ERP Support: Modelle, Rollen & effektive Optimierung

Performante ERP-Systeme sind das Herzstück moderner Unternehmen. Sie erfordern einen zuverlässigen, langfristigen ERP-Support, um reibungslose Abläufe sicherzustellen. Dies bildet die Basis für effiziente digitale Prozesse und ermöglicht die zentrale Verwaltung sowie den sicheren Zugriff auf geschäftskritische Daten. Da ERP-Systeme eng mit den Unternehmensprozessen verknüpft sind, ist ein kontinuierlicher ERP-Support essentiell, um Wartung, Optimierung und Weiterentwicklung sicherzustellen. Ohne professionelle Betreuung können Systeme schnell veralten, ineffizient werden oder Fehler verursachen – mit negativen Folgen für Produktivität und Kosten.

Warum ist der ERP Support entscheidend?

Ein zuverlässiger ERP Support stellt sicher, dass das System nicht nur reibungslos funktioniert, sondern auch kontinuierlich an neue Geschäftsanforderungen angepasst wird. Neben der schnellen Problembehebung geht es vor allem darum, das ERP-System strategisch weiterzuentwickeln, damit es als leistungsfähige Plattform für wachsende Unternehmensanforderungen dient. Ohne professionelle Betreuung drohen Systemverlangsamungen, Sicherheitsrisiken und verpasste Innovationschancen – was langfristig zu Produktivitätsverlusten und höheren Kosten führen kann.

Ziele und Nutzen einer umfassenden ERP-Betreuung

• Minimierung von Ausfallzeiten: Schnelle Problembehebung und präventive Wartung minimieren Unterbrechungen im Betrieb.
• Kontinuierliche Prozessverbesserung: Durch regelmäßige Analysen und Anpassungen können digitale Prozesse stetig verbessert und an neue Herausforderungen angepasst werden.
• Effizienzsteigerung: Ein optimal betreutes ERP-System hilft, Arbeitsprozesse zu automatisieren, wodurch Zeit und Kosten gespart werden können.
• Erhöhte Sicherheit: Mit einem gezielten Sicherheitsmanagement wird das ERP-System vor Cyberangriffen und Datenverlust geschützt.
• Flexibilität und Zukunftssicherheit: Anpassungen und Erweiterungen sorgen dafür, dass das ERP-System mit dem Unternehmen wächst und stets den aktuellen Anforderungen gerecht wird.

Support-Modelle für ERP-Systeme

Um den individuellen Anforderungen gerecht zu werden, gibt es verschiedene Modelle, wie der ERP-Support organisiert werden kann. Jedes Modell hat seine eigenen Vor- und Nachteile, abhängig von der Unternehmensgröße, den internen Ressourcen und der gewünschten Flexibilität. Eine passende Wahl ermöglicht es dem Unternehmen, sowohl den laufenden Betrieb sicherzustellen als auch kontinuierliche Weiterentwicklungen voranzutreiben.

Externer Support durch den Implementierungspartner

In diesem Modell übernimmt der Implementierungspartner die vollständige Verantwortung für den ERP-Support. Dies kann besonders für kleinere Unternehmen oder solche ohne spezialisiertes IT-Personal sinnvoll sein. 

Vorteile:

• Zugriff auf umfassende Expertise des Implementierungspartners
• Minimale interne Ressourcenbindung
• Hohe Service-Verfügbarkeit durch vertraglich festgelegte SLA

Nachteile:

• Abhängigkeit vom Partner
• Mögliche höhere Kosten durch fortlaufende Support-Verträge
• Begrenzte Flexibilität bei kurzfristigen Anpassungen oder individuellen Wünschen

Internes Team für den ERP Support und Weiterentwicklung

Unternehmen, die eigene Ressourcen und Fachkräfte aufbauen möchten, können den ERP-Support und die Weiterentwicklung intern organisieren. Besonders bei großen Unternehmen kann dies von Vorteil sein, da ein internes Team schneller reagieren und tiefer in die spezifischen Anforderungen des Unternehmens eintauchen kann. 

Vorteile:

• Direkte Kontrolle über Support- und Entwicklungsprozesse
• Hohe Flexibilität bei individuellen Anpassungen
• Langfristiger Aufbau von internem Know-how und Expertise

Nachteile:

• Hohe Anfangsinvestitionen für Rekrutierung und Schulung
• Laufende Fixkosten für Personal und Weiterbildung
• Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und dem Wissen einzelner Mitarbeiter

Hybridmodell: Kombination aus internem Team und externer Partner

Das Hybridmodell kombiniert die Vorteile beider Ansätze, indem sowohl ein internes Team als auch der Implementierungspartner für ERP-Support und -Weiterentwicklung eingebunden werden. Typischerweise übernimmt das interne Team die alltägliche Systembetreuung und erste Supportanfragen, während der externe Partner für komplexere Anpassungen oder bei Engpässen einspringt. 

Vorteile:

• Hohe Flexibilität durch kombinierte Ressourcen
• Interne Experten für die schnelle Reaktion im Tagesgeschäft
• Zugriff auf das Fachwissen des Implementierungspartners bei komplexeren Anforderungen

Nachteile:

• Erfordert klare Kommunikationsstrukturen und Rollenverteilungen
• Eventuell höhere Kosten durch die gleichzeitige Nutzung externer und interner Ressourcen
• Risiko von Überschneidungen oder Verantwortlichkeiten

Interessengemeinschaften und Unternehmensnetzwerke für geteilte Ressourcen

In einigen Branchen bieten Interessengemeinschaften oder Unternehmensnetzwerke eine Möglichkeit, ERP-Support-Ressourcen zu teilen. Unternehmen, die ähnliche Anforderungen an ihre ERP-Systeme haben, können so Kosten und Ressourcen teilen, um den Support effizienter zu gestalten. 

Dabei werden Kompetenzen und Mitarbeiter auf mehrere Unternehmen aufgeteilt, sodass ein breiteres Wissensspektrum genutzt werden kann und keine vollständige Abhängigkeit von einem einzigen Partner besteht.

Vorteile:

• Kosteneinsparungen durch geteilte Ressourcen
• Zugriff auf ein breiteres Know-how durch mehrere Unternehmen
• Flexibilität durch gemeinsame Nutzung von Fachkräften und Kompetenzen

Nachteile:

• Erfordert eine enge Abstimmung und Vertrauen zwischen den beteiligten Unternehmen
• Mögliche Herausforderungen bei der Verteilung von Verantwortlichkeiten
• Komplexität bei der Verwaltung gemeinsamer Ressourcen und Interessen

Kompetenzprofile für ERP-Support und -Weiterentwicklung

Position	Anforderungen	Kompetenzen
ERP-Systemadministrator	Erfahrung in der IT-Systemadministration, idealerweise im ERP-Bereich. Kenntnisse in Systemwartung, Backup-Management und Benutzerverwaltung	Fähigkeit zur schnellen Problemlösung, analytisches Denken und technisches Verständnis für Systemoptimierung
ERP-Anwendungsbetreuer	Gutes Verständnis der spezifischen ERP-Prozesse im Unternehmen. Fähigkeit zur Erstellung von Schulungsunterlagen und Anwenderbetreuung	Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Geduld im Umgang mit Anwendern und schnelle Problemlösungsfähigkeiten
Technischer Support und Entwickler	Kenntnisse in Programmiersprachen und Systemintegration. Erfahrung in der Entwicklung von Anpassungen und Erweiterungen	Starke analytische Fähigkeiten, kreative Lösungsansätze und Erfahrung in der Anpassung von Systemen an spezifische Anforderungen
IT-Sicherheitsbeauftragter	Fundierte Kenntnisse im Bereich IT-Sicherheit, Datenschutz und Risikomanagement. Erfahrung in der Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen	Fähigkeit, Sicherheitslücken frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu entwickeln, proaktive Risikomanagement-Fähigkeiten
Prozessmanager	Erfahrung im Business Process Management und in der Analyse von Prozessen. Kenntnisse über den Einfluss von ERP-Systemen auf Geschäftsabläufe	Fähigkeit, Prozesse zu optimieren und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Stark ausgeprägtes organisatorisches und analytisches Denken
ERP-Architekt	Tiefgehendes technisches Verständnis von ERP-Systemarchitektur. Erfahrung in der Planung und Durchführung von ERP-Systemerweiterungen. Er wird auch ERP Solution Architect genannt.	Strategisches Denken, Fähigkeit, langfristige technische Lösungen zu entwickeln und das ERP-System zukunftssicher zu gestalten
Change Manager	Erfahrung im Change Management und in der Mitarbeiterschulung. Kenntnisse in der Umsetzung von ERP-Systemänderungen	Kommunikationsstärke, Fähigkeit zur erfolgreichen Umsetzung von Veränderungen und Schulung von Mitarbeitern in neuen Prozessen
Datenanalyst	Erfahrung in der Analyse von ERP-Daten und in der Nutzung von Analytics-Tools. Fähigkeit, Geschäftsprozesse datenbasiert zu optimieren	Stark ausgeprägte analytische Fähigkeiten und Erfahrung in der Präsentation von datenbasierten Handlungsempfehlungen

Vorteile eines nachhaltigen Support Ansatzes

Ein durchdachter und nachhaltiger ERP-Support optimiert Prozesse, hält das System auf dem neuesten Stand und sichert langfristige Effizienz sowie Wettbewerbsfähigkeit. Das führt zu:

• Steigerung der Effizienz durch automatisierte und optimierte Prozesse
• Flexibilität durch eine skalierbare und anpassbare ERP-Struktur
• Einsparung von Betriebskosten durch Automatisierung und Prozessoptimierung
• Schnellere Reaktionszeiten auf neue Marktanforderungen
• Erhöhung der Nutzerakzeptanz und Zufriedenheit durch gezielte Unterstützung
• Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit durch kontinuierliche Weiterentwicklung

Ein strategisches Investment in die Zukunft

Ein nachhaltiger ERP-Support ist essentiell für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Er geht über reine Systemwartung hinaus und sorgt für einen stabilen Betrieb sowie eine kontinuierliche Weiterentwicklung des ERP-Systems. Die Wahl des passenden Support-Modells – ob intern, extern oder hybrid – sollte sich an den individuellen Anforderungen und Ressourcen des Unternehmens orientieren. Ein gut strukturiertes Support-Team mit klar definierten Rollen sichert nicht nur die Effizienz, sondern ermöglicht auch eine flexible Anpassung an neue Herausforderungen. Investitionen in einen professionellen ERP-Support zahlen sich aus, da sie Ausfallzeiten minimieren, Geschäftsprozesse optimieren und die digitale Transformation nachhaltig vorantreiben.