ERP Team: Erfolgreiche Mannschaften für die Steuerung und Umsetzung von ERP Projekten

Bedeutung eines gut zusammengestellten Projektteams

Ein ERP-System einzuführen, ist keine Kleinigkeit. Ein gut gemischtes ERP Team ist der Jackpot: Experten mit unterschiedlichen Blickwinkeln, die nicht nur über den Tellerrand hinausdenken, sondern auch schnell auf Herausforderungen reagieren. Dieses Team sorgt dafür, dass dein ERP-System von A bis Z läuft – von der Technik bis zur Akzeptanz bei deinen Leuten.

Der Weg zu deinem neuen ERP-System ist wie eine Reise mit mehreren Etappen:

1. Projektplanung und Vorbereitung: Ziele werden gesteckt, das ERP Team zusammengestellt und eine Bestandsaufnahme gemacht. Was läuft bei deiner IT schon rund, was nicht? Dieser Schritt legt das Fundament.
2. Systemauswahl und Beschaffung: Jetzt wird es spannend. Welches System passt am besten zu deinem Unternehmen? Dein ERP Team checkt Optionen, begleitet den ERP-Auswahl Prozess, spricht mit ERP Anbietern und stellt sicher, dass das neue ERP-System sitzt wie ein gut geschneiderter Anzug. Hier kann der Brownfield Ansatz eine sinnvolle Strategie sein, um bestehende Strukturen zu integrieren. Bewerte auch, ob andere Ansätze wie der Greenfield Ansatz hilfreich sein können.
3. Implementierung und Anpassung: Die Software wird eingerichtet, an deine Prozesse angepasst und als neues ERP-System eingeführt. Dein ERP Team sorgt dafür, dass alles reibungslos läuft.
4. Datenmigration und Testphase: Alte Daten müssen ins neue System. Das ist wie ein Umzug: Man will nichts verlieren und alles ordentlich verstauen. Parallel wird getestet, ob das System hält, was es verspricht.
5. Schulung und Rollout: Deine Mitarbeitenden müssen wissen, wie sie mit dem neuen System arbeiten. Trainings und Workshops machen es möglich. Der Rollout passiert in Etappen, damit dein Tagesgeschäft nicht auf der Strecke bleibt. Dein ERP Team ist dabei immer an deiner Seite. 
6. Nachbetreuung und Optimierung: Auch nach dem Go-Live geht es weiter: Probleme werden gelöst und das System an neue Anforderungen angepasst. Dein ERP-System bleibt so immer auf der Höhe der Zeit. Hier kann ein der KVP-Prozess helfen, Schwachstellen aufzudecken und zu verbessern.

Für ein gutes ERP-Projekt ist keine Raketenwissenschaft braucht es den richtigen Mix aus Technik, Prozessverständnis und Organisationstalent. Mit einem starken ERP Team an deiner Seite wird die Einführung deines ERP-Systems ein voller Erfolg.

Wer gehört ins ERP-Team?

Ein gutes Team hat immer verschiedene Spezialisten – vom Navigator bis zum Bergführer. Lass uns mal schauen, wer welche Rolle übernimmt.

Der Projektmanager

Der Projektmanager koordiniert, verteilt die Aufgaben und sorgt dafür, dass der Zeit- und Kostenrahmen eingehalten wird. Er spricht mit allen Stakeholdern, damit nichts ins Wanken gerät. Dabei unterstützt ihn eine klare ERP-Strategie.

Der Projektleiter

Der ERP-Projektleiter ist derjenige, der mitten im Geschehen ist. Er achtet darauf, dass jeder seine Aufgabe versteht und effizient umsetzt. Konflikte? Kein Problem, die löst er, bevor sie größer werden.

Der Process Owner

Der Process Owner stellt sicher, dass die Prozesse deines Unternehmens optimal ineinandergreifen. Seine Aufgabe ist es, die besten Lösungen zu finden und sicherzustellen, dass alles reibungslos ins ERP-System integriert wird. Dabei arbeitet er eng mit dem Projektmanager und den Fachabteilungen zusammen. Die Prozessanalyse spielt dabei eine Schlüsselrolle.

Der Product Owner

Der Product Owner sammelt die Bedürfnisse der Anwender, priorisiert sie und sorgt dafür, dass alles, was entwickelt wird, auch wirklich den Anforderungen entspricht. Mit Tools wie Customer Journey Mapping hält er die Nutzerbedürfnisse im Fokus.

Die Teilprojektleiter

Manchmal ist der Berg so groß, dass er in Etappen gemeistert werden muss. Hier kommen die Teilprojektleiter ins Spiel. Sie kümmern sich um spezielle Abschnitte wie die Integration von Modulen oder die Datenmigration. Alles, was sie tun, hat ein Ziel: den Hauptprojektleiter zu entlasten.

Die Experten

Ob IT, Logistik oder Finanzen – Experten bringen das Know-how mit, das an entscheidenden Stellen gebraucht wird. Sie kennen ihre Bereiche in- und auswendig und sorgen dafür, dass du immer auf der sicheren Seite bist.

Die Key User

Die Key User sind deine Pfadfinder. Sie wissen, wie der Alltag aussieht und wo die Stolpersteine liegen. Ihr Wissen macht den Unterschied, wenn es darum geht, das ERP-System so zu gestalten, dass es wirklich funktioniert. Nach der Implementierung sind sie die, die das Team weiterleiten.

Die Stakeholder

Die Stakeholder sind diejenigen, die die Vision haben und die Ressourcen bereitstellen. Ohne sie als Sponsoren wäre der Weg nach oben eine Sackgasse. Mit einer Business Capability Map behalten sie die Übersicht.

Erweiterte Teamstruktur und Integration

Du hast dein ERP Team zusammengestellt? Stark! Aber das ist erst der Anfang.

Zwei Teams, ein Ziel: Integration leicht gemacht

Die Coaches im ERP Team bringen das technische Know-how mit, damit ihr gemeinsam das ERP-System aufs Spielfeld bringt – und zwar so, dass es perfekt zu deinem Unternehmen passt.

• Klare Zielsetzung: Was will dein ERP Team erreichen? Welche Erfolge stehen auf dem Plan? Dabei hilft ein gut strukturierter Anforderungskatalog, der die Erwartungen klar definiert.

• Eine durchdachte Planung: Gemeinsam planen, regelmäßig checken, ob dein ERP Team noch auf Kurs ist – so bleibt ihr auf Erfolgskurs.
• Positionen klar verteilen: WKlare Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb deines ERP Teams und der Partner vermeiden Chaos. Jeder sollte wissen, was er zu tun hat – und was nicht.
• Teamgeist statt Grabenkämpfen: Unterschiedliche Unternehmenskulturen? Kein Problem, wenn dein ERP Team offen bleibt und die externe Unterstützung als Partner sieht. Am Ende zählt der Erfolg des gesamten Projekts.

Zusammenarbeit auf Augenhöhe – wie ein gut eingespieltes Duo

Die externe Unterstützung ist keine Konkurrenz, sondern euer Verstärker. 

• Regelmäßige Team-Meetings: Keine ermüdenden Kaffeekränzchen, sondern knackige Abstimmungen. So bleibt dein ERP Team im Bilde, und Probleme werden gelöst, bevor sie eskalieren.
• Transparenz ist Trumpf: Sag, was Sache ist. Offenheit spart Zeit und Nerven.
• Vertrauen zahlt sich aus: Respektiert das Know-how der anderen – und umgekehrt. Dein ERP Team und die Partner ergänzen sich perfekt.
• Flexibilität: Unvorhergesehene Hürden? Kein Problem. Bleib mit deinem ERP Team beweglich, passt den Plan an und mache weiter.

Über den Tellerrand hinausblicken

ERP-Systeme sind nicht nur für den internen Ablauf wichtig, sondern auch für die Verbindung zu Prozessen wie Purchase to Pay, Order to Chash oder Engineer to Order. Dein Team sollte daher übergreifende digitale Geschäftsprozesse und ihre Integration immer im Blick haben.

Change Management im ERP-Projekt

Warum Akzeptanz so wichtig ist

Klare Kommunikation und Transparenz machen aus Skeptikern Mitstreiter. Zeig auf, warum die Veränderung ein Gewinn ist – für das ganze ERP-Team.

Risiken erkennen und entschärfen

Risiken in einem ERP-Projekt kannst du nicht immer vermeiden, aber mit der richtigen Vorbereitung lassen sie sich schnell beheben. Proaktives Risikomanagement sorgt dafür, dass Hindernisse gar nicht erst zum Problem werden.

Mitarbeitende ins Boot holen

Ein ERP-Projekt ist Teamsache. Hol dein ERP-Team frühzeitig ins Boot, lass sie mitreden und mitgestalten.

Methoden für mehr Veränderungsfreude

Wie bringt man ein ERP-Team dazu, den Wandel nicht nur zu akzeptieren, sondern mit Begeisterung mitzumachen? Hier ein paar Vorschläge:

Von Anfang an dabei

Wer von Anfang an mitreden darf, sagt am Ende nicht so leicht nein. Lass dein ERP-Team Ideen einbringen und werde Zeuge, wie aus Skepsis echte Begeisterung wird.

Klartext reden

Komplizierte Sprache und Geheimniskrämerei haben hier keinen Platz. Sag offen, was Sache ist, und erkläre, warum der Wandel allen nutzt – ohne Umschweife.

Kleine Anreize, große Wirkung

Ein kleines Dankeschön, ein bisschen Anerkennung oder ein Bonus können Wunder wirken. Zeig, dass du die Anstrengungen schätzt.

Feedback als Steuerinstrument

Gib deinem ERP-Team die Chance, Fragen zu stellen und Sorgen zu äußern. Gemeinsam findet ihr bessere Lösungen – und das Projekt bleibt auf Kurs.

Kommunikation: Der Kleber, der alles zusammenhält

Ohne gute Kommunikation zerfällt das beste Projekt wie ein Kartenhaus. Hier ein paar Tipps, wie du die Botschaften klar und effektiv rüberbringst:

Zielgruppen verstehen

Geschäftsführer brauchen den Überblick, Mitarbeitende klare Anleitungen. Passe deine Kommunikation an die Bedürfnisse der jeweiligen Gruppe an.

Offenheit siegt

Niemand mag Geheimniskrämerei. Sei ehrlich, direkt und lass keinen Raum für Spekulationen.

Vielfältige Kanäle

Ob E-Mail, Workshop oder persönliches Gespräch: Nutze verschiedene Wege, um alle zu erreichen.

Updates, die begeistern

Halte dein ERP-Team auf dem Laufenden – aber bitte spannend und präzise.

Widerstand? Kein Problem!

Widerstand gehört zu jeder Veränderung dazu. Wichtig ist, wie du damit umgehst:

Probleme frühzeitig erkennen

Hinhören lohnt sich. So kannst du Konflikte schon entschärfen, bevor sie eskalieren.a

Konflikte entschärfen

Mit Fingerspitzengefühl und einem offenen Ohr lässt sich jede Spannung abbauen. Manchmal hilft ein klärendes Gespräch, manchmal ein bisschen Humor.

Hilfe anbieten

Nicht jeder kommt mit Veränderungen gleich gut zurecht. Biete Coaching oder Mentoring an, um Ängste abzubauen und die Motivation zu steigern. Durch diese Kombination aus Planung, Kommunikation und Motivation wird jedes ERP-Projekt zu einem Erfolg.

Projektmarketing für interne Mitarbeiter und externe Geschäftspartner

• Das Projekt ins beste Licht rücken: Stell dir vor, du polierst einen alten Klassiker und jeder sieht, wie gut er in neuem Glanz aussieht. Das ist der Job vom Projektmarketing. Es sorgt für Begeisterung und Motivation.
• Alle an Bord holen: Kommunikation, die ankommt, zeigt klar die Vorteile und ermutigt zur Mitgestaltung. Hier geht’s nicht um PowerPoint, sondern um echte Gespräche.
• Vertrauen gewinnen: Deine Geschäftspartner müssen wissen, dass dein Unternehmen mit den neuen Prozessen besser und zukunftssicher wird. Hier zählt, dass sie spüren: Das ist ein sicherer Hafen.

Die richtigen Kanäle nutzen

Projektmarketing lebt von Kommunikation, die ehrlich und auf den Punkt ist. Unterschiedliche Zielgruppen brauchen unterschiedliche Ansätze, aber die Message bleibt klar und echt.

• Intranet und Rundschreiben: Nutze knackige Updates, die zeigen, wo das Projekt steht.
• Workshops und Townhalls: Nichts wirkt besser, als persönlich mit deinem ERP Team über Ziele zu sprechen und Fragen direkt zu klären.
• Visuelle Eyecatcher: Infografiken und Videos holen auch die ab, die über Text hinweg scrollen. Kurz, präzise und mit Aha-Effekt.
• Social Media und Co.: Deine externen Partner sollten spüren, dass sie Teil von etwas Großem sind. Eine gute Story wirkt Wunder.

Dein Team motivieren

Die besten Projekte scheitern ohne ein motiviertes ERP Team. Hier kommt es darauf an, dass du frühzeitig und ehrlich mit ihnen sprichst.

• Früh informieren: Niemand mag Überraschungen, wenn sie nicht gut sind. Klare Updates nehmen die Angst vor Neuem.
• Change Agents einbinden: Finde die Leute, die Lust auf Veränderung haben, und lass sie Führung übernehmen. Sie machen den Unterschied.
• Erfolge feiern: Kleine Siege sind große Motivatoren. Ein Lob oder sichtbare Anerkennung sind wie Treibstoff für die Motivation.
• Feedback ernst nehmen: Niemand ist schlauer als das gesamte Team. Hör zu und zeig, dass jede Meinung wichtig ist.

Partner gewinnen – Vertrauen aufbauen

Deine Geschäftspartner sind Teil der Reise. Ohne sie wird der Umstieg schwerer, also lass sie wissen, wie sie profitieren.

• Transparenz zuerst: Niemand investiert Vertrauen in ein Projekt, das nebulös bleibt. Teile offen, was geplant ist.
• Klartext reden: Passe deine Kommunikation an die Bedürfnisse deiner Partner an. 
• Zusammen arbeiten: Probleme lösen sich leichter, wenn alle an einem Strang ziehen. Gemeinsame Ziele verbinden.
• Langfristig denken: Ehrlichkeit baut Beziehungen, die auch morgen noch stark sind.

Projektmarketing muss nicht kompliziert sein, aber es braucht Herz und ein Auge für das Wesentliche. Pack’s an – mit deinem ERP Team wirst du sehen, wie viel einfacher der Weg wird, wenn alle an deiner Seite stehen.

Interne oder externe Hilfe – oder beides?

Bei der Zusammenstellung des ERP-Teams stellt sich immer die Frage: Holst du Leute aus deinem Unternehmen oder setzt du auf externe Profis? Die Antwort: Warum nicht beides?

• Interne Mitarbeiter: Sie kennen dein Unternehmen wie ihre Westentasche. Prozesse, Kultur, Baustellen – alles vertraut. Allerdings fehlt ihnen vielleicht das Spezialwissen für ERP-Projekte.
• Externe Experten: Sie bringen frischen Wind und eine große Menge an Erfahrung mit. Best Practices für Digitalisierung Projektmanagement? Check. Blick über den Tellerrand? Auch da. Aber: Sie brauchen Zeit, um sich in deine Abläufe reinzufuchsen.
• Die Mischung macht’s: Kombinierst du beides, bekommst du das Beste aus beiden Welten. Deine internen Leute sorgen für Bodenhaftung, während die Externen die richtigen Werkzeuge mitbringen.

Stakeholder: Die Mitspieler ins Boot holen

Ein gutes ERP-Team allein reicht nicht. Du brauchst auch die richtigen Mitspieler, die dein Projekt unterstützen. Das geht so:

• Stakeholder identifizieren: Wer hat ein Wörtchen mitzureden? Von der Geschäftsleitung über Abteilungsleiter bis hin zu wichtigen Partnern – alle ins Boot holen.
• Einbeziehen: Lass sie mitreden, Feedback geben und ihre Perspektiven einbringen. So kriegst du alle auf deine Seite.
• Klare Rollen verteilen: Wer macht was? Wenn das von Anfang an klar ist, vermeidest du Missverständnisse und sparst dir jede Menge Stress.
• Am Ball bleiben: Regelmäßige Updates und offene Kommunikation halten alle auf Kurs. Denn niemand will am Ende das Gefühl haben, ins Leere zu laufen.

Falls du mehr über das Thema erfahren möchtest, schau dir unseren Blog zur Digitalisierung an oder informiere dich über ERP-Projektaudits, um von Anfang an auf der sicheren Seite zu sein.

Wer entscheidet? – Klare Sache!

Damit hier niemand den Kopf einzieht, braucht es klare Entscheidungswege.

Zentrale Entscheidungen: Die großen Fragen – wo es strategisch hingeht – landen beim Projektmanager oder dem Lenkungsausschuss. Da wird der Kurs gesetzt.

Dezentrale Verantwortung: Alltagsentscheidungen dürfen die Fachbereichsleiter oder Teilprojektleiter treffen. Das macht die Sache schneller und flexibler.

Verantwortungsbewusstsein: Jeder muss wissen, was auf seinem Teller liegt. Erfahre mehr über strategisches Prozessmanagement.

Das PMO im ERP Team

Ein ERP PMO sorgt dafür, dass alle Fäden zusammenlaufen, Probleme frühzeitig erkannt und Lösungen schnell umgesetzt werden. Es macht das Komplizierte einfach und sorgt dafür, dass das Projekt am Ende reibungslos läuft.

Was macht ein PMO?

• Zentrale Steuerung: Das PMO sorgt dafür, dass alle im Team wissen, was zu tun ist. Vom IT-Spezialisten bis zum Finanzchef – alle arbeiten auf das gleiche Ziel hin. Risiken werden frühzeitig erkannt, Ziele immer im Blick behalten.
• Standardisierung und Best Practices: Ein gutes PMO bringt Struktur in den Arbeitsalltag. Es sorgt dafür, dass alle nach den gleichen Regeln arbeiten, was die Effizienz steigert und Fehler vermeidet.
• Risikomanagement: Unerwartete Probleme? Kein Problem. Das PMO hat immer einen Plan B (und C) parat, sodass dein Team auch in schwierigen Situationen handlungsfähig bleibt.

Warum solltest du ein PMO haben?

• Vollständiger Überblick: Du hast jederzeit klaren Einblick in Fortschritte, Budget und mögliche Probleme. Anstatt sich in Fachbegriffen zu verlieren, bekommst du konkrete und verständliche Berichte.
• Effiziente Ressourcennutzung: Dein Team arbeitet zielgerichtet und ohne unnötige Verschwendung. Jede Stunde und jeder Euro wird sinnvoll eingesetzt.
• Mehr Gelassenheit: Klare Strukturen und ein vorausschauendes Risikomanagement sorgen dafür, dass du dich weniger um das Projekt kümmern musst und dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.

Warum ein PMO wirklich wichtig ist?

Ohne PMO wird dein ERP-Projekt schnell zu einem chaotischen Durcheinander – mit wenig Ziel und viel Aufwand. Ein PMO sorgt dafür, dass alle Prozesse ineinandergreifen, das Team effizient arbeitet und du ein ERP-System bekommst, das wirklich zu deinem Unternehmen passt.

Und nicht nur das – mit einem PMO machst du dein Unternehmen fit für die digitale Zukunft und bringst die digitale Transformation deines Unternehmens voran. Digitalisierung ist ein Marathon, kein Sprint, und ein gutes PMO hilft dir, nachhaltig erfolgreich zu sein. Mach’s dir einfacher. Ein PMO macht aus deinem ERP-Projekt einen echten Erfolg. Hier erfährst du mehr über ERP PMO.