ERP Einführung Projektmanagement

Die Einführung eines ERP Systems ist eine strategische und komplexe Maßnahme, die tiefgreifende organisatorische Veränderungen erfordert. Ein gut strukturiertes Projektmanagement bei einer ERP Einführung ist essentiell, um Risiken zu minimieren, Ressourcen effektiv einzusetzen und das Projekt im Zeit- und Budgetrahmen zu halten. So lassen sich Geschäftsprozesse optimieren, die Effizienz steigern und die Transparenz im Unternehmen verbessern. In diesem Artikel geben wir dir einen Überblick über die zentralen Anforderungen an das Projektmanagement, Planungsmechanismen und Tipps, damit dein ERP-Projekt nicht scheitert.

Herausforderungen eines ERP-Projekts

Anspruchsvoll, komplex und kostenintensiv: All diese Adjektive beschreiben ein klassisches ERP-Projekt sehr gut. Daher erfordert eine erfolgreiche ERP-Implementierung oder Optimierung eine präzise Abstimmung zwischen Abteilungen, ERP-Anbietern, Implementierungspartnern und Stakeholdern mit unterschiedlichen Anforderungen. 

Typische Herausforderungen im Projektverlauf sind:

• Technische Komplexität: Die Implementierung und Integration eines ERP-Systems erfordern tiefgehendes technisches Wissen und stellt hohe Anforderungen an die interne IT-Abteilung.
• Organisatorische Anpassungen: Da ein ERP-System die zentralen, digitalen Geschäftsprozesse verändert, müssen oft auch organisatorische Strukturen und Abläufe angepasst werden.
• Zeit- und Budgetrestriktionen: Ein ERP-Projekt ist in der Regel mit hohen Kosten verbunden, weshalb eine genaue Budget- und Zeitkontrolle entscheidend ist.

Projektorganisation und Verantwortlichkeiten

Eine klare und durchdachte Projektorganisation ist für den Erfolg eines ERP-Projekts ausschlaggebend. Sie sorgt dafür, dass alle Beteiligten ihre Rollen und Aufgaben genau kennen und dass die Verantwortlichkeiten strukturiert und nachvollziehbar verteilt sind. Abweichungen können frühzeitig erkannt und gezielt behoben werden.

Ein strukturiertes Projektmanagement und ERP Project Management Office sorgen für die frühzeitige Erkennung potenzieller Risiken. Es ermöglicht die Entwicklung von Lösungen, bevor Probleme entstehen. Zudem ist es eine Grundvoraussetzung für die effiziente Nutzung finanzieller, personeller und zeitlicher Ressourcen. Um dies zu erreichen, spielt die Digitalisierung im Projektmanagement eine große Rolle. Papierbasierte Prozesse oder Excel-Projektpläne empfehlen wir nicht.

Aufbau der Projektorganisation und klare Definition von Rollen

Ein ERP-Projekt bringt verschiedene Abteilungen und Kompetenzen zusammen, die jeweils spezifische Aufgaben und Anforderungen an das System haben. Um diese Vielfalt an Anforderungen zu managen, ist eine klare Projektorganisation notwendig, die sowohl interne als auch externe Teammitglieder integriert. Die vorherige Definition der einzelnen Rollen und Verantwortlichkeiten ist dabei entscheidend. 

Typischerweise gibt es folgende Rollen:

• Projektleitung: Verantwortlich für die Gesamtkoordination und das Erreichen der Projektziele. Die Projektleitung trifft strategische Entscheidungen und überwacht den Projektfortschritt, das Budget und die Einhaltung des Zeitplans.
• Fachbereichsverantwortliche: Vertreten die Bedürfnisse und Anforderungen ihrer jeweiligen Abteilungen (z. B. Vertrieb, Einkauf, Logistik), nennen sich auch Product Owner oder Process Owner und sorgen dafür, dass diese Anforderungen im ERP-System abgebildet werden.
• IT- und technische Experten: Stellen die technische Umsetzung und Integration sicher und sind für Schnittstellen, Systemkonfiguration und technische Anpassungen zuständig.
• Change-Manager: Verantwortlich für die Planung und Umsetzung des Change-Managements, inklusive Schulungen und Akzeptanzförderung bei den Endnutzern.

Erstellung einer Verantwortungsmatrix zur Rollenklärung

Die Verantwortungsmatrix (RACI-Matrix) ist ein hilfreiches Instrument, um die Verantwortlichkeiten im Projektteam klar festzulegen. In einer RACI-Matrix werden die Aufgaben den jeweiligen Projektbeteiligten zugeordnet. 

Es wird differenziert, welche Rollen für die Ausführung einer Aufgabe verantwortlich sind, welche darüber informiert werden müssen und welche lediglich unterstützend agieren. Die RACI-Matrix sorgt für Transparenz und hilft, potenzielle Unklarheiten oder Überschneidungen zu vermeiden.

In der Matrix werden die Aufgaben in folgende Kategorien unterteilt:

• Responsible (R): Die Person, die die Aufgabe ausführt und für die Umsetzung verantwortlich ist.
• Accountable (A): Die Person, die die Gesamtverantwortung für die Aufgabe trägt und letztendlich für deren Abschluss verantwortlich ist.
• Consulted (C): Personen, die beratend zur Seite stehen und Input zur Aufgabe geben.
• Informed (I): Personen, die über den Fortschritt oder das Ergebnis der Aufgabe informiert werden müssen.

Definierte Kommunikationswegen

In einem ERP-Projekt mit vielen Beteiligten und verschiedenen Abteilungen ist es außerdem wichtig, klare Kommunikationswege festzulegen. Das ermöglicht, Entscheidungen schnell und effizient zu treffen. Ebenso stellt es sicher, dass alle Beteiligten auf dem aktuellsten Stand sind und dass Informationen zielgerichtet weitergegeben werden.

Best Practices für die Festlegung der Kommunikationswege:

• Regelmäßige Meetings und Updates: Wöchentliche oder monatliche Statusmeetings stellen sicher, dass alle Teammitglieder über den Fortschritt informiert sind und potenzielle Herausforderungen frühzeitig besprochen werden.
• Dokumentation und Feedback-Schleifen: Transparente Dokumentation der Projektentscheidungen und regelmäßiges Feedback fördern eine klare Kommunikation und schaffen Vertrauen im Team.

Eskalationsmechanismen

Festgelegte Eskalationsmechanismen sind entscheidend, um im Falle von Schwierigkeiten oder Verzögerungen schnell reagieren zu können. Durch eine definierte Struktur für die Kommunikation und Eskalation wird sichergestellt, dass wichtige Informationen effizient weitergeleitet und potenzielle Probleme rechtzeitig adressiert werden.

Elemente eines strukturierten Eskalationsmechanismus:

• Definierte Eskalationsstufen: Festlegung, welche Themen auf welchen Ebenen im Projektteam oder Management eskaliert werden.
• Reaktionszeiten für Eskalationen: Festlegung, innerhalb welcher Fristen auf eine Eskalation reagiert werden muss, um Verzögerungen zu vermeiden.
• Entscheidungsträger benennen: Wer entscheidet bei Ressourcenkonflikten oder ähnlichen Thematiken final? Dies vorab festzulegen ist für hektische Phasen erfolgskritisch

Integration externer Berater und Partner

In vielen ERP-Projekten ist die Zusammenarbeit mit externen Beratern und Dienstleistern notwendig, sei es für die Systemintegration, die Prozessanalyse oder spezifische Anpassungen. 

Tipps für die Zusammenarbeit mit externen Partnern:

• Frühzeitige Einbindung und klare Verträge: Externe Partner für ERP-Consulting sollten frühzeitig ins Projekt einbezogen und ihre Aufgaben und Erwartungen klar vertraglich festgelegt werden.
• Monatliche Projekt-Updates: Ein regelmäßiger Überblick über den Projektfortschritt, Herausforderungen und Erfolge gibt den Stakeholdern Sicherheit und stärkt das Vertrauen.
• Workshops und Feedback-Sitzungen: Workshops und Feedback-Sitzungen bieten den Stakeholdern die Möglichkeit, sich aktiv am Projekt zu beteiligen und ihre Anforderungen einzubringen.
• Nutzerbefragungen und Feedback-Schleifen: Regelmäßige Umfragen und Feedback-Runden helfen, die Akzeptanz des Systems zu steigern und auf Nutzerbedürfnisse einzugehen.
• Verantwortlichkeiten und Reporting: Die Berichtspflichten und Verantwortlichkeiten externer Partner sollten klar definiert werden, um eine reibungslose Integration in die Projektorganisation zu gewährleisten.

Budgetcontrolling bei ERP-Einführungen

Eine sorgfältige Budgetplanung und ein effizientes Ressourcenmanagement sind unerlässlich, um ein ERP-Projekt erfolgreich umzusetzen. Sie sollte bereits in der frühen Projektphase detailliert erfolgen und alle Ausgaben umfassen. Es erfordert erhebliche finanzielle und personelle Ressourcen, die präzise geplant, überwacht und flexibel angepasst werden müssen. Ohne ein klares Projektcontrolling und eine vorausschauende Ressourcenplanung besteht das Risiko, dass das Projekt die vorgesehenen Kosten überschreitet oder Ressourcenengpässe entstehen, die den Fortschritt behindern. Eine realistische Budgetkalkulation berücksichtigt nicht nur die Software- und Implementierungskosten, sondern auch die Kosten für Schulungen, externe Berater, die Datenmigration, potenzielle Anpassungen und die langfristige Wartung des Systems. 

Schritte zur effektiven Budgetüberwachung:

1. Kostenkategorien festlegen: Definieren der Hauptkostenkategorien wie Lizenzgebühren, Personalkosten, Beratung und Hardware, um die Kontrolle zu erleichtern.
2. Budgetpuffer einplanen: Eine Reserve für unvorhergesehene Ausgaben stellt sicher, dass das Projekt auf Abweichungen flexibel reagieren kann.
3. Regelmäßiges Controlling: Durch regelmäßige Budgetüberprüfungen können Abweichungen frühzeitig erkannt und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden.

Einsatz geeigneter Projektmanagement-Tools

Projektmanagement-Tools bieten darüber hinaus weitere Funktionen, die dem Team helfen, den Überblick zu behalten, wie z.B.:

• Aufgaben- und Projektkalender
• Ressourcenplanung
• Zeiterfassung und Fortschrittskontrolle
• Kommunikationsplattform
• Reporting
• Kapazitätsplanung
• Priorisierungs- und Filterfunktionen
• Dokumentation der Prozesse

Zu den häufig genutzten Projektmanagement-Softwares gehören MS Project, Jira, Asana und Trello. Die Wahl des Tools sollte sich an den spezifischen Anforderungen und der Komplexität des ERP-Projekts orientieren. Es ist wichtig, dass alle Projektmitglieder einen einfachen Zugang erhalten, ein gemeinsames Verständnis zu der Nutzung aufgebaut wird und das ausgewählte Tool als lebendiges Werkzeug genutzt wird.

Unterschätze die richtige Wahl eines passenden Projektmanagement-Tools für dein ERP Projekt nicht. Dieses sollte bedarfsgerecht zu Komplexität, Mitarbeiter und externen Partner gewählt werden. Nicht selten werden in dieser Art von Projekten mehrere tausend Aufgaben verwaltet, welche in der Auswertung, Übergabe und Steuerung einfach zu handhaben sein sollten. Ebenso sind mögliche Verknüpfungen zu Dokumentations-Anwendungen sinnvoll, sodass ein Toolset zusammengestellt wird. Dieses sollte bestenfalls integrativ miteinander interagieren, sodass es für den Endanwender einfach ist zu nutzen.

Transparenz und regelmäßiges Reporting

Transparenz ist ein zentraler Aspekt für den Erfolg eines ERP-Projekts. Regelmäßige Berichte an das Management sorgen dafür, dass alle Stakeholder über den aktuellen Stand der finanziellen und personellen Ressourcen informiert sind und bei Bedarf angepasst werden können. 

Dies kann z.B. auch über eines der oben genannten Tools erfolgen. Eine offene Kommunikation fördert zudem die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und stellt sicher, dass alle Beteiligten auf demselben Stand sind.

Empfohlene Inhalte des Management-Reportings:

• Übersicht über Budgetnutzung und verbleibende Ressourcen
• Erklärung von Abweichungen
• Prognosen und Empfehlungen
• Fortschritt, Herausforderungen und Status Quo
• Dokumentation von Entscheidungen und Eskalationen

Planungsrahmen bei ERP-Einführung

Eine solide Planungsgrundlage und eine klare Projektstruktur sind die Eckpfeiler eines erfolgreichen ERP-Projekts. Ohne eine klare Struktur und definierte Planungsgrundlagen ist es schwierig, den Projektverlauf zu steuern, die richtigen Entscheidungen zu treffen und den Fortschritt effizient zu kontrollieren. 

Entwicklung einer Projekt- und Phasenplanung

Eine detaillierte Projekt- und Phasenplanung ist der Schlüssel, um das ERP-Projekt strukturiert und fokussiert zu steuern. Die Aufteilung des Projekts in Phasen und Meilensteine gibt dem Team klare Orientierungspunkte und ermöglicht es, den Fortschritt kontinuierlich zu überwachen. Die Phasenplanung stellt sicher, dass alle wichtigen Schritte gründlich geplant und im Zeitrahmen realisiert werden.

Typische Phasen eines ERP-Projekts:

• Anforderungsanalyse: Klärung und Dokumentation der genauen Anforderungen der verschiedenen Stakeholder ist Ziel der ERP-Anforderungsanalyse.
• Systemauswahl und Konzeption: Die Festlegung der Systemarchitektur, der Konfiguration sowie die ERP-Auswahl anhand der konkreten Anforderungen.
• Datenmigration: Planung und Durchführung der Migration von ERP-Daten in das neue System.
• Implementierung und Anpassung: Anpassung des ERP-Systems an die definierten Anforderungen und Integration der notwendigen Schnittstellen.
• Test und Qualitätssicherung: Qualitätssicherung sowie das Testmanagement vor der endgültigen Freigabe.
• Go-Live und Nachbetreuung: Endgültige Implementierung des Systems, Cut Over und kontinuierliche Unterstützung nach dem Go-Live des neuen Systems.

Definition von Meilensteinen und strukturierten Phasenübergängen

Meilensteine und strukturierte Phasenübergänge sind wichtige Werkzeuge, um den Fortschritt eines ERP-Projekts zu steuern und sicherzustellen, dass jedes Projektziel termingerecht erreicht wird. Sie markieren zentrale Etappen, wie den Abschluss der Anforderungsanalyse oder das erfolgreiche Abschließen der Datenmigration. Solche Projektmeilensteine geben dem Team eine klare Orientierung und wirken motivierend.

ERP-Projekte sind oft dynamisch und erfordern eine flexible Struktur, die sich an Veränderungen anpassen kann. Ein agiler Ansatz oder hybride Projektmethoden können vorteilhaft sein, um auf neue Anforderungen oder technische Herausforderungen flexibel zu reagieren, ohne den Gesamtplan zu gefährden.

Detailplanung im Projektmanagement

Die Aufgaben- und Detailplanung ist ein zentraler Schritt für das Projektmanagement bei ERP-Einführungen. Sie bildet das Rückgrat für eine strukturierte und zielgerichtete Umsetzung des Projekts. 

Durch eine klare Definition und Priorisierung der Aufgaben und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten stellt das Projektteam sicher, dass alle Schritte des Projekts detailliert durchgeplant sind und effizient umgesetzt werden. Es reduziert das Risiko von Missverständnissen, verhindert Verzögerungen und ermöglicht es dem Team, den Projektfortschritt kontinuierlich im Blick zu behalten. Bei solchen Großprojekten ist es immens wichtig, Risikomanagement mitzudenken.

Definition und Priorisierung von Aufgaben und Zielen

Eine detaillierte Definition und Priorisierung der Aufgaben und Ziele hilft dem Projektteam, sich auf die zentralen Anforderungen des ERP-Projekts zu konzentrieren und sicherzustellen, dass alle wichtigen Schritte abgedeckt sind. 

Schritte zur Definition und Priorisierung der Aufgaben:

1. Konkretisierung der Aufgaben: Jede Aufgabe wird detailliert beschrieben, sodass alle Projektmitglieder wissen, was zu tun ist (z.B. in einem Refinement).
2. Priorisierung nach Relevanz und Abhängigkeiten: Aufgaben werden nach ihrer Wichtigkeit und ihren Abhängigkeiten für einen effizienten Arbeitsablauf priorisiert.
3. Festlegung realistischer Deadlines: Zeitliche Vorgaben werden so gesetzt, dass die Aufgaben im Rahmen des Gesamtprojektplans abgeschlossen werden können.

Erstellen einer detaillierten Aufgabenliste und Ressourcenallokation

Die detaillierte Aufgabenliste (auch Backlog genannt) gibt dem Projektteam eine klare Übersicht über alle zu erledigenden Schritte und deren Reihenfolge. Sie dient als zentraler Plan, der den Fortschritt des Projekts abbildet und regelmäßig aktualisiert wird. Große Aufgaben werden in kleinere, überschaubare Schritte unterteilt, um die Umsetzung zu erleichtern und den Fortschritt besser verfolgen zu können.

Für jede Aufgabe wird der Ressourcenbedarf analysiert und die notwendigen Mittel bereitgestellt. Die Ressourcenallokation stellt sicher, dass alle notwendigen Kapazitäten zur Verfügung stehen, um die Aufgaben im geplanten Zeitrahmen zu erledigen. Die Aufgabenliste wird fortlaufend überprüft und angepasst, um auf Projektänderungen zu reagieren und den aktuellen Stand widerzuspiegeln.

Dokumentation und Nachverfolgbarkeit der Aufgaben

Eine systematische Dokumentation sorgt für Transparenz und stellt sicher, dass alle Beteiligten den aktuellen Stand des Projekts nachvollziehen können. Zudem dient sie als zentrale Wissensbasis, um Entscheidungen und Projektschritte auch nach Abschluss nachzuvollziehen und künftige Anpassungen oder Optimierungen effizient durchzuführen. Zu einer guten Dokumentation gehören: 

• Aufgabenbeschreibung und Zielsetzung
• Status und Fortschrittsindikatoren: Der aktuelle Stand der Aufgaben wird klar markiert (z. B. „in Bearbeitung“, „abgeschlossen“).
• Ergebnisse und Lessons Learned: Erkenntnisse aus der Umsetzung werden festgehalten, um sie für zukünftige Projekte nutzbar zu machen.
• Entscheidungsprotokolle: Wichtige Projektentscheidungen werden dokumentiert, um nachzuvollziehen, warum bestimmte Ansätze gewählt wurden.
• Zentrales Dokumentationsarchiv: Alle relevanten Dokumente werden an einem zentralen Ort gespeichert, sodass das gesamte Team jederzeit Zugriff hat.

Wissenstransfer und Schulungsunterlagen für die Zukunft

Ein ERP-Projekt bringt oft neue Technologien und Arbeitsprozesse mit sich, die das gesamte Unternehmen betreffen. Daher ist es wichtig, den Wissenstransfer nachhaltig zu sichern: 

• Schulungsunterlagen und Benutzerhandbücher: Dokumentationen und Anleitungen helfen den Mitarbeitenden, die wichtigsten Prozesse im ERP-System effizient zu nutzen.
• Workshops und Trainingsprogramme: Regelmäßige Schulungen stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden mit dem neuen System vertraut sind.
• Kontinuierliche Updates und Optimierungen: Schulungsunterlagen und Dokumentationen werden regelmäßig aktualisiert, um den neuesten Stand widerzuspiegeln.

Projektmanagement ist der Schlüssel bei ERP-Einführungen

Ein erfolgreiches ERP-Projekt steht und fällt mit einem durchdachten Projektmanagement. Zusammengefasst sind klare Strukturen, eine enge Zusammenarbeit aller Beteiligten und die frühzeitige Einbindung von Stakeholdern entscheidend für eine reibungslose Einführung. Mit einer präzisen Planung, effizientem Ressourceneinsatz und einer flexiblen Herangehensweise können nicht nur typische Herausforderungen gemeistert, sondern auch die langfristigen Potenziale des ERP-Systems voll ausgeschöpft werden. Als erfahrene externe Projektleiter stehen wir dir gerne mit Rat und Tat zur Seite.