Projektcontrolling: Der nötige Überblick 

Das Projektcontrolling ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg von ERP-Projekten. Es stellt sicher, dass alle Projektaktivitäten im Einklang mit den definierten Zielen, dem Zeitplan und dem Budget durchgeführt werden. ERP-Projekte sind meist komplex und erfordern eine strukturierte Steuerung und Überwachung, um Risiken, Zeit- und Kostenüberschreitungen zu vermeiden. 

Ein professionelles Projektcontrolling bietet hierbei die Werkzeuge und Methoden, um alle Projektphasen systematisch zu überwachen und potenzielle Abweichungen frühzeitig zu identifizieren. Eine solide Controlling-Struktur hilft dem Projektteam, das ERP-Projekt zielgerichtet umzusetzen und den Erfolg nachhaltig zu sichern. In diesem Artikel erfährst du alles Wissenswerte dazu.

Bedeutung des Projektcontrollings in ERP-Projekten

In ERP-Projekten hat das Projektcontrolling die zentrale Aufgabe, Transparenz über den Projektverlauf zu schaffen und eine kontinuierliche Kontrolle der Projektziele zu gewährleisten. Federführung wird das Projektcontrolling durch den ERP Projektleiter verantwortet und in enger Abstimmung mit dem ERP PMO bearbeitet. Aufgrund der Komplexität und des Umfangs von ERP-Projekten sind ständige Anpassungen und Entscheidungen erforderlich. 

Ein strukturiertes Projektcontrolling ermöglicht:

• Effektive Ressourcennutzung: Finanzielle und personelle Ressourcen können effizient eingesetzt und Engpässe frühzeitig erkannt werden.
• Minimierung von Abweichungen: Schnelles Erkennen und Beheben von Abweichungen bei Zeit, Budget oder Leistung.
• Unterstützung bei strategischen Entscheidungen: Bereitstellung relevanter Daten und Berichte, die das Management bei der Entscheidungsfindung unterstützen.
• Qualitätssicherung: Kontinuierliche Überprüfung der Projektergebnisse, um sicherzustellen, dass die Qualität den Anforderungen entspricht.
• Verbesserung der Projektergebnisse: Unterstützung des Teams, die definierte Projektziele erreichen, indem frühzeitig auf Probleme reagiert wird.
• Langfristige Stabilität: Sicherstellen, dass das Projekt auch langfristig im Einklang mit den Unternehmenszielen bleibt.

Projektcontrolling als strategischer Erfolgsfaktor für ERP-Projekte

Das Projektcontrolling umfasst eine Vielzahl an Aufgaben, die dazu dienen, das ERP-Projekt innerhalb der festgelegten Rahmenbedingungen erfolgreich umzusetzen. Dadurch bleibt das Projektteam handlungsfähig und kann flexibel auf Veränderungen reagieren.

Zentrale Aufgaben des Projektcontrollings sind:

1. Zielüberwachung: Sicherstellen, dass die Projektziele in jeder Phase eingehalten werden und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.
2. Soll-Ist-Vergleich: Durchführung regelmäßiger Vergleiche zwischen den geplanten und den tatsächlichen Ergebnissen, um Abweichungen schnell zu identifizieren.
3. Ressourceneffizienz überwachen: Effiziente Nutzung von personellen, finanziellen und materiellen Ressourcen sicherstellen.
4. Risikomanagement und Abweichungsanalyse: Risiken kontinuierlich überwachen und bei Abweichungen schnell korrigierende Maßnahmen einleiten.

Planung und Zieldefinition als Basis für Projektcontrolling

Die Planung und Zieldefinition bilden das Fundament eines erfolgreichen ERP-Projektcontrollings. Dank einer detaillierten Planung kann das Projektteam die Erwartungen und Anforderungen präzise formulieren und Meilensteine festlegen, die den Projektfortschritt kontinuierlich messbar machen. 

Dies umfasst die Kontrolle der Projektziele und die Überprüfung der KPIs (Leistungsindikatoren) auf Zielerreichung. Ressourcenmanagement und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten sind vom ERP-Projektmanagement vorzunehmen.

Budget- und Kostenmanagement

Ein effektives Budget- und Kostenmanagement ist zentral für den Erfolg eines ERP-Projekts, da Budgetüberschreitungen häufig zu Projektverzögerungen und Abstrichen bei der Qualität führen können. Durch eine detaillierte Budgetplanung und eine konsequente Kostenkontrolle behält das Projektteam die finanziellen Ressourcen im Blick und kann auf Abweichungen schnell reagieren. 

Diese Schritte sind dafür wichtig: 

• Erstellung und Überwachung des Projektbudgets: Ermittlung aller voraussichtlichen Kosten, Einrichtung von Pufferbeträgen für unvorhergesehene Ausgaben und Regelmäßige Überprüfung der Kostenentwicklung.
• Budgetabweichungen erkennen und Maßnahmen einleiten: Regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche, sowie Ursachenanalyse bei Abweichungen durchführen und Korrekturmaßnahmen planen
• Kostenmanagement-Tools einsetzen: Hilfreich zur Erfassung und Überwachung der tatsächlichen Kosten, sowie zur Berichterstellung und Anpassung bei Budgetüberschreitung.
• Kostenmanagement in Projektcontrolling integrieren: So bietet es einen ganzheitlichen Überblick, stärkt die Zusammenarbeit und Kommunikation und ermöglicht eine präzise Planung und Nachverfolgung.

Termin- und Qualitätsmanagement

Durch strukturierte Terminplanung und regelmäßige Qualitätssicherung stellt das Projektteam sicher, dass alle Phasen effizient verlaufen und Standards eingehalten werden. Eine enge Verzahnung beider Bereiche hilft, Deadlines einzuhalten, Qualität zu sichern und frühzeitig auf Probleme zu reagieren. Für ein erfolgreiches Termin- und Qualitätsmanagement sind diese Punkte entscheidend:

• Integration von Termin- und Qualitätsmanagement in das Projektcontrolling: Die Verbindung beider Bereiche ermöglicht eine gleichzeitige Überwachung von Qualität und Zeitplänen, sodass Zielkonflikte frühzeitig erkannt und Anpassungen vorgenommen werden können.
• Ganzheitliche Kontrolle: Ein kombiniertes Management von Zeit und Qualität sorgt für einen umfassenden Überblick über den Projektfortschritt und ermöglicht eine flexible Reaktion auf Veränderungen.
• Effiziente Ressourcenverwendung: Durch die Abstimmung von Termin- und Qualitätsmanagement können Ressourcen optimal genutzt und die Projektziele effizient erreicht werden.
• Bessere Kommunikation und Abstimmung: Die enge Verbindung beider Bereiche stärkt die Teamzusammenarbeit und verbessert den Informationsaustausch.
• Terminplanung und Überwachung von Deadlines: Eine präzise Planung mit Meilensteinen, Pufferzeiten und regelmäßiger Überprüfung hilft, Verzögerungen zu vermeiden und das Projekt auf Kurs zu halten.

Qualitätsstandards festlegen und sicherstellen

Qualitätsmanagement ist unverzichtbar für das ERP-Projektcontrolling, weil es sicherstellt, dass alle Ergebnisse den festgelegten Standards entsprechen. Bereits in der Planungsphase sollten Qualitätsstandards definiert und klare Kriterien für die Qualitätssicherung festgelegt werden. Für ein effektives Qualitätsmanagement sind diese Punkte entscheidend:

• Definition von Qualitätsstandards: Festlegung der Anforderungen und Kriterien, die die Projektergebnisse erfüllen müssen.
• Qualitätskontrollen und Prüfverfahren: Regelmäßige Prüfungen und Kontrollen der Projektergebnisse.
• Abweichungsmanagement: Identifikation und Dokumentation von Abweichungen

• Regelmäßige Reviews: Projektabschnitte und Meilensteine werden regelmäßig überprüft, um sicherzustellen, dass die Anforderungen erfüllt sind.
• Interne Audits: Überprüfung der Einhaltung der Qualitätsstandards, um potenzielle Schwachstellen zu identifizieren.
• Feedback-Schleifen: Einholen von Feedback der Teammitglieder und Stakeholder, um die Qualität der Projektergebnisse kontinuierlich zu verbessern.

Risikomanagement im Projektcontrolling

Ein effektives Risikomanagement ist essentiell, um potenzielle Gefahren frühzeitig zu erkennen und gezielt zu minimieren. Durch eine strukturierte Risikoanalyse und kontinuierliches Monitoring bleibt das Projekt auch bei unvorhergesehenen Problemen stabil. Proaktive Maßnahmen helfen, Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und Qualitätsmängel zu vermeiden. 

Das Risikomanagement sollte integraler Bestandteil des gesamten Projektcontrollings sein und in enger Abstimmung mit anderen Themen wie Zeit-, Budget- und Qualitätsmanagement erfolgen. Wichtige Aspekte des Risikomanagements sind:

• Identifikation und Bewertung von Projektrisiken: Risiken werden in Kategorien wie Budget-, Zeitplan- oder technische Risiken eingeteilt, analysiert und nach Eintrittswahrscheinlichkeit sowie Auswirkungen priorisiert.
• Strategien und Maßnahmen zur Risikominderung: Maßnahmen wie Risikovermeidung, -minderung oder -übertragung helfen, Risiken frühzeitig zu kontrollieren und deren Auswirkungen zu minimieren.
• Monitoring und Anpassung der Risikostrategien: Regelmäßige Risiko-Reviews, Risikomatrizen und flexible Anpassungen gewährleisten, dass das Risikomanagement aktuell bleibt und auf neue Herausforderungen reagieren kann.
• Notfall- und Eskalationspläne im Risikomanagement: Klare Maßnahmen, Zuständigkeiten und Eskalationsstufen stellen sicher, dass kritische Risiken effizient bewältigt werden und Entscheidungen schnell getroffen werden können.

Controlling-Tools und -Reporting

Moderne Controlling-Tools und ein strukturiertes Reporting sind entscheidende Elemente für das effektive Management eines ERP-Projekts. Sie bieten dem Projektteam und den Stakeholdern einen klaren Überblick über den Projektfortschritt, die Kostenentwicklung, die Einhaltung von Terminen und die Kontrolle der Qualität.

Software für das Projektcontrolling in ERP-Projekten

Die Wahl der richtigen Software ist ein wesentlicher Faktor für das erfolgreiche Projektcontrolling in ERP-Projekten. Projektmanagement-Software wie Microsoft Project, Asana oder Jira bieten umfassende Funktionen zur Budgetkontrolle, Terminüberwachung und Ressourcenplanung:

• Echtzeit-Überwachung: laufende Überwachung des Projektfortschritts, der Budgetauslastung und der Terminplanung.
• Transparenz und Zentralisierung: Alle relevanten Daten werden in einer zentralen Datenbank gespeichert und können von allen Teammitgliedern eingesehen werden.
• Automatisierte Reports und Benachrichtigungen: Automatische Berichte und Benachrichtigungen bei kritischen Abweichungen oder anstehenden Deadlines.

Dashboards, Reporting und Echtzeit-Datenvisualisierungen

Dashboards und Echtzeit-Datenvisualisierungen bieten eine visuelle und leicht verständliche Darstellung des Projektstatus und aller relevanten Kennzahlen. Dashboards aggregieren Daten aus verschiedenen Bereichen des Projektcontrollings und stellen diese übersichtlich dar, was besonders für das Management und die Stakeholder wertvoll ist.

Wichtige Funktionen von Dashboards und Echtzeit-Visualisierungen:

• Kennzahlen in Echtzeit überwachen: Visualisierung zentraler KPIs wie Budgetverbrauch, Ressourcenstatus und Zeitplan.
• Benutzerdefinierte Dashboards
• Trendanalysen und Forecasts: Ermöglichen eine schnelle Reaktion auf mögliche Entwicklungen.

Regelmäßige Berichterstellung Management und Stakeholder

Ein strukturiertes Reporting-System stellt sicher, dass das Management und die Stakeholder regelmäßig über den Projektfortschritt, potenzielle Risiken und den aktuellen Status informiert sind. Ein gut strukturiertes Reporting-System bietet nicht nur Transparenz, sondern fördert auch die Kommunikation zwischen dem Projektteam und den Stakeholdern, was für eine erfolgreiche Projektsteuerung entscheidend ist.

Best Practices für das Reporting im Projektcontrolling:

• Monatliche Statusberichte: Zusammenfassung aller relevanten Informationen über Fortschritt, Budget und Zeitplan.
• Risikoberichte: Dokumentieren den Status des Risikoportfolios und die Wirksamkeit der Risikomanagementmaßnahmen. 
• Abweichungsberichte: Dokumentation und Analyse von Abweichungen und deren Ursachen sowie Vorschläge für mögliche Gegenmaßnahmen.

Controlling & Lessons Learned: Erkenntnisse für zukünftige Projekte

Ein umfassendes, abschließendes Controlling ermöglicht es, die gesamten Projektergebnisse, das Kosten- und Zeitmanagement sowie die Qualität der Ergebnisse nach Projektende zu bewerten. Es trägt dazu bei, die Effizienz und Effektivität zukünftiger ERP-Projekte zu steigern.

Bestandteile des Abschluss Controllings:

• Evaluierung der Zielerreichung: Inwieweit wurden die Projektziele hinsichtlich Kosten, Zeit und Qualität erreicht?
• Analyse der Abweichungen: Dies hilft dabei, Optimierungspotenziale zu erkennen.
• Dokumentation der Lessons Learned: Erkenntnisse können als Best Practices in zukünftigen Projekten genutzt werden.

Ein gut strukturiertes und ganzheitliches Projektcontrolling ist der Schlüssel, um ERP-Projekte zielorientiert, budgetgerecht und mit höchster Qualität abzuschließen – und damit einen nachhaltigen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. Es benötigt aber viel Erfahrung, um die Erkenntnisse aus dem Projektcontrolling auch direkt in laufende Projekte umzusetzen.