Digitalisierung im Mittelstand: Wirtschaftswunder 2.0

Die Digitalisierung im Mittelstand ist ein Dauerbrenner-Thema. Das liegt nicht nur an dem wirtschaftlichen Gewicht dieser Unternehmenskategorie, sondern auch an der Komplexität des Themas. Digitalisierung ist grundsätzlich nicht nur eine Frage der Technologie, sondern bringt auch einen kulturellen Wandel in Unternehmen mit sich. Es geht darum, Mitarbeitende mitzunehmen und digitale Kompetenzen aufzubauen. Gleichzeitig erfordert Digitalisierung auch Offenheit für Veränderungen, sei es in der Art und Weise, wie Entscheidungen getroffen werden, in der Nutzung neuer Tools oder in der Neugestaltung von Arbeitsprozessen. 

Im Laufe dieses Artikels wirst du erfahren, welche Herausforderungen und Chancen die Digitalisierung im Mittelstand mit sich bringt, wie du eine Digitalisierungsstrategie entwickelst und welche konkreten Maßnahmen du ergreifen kannst, um die digitale Transformation in deinem Unternehmen erfolgreich zu gestalten. Abschließend zeigen wir dir noch einige Fördermöglichkeiten für Digitalisierungsprojekte im Mittelstand, welche die finanzielle Belastung des Unternehmens reduzieren können.

Was bedeutet Digitalisierung für den Mittelstand?

Die Digitalisierung ist nicht nur ein Thema für große Konzerne, sondern auch ein zentraler Erfolgsfaktor für den Mittelstand. Doch was bedeutet Digitalisierung im Mittelstand konkret? Im Kern geht es darum, Technologien zu nutzen, Prozesse zu digitalisieren, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln und vor allem die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Für mittelständische Unternehmen bedeutet Digitalisierung also in erster Linie, Geschäftsprozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Daraus ergeben sich Möglichkeiten, Kosten zu senken und gleichzeitig die Qualität zu verbessern. Zum Beispiel können administrative Prozesse mithilfe digitaler Tools automatisiert werden. Das spart Mitarbeitenden Zeit, die sie in andere anspruchsvollere Tätigkeiten investieren können. 

Gleichzeitig eröffnet die Digitalisierung neue Geschäftsfelder und Vertriebskanäle, die es dir ermöglichen, deine Zielgruppen gezielter anzusprechen. Ein wichtiger Aspekt der Digitalisierung im Mittelstand ist die Anpassung an die Erwartungen und Anforderungen deiner Kunden. In einer zunehmend vernetzten Welt erwarten Kunden schnelle und personalisierte Dienstleistungen. Digitale Technologien ermöglichen es dir, diesen Erwartungen gerecht zu werden und das Kundenerlebnis zu verbessern.

Beispiel für Digitalisierung im Mittelstand: Integration der Lieferkette

Eine effiziente Integration in Liefer- und Wertschöpfungsketten ermöglicht es deinem Unternehmen, reaktionsschneller zu werden, Kosten zu senken und Transparenz zu erhöhen. Gerade im Mittelstand ist es wichtig, die Vorteile der Digitalisierung in der Lieferkette zu nutzen, um konkurrenzfähig zu bleiben und langfristige Beziehungen zu stärken. Das ist nur eines von vielen Beispielen für Digitalisierung.

Die Digitalisierung der Lieferkette (Supply Chain) eröffnet deinem Unternehmen die Möglichkeit, alle Schritte zu optimieren – vom Rohstofflieferanten über die Produktion bis hin zur Auslieferung an den Kunden. Durch den Einsatz von Software kannst du die gesamte Lieferkette in Echtzeit überwachen und steuern. 

Einige der wichtigsten Vorteile der Digitalisierung in der Lieferkette im Überblick:

• Echtzeit-Transparenz: Durch digitale Tools kannst du jederzeit sehen, wo sich Produkte oder Rohstoffe in der Lieferkette befinden. Dank Echtzeit-Tracking kannst du den Transportstatus verfolgen und bei Störungen schnell eingreifen. Dies minimiert die Risiken von Lieferengpässen und ermöglicht eine vorausschauende Planung.
  
• Datengetriebene Entscheidungen: Die Erfassung und Analyse von Echtzeitdaten verschafft dir wertvolle Einblicke in die Performance deiner Lieferanten und Transportprozesse. Durch Datenanalysen kannst du Ineffizienzen aufdecken und Prozesse gezielt verbessern. Dadurch wird es möglich, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, um deine Lieferkette effizienter zu gestalten.
  
• Verbesserte Planung und Prognosen: Auch präzisere Vorhersagen über zukünftige Bestellungen und Lagerbedarfe sind mit einer digitalen Lieferketter möglich. Dies hilft dir, Bestände optimal zu managen und Über- oder Unterbestände zu vermeiden. Das  senkt letztlich die Kosten und steigert die Kapitaleffizienz.
  
• Reduzierung von Fehlern: Digitale Plattformen reduzieren die Fehleranfälligkeit durch automatisierte Prozesse. Bestellungen können direkt im System abgewickelt werden, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Das Risiko von Fehlbestellungen, Verzögerungen oder Missverständnissen sinkt dadurch erheblich.
  
• Lagerautomatisierung: Mit automatisierten Lagersystemen kannst du den Wareneingang und -ausgang sowie die Lagerverwaltung optimieren. Durch den Einsatz von Robotik oder automatisierten Förderbändern lassen sich Lagerprozesse beschleunigen, was den gesamten Workflow effizienter macht.

Herausforderungen der Digitalisierung im Mittelstand

Die Digitalisierung bietet dem Mittelstand zwar enorme Chancen. Sie bringt aber gleichzeitig Herausforderungen für traditionelle Unternehmen mit sich. Oftmals sind nicht nur technische Hürden zu bewältigen, sondern insbesondere auch organisatorische und kulturelle. Die Herausforderungen sind vielfältig und ihre erfolgreiche Bewältigung ist entscheidend für den langfristigen Erfolg der digitalen Transformation des Unternehmens.

Fachkräftemangel und fehlende digitale Kompetenzen

Eine der größten Herausforderungen im Mittelstand ist der Fachkräftemangel. Insbesondere Personal mit spezifischen digitalen Kompetenzen ist schwer zu finden. Unternehmen haben Schwierigkeiten, qualifizierte IT-Fachkräfte, Marketingfachleute oder Mitarbeiter mit Produktmanagement-Wissen zu finden. Die Gründe dafür reichen von alter IT-Infrastruktur über unattraktive Standorte bis hin zu Gehaltsunterschieden.

Ohne das notwendige Fachwissen ist es in der Praxis aber sehr schwierig, digitale Projekte effizient umzusetzen oder neue Technologien sinnvoll zu integrieren. Gleichzeitig erfordert die Digitalisierung ein Umdenken bei den bestehenden Mitarbeitern. Hier ist es wichtig, Weiterbildungsprogramme anzubieten und die Belegschaft aktiv in den Digitalisierungsprozess einzubinden. So werden notwendige digitale Fähigkeiten aufgebaut.

Kulturelle Herausforderungen und Veränderungsresistenz

Die Unternehmenskultur ist im Mittelstand ein bedeutender Faktor. Oft sind die Mitarbeitenden an etablierte Arbeitsweisen und Prozesse gewöhnt, sodass die Einführung neuer digitaler Tools auf Widerstand stoßen kann. Diese Veränderungsresistenz kann die Digitalisierung erheblich verlangsamen oder sogar gefährden.

Es ist entscheidend, dass die Unternehmensführung hier als Vorbild agiert und den Kulturwandel aktiv vorantreibt. Eine offene und transparente Kommunikation ist essentiell. Das Management muss die Vorteile der Digitalisierung und die Notwendigkeit der Veränderungen betonen. Das hilft, Unsicherheiten bei den Mitarbeitern abzubauen. Gleichzeitig sollte Change Management ein integraler Bestandteil jeder Digitalisierungsstrategie sein. So erreichst du, dass die Mitarbeitenden die Veränderungen nicht nur akzeptieren, sondern aktiv mitgestalten.

Begrenzte finanzielle und personelle Ressourcen

Mittelständische Unternehmen haben oft begrenzte Budgets für Digitalisierungsprojekte. Im Gegensatz zu finanzstarken Konzernen muss der Mittelstand hart priorisieren, welche Projekte zuerst angegangen werden. Die Implementierung neuer Technologien ist in der Regel nicht nur mit hohen Kosten verbunden, sondern auch mit Unsicherheiten (z.B. Anschaffung von Software / Hardware, Integrationsaufwand, Schulung der Mitarbeiter).

Dies erfordert eine kluge und gezielte Investitionsplanung. Du musst genau abwägen, welche Maßnahmen den größten Mehrwert für das Unternehmen bieten und in welchem Umfang diese umgesetzt werden können. Eine schrittweise Digitalisierung ist im Mittelstand meist die ideale Lösung. Dabei werden zunächst einzelne Prozesse oder Abteilungen digitalisiert. Das schafft zusätzlich Vertrauen in der Organisation durch erste Erfolge.

Es stellt sich zudem häufig die Frage, wie die Digitalisierung im laufenden Betrieb umgesetzt werden kann. Die Mitarbeitenden sind schnell überlastet, wenn zum Tagesgeschäft nun auch noch Digitalisierungsprojekte hinzukommen. Anders als Großunternehmen, die über mehr Personal verfügen, muss der Mittelstand pragmatisch und gezielt vorgehen. Hier kommt es darauf an, mit einer klaren Strategie vorzugehen und die individuellen Bedürfnisse deines Unternehmens zu analysieren. Mit einer strukturierten Beratung zur Digitalisierung gelingt dies effizienter als allein. Zudem helfen externe Consulting-Unternehmen auch bei der operativen Umsetzung oder im Projektmanagement der Digitalisierungsinitiativen.

Technologische Hürden und Altsysteme im Mittelstand

Ein weiteres Hindernis sind die oft veralteten Technologien, die nicht ohne Weiteres mit modernen digitalen Lösungen kompatibel sind. Viele mittelständische Unternehmen arbeiten noch mit Altsystemen, die weder flexibel noch leicht zu integrieren sind. So wird es schwer, neue Cloud-Lösungen oder Automatisierungstools einzusetzen.

Die Migration von Altsystemen auf moderne, skalierbare und cloudbasierte CRM- oder ERP-Lösungen ist komplex. Individuelle Integrationen sind zudem kostspielig in der Entwicklung. Sie erfordert neben technischem Fachwissen auch eine sorgfältige Planung. Der laufende Betrieb sollte möglichst nicht beeinträchtigt werden.

Sicherheit und Datenschutz

Veraltete Systeme sind immer auch Sicherheitsrisiken. Sie entsprechen häufig nicht den aktuellen Sicherheitsstandards und sind anfälliger für Cyberangriffe. Die Digitalisierung bringt demnach auch Herausforderungen im Bereich der IT-Sicherheit mit sich. Gerade für mittelständische Unternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen können Cyberangriffe oder Datenlecks gravierende Folgen haben. Die Einführung neuer digitaler Systeme und Technologien muss daher immer mit einer Sicherheitsstrategie einhergehen.

Darüber hinaus ist die Einhaltung rechtlicher Vorgaben wie der von zentraler Bedeutung (z.B. DSGVO, GoBD). Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Daten ihrer Kunden und Mitarbeiter sicher verarbeitet und gespeichert werden. Ein Verstoß gegen gesetzliche  Regelungen hat nicht nur rechtliche Konsequenzen oder Bußgelder zur Folge. Datenlecks oder Datenschutzverstöße kosten auch das Vertrauen der Kunden und Geschäftspartner.

Vorteile der Digitalisierung für mittelständische Unternehmen

Trotz der Herausforderungen bietet die Digitalisierung dem Mittelstand immense Chancen, die Effizienz zu steigern. Sie verändert die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten. Zudem bietet sie dir als Mittelständler die Möglichkeit, dich zukunftssicher aufzustellen. Einige der wichtigsten Vorteile der Digitalisierung im Mittelstand findest du hier:

Effizienzsteigerung durch Prozessautomatisierung

Einer der offensichtlichsten Vorteile ist die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben und Prozessen. Viele Tätigkeiten, die früher manuell erledigt wurden, können heute mithilfe von Software automatisiert werden. Das betrifft Bereiche wie die Buchhaltung, den Einkauf, die Personalverwaltung oder das Kundenmanagement und den Vertrieb. Durch die Automatisierung von Prozessen sparst du Zeit und Kosten. Du vermeidest außerdem menschliche Fehler.

Flexibilität und bessere Zusammenarbeit durch digitale Tools

Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung im Mittelstand ist die erhöhte Flexibilität, die digitale Tools ermöglichen. Cloud-Lösungen und digitale Infrastrukturen erlauben es Mitarbeitenden, ortsunabhängig und in Echtzeit zusammenzuarbeiten: im Homeoffice, unterwegs oder an verschiedenen Standorten. Mit den richtigen Tools ist dein Unternehmen stets vernetzt und arbeitsfähig. Diese Flexibilität erleichtert es dir, auf Veränderungen schnell zu reagieren. Auch bei der Mitarbeitergewinnung sehen wir immer wieder positive Effekte moderner Tools.

Digitale Technologien verbessern also nicht nur die internen Abläufe, sondern auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern oder Lieferanten. Dadurch wird Fortschritt transparenter. Die digitale Zusammenarbeit ermöglicht es dir auch, enger mit digitalen Dienstleistern zusammenzuarbeiten, Innovationsprozesse zu beschleunigen und gemeinsam neue Produkte oder Services zu entwickeln. Agile Arbeitsmethoden setzen ebenfalls auf digitale Tools. Sie ermöglichen eine höhere Anpassungsfähigkeit und eine schnelle Reaktionszeit auf neue Anforderungen.

Bessere Kundenerfahrung und Service

Digitalisierung bedeutet nicht nur interne Effizienzgewinne, sondern auch eine deutliche Verbesserung der Kundenerfahrung. Digitale Tools ermöglichen es dir, schneller und gezielter auf die Bedürfnisse deiner Kunden einzugehen. Beispielsweise kannst du durch den Einsatz von CRM-Systemen vorhandene Kundendaten besser analysieren und personalisierte Angebote erstellen.

Darüber hinaus ermöglichen digitale Plattformen und Kommunikationskanäle eine verbesserte Interaktion mit deinen Kunden. Mithilfe von Social Media, Chatbots, E-Mail oder Kundenportalen lässt sich der Kundenservice verbessern. Eine positive Kundenerfahrung führt zu einer höheren Kundenbindung. Die Folge: eine gesteigerte Zufriedenheit und Loyalität deiner Kunden. Allerdings benötigst du dafür exzellente digitale Prozesse.

Zugang zu Daten und bessere Entscheidungsfindung

Die Digitalisierung bietet dir leichten Zugang zu großen Mengen an Daten, die du für fundierte Entscheidungen nutzen kannst. Ob Kundendaten, Erfolgskennzahlen oder Marktanalysen – eine Vielzahl an Tools ermöglicht es dir, diese Daten zu sammeln, zu analysieren und daraus wertvolle Erkenntnisse zu ziehen.

Dank datengetriebener Entscheidungen minimierst du Risiken und schätzt Potenziale besser ein. Besonders in einem dynamischen Marktumfeld ist dies ein entscheidender Vorteil, um gezielte Maßnahmen zur Weiterentwicklung deines Unternehmens zu ergreifen.

Verbesserte Wettbewerbsfähigkeit

Mittlerweile ist die Digitalisierung ein wesentlicher Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit. Digitale Organisationen sind in der Lage, schneller auf Marktveränderungen zu reagieren und neue Geschäftsmöglichkeiten zu erschließen. Für dich als mittelständisches Unternehmen kann dies den Unterschied zwischen Erfolg und Stagnation ausmachen.

Durch den Einsatz digitaler Tools kannst du deine Marktposition stärken und deine Prozesse schneller und flexibler gestalten. Neue digitale Geschäftsmodelle, wie E-Commerce oder datengetriebene Services, eröffnen dir zusätzliche Umsatzquellen.

Nachhaltigkeit und Ressourceneffizienz

Auch im Hinblick auf Nachhaltigkeit und Ressourceneffizienz wirkt sich die Digitalisierung im Mittelstand positiv aus. Durch die Umstellung auf digitale Prozesse schonst du Ressourcen und reduzierst deinen ökologischen Fußabdruck. Beispielsweise spart die Digitalisierung von Dokumenten Papier und Druckkosten.

Darüber hinaus ermöglicht die Digitalisierung eine bessere Analyse und Kontrolle von Ressourcenverbräuchen. Mithilfe von Sensoren und Datenanalyse kannst du deine Energie-, Wasser- und Materialverbräuche in Echtzeit überwachen und optimieren. Dies trägt nicht nur zur Kostenreduktion bei, sondern fördert auch eine umweltfreundlichere und nachhaltigere Unternehmensführung.

Fördermöglichkeiten und staatliche Unterstützung

Eine erfolgreiche Digitalisierung ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg mittelständischer Unternehmen. Allerdings sind die damit verbundenen Investitionen oft schwierig zu stemmen. Um die finanzielle Belastung zu reduzieren und die Einführung digitaler Technologien zu beschleunigen, gibt es verschiedene Förderprogramme und staatliche Unterstützungsmöglichkeiten. Hier findest du eine Auswahl an Förderungen und wie du diese nutzen kannst, um die Digitalisierung im Mittelstand voranzutreiben.

Förderprogramme für die Digitalisierung in Deutschland

Es gibt eine Vielzahl von Förderprogrammen, die speziell für die Digitalisierung im Mittelstand entwickelt wurden. Diese Programme bieten finanzielle Unterstützung, um den Zugang zu digitalen Technologien zu erleichtern und die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken:

• go-digital (BMWK): Das Förderprogramm „go-digital“ richtet sich an Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern und bietet finanzielle Unterstützung bei der Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen. Der Fokus liegt auf den Bereichen IT-Sicherheit, digitale Markterschließung und digitale Geschäftsprozesse. Das Programm fördert bis zu 50 % der Kosten für Beratungs- und Umsetzungsleistungen durch autorisierte Beratungsunternehmen (maximaler Tagessatz: 1.110€).
  
  Wichtig: Das Programm läuft am 31.12.2024 aus. Neue Förderanträge können vorher noch bewilligt werden. Die Umsetzung bewilligter Projekte ist bis in das Jahr 2025 hinein möglich.
  
• Innovationsförderung durch ZIM (Zentrales Innovationsprogramm Mittelstand): Das ZIM-Programm bietet Förderungen für innovative Projekte im Bereich Digitalisierung und Industrie 4.0. Hierbei werden sowohl technologische Innovationen als auch Digitalisierungsmaßnahmen gefördert, die zur Entwicklung neuer Produkte, Prozesse oder Dienstleistungen beitragen. ZIM fördert nicht nur Einzelprojekte, sondern auch Kooperationsprojekte mit anderen Unternehmen oder Forschungseinrichtungen.
  
• KfW-Digitalisierungskredit: Die KfW bietet spezielle Kredite für Investitionen in digitale Technologien und Prozesse an. Der KfW-Digitalisierungskredit richtet sich an Unternehmen, die ihre Geschäftsmodelle digital transformieren oder in IT-Sicherheit, Datenverarbeitung oder neue digitale Produkte investieren wollen. So können Unternehmen ihre Digitalisierungsprojekte finanzieren, ohne die eigene Liquidität zu stark zu belasten.
  
• Regionale Innovationsprogramme: Einige Bundesländer, wie Bayern, Nordrhein-Westfalen oder Baden-Württemberg, haben eigene Innovationsprogramme ins Leben gerufen. Diese fördern Digitalisierungsmaßnahmen in Unternehmen. Die Programme bieten z.B. Zuschüsse für die Anschaffung digitaler Technologien, Schulungen oder Beratungsleistungen.
  
• Branchenspezifische Förderungen: Auch bestimmte Branchenverbände und Organisationen bieten Förderprogramme an, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen in bestimmten Industriezweigen zugeschnitten sind. Ein Beispiel hierfür ist die Internationale Klimaschutzinitiative der Bundesregierung.

EU-Förderprogramme

Neben den nationalen Förderprogrammen gibt es auch auf europäischer Ebene zahlreiche Fördermöglichkeiten für Digitalisierungsprojekte im Mittelstand. Einige der wichtigsten sind:

• Horizon Europe: Das EU-Forschungs- und Innovationsprogramm Horizon Europe fördert auch Digitalisierungsprojekte. Unternehmen können hier Finanzierungsmöglichkeiten für innovative Projekte erhalten, z.B. in den Bereichen Künstliche Intelligenz, Cloud-Technologien und Cybersicherheit.
  
• Digital Europe Programme: Das Programm „Digital Europe“ zielt darauf ab, die digitale Transformation in ganz Europa zu beschleunigen und bietet Unterstützung in den Bereichen Hochleistungsrechner, Künstliche Intelligenz, Cybersicherheit und digitale Kompetenzen. Unternehmen können Fördergelder für die Implementierung digitaler Technologien und die Entwicklung digitaler Kompetenzen beantragen.
  
• InvestEU: Das InvestEU-Programm unterstützt private Investitionen und den Zugang zu Finanzierungen in Schlüsselbereichen wie Digitalisierung und nachhaltige Entwicklung. Unternehmen können dort Kredite und Garantien für Digitalisierungsprojekte erhalten.

Steuerliche Anreize zur Digitalisierung im Mittelstand

Neben den direkten Förderprogrammen gibt es auch steuerliche Anreize, die es Unternehmen ermöglichen, die Kosten für Digitalisierungsprojekte steuerlich geltend zu machen. Diese Möglichkeiten gilt es sorgfältig mit einer Steuerkanzlei anzuwenden:

• Investitionsabzugsbetrag (IAB): Unternehmen können bis zu 50 % der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten. von Digitalisierungsvorhaben im Voraus steuerlich absetzen. Die Höchstgrenze für die Summe aller Investitionsabzugsbeträge liegt bei 200.000 €. Dies ermöglicht es, bereits vor der tatsächlichen Investition in digitale Technologien Steuervorteile zu nutzen und somit die finanzielle Gesamtbelastung zu senken.
  
• Abschreibungen: Digitale Investitionen wie IT-Systeme, Software oder digitale Maschinen können über die Dauer ihrer Nutzung abgeschrieben werden. Dadurch lässt sich der Wertverlust der digitalen Investitionen steuerlich geltend machen, was die Steuerlast reduziert. In manchen Fällen gibt es beschleunigte Abschreibungen, damit die Kosten über kürzere Zeiträume abgeschrieben werden können.
  
• Forschungszulage: Die Forschungszulage ist ein weiterer steuerlicher Vorteil für Unternehmen. Sie können eine Forschungszulage von bis zu 25 % der förderfähigen Kosten erhalten, was zusätzliche finanzielle Spielräume bei der Entwicklung digitaler Innovationen eröffnet. Allerdings erfolgt die Gewährung erst im Rahmen der Körperschaftsteuererklärung im Nachhinein. Hierzu sollte unbedingt ein Steuerberater konsultiert werden. 

Beziehung zwischen Digitalisierung & Mittelstand schwierig

Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass die Digitalisierung im Mittelstand deutliche Potenziale freisetzt. Der Weg zu digitalen Prozessen, modernen Systemen und Automatisierungen ist allerdings nicht immer leicht. Als Selbstläufer wird die digitale Transformation eines Unternehmens wohl niemand bezeichnen, der schon mal an ebendieser gearbeitet hat. Dennoch ist die Digitalisierung es wert, diesen Marathon zu starten. Ein Weg von tausend Meilen beginnt immer mit dem ersten Schritt. Wenn du dabei fachliche oder methodische Unterstützung von außen möchtest, kontaktiere uns gerne!