Cut Over Plan: Erfolgreiche Umstellung nach Maß

Ein ERP Cut-Over-Plan ist ein detaillierter Plan, der alle Schritte und Vorkehrungen für den erfolgreichen Übergang auf ein neues ERP-System exakt umfasst. Ein gut durchdachter Cut-Over-Plan stellt sicher, dass alle relevanten Daten migriert, die technischen Voraussetzungen erfüllt und die Mitarbeitenden optimal vorbereitet sind, um einen reibungslosen Go-Live und anschließenden Betrieb zu gewährleisten. Auch ein umfassendes Risikomanagement inklusive entsprechender Notfallpläne für unerwartete Ereignisse gehören dazu.

Bedeutung und Ziele des Cut Over Plans

Der Cut-Over ist die entscheidendste Phase in der ERP-Einführung. Er beschreibt das Vorgehen, wenn das neue ERP-System von der Testumgebung in die produktive Nutzung übergeht. Ein guter Cut-Over-Plan bildet damit die wichtigste Maßnahme inklusive der Datenmigration. Er ist absolut essentiell für den Projekterfolg. 

Eine langfristige Planung des Cut-Over bildet die Grundlage für eine problemlose Systemeinführung. Zudem ist es der erste Schritt zur Erfolgsmessung, da die Leistung und Stabilität direkt nach der ERP-System Einführung überprüft und evaluiert werden können. 

Wichtige Ziele des Cut Over Plans:

• Minimierung von Risiken: Identifizierung und Reduzierung potenzieller Risiken, um Betriebsunterbrechungen zu vermeiden.
• Sicherstellung der Datenqualität: Planung und Durchführung der Datenmigration
• Reibungslose Systemeinführung: Koordination aller technischen und organisatorischen Maßnahmen, damit dein System nahtlos in den Betrieb übergeht.

Grundsätzlich ist der Cut-Over immer ein kritischer Moment im ERP-Projekt, da hier das alte System endgültig abgelöst und das neue ERP-System in Betrieb genommen wird. Vor dem Cut-Over müssen alle vorbereitenden Arbeiten abgeschlossen sein. In dieser Phase wird das neue System für den produktiven Einsatz freigegeben, und die Unternehmensprozesse müssen nahtlos weiterlaufen. Der Erfolg des Cut-Overs hängt daher maßgeblich von der Qualität der Planung und Vorbereitung ab.

Der Cut-Over umfasst verschiedene Kernaspekte, darunter:

• Datenmigration und Datenqualität: Die Übertragung aller relevanten Daten aus dem Altsystem in das neue ERP-System.
• Technische Infrastruktur und Performance: Sicherstellung, dass das System und die Hardware den Anforderungen des Unternehmens gewachsen sind.
• Betriebliche Prozesse und Lagerbestände: Maßnahmen zur Sicherstellung, dass Lagerbestände und Bestellungen nahtlos in das neue System übernommen und in Echtzeit überwacht werden können.

Vorbereitung auf den ERP Cut Over: Planung und Timing

Eine erfolgreiche Vorbereitung auf den Cut-Over umfasst präzise Planung und ein sorgfältig abgestimmtes Timing. Der Übergang auf ein neues ERP-System erfordert eine klare Festlegung von Terminen und eine exakte Ressourcenplanung, damit alle Schritte pünktlich ausgeführt werden. 

Ein gut organisierter Cut-Over Zeitplan bildet die Grundlage für einen reibungslosen Übergang und minimiert das Risiko von Verzögerungen oder Betriebsunterbrechungen. Für diese Phase müssen alle Beteiligten des ERP-Teams, Abteilungen und Stakeholder ihre Rollen und Verantwortlichkeiten kennen, damit der gesamte Prozess effizient ablaufen kann. 

Erstellen eines detaillierten Zeitplans für den Cut Over

Ein detaillierter Zeitplan ist unverzichtbar für eine erfolgreiche ERP-Einführung. Es müssen alle Schritte des Cut-Over-Plans in der richtigen Reihenfolge und zum richtigen Zeitpunkt ausgeführt werden. Der Zeitplan sollte alle Schritte von der Datenmigration bis hin zu den letzten Tests der Systemfunktionen umfassen. Er enthält zudem genaue Zeitfenster und Deadlines für kritische Aufgaben und identifiziert die Hauptverantwortlichen, die für die Durchführung und Überwachung der jeweiligen Aufgaben zuständig sind. 

Festlegung des Go Live Datums 

Ein detaillierter Zeitplan sollte alle vorbereitenden Schritte vor dem Go-Live beinhalten und sicherstellen, dass alle Ressourcen rechtzeitig verfügbar sind.

Schritte zur Festlegung des Go-Live-Datums:

1. Analyse der Geschäftszyklen: Auswahl eines Zeitpunkts, der minimale Beeinträchtigungen für den laufenden Betrieb bedeutet (z.B. in Randzeiten).
2. Berücksichtigung aller Projektphasen: Sicherstellen, dass alle vorbereitenden Schritte wie Datenmigration und Tests abgeschlossen sind.
3. Pufferzeit einplanen: Berücksichtigung einer Reservezeit für unvorhergesehene Ereignisse oder Verzögerungen (z.B. Krankheiten von Schlüsselpersonal).

Ressourcen- und Kapazitätsplanung für die Umstellung

Die ERP-System Umstellung erfordert eine sorgfältige Ressourcenplanung. Es muss ausreichend Personal und technische Kapazitäten für den Cut-Over verfügbar sein. Die technische Infrastruktur muss stehen, sodass sowohl die Hardware als auch die Software erforderlichem Umfang zur Verfügung stehen. Zudem ist es essentiell, externe Unterstützung einzuplanen. Externe Partner sollten frühzeitig eingebunden werden, um während des Cut-Overs technische oder operative Unterstützung leisten zu können.

Finanzbuchhaltung: Erstellung von Schluss- und Eröffnungsbilanzen

Die Finanzbuchhaltung ist ein zentraler Bereich, der beim ERP-Cut-Over besondere Aufmerksamkeit benötigt. Um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten, müssen alle offenen Finanzprozesse abgeschlossen und im neuen System neu eröffnet werden.

Schritte zur Erstellung der Schlussbilanz:

1. Abschluss aller Buchungsperioden: Sicherstellen, dass alle Buchungen und Rechnungen erfasst und abgeschlossen sind.
2. Erstellung der Schlussbilanz: Dokumentation aller Finanzdaten, um eine vollständige und aktuelle Bilanz zu erstellen.
3. Abgleich mit den operativen Abteilungen: Abstimmung mit den operativen Abteilungen. Es gilt zu prüfen, dass alle Rechnungen und Zahlungen erfasst sind.

Einrichten der Eröffnungsbilanz im neuen ERP-System

Nach der Erstellung der Schlussbilanz wird eine Eröffnungsbilanz in dem neuen ERP-System eingerichtet. Diese Bilanz stellt sicher, dass alle Kontostände und Buchungsdaten nahtlos übernommen und korrekt ins neue System integriert sind. 

Eine gründliche Überprüfung der Eröffnungsbilanz im neuen ERP-System sorgt dafür, dass alle relevanten Daten korrekt erfasst und bereit für die Nutzung im neuen System sind. Durch eine detaillierte Dokumentation und Nachverfolgung können eventuelle Abweichungen frühzeitig erkannt und behoben werden. Hierzu benötigst du immer Experten aus dem Fachbereich Finanzen.

Vorgehen zur Eröffnungsbilanz:

1. Übertragung der Daten der Schlussbilanz: Einpflegen aller relevanten Finanzdaten in das neue System, um eine vollständige Eröffnungsbilanz zu erstellen.
2. Validierung und Abgleich: Sicherstellen, dass alle Daten korrekt übertragen wurden und mit der Schlussbilanz übereinstimmen.
3. Dokumentation und Audit-Trail: Erstellung einer Dokumentation für alle Schritte der Übertragung zur Nachverfolgbarkeit und für Prüfungen.

Umgang mit offenen Aufträgen beim Cut Over

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Finanzbuchhaltung im Cut Over Plan ist der Umgang mit offenen Aufträgen. 

Schritte zur Neuanlage offener Aufträge:

1. Schließen offener Aufträge im alten System
2. Erfassung der Daten für das neue System
3. Neuanlage im neuen System

Datenmigration und Bereinigung vor dem Cut Over

Die Datenmigration ist ein zentraler Bestandteil des Cut-Over-Plans und entscheidend für die Datenqualität im neuen System. Eine sorgfältige Datenbereinigung der Daten im Vorhinein stellt sicher, dass nur relevante und fehlerfreie Informationen übertragen werden. 

Besonders kritisch ist die Migration von Bewegungsdaten wie Bestandsbewegungen, Rechnungen und offenen Aufträgen, da sie das laufende Geschäft betreffen. Eine gezielte Planung und Validierung dieser Daten verhindert Fehler und stellt die korrekte Abbildung im neuen System sicher.

Um Risiken zu minimieren, sind Testmigrationen unerlässlich. Sie ermöglichen eine frühzeitige Fehleranalyse und Optimierung des Migrationsprozesses, sodass der Cut-Over reibungslos verläuft.

Lagerbewertung und Vorbereitung auf den Go-Live

Die Lagerbewertung / Bestandsbewertung und eine gezielte Vorbereitung sind ebenfalls entscheidend. Die frühzeitige Erfassung der Lagerbestände und -werte stellt sicher, dass das neue System von Beginn an korrekte Daten abbildet. Zudem erleichtert eine reduzierte Lagerhaltung den Übergang, da weniger Bestandsdaten migriert werden müssen. Idealerweise wird diese Aktivität mit der jährlichen Stichtagsinventur verbunden.

Der Abgleich der Lagerbestände zwischen altem und neuem System hilft, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und Korrekturen vorzunehmen. Stichproben und Analysen gewährleisten, dass das neue ERP-System ab Tag 1 verlässlich arbeitet.

Eine gezielte Bereinigung der Lagerbestände minimiert Risiken, sodass mögliche Fehlbestände und Bewertungen aufgrund eines geringeren Lagerbestandes einfacher werden. Eine großzügige Vorproduktion kann Engpässe verhindern, während geringere Bestände den Migrationsaufwand reduzieren. So wird sichergestellt, dass alle Kundenanforderungen während der Umstellung erfüllt werden. 

Technische Vorbereitung und Systemchecks

Eine solide technische Vorbereitung und umfassende Systemchecks sind entscheidende Schritte im Cut-Over-Plan. Die bestehende digitale Infrastruktur und das ERP-System müssen für den produktiven Betrieb bereit sein. 

Vor dem Go-Live müssen alle technischen Komponenten, wie Server und andere Hardware, geprüft werden. Dazu gehören auch Lasttests, zur Überprüfung, ob das System die erwarteten Benutzerzahlen und Datenverarbeitungen bewältigen kann. Ein stabiler technischer Unterbau ist die Basis für einen erfolgreichen Go-Live und den späteren Betrieb.

Infrastruktur- und Hardwareanforderungen für das neue System

Alle relevanten Hardware-Komponenten müssen konfiguriert und bereitgestellt werden, um einen stabilen und zuverlässigen Betrieb sicherzustellen.

Wichtige Schritte zur Sicherstellung der Infrastruktur:

1. Überprüfung der Serverkapazitäten: Sicherstellen, dass die Server die erwarteten Lasten managen können und ausreichend Kapazität für Datenverkehr vorhanden ist.
2. Netzwerkanbindung und Redundanz: Sicherstellen, dass das Netzwerk stabil ist und Redundanzen/ Loadbalancer eingerichtet sind, um Ausfälle zu vermeiden.
3. Speicher- und Backupsysteme: Bereitstellung ausreichend dimensionierter Speicherlösungen und Backup-Systeme für die Datensicherheit.

Überprüfung der Systemperformance und Lasttests

Ein System muss nicht nur unter normalen Bedingungen funktionieren. Es muss auch in der Lage sein, Spitzenbelastungen standzuhalten. Lasttests sind eine zentrale Maßnahme, um die Performance des ERP-Systems unter hoher Auslastung zu testen. 

Ein professionelles ERP-Testmanagement evaluiert, ob die Systemleistung auch bei großem Datenvolumen und vielen gleichzeitigen Zugriffen stabil bleibt. Die Tests simulieren reale Szenarien, in denen zahlreiche Nutzer gleichzeitig auf das System zugreifen oder große Datenmengen verarbeitet werden. Durch Lasttests kann das Projektteam Schwachstellen identifizieren und die Systemkonfiguration entsprechend anpassen.

Einrichten und Testen aller erforderlichen Schnittstellen

Ein ERP-System ist oft mit vielen Systemen und Anwendungen innerhalb des Unternehmens verbunden. 

Schritte zur Einrichtung und Überprüfung der Schnittstellen:

1. Identifizierung aller relevanten Schnittstellen: Erfassen aller Systeme, die mit dem ERP-System verbunden werden müssen.
2. Test der Datenaustauschprozesse: Sicherstellen, dass die Daten korrekt und zeitgerecht zwischen den Systemen übertragen werden.
3. Fehlererkennung und Optimierung: Identifizierung von Übertragungsfehlern und deren Behebung, um die Stabilität des Systems zu gewährleisten.

Risikomanagement und Notfallpläne

Ein effektives Risikomanagement im Projekt ist essentiell, um potenzielle Probleme beim ERP-Cut-Over frühzeitig zu erkennen und gezielt gegenzusteuern. Technische Störungen, Datenfehler oder organisatorische Herausforderungen in dieser Phase gefährden den Go-Live- und Geschäftsbetrieb. Durch eine frühzeitige Risikoanalyse lassen sich präventive Maßnahmen ableiten, um Verzögerungen oder Systemausfälle zu vermeiden.

Notfall- und Backup-Pläne sind unerlässlich, um im Ernstfall schnell reagieren zu können. Klare Eskalationswege, Datensicherungen und vordefinierte Sofortmaßnahmen ermöglichen es dem Projektteam, den Betrieb auch bei unerwarteten Störungen aufrechtzuerhalten.

Während des Cut-Overs ist eine kontinuierliche Systemüberwachung entscheidend. Monitoring-Tools helfen, Abweichungen oder Auffälligkeiten sofort zu identifizieren und Gegenmaßnahmen einzuleiten. Eine proaktive Überwachung von Systemleistung, Datenintegrität und Schnittstellen sichern eine stabile Umstellung und minimieren das Risiko kritischer Betriebsstörungen.

Nachbereitung und Stabilisierung des Systems

Die Nachbereitung und Stabilisierung des ERP-Systems nach dem Go-Live sind essentielle Schritte, um einen reibungslosen, langfristigen Betrieb zu gewährleisten. In dieser Phase werden das System und die Geschäftsprozesse eng überwacht. In dieser Hypercare-Phase auftretende Fehler werden schnell behoben, damit das neue ERP-System stabil läuft. Die Nachbereitung umfasst auch das Sammeln von User-Feedback und das Evaluieren der Projektziele, um aus der Implementierung zu lernen und Verbesserungen für zukünftige Projekte zu identifizieren.

Überwachung des Systems in der Übergangsphase

In der ersten Zeit nach dem Go-Live ist eine intensive Überwachung des ERP-Systems erforderlich, damit alle Funktionen wie geplant arbeiten. Das Projektteam führt regelmäßige Prüfungen durch und überwacht Systemkennzahlen. So können sie mögliche Engpässe oder Probleme frühzeitig erkennen. Ein engmaschiges Monitoring erkennt auftretende Probleme sofort, bevor sie den laufenden Betrieb beeinträchtigen.

Wichtige Überwachungsmaßnahmen in der Übergangsphase:

• Performance-Monitoring: Überprüfung der Geschwindigkeit und Reaktionszeiten des Systems, um sicherzustellen, dass es die Anforderungen erfüllt.
• Datenintegrität: Laufende Überprüfung der Datenqualität und Korrektheit der übertragenen Daten.
• Schnittstellenüberwachung: Sicherstellen, dass alle verbundenen Systeme stabil und zuverlässig kommunizieren.

Behebung anfänglicher Probleme und Optimierung

Nach dem Go-Live können kleinere Fehler oder Anpassungsbedarfe auftreten, da das ERP-System jetzt unter realen Bedingungen genutzt wird. Das Projektteam ist in der Nachbereitungsphase darauf fokussiert, diese Probleme zu identifizieren und zu beheben. 

Auch Optimierungen zur Verbesserung der Systemleistung werden in dieser Phase vorgenommen. Die schnelle Behebung von Bugs und die kontinuierliche Optimierung des Systems tragen dazu bei, die Benutzerzufriedenheit zu steigern und die Effizienz des ERP-Systems zu maximieren.

Typische Maßnahmen zur Fehlerbehebung und Optimierung:

• Hotline und Support-Team: Bereitstellung eines Support-Teams, das für Anwender bei Problemen ansprechbar ist.
• Fehleranalyse und -behebung: Identifikation und schnelle Korrektur von Fehlern, um die Systemstabilität zu gewährleisten.
• Leistungsoptimierung: Anpassung von Systemparametern zur Steigerung der Geschwindigkeit und Stabilität des ERP-Systems.

Abschlussbericht und Lessons Learned für zukünftige Projekte

Die Nachbereitung umfasst auch das Erstellen eines Abschlussberichts, in dem die Ergebnisse des Cut-over und die Leistung des ERP-Systems bewertet werden. Der Abschlussbericht dokumentiert alle wichtigen Schritte, Erfolge und Herausforderungen, die während des Cut-over oder der Stabilisierung aufgetreten sind. Er bildet die Grundlage für eine „Lessons Learned“-Analyse, die wertvolle Erkenntnisse und Verbesserungspotenziale aufzeigt. 

Der Abschlussbericht ist zudem ein wichtiges Dokument für die Qualitätssicherung und stellt sicher, dass das Unternehmen bei weiteren Implementierungen oder Erweiterungen auf Erfahrungen zurückgreifen kann. Er sollte also unbedingt eingefordert werden!

Inhalte des Abschlussberichts:

• Zusammenfassung des Cut-Over Prozesses: Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen und des Go-Live-Verlaufs.
• Erfolgskontrolle und Zielerreichung: Bewertung, ob die festgelegten Projektziele und KPIs erfüllt wurden.
• Lessons Learned: Sammlung von Erkenntnissen und Verbesserungspotenzialen für zukünftige ERP-Projekte.

Erhebung von Kennzahlen und Erfolgskontrolle nach Cut-over

Eine strukturierte Erfolgskontrolle und die Erhebung von Kennzahlen (KPIs) nach dem Cut-over sind essentiell, um die Performance des neuen ERP-Systems objektiv zu bewerten. Die Messung der festgelegten ERP-KPI´s zeigt, ob die Projektziele erreicht wurden und wo Optimierungsbedarf besteht. Dabei haben sich folgende Schritte bewährt

1. Festlegung messbarer KPIs: Systemverfügbarkeit, Prozessgeschwindigkeit, Datenqualität und Benutzerzufriedenheit als zentrale Bewertungsgrößen.
2. Vergleich operativer Daten vor und nach dem Go-Live: Analyse von Effizienzgewinnen, Fehlerquoten und Bearbeitungszeiten.
3. Regelmäßige KPI-Evaluierung: Fortlaufendes Monitoring und Reporting zur Identifikation von Abweichungen und Optimierungspotenzialen.
4. Ableitung von Maßnahmen: Nutzung der KPI-Analyse zur kontinuierlichen Verbesserung des ERP-Systems und der Geschäftsprozesse.

Überwachung und kontinuierliche Optimierung

Auch nach erfolgreichem Go-Live ist eine enge Überwachung des Systems entscheidend, um Stabilität, Performance und Datenqualität zu gewährleisten. Echtzeit-Monitoring hilft, potenzielle Probleme wie Performance-Engpässe oder Datenfehler frühzeitig zu erkennen und schnell zu beheben. Dabei sind folgende Maßnahmen besonders wichtig:

• Performance-Monitoring: Laufende Kontrolle der Serverleistung und Reaktionszeiten.
• Datenintegritätsprüfung: Sicherstellen, dass alle migrierten Daten korrekt und vollständig sind.
• Schnittstellenüberwachung: Überprüfung der Datenaustauschprozesse zwischen ERP und angebundenen Systemen.
• Anpassung und Feinjustierung: Optimierung der Systemeinstellungen basierend auf Nutzerfeedback und betrieblichen Anforderungen.

Simuliere den Go-Live so oft Du kannst

Der erfolgreiche Go-Live hängt entscheidend davon ab, wie oft und gründlich die Abläufe im Rahmen des Cut-Over simuliert wurden. Jede Simulation bringt das Projektteam und die Mitarbeitenden einen Schritt näher an die notwendige Routine und Sicherheit im Umgang mit dem neuen ERP-System und den anfallenden Tätigkeiten. 

Durch wiederholte Probeläufe werden die komplexen Abhängigkeiten, die beim Go-Live auftreten, immer wieder durchgespielt und optimiert. So erkennst du potenzielle Stolpersteine frühzeitig und kannst sie konsequent beseitigen. Dies ist entscheidend, da im Cut-Over alle Prozesse reibungslos ineinandergreifen müssen. Nur durch umfassende Vorbereitung und regelmäßige Simulationen kannst du maximale Sicherheit und absolute Routine für alle Beteiligten aufbauen, um einen störungsfreien Übergang zu gewährleisten.

Ein qualifizierter ERP-Cut-Over-Plan bleibt essentiell für eine erfolgreiche Systemeinführung. Die sorgfältige Planung aller Phasen ermöglicht, dass der Übergang reibungslos verläuft und das neue System schnell produktiv genutzt wird.