ERP Einführung gescheitert – die Gründe warum ERP Projekte scheitern

Der Wechsel oder die Einführung eines ERP-Systems ist ein hochkomplexes und oft ressourcenintensives Projekt, das Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen stellt. Trotz umfangreicher Planungen können ERP-Projekte scheitern. Laut Gartner sollen bis 2027 mehr als 70 % der ERP-Projekte scheitern und damit nicht die erhofften Unternehmensziele erreichen. 25% davon sollen laut Gartner Analysten sogar katastrophal fehlschlagen. Die Gründe für das Scheitern von ERP-Projekten sind vielfältig, doch viele dieser Ursachen lassen sich auf wiederkehrende Probleme und strukturelle Defizite zurückführen.

In diesem Ratgeber beleuchten wir die häufigsten Gründe, warum ERP-Projekte scheitern. Zudem zeigen wir auf, welche Maßnahmen du für eine erfolgreiche Umsetzung ergreifen kannst. Dies erfordert nicht nur technische Expertise, sondern auch strategisches Denken, eine klare Kommunikation und eine Kultur der Veränderungsbereitschaft. Durch eine präventive Herangehensweise und gezielte Gegenmaßnahmen können viele Probleme bereits im Vorfeld erkannt und vermieden werden.

Überblick: Ursachen für das Scheitern von ERP-Projekten

Die Gründe für das Scheitern eines ERP-Projekts lassen sich in mehrere Hauptkategorien unterteilen, die oft miteinander verknüpft sind. Als Faustregeln in ERP-Projekten gilt die 20% Regel – so sollten 10% bis 20% des Aufwands bzw. Projektbudgets in die Vorbereitung investiert werden. Zu den häufigsten Ursachen für das Scheitern von ERP-Projekten zählen:

• Lücken im Lastenheft: Unvollständige oder unklare Anforderungen im Lastenheft führen zu Missverständnissen und Verzögerungen im Projekt.
• Unzureichende ERP-System Auswahl: Das ERP-System wird anhand von Funktionen und vertriebslastiger Argumente der ERP-Anbieter ausgewählt. Eine ERP-System Auswahl sollte führend auf den fachlichen Anforderungen basieren. Mit einem ERP-System Vergleich unterschiedlicher Anbieter können gezielt die kritischen Aspekte und unterschiedliche Herangehensweisen betrachtet werden. Hierbei ist die neutrale und unabhängige Betrachtung der ERP-Lösungen von zentraler Bedeutung.
• Mangelnde Veränderungsbereitschaft: Alte Prozesse werden nachgebildet, anstatt neue digitale Geschäftsprozesse zu nutzen.
• Fehlende Transparenz und Kontrolle: Ohne ausreichendes Projektcontrolling fehlt die Klarheit für eine reibungslose Umsetzung.
• Überforderung und fehlende Unterstützung: ERP-Großprojekte überlasten das Unternehmen, wenn es an Ressourcen und externer Hilfe mangelt.
• Mangelnde Dokumentation und unklare Verantwortlichkeiten: Ohne klare Dokumentation entstehen Missverständnisse und ineffiziente Abläufe.
• Zu viel Individualisierung: Übermäßige Anpassungen erhöhen Kosten, Komplexität und das Risiko von Problemen.
• Fehlende abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Ohne enge Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen entstehen Silos, die den Projekterfolg gefährden.
• Unzureichende Qualitätssicherung: Fehlende Qualitätssicherung führt zu unerkannten Fehlern, die später hohe Kosten und Aufwand verursachen können.

Diesen typischen Fehlern vorzubeugen ist ein entscheidender Schritt, um ERP-Projekte erfolgreich zu realisieren. Viele dieser Herausforderungen lassen sich durch eine präventive Vorgehensweise und klare Gegenmaßnahmen effektiv entschärfen. Dazu gehören eine vorausschauende Planung, eine strategische Ressourcenverteilung, die Einbindung der Mitarbeiter und eine transparente Kommunikation. Ein erfolgreiches ERP-Projekt erfordert eine ganzheitliche Betrachtung, die sowohl die technischen als auch die menschlichen Faktoren berücksichtigt.

Lücken im Lastenheft

Ein ungenaues oder unvollständiges Lastenheft stellt ein ernsthaftes Problem in ERP-Projekten dar. Fehlen in diesem Dokument wichtige Details oder Anforderungen, kann dies zu Missverständnissen führen. Diese lösen wiederum eine Vielzahl von Change Requests aus. Solche unklaren Anforderungen und fortlaufenden Änderungen verzögern das Projekt und treiben die Kosten in unkalkulierbare Höhen.

Eine sorgfältige und detaillierte ERP Anforderungsanalyse gehört vor Beginn des ERP-Projekts zu einem professionellen Prozess dazu. Hier wird das Lastenheft genau definiert und abgestimmt. Für Änderungen ist ein klarer Change Request Prozess zu etablieren, um Änderungen zu bewerten, zu priorisieren und effizient umzusetzen.

So verhinderst du unnötige Änderungen und stellst sicher, dass der Zeit- und Kostenrahmen eingehalten werden kann. Ein solides Lastenheft ist eine Grundvoraussetzung dafür, dass dein ERP-Projekt nicht scheitert.

Fehlende Veränderungsbereitschaft

Eine der häufigsten Ursachen für das Scheitern von ERP-Projekten ist die mangelnde Bereitschaft, bestehende Prozesse zu überdenken und neue Wege zu gehen. Unternehmen neigen dazu, veraltete Abläufe 1:1 in das neue System zu übertragen, ohne die Chance auf Optimierung zu nutzen. Statt deutlicher Produktivitätssteigerungen und Prozessoptimierung, bleiben ineffiziente Strukturen bestehen. Man sollte „alte Zöpfe abschneiden“, um das volle Potenzial des ERP-Systems auszuschöpfen. Eine Prozessberatung schafft hier Abhilfe, damit von vornherein eine Effizienz greifen kann.

Folgen der fehlenden Veränderungsbereitschaft:

• Geringe Produktivitätssteigerung: Prozesse bleiben unverändert, wodurch das ERP-System keinen echten Mehrwert bietet.
• Schlechtere Akzeptanz: Mitarbeiter empfinden das neue System als zusätzlichen Aufwand, da der Nutzen nicht erkennbar ist.

• Geringer ROI (Return on Investment): Das Potenzial des ERP-Systems bleibt ungenutzt, wodurch die Investition ihren Mehrwert nicht entfaltet.
• Verpasste Automatisierungschancen: Manuelle und zeitaufwändige Prozesse werden weiterhin beibehalten.
• Eingeschränkte Anpassungsfähigkeit: Unveränderte Prozesse führen zu einem starren System, das schwer auf neue Anforderungen reagiert.

Kulturwandel und Veränderungsbereitschaft als Erfolgsfaktor

Eine ERP-Implementierung ist nicht nur ein technisches Projekt, sondern auch eine Gelegenheit, Arbeitsweisen und Strukturen zu überdenken. Ein gezielter Kulturwandel fördert die Offenheit für Innovationen und stärkt die Akzeptanz für Veränderungen. Dabei spielt die Unternehmensführung eine Schlüsselrolle, indem sie klare Ziele formuliert und den Wandel aktiv vorantreibt.

Eine offene Haltung gegenüber neuen Prozessen und Methoden maximiert den Nutzen des neuen Systems. Mitarbeiter, die den Mehrwert des Systems erkennen und Neuerungen positiv annehmen, tragen aktiv zum Erfolg des Projekts bei. Dies führt zu einer langfristigen Optimierung der Arbeitsweise und stärkt die Wettbewerbsfähigkeit.

Strategien zur Förderung der Veränderungsbereitschaft:

• Einbeziehung der Mitarbeitenden: Frühzeitige Einbindung der Belegschaft in die Planung und Gestaltung neuer Prozesse.
• Schulungen und Change-Management: Regelmäßige Schulungen und Programme, um Unsicherheiten abzubauen und die Anpassung zu erleichtern.
• Erfolgsgeschichten teilen: Beispiele aus der Praxis oder aus dem eigenen Unternehmen als Inspiration nutzen.
• Transparente Kommunikation: Vorteile und Ziele des ERP-Systems klar und verständlich kommunizieren.

Maßnahmen zur Prozessoptimierung vor der ERP-Einführung

Eine erfolgreiche ERP-Einführung beginnt mit einer gründlichen Prozessanalyse. Deren Ziel ist es, bestehende Abläufe zu hinterfragen, Schwachstellen zu identifizieren und gezielte Verbesserungen vorzunehmen. Das ERP-System bietet hierbei zahlreiche Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren, zu standardisieren und effizienter zu gestalten. Zudem sollte eine Pilotphase für den Test der neuen Prozesse eingeplant werden.

Intransparenz und mangelnde Kontrolle 

Ein häufiges Problem bei ERP-Projekten ist die mangelnde Transparenz, die oft zu einem Kontrollverlust führt. Ohne klare Einsicht in den Projektstatus und regelmäßige Berichterstattung können Probleme erst spät erkannt werden. Die Folge: Vertrauensverlust. Ein unklarer Projektstatus demotiviert das Team und gefährdet die Zusammenarbeit. Dies führt nicht selten zu Budgetüberschreitungen, Verzögerungen und einem ineffizienten oder unvollständigen ERP-System. 

Transparenz und Kontrolle sind also entscheidende Merkmale, um fundierte Entscheidungen zu treffen und rechtzeitig Anpassungen vorzunehmen. So kannst du dem Scheitern eines ERP-Projekts vorbeugen.

Maßnahmen zur Sicherung von Transparenz und Kontrolle:

• Regelmäßige Statusberichte: Wöchentliche oder monatliche Berichte, die Fortschritte, Risiken und Maßnahmen transparent darstellen.
• Tools: Projektmanagement-Software zur Überwachung und Dokumentation des Fortschritts, die allen Beteiligten Zugriff auf relevante Informationen ermöglicht.
• Meilenstein-Reviews: Regelmäßige Überprüfung, ob die definierten Meilensteine im geplanten Zeit- und Kostenrahmen erreicht werden.
• Offene Kommunikationskultur: Schaffung eines Umfelds, in dem Probleme frühzeitig angesprochen und Lösungen gemeinsam erarbeitet werden können.

Überforderung der Organisation und fehlender Weitblick

Ein ERP-Projekt stellt Unternehmen vor umfangreiche Herausforderungen. Häufig geraten Organisationen dabei an ihre Belastungsgrenzen, da das Projekt zusätzliche Kapazitäten benötigt. Zusätzlich zu den täglichen Aufgaben kommt nun die Projektarbeit hinzu. 

Eine unzureichende Ressourcenplanung sowie fehlender strategischer Weitblick können zu Überlastung und damit zum Scheitern des ERP-Projekts führen. Ohne eine detaillierte Vorbereitung und eine langfristige strategische Ausrichtung kann das ERP Projektmanagement in operativen Schwierigkeiten steckenbleiben und den Überblick verlieren.

Es ist eine enge Zusammenarbeit von verschiedenen Abteilungen nötig, was ein hohes Maß an Engagement und Koordination verlangt. Wenn die Mitarbeiter jedoch zusätzlich zu ihren regulären Aufgaben für das Projekt eingesetzt werden, steigt das Arbeitspensum schnell an die Belastungsgrenze. 

Eine dauerhafte Überlastung führt nicht nur zu Ermüdung und Frustration, sondern beeinträchtigt auch die Qualität der Arbeit und die Motivation der Teams. Ein weiteres Problem ist, dass viele ERP-Projekte sich zu sehr auf kurzfristige Aufgaben konzentrieren, während dadurch die langfristigen strategischen Ziele aus dem Fokus geraten. Dadurch fehlt es an einer klaren Zielausrichtung, was den Erfolg des Projekts gefährdet.

Strategische Planung und Ressourcenmanagement als Lösung

Um Überlastung zu vermeiden und gleichzeitig den Weitblick zu bewahren, ist eine gezielte Ressourcenplanung von zentraler Bedeutung. Diese stellt sicher, dass das Projektteam über ausreichend qualifizierte und verfügbare Mitarbeiter verfügt. Diese werden die Aufgaben ohne Überforderung übernehmen. Es hat sich bewährt in einer solchen Planungsphase auf ERP-Consulting zu setzen, um dadurch den externen Erfahrungsschatz aus unzähligen Projekten mit am Tisch zu haben.

Eine präzise Analyse des Ressourcenbedarfs ist unumgänglich. Interne Schlüsselpersonen sollten, wenn möglich, von anderen Aufgaben entlastet und zeitlich begrenzt auf das Projekt fokussiert sein.

Mangelnde Mitarbeitermotivation und Unterstützung

Ein ERP-Projekt erfordert nicht nur technisches Wissen und Ressourcen, sondern auch eine hohe Motivation der Mitarbeiter. Wenn das Team das Projekt nicht als Chance für das Unternehmen sieht, sondern als Belastung, wird Widerstand gegen Veränderungen entstehen. So bleibt das Potenzial des neuen Systems oft ungenutzt.

Durch zusätzliche Arbeitsbelastung kann es zu Frustration und Demotivation bei den Mitarbeitern kommen, wenn keine angemessene Unterstützung bereitgestellt wird. Parallel zum Tagesgeschäft an einem so großen Projekt arbeiten zu müssen, führt zu Überforderung und Demotivation.

Maßnahmen zur Steigerung der Motivation:

• Frühzeitige Einbindung: Bereits in der Planungsphase sollten Mitarbeiter in den Prozess integriert werden, um den Nutzen des Systems zu verstehen.
• Regelmäßige Anerkennung: Die Erfolge der Mitarbeiter im Projektverlauf sollten gezielt anerkannt und gewürdigt werden.
• Finanzielle Inventives: Insbesondere für Führungskräfte und Schlüsselpersonen wirken finanzielle Incentives sehr effektiv (z.B. beim Erreichen von bestimmten Meilensteinen im Projekt).

Unklare Verantwortlichkeiten und fehlende Dokumentation

Ein weiterer Grund für das Scheitern von ERP-Projekten sind unklare Verantwortlichkeiten und mangelnde Dokumentation. Wenn Zuständigkeiten nicht klar definiert sind, entstehen Missverständnisse, die das Projekt erheblich verzögern und ineffizient machen. 

Ohne eine umfassende Dokumentation über Aufgaben, Fortschritte und Zuständigkeiten verlieren die Projektbeteiligten schnell den Überblick. Das gefährdet sowohl die Qualität als auch den Erfolg des Gesamtprojekts. Daher ist es unerlässlich, zu Beginn des Projekts eine klare Rollenverteilung und eine solide Dokumentationsstruktur zu etablieren.

In ERP-Projekten arbeiten oft viele Abteilungen und externe Partner zusammen, weshalb eine klare Aufgabenteilung von entscheidender Bedeutung ist. Unklare Zuständigkeiten können schlimmstenfalls zu fehlerhaften Prozessen führen, da Aufgaben doppelt erledigt oder gar nicht ausgeführt werden. 

Eine fehlende oder unvollständige Dokumentation verstärkt dieses Problem, da wichtige Informationen und Prozessbeschreibungen nicht für alle Beteiligten zugänglich sind. Mit folgenden Maßnahmen kannst du den Projektfortschritt sichern:

• Verantwortlichkeiten definieren: In einer RACI-Matrix sollte jede wichtige Aufgabe und Zuständigkeit dokumentiert sein. Das sorgt für Klarheit.
• Zentrale Dokumentationsplattform nutzen: Alle wichtigen Projektinformationen werden an einem zentralen Ort abgelegt, sodass alle Beteiligten jederzeit darauf zugreifen können (z.B. Confluence oder Sharepoint).
• Nachvollziehbarkeit gewährleisten: Entscheidungen und Prozesse sind dank der Dokumentation jederzeit nachvollziehbar, was die Kontrolle über das Projekt erleichtert.
• Langfristiger Wissenstransfer: Eine gute Dokumentation dient als wertvolle Quelle für zukünftige Anpassungen und die Weiterentwicklung des ERP-Systems.
• Regelmäßige Aktualisierung der Dokumentation: Durch kontinuierliche Pflege wird der aktuelle Projektstatus nachvollziehbar und Veränderungen werden dokumentiert. Auch hierfür sollte es einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess – KVP Prozess und Zuständigkeiten geben.

Maximale Individualisierung und deren Nachteile

Die Tendenz zur maximalen Anpassung des Systems an die bestehenden Geschäftsprozesse ist so weit verbreitet wie ineffizient. Zwar sollten ERP-Systeme die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens berücksichtigen, doch eine übermäßige Individualisierung verkompliziert den Projektverlauf erheblich. 

Individualisierungen führen nicht nur zu hohen Kosten und einer komplexen Struktur, sondern gefährden auch die Stabilität des Systems. Wenn jede Komponente an die bestehenden Strukturen angepasst wird, verliert das ERP-System oftmals die Flexibilität und die Vorteile standardisierter Prozesse. Dadurch können neue Probleme entstehen, die die langfristige Nutzung und Wartung des Systems beeinträchtigen:

• Steigende Kosten: Jede Anpassung zieht höhere Implementierungs- und Wartungskosten nach sich.
• Komplexe Systempflege: Ein übermäßig individualisiertes System ist schwieriger zu warten, Updates und Upgrades werden aufwändiger und teurer.
• Verminderte Systemstabilität: Zu viele Anpassungen können die Stabilität des Systems gefährden und die Leistung beeinträchtigen.
• Verlust der Flexibilität: Das ERP-System verliert seine Agilität, was sich negativ auf die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens auswirkt.

Anstatt das ERP-System maximal zu individualisieren, sollten Unternehmen eine ausgewogene Anpassungsstrategie verfolgen. Ziel ist es, nur die wirklich notwendigen Anpassungen vorzunehmen und den Rest durch standardisierte Funktionen abzudecken. So kann das Unternehmen die Flexibilität des Systems bewahren und gleichzeitig die Implementierungskosten sowie die Komplexität minimieren. So stellst du sicher, dass jede Anpassung leicht wartbar und mit zukünftigen Updates im ERP-Support kompatibel ist.

Tipp: Führe eine detaillierte Analyse der Kosten und des Nutzens jeder Anpassung durch, um nur gerechtfertigte Änderungen umzusetzen. Ein Business-Case ist aussagekräftiger als jede persönliche Befindlichkeit.

Fehlende abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Eine enge Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen, Geschäftsbereiche oder sogar Tochterunternehmen gehört zu jedem ERP-Projekt. Genau hierin liegt ein weiterer Grund für das Scheitern von ERP-Projekten: die mangelnde abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Wenn Abteilungen isoliert arbeiten und sich nur auf ihre eigenen Interessen oder Prozesse konzentrieren, entstehen Fragmentierungen. Ein ERP-System soll die Prozesse und Daten des gesamten Unternehmens zentralisieren und abteilungsübergreifend nutzbar sein. Ohne eine enge Zusammenarbeit kann es jedoch seine vollen Vorteile nicht entfalten.

In vielen Unternehmen priorisieren Abteilungen oft ihre eigenen spezifischen Anforderungen und arbeiten isoliert, anstatt eine ganzheitliche Sicht auf das ERP-Projekt einzunehmen. Dies führt dazu, dass ein ERP-System möglicherweise nicht optimal auf das Gesamtunternehmen abgestimmt wird. Daten und Prozesse werden dann so eingerichtet, dass sie einzelne Abteilungen unterstützen, aber die abteilungsübergreifende Effizienz auf der Strecke bleibt, was zur Folge haben kann:

• Inkonsistente Daten und Prozesse: Jede Abteilung verfolgt eigene Standards und Anforderungen, was zu Inkonsistenzen in den Daten und Prozessen führt.
• Erschwerte Integration und Datentransparenz: Der Datenaustausch bleibt ineffizient, wenn es an einer abteilungsübergreifenden Abstimmung mangelt.
• Verschwendung von Ressourcen: Doppelarbeit und redundante Systeme führen zu unnötigen Aufwänden und höheren Kosten.

Ein effektives ERP-Projekt erfordert eine ganzheitliche Perspektive, bei der alle Beteiligten gemeinsam auf ein zentrales Ziel hinarbeiten. Unternehmen sollten cross-funktionale Teams aus Vertretern der verschiedenen Abteilungen bilden und regelmäßige Abstimmungsmeetings organisieren. Dies stellt sicher, dass die Anforderungen jeder Abteilung berücksichtigt werden, ohne das Gesamtziel aus den Augen zu verlieren. 

Eine zentrale Steuerung der Anforderungen und gemeinsame Projektziele fördern eine koordinierte und effiziente Umsetzung des ERP-Systems. Diese sollten in regelmäßigen Meetings zwischen den Abteilungen besprochen werden, um Fortschritte zu teilen und Herausforderungen gemeinsam zu lösen. Hier gilt es auch, einheitliche Daten- und Prozessstandards festzulegen, um die Konsistenz und Effizienz des ERP-Systems sicherzustellen.

Unzureichende Qualitätssicherung und Testmanagement

Eine der häufigsten Ursachen für das Scheitern von ERP-Projekten ist eine unzureichende oder fehlende Qualitätssicherung, die ein schwaches Testmanagement umfasst. Solche Mängel im Prozess führen oft dazu, dass Fehler und Missverständnisse erst im späteren Verlauf des Projekts oder sogar im produktiven Betrieb auftauchen. Das verursacht zusätzliche Kosten oder Ausfälle. Zudem beeinträchtigt es die Akzeptanz des Systems.

Ein schwaches Testmanagement ist eine häufige Ursache, warum gravierende Fehler im Betrieb auftreten. Ohne ausreichende und strukturierte (automatisierte) Tests bleiben technische sowie funktionale Probleme oft unentdeckt, was zu Systemausfällen und hohen Kosten für nachträgliche Korrekturen führt. Eine Vielzahl an Change Requests erschwert außerdem das Projektmanagement und steigert die Komplexität unnötig.

Es gilt, einen detaillierten Testplan mit allen erforderlichen Testzyklen und Testarten zu erstellen, um alle Aspekte des Systems zu überprüfen. Last- und Performance-Tests sowie Benutzertests müssen regelmäßig durchgeführt werden, damit das System stabil und fehlerfrei arbeitet. Ein umfassendes Testmanagement sorgt also für ein zuverlässiges ERP-System und reduziert Systemausfälle nachweislich.

Gute Vorbereitung verhindert böse Überraschungen

Die vielen Herausfordern zeigen, wieso ERP-Projekte scheitern. Es gibt eine Vielzahl von Risiken und Stolpersteinen. Wir empfehlen daher einen präventiven Ansatz, der mögliche Probleme frühzeitig erkennt und aktiv verhindert. Das ist der Schlüssel, um solche Großprojekte erfolgreich zum Abschluss zu bringen und das volle Potenzial des ERP-Systems zu nutzen.

Jeder im Verlauf des Projekts auftretende Fehler kann Zeit und Ressourcen kosten, daher ist es entscheidend, alle kritischen Faktoren im Blick zu behalten. Präventive Maßnahmen wie eine sorgfältige Anforderungserhebung, klare Kommunikation und regelmäßige Statusupdates fördern die Transparenz und Stabilität des Projekts. Die Projekterfahrung eines ERP-Consultants und damit verbundene Analysen wie auch Ausblicke kann noch keine KI ersetzen.

Wenn mögliche Probleme schon in der Planungsphase identifiziert und gezielte Maßnahmen ergriffen werden, kann das Unternehmen die Risiken einer ERP-Einführung deutlich minimieren. Ein wirkungsvolles Risikomanagement im Projekt spielt eine zentrale Rolle, da es hilft, potenzielle Hindernisse frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig zu adressieren.

Eine strukturierte und proaktive Herangehensweise sorgt außerdem dafür, dass das Projektteam auf mögliche Herausforderungen vorbereitet ist und in der Lage ist, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Genau dafür haben wir spezielle Format wie unseren ERP Readiness Check oder das ERP-Projektaudit entwickelt. Hier identifizieren wir gemeinsam potenzielle Risiken, die dein ERP-Projekt scheitern lassen könnten. Erst dadurch können wir dann gemeinsam konkrete Gegenmaßnahmen entwickeln.