiche Erfahrungen aus anderen Digitalisierungsprojekten mit und kennen bewährte Vorgehensweisen, Technologien und Lösungen. Sie unterstützen dich dabei, Fallstricke zu vermeiden und das Projekt effizient und erfolgreich umzusetzen. Besonders bei komplexen Projekten, die tiefgreifende technologische Änderungen erfordern, sind externe Berater oft unverzichtbar.

Digitalisierungsberater für strategische Projekte unverzichtbar 

In Digitalisierungsprojekten hat die Expertise externer Berater oft eine Schlüsselrolle. Auch wenn du ein starkes internes Team hast, tragen externe Berater entscheidend zum Erfolg deines Projekts bei. Sie bringen nicht nur tiefgehendes Fachwissen mit. Auch die Erfahrung aus zahlreichen erfolgreichen Projekten ist sehr wertvoll. Dies macht oft den Unterschied zwischen einem durchschnittlichen und einem herausragenden Projektergebnis aus. Somit ist eine begleitende Beratung zur Digitalisierung für den Erfolg strategisch wichtiger Projekte zentral.

Ein großer Vorteil von externen Beratern ist ihre Unabhängigkeit und ihr objektiver Blick auf dein Projekt. Da sie nicht in die internen Strukturen deines Unternehmens eingebunden sind, können sie unvoreingenommene Einschätzungen abgeben. Auch unkonventionelle Lösungsansätze kennen sie, die deinem Team möglicherweise unbekannt sind. Sie sehen dein Unternehmen und deine Prozesse aus einer neuen, neutralen Perspektive. Dadurch decken sie Potenziale zur Verbesserung auf, die intern oft übersehen werden.

Darüber hinaus haben Digitalisierungsberater ein umfassendes Wissen über aktuelle und bewährte Vorgehensmodelle. Sie kennen Methoden und Ansätze, die bereits in anderen Projekten erfolgreich umgesetzt wurden. Somit übertragen sie ihr Wissen auf dein Projekt. Du musst das Rad nicht neu erfinden, es muss gut rollen! Durch externe Beratung kannst du im Projektverlauf viel Zeit und Kosten sparen. Besonders bei agilen Projekten, die eine schnelle Anpassung an Veränderungen erfordern, sind Berater eine große Unterstützung. Sie entwickeln kurzfristige Lösungen und begleiten dein Team durch schwierige Phasen.

Ein weiteres wichtiges Argument für externe Berater ist ihr umfassendes Wissen über die am Markt verfügbaren Produkte und Lösungen: Sie kennen nicht nur die für dein Projekt  relevanten Technologien. Sie helfen also dabei richtigen Entscheidungen zu treffen: sei es bei der Auswahl von Software, Automatisierungslösungen oder Implementierungspartnern. Besonders in Digitalisierungsprojekten, bei denen Innovationen im Mittelpunkt stehen, ist dieses Wissen Gold wert. Sie helfen, die beste Lösung zu finden. Unternehmen sollten sich nicht auf Optionen beschränken, die interne Teams möglicherweise bevorzugen, obwohl diese nicht optimal geeignet sind.

Neben der technischen Expertise bringen externe Berater auch wertvolle Erfahrung im Change Management mit. Die Digitalisierung ist nicht nur eine technologische Herausforderung, sondern insbesondere eine organisatorische und kulturelle. Häufig gibt es im Unternehmen Widerstand gegen Veränderungen. Gründe dafür können u.a. Angst vor Jobverlust, Unsicherheit im Umgang mit neuen Systemen oder gewachsene Strukturen sein. Externe Berater helfen dir, Widerstände zu identifizieren. Zudem entwickeln sie geeignete Strategien, um die Akzeptanz für Veränderungen zu fördern. Das sorgt dafür, dass deine Mitarbeitenden mitgenommen werden und sich mit dem Wandel anfreunden.

Ein oft übersehenes, aber wichtiges Argument für externe Berater ist ihre Fähigkeit, dich bei der Risikobewertung zu unterstützen. Digitalisierungsprojekte sind komplex und bergen viele Risiken, sei es in technischer oder finanzieller Hinsicht. Berater helfen dir dabei, diese frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zur Risikominimierung zu ergreifen. Sie bringen Lösungsansätze mit, die bereits in anderen Projekten erfolgreich angewendet wurden. So kannst du verhindern, typische Fehler oder Probleme zu übersehen.

Last but not least können externe Berater dabei helfen, dein internes Team zu entlasten. Besonders die Digitalisierung im Mittelstand ist aufgrund begrenzter personeller Kapazitäten oft herausfordernd. Die notwendige Expertise für ein großes Digitalisierungsprojekt ist intern selten vorhanden. Berater übernehmen daher die Rolle von Sparringspartnern oder Projektleitern, die dafür für hochprofessionelle und effiziente Abläufe sorgen. Dadurch bleibt dein Team im Tagesgeschäft handlungsfähig. Gleichzeitig schreitet dein Digitalisierungsprojekt dank externem Projektmanagement voran

Insgesamt sind externe Berater ein wertvoller Bestandteil jedes großen Transformationsprozesses. Sie bringen nicht nur technisches und methodisches Know-how mit. Insbesondere ihre Fähigkeiten, dein Team durch den Wandel zu führen und Risiken zu minimieren, bieten großen Mehrwert. Mit ihrer Hilfe kannst du sicherstellen, dass dein Digitalisierungsprojekt nicht nur im Strategiepapier gut aussieht, sondern auch in der Realität erfolgreich umgesetzt wird.

Die richtige Methode: Welche Ansätze führen zum Erfolg?

Die Wahl der richtigen Projektmanagement Methode ist entscheidend für den Erfolg deines Digitalisierungsprojekts. Jeder Ansatz bringt seine eigenen Stärken und Herausforderungen mit sich. Welcher am besten geeignet ist, hängt von deinen spezifischen Anforderungen sowie der Komplexität und der Dynamik deines Projekts ab. Im Wesentlichen hast du drei Hauptansätze zur Verfügung: 

1. agiles Projektmanagement 
2. klassisches Wasserfallmodell
3. hybride Modelle als Kombination beider Methoden

Wenn du weißt, dass sich die Anforderungen während der Projektdurchführung ändern können oder dass regelmäßiges Feedback von Stakeholdern entscheidend ist, ist ein agiler Ansatz ideal. Wenn du jedoch klare Vorgaben und einen festgelegten Plan hast, bietet das Wasserfallmodell dir Vorteile. Für viele Digitalisierungsprojekte, die eine Kombination aus stabilen Zielen und flexibler Umsetzung erfordern, ist ein hybrider Ansatz oft die beste Wahl.

Agiles Projektmanagement zur Digitalisierung

Die agile Methodik hat in den letzten Jahren besonders in der IT- und Digitalisierungswelt an Bedeutung gewonnen. Agile Methoden stehen für Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Das ist besonders in Projekten von Vorteil, in denen sich Anforderungen schnell ändern oder die Endziele zu Beginn des Projekts noch nicht vollständig definiert sind. 

Ein typisches agiles Framework ist Scrum, bei dem du in kurzen, festen Zeitintervallen, den sogenannten Sprints, arbeitest. Dies ermöglicht dir und deinem Team, regelmäßig Feedback zu sammeln und das Projekt stetig anzupassen. So reagierst du auf Veränderungen in Echtzeit. Agile Methoden sind besonders dann sinnvoll, wenn du in deinem Projekt schnell erste Ergebnisse liefern und iterativ arbeiten möchtest.

Die Vorteile der agilen Methodik sind vielfältig:

• Teams arbeiten in kurzen Zyklen
• die Zusammenarbeit im Team wird gefördert
• Feedback von Stakeholdern und Nutzern fließt in die Entwicklung ein 
• Ergebnisse werden frühzeitig präsentiert und Anpassungen sind möglich

Das Risiko großer Fehlentscheidungen sinkt, da Probleme frühzeitig erkannt und gelöst werden. Allerdings erfordert die agile Arbeitsweise ein hohes Maß an Disziplin und Selbstorganisation im Team. Außerdem ist die enge Zusammenarbeit mit Stakeholdern und Nutzern erfolgskritisch. Das heißt konkret, dass du und dein Team ständig in den Austausch gehen müssen. In der Praxis bedeutet das: Alle zwei bis vier Wochen die neuesten Ergebnisse zu zeigen. So wird das Projekt laufend überprüft und bei Bedarf angepasst.

Digitalisierung durch klassisches Wasserfallmodell?

Das Gegenteil von agil ist das traditionelle Wasserfallmodell. Es basiert auf einer linearen und strukturierten Vorgehensweise. Bei dieser Methode durchläuft das Projekt klar definierte Phasen wie Planung, Design, Entwicklung, Implementierung und Abschluss. Jeder dieser Schritte wird vollständig abgeschlossen, bevor der nächste beginnt. 

Der Vorteil dieser Methode liegt in der detaillierten Planbarkeit. Wenn du von Anfang an ein klares Bild davon hast, wie das Endprodukt aussehen soll, kannst du mit dem Wasserfallmodell sicherstellen, dass du deinen Plan Schritt für Schritt umsetzt.

Besonders in stark regulierten Branchen oder in Projekten, die eine exakte Dokumentation und klare Phasenübergänge erfordern, ist der Wasserfall-Ansatz sinnvoll. Du hast von Beginn an eine klare Struktur und kannst den Fortschritt des Projekts leicht überwachen und steuern. 

Hybride Modelle als Kombination beider Methoden

In der Praxis entscheidest du dich aber nicht zwingend für eine Methode – oft bietet ein hybrides Modell die beste Lösung. Hybride Modelle kombinieren die Flexibilität agiler Ansätze mit der Struktur und Vorhersehbarkeit der Wasserfall-Methode. Für die Umsetzung heißt das beispielsweise, dass du dein Gesamtprojekt in Phasen planst und klare Meilensteine setzt, während die Implementierung einzelner Unterprojekte in agilen Sprints erfolgt. 

Ein solches Modell gibt dir die Möglichkeit, langfristig zu planen und gleichzeitig flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Gerade bei großen und komplexen Digitalisierungsprojekten kann das hybride Modell eine ideale Lösung sein, da sie verschiedene Abteilungen und Technologien betreffen. Du kannst dadurch sicherstellen, dass du sowohl die strategischen Unternehmensziele einhältst als auch auf die nötige Agilität setzt.

Ein hybrides Modell ermöglicht es dir, das Beste aus beiden Welten zu nutzen: 

1. Du profitierst von der strukturierten Planung und Kontrolle des Wasserfall-Ansatzes.
2. Du setzt Flexibilität und schnelle Anpassungsfähigkeit agiler Methoden ein. 

Allerdings erfordert dieses Modell sehr viel Koordination und ein starkes Verständnis für beide Ansätze im Projektteam, da du flexibel zwischen den Methoden wechseln musst. Bei der Wahl der Methodik solltest du dich immer an den spezifischen Anforderungen deines Digitalisierungsprojekts orientieren. 

Projektmanagement vs. Programmmanagement: Wann du welches brauchst

Im Rahmen der Digitalisierung deines Unternehmens wirst du früher oder später vor der Frage stehen, ob du mit einem Programm- oder Projektmanagement arbeiten solltest. Beide Ansätze haben ihre spezifischen Anwendungsbereiche. Es ist für Digitalisierungsverantwortliche wie dich wichtig, den Unterschied zwischen diesen beiden Ansätzen zu verstehen.

Projektmanagement für überschaubare Digitalisierung Initiativen

Projektmanagement bezieht sich auf die zielgerichtete Umsetzung eines spezifischen Vorhabens. Jedes Projekt hat einen klar definierten Start- und Endpunkt, einen festgelegten Zeitrahmen. Es konzentriert sich auf eng umrissene Ziele. 

In Digitalisierungsprojekten konzentriert sich das Projektmanagement auf die Implementierung einzelner digitaler Lösungen, beispielsweise die Einführung einer Software oder einen bestimmten Unternehmensbereich oder Geschäftsprozess digitalisieren. Der Projektmanager steuert dabei das Team und sorgt dafür, dass das Projekt im vorgegebenen Zeitrahmen und Budget bleibt. Er hat den Überblick über alle Aufgaben und koordiniert die Ressourcen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. 

Der Vorteil: Du kannst klare Zeitvorgaben und Meilensteine bis zum abschließenden Erfolg setzen. Für kleinere oder klar definierte Digitalisierungsinitiativen ist das Projektmanagement eine gute Wahl. 

Programmmanagement für Transformationsvorhaben

Programmmanagement hingegen kommt erst ins Spiel, wenn es um die Koordination mehrerer zusammenhängender Projekte geht. Diese sollen schließlich alle auf ein gemeinsames, übergeordnetes Ziel hinarbeiten. Ein Programmmanagement wird also erst nötig, wenn mehrere strategische Digitalisierungsprojekte parallel laufen. 

Ein Programm ist eine Sammlung von mehreren Projekten, die parallel ablaufen und voneinander abhängen können. Wenn du also eine umfassende digitale Transformation im Unternehmen über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg verantwortest, ist ein Programmmanagement erforderlich.

Ein Beispiel hierfür wäre, wenn du gleichzeitig deine IT-Infrastruktur modernisierst, digitale Tools in der Produktion implementierst und Teile der Kundenkommunikation automatisierst. Jedes dieser Vorhaben ist ein eigenes, komplexes Projekt. Aber nur gemeinsam arbeiten sie auf das übergeordnete Ziel der effizienten Digitalisierung deines Unternehmens hin. 

Verantwortlich für all das ist der Programmmanager. Seine Aufgabe ist es, die einzelnen Projekte zu koordinieren. Allerdings ist er weniger mit den täglichen Details jedes einzelnen Projekts beschäftigt, sondern konzentriert sich auf die effiziente Aufteilung der Ressourcen. Er achtet darauf, dass Abhängigkeiten zwischen den Projekten berücksichtigt werden und einzelne Projektrisiken nicht das gesamte Programm gefährden. Ein guter Programmmanager lässt alle Projekte im Einklang miteinander ablaufen.

Großer Vorteil des Programmmanagements: Auf diese Weise kannst du die strategische Ausrichtung deiner Digitalisierungsinitiativen besser steuern. Darüber hinaus ermöglicht es eine bessere Nutzung von Ressourcen, da diese über verschiedene Projekte hinweg geteilt werden können. Dies gilt insbesondere für große Transformationsvorhaben, bei denen verschiedene Bereiche des Unternehmens gleichzeitig digitalisiert werden. 

Auch die Risikobewertung ist Teil des Programmmangements. Anstatt jedes Projekt isoliert zu betrachten, wird das Gesamtrisiko des Programms analysiert, was zu einer besseren Planung und Entscheidungsfindung führt.

Unterschied zwischen Projektmanagement und Programmmanagement

Ein wesentlicher Unterschied zwischen beiden Ansätzen ist also die Skalierung: Während das Projektmanagement auf die erfolgreiche Umsetzung eines einzelnen Projekts abzielt, konzentriert sich das Programmmanagement auf die übergeordnete strategische Koordination mehrerer Projekte, um ein langfristiges Ziel zu erreichen. 

In der digitalen Transformation kann das bedeuten, dass du im Projektmanagement einzelne technische Systeme implementierst, während du im Programmmanagement sicherstellst, dass diese Systeme miteinander harmonieren und auf eine Gesamtstrategie abgestimmt sind.

Kontinuierliche Verbesserung: Warum Digitalisierung nie abgeschlossen ist

Das eigentliche Herzstück eines Digitalisierungsprojekts ist die Umgestaltung deiner Geschäftsprozesse hin zu digitalisierten, effizienten Abläufen. Es geht dabei nicht nur um die Einführung neuer Technologien. Es gilt, bestehende Prozesse zu optimieren, automatisieren und effizienter zu gestalten. Im Zentrum steht die Frage: Wie kannst du mit digitalen Technologien deine Prozesse schneller, günstiger und besser machen?

Digitale Prozesse helfen also, die Arbeitsweise in deinem Unternehmen grundlegend zu verbessern. Das Ziel ist es immer, fehleranfällige oder ineffiziente Arbeitsabläufe durch schlanke, digitale Lösungen zu ersetzen. Dies steigert nicht nur die Produktivität, sondern ermöglicht es dir auch, flexibler auf Marktveränderungen zu reagieren.

Achtung: Ein weit verbreiteter Irrglaube in Digitalisierungsprojekten ist, dass diese mit der Einführung neuer Technologien oder der Automatisierung von Prozessen abgeschlossen seien. Tatsächlich ist das allerdings nur der Anfang. Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess, der kontinuierliche Verbesserung und Anpassung erfordert. 

Die Arbeitswelt und technologische Innovationen entwickeln sich ständig weiter, und es ist unerlässlich, dass auch deine digitalen Prozesse Schritt halten. Deshalb ist die kontinuierliche Optimierung ein unverzichtbarer Bestandteil erfolgreicher Digitalprojekte.

Der Kerngedanke dahinter ist es, regelmäßig zu überprüfen, wie gut die neuen digitalen Prozesse und Systeme funktionieren. Auf Basis von Feedback und Daten wird weiter optimiert. Dieser Ansatz wird oft durch agile Methoden unterstützt, um in kurzen Iterationen zu arbeiten. 

Ein wichtiger Bestandteil ist auch die Datennutzung. Digitale Prozesse bieten dir eine Fülle von Daten, die du gezielt zur Optimierung nutzen kannst. Durch die Analyse dieser Daten kannst du Engpässe oder ineffiziente Prozesse identifizieren. Beispielsweise kannst du feststellen, dass bestimmte Prozesse länger dauern als erwartet, oder dass Fehler in bestimmten Bereichen häufiger auftreten. Diese Erkenntnisse helfen, gezielte Verbesserungen vorzunehmen und die Prozessergebnisse kontinuierlich zu steigern.

Ein weiterer entscheidender Aspekt der kontinuierlichen Verbesserung ist das Mitarbeiter-Engagement. Die Einbindung deiner Mitarbeitenden in Verbesserungsprozesse steigert die Motivation und das Verantwortungsbewusstsein. Mitarbeiter sind eher bereit, neue Technologien zu nutzen und sich mit dem digitalen Wandel zu identifizieren, wenn sie aktiv zur Optimierung beitragen können.

Die kontinuierliche Verbesserung erstreckt sich idealerweise auf die gesamte (digitale) Organisation. Dein Unternehmen muss sich daran gewöhnen, in regelmäßigen Abständen zu hinterfragen, ob Prozesse und Technologien noch zeitgemäß und effizient sind. Diese Überprüfung kann in Form von regelmäßigen Audits, Workshops oder Reviews stattfinden. Durch diese Bestandsaufnahmen kannst du sicherstellen, dass dein Unternehmen auf dem neuesten Stand bleibt. Verbesserungen werden proaktiv umgesetzt, bevor Probleme eskalieren oder Wettbewerber einen technologischen Vorsprung erlangen.