ERP KPIs – Die Kennzahlen zur Erfolgsmessung

“You can’t manage what you can’t measure”. Das wusste schon Peter Drucker, der Urvater der Management-Lehre. Unternehmen benötigen sinnvolle Kennzahlen, auch KPIs genannt, um Fortschritte und Entwicklungen messbar zu machen. KPIs (Key Performance Indicators) sind deine zentralen Kennzahlen, die dir helfen, die Leistung deines Unternehmens zu messen und zu steuern. Mit einem ERP-System kannst du diese Kennzahlen gezielt überwachen und auswerten, um ein klares Bild über den Zustand deiner Geschäftsprozesse zu erhalten. Die richtigen KPIs zeigen dir, wo es gut läuft und wo du optimieren kannst.

Bedeutung von KPIs im ERP-System

Ein ERP-System sammelt enorme Datenmengen aus den täglichen Abläufen in deinem Unternehmen. Diese Daten werden erst durch die richtigen Kennzahlen wirklich wertvoll. KPIs geben dir konkrete Einblicke, indem sie bestimmte Aspekte deiner Prozesse, Finanzen, Produktion, Logistik und des Vertriebs messbar machen. 

Durch die kontinuierliche Überwachung und Verbesserung deiner KPIs kannst du fundierte Entscheidungen treffen und Schwachstellen erkennen. Du steuerst dein Unternehmen gezielt und stellst sicher, dass jeder Bereich seinen Beitrag zur Effizienzsteigerung leistet. KPIs helfen dir dabei, Ziele zu setzen und den Fortschritt regelmäßig zu überprüfen. Dadurch wird dein Unternehmen flexibler und effizienter.

Die Überwachung relevanter KPIs hilft dir, den Überblick über alle Bereiche deines Unternehmens zu behalten. Mit einem strukturierten KPI-Management erkennst du Optimierungspotenziale sofort und kannst effizient reagieren, bevor Probleme eskalieren. Zudem erlangst du eine bessere Kontrolle über deine Kosten und erkennst Potenziale zur Senkung von Produktions-, Lager- und Vertriebskosten. Auch verbesserte Lieferzeiten und eine höhere Produktqualität werden durch die Messung und gezielte Optimierung von Prozessen und Kennzahlen möglich.

Wichtige ERP-KPIs für Unternehmen im Überblick

In deinem ERP-System findest du eine Vielzahl von Kennzahlen. Diese helfen dir, die Leistung und Effizienz deines Unternehmens besser zu verstehen. Die Wahl der richtigen KPIs ist entscheidend, um präzise und gezielte Einblicke in verschiedene Bereiche deines Unternehmens zu erhalten. 

Prozess- und Leistungskennzahlen zur Messung der Effizienz

Prozess- und Leistungskennzahlen sind entscheidend, um die Effizienz deiner Abläufe zu bewerten. Sie zeigen dir, wie lange bestimmte Prozesse dauern, wie hoch die Kosten sind und wie viele Ressourcen du verbrauchst. Mit diesen KPIs erkennst du schnell, wo Optimierungspotenzial besteht und welche Bereiche besonders effizient arbeiten. So kannst du gezielte Maßnahmen zur Effizienzsteigerung ergreifen und die Leistung deines Unternehmens kontinuierlich verbessern.

Finanz-KPIs

Finanz-KPIs sind essentiell, um den finanziellen Erfolg und die Stabilität deines Unternehmens im Blick zu behalten. Diese Kennzahlen liefern dir wertvolle Informationen über Einnahmen, Kosten und den Cashflow.

Umsatz, Gewinn und Cashflow

Der Umsatz ist eine der grundlegenden Kennzahlen zur Bewertung des Unternehmenserfolgs. Der Gewinn gibt dir Aufschluss über den tatsächlichen finanziellen Erfolg, da er die Differenz zwischen Umsatz und Kosten darstellt. Der Cashflow hingegen zeigt dir, wie viel Bargeld deinem Unternehmen zur Verfügung steht. Eine positive Cashflow-Entwicklung ist wichtig, um laufende Kosten zu decken und zukünftige Investitionen zu planen.

Liquidität und Kapitalumschlag

Die Liquidität beschreibt die Fähigkeit deines Unternehmens, kurzfristige Verbindlichkeiten zu begleichen. Ein hoher Liquiditätsgrad gibt dir Sicherheit und Flexibilität, da du in der Lage bist, unerwartete Ausgaben zu decken. Der Kapitalumschlag misst, wie effizient du dein Kapital nutzt, um Einnahmen zu generieren.

Forderungen und Verbindlichkeiten

Forderungen und Verbindlichkeiten gehören zu den wichtigsten Finanzkennzahlen, um die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens zu bewerten. 

Lager- und Bestands-KPIs

Lager- und Bestands-KPIs sind entscheidend für das Management deiner Lagerbestände und beeinflussen direkt die Effizienz und Rentabilität deines Unternehmens. Diese Kennzahlen helfen dir, die Lagerhaltungskosten zu kontrollieren, den Bestand zu optimieren und die Verfügbarkeit von Waren sicherzustellen. Mit diesen KPIs aus deinem ERP-System kannst du Engpässe vermeiden, Lagerbestände anpassen und die Logistikprozesse effizienter gestalten.

Lagerumschlag und Lagerkosten

Der Lagerumschlag zeigt dir, wie oft dein Bestand in einem bestimmten Zeitraum verkauft oder verbraucht wurde. Ein hoher Lagerumschlag bedeutet, dass deine Produkte schnell den Weg zum Kunden finden, während ein niedriger Lagerumschlag auf eine Überlagerung oder mangelnde Nachfrage hindeuten kann. Die Lagerkosten beinhalten alle Kosten, die mit der Lagerung und Verwaltung deiner Bestände verbunden sind – wie Mietkosten, Personalkosten und Kosten für Lagerverwaltungssysteme.

Durchlaufzeiten und Bestandsreichweite

Die Durchlaufzeit misst, wie lange es dauert, bis ein Produkt vom Eingang im Lager bis zur Auslieferung durch alle Stationen läuft. Eine kurze Durchlaufzeit bedeutet eine schnelle Auftragsabwicklung und eine höhere Kundenzufriedenheit. Die Bestandsreichweite gibt an, wie lange der aktuelle Bestand ausreicht, um die Nachfrage zu decken. Diese Kennzahl ist wichtig, um Überbestände zu vermeiden und die Liquidität zu verbessern, da weniger Kapital im Lager gebunden ist.

ABC-Analyse zur Lageroptimierung

Die ABC-Analyse ist eine Methode zur Priorisierung von Artikeln nach ihrem Wert und ihrer Bedeutung für dein Unternehmen. Produkte der Kategorie A sind wertvoll und werden häufig benötigt, während Kategorie-C-Produkte weniger Wert haben und seltener verkauft werden. Die ABC-Analyse hilft dir, Ressourcen und Lagerplatz effizienter einzusetzen und den Fokus auf die wertvollsten Artikel zu legen.

Produktions-KPIs

Produktions-KPIs liefern dir wertvolle Informationen über die Effizienz und Qualität deiner Fertigungsprozesse. Mit diesen Kennzahlen kannst du Engpässe identifizieren, Produktionskosten senken und die Qualität verbessern. Ein ERP-System in der Produktion gibt dir hier die Möglichkeit, Daten zu sammeln, die direkt in die Optimierung der Produktionsabläufe fließen.

Produktionskosten und Produktionszeiten

Die Produktionskosten umfassen alle Aufwendungen, die bei der Fertigung deiner Produkte anfallen – von Rohstoffen über Personalkosten bis hin zu Maschinenkosten. Produktionszeiten zeigen dir, wie lange die Herstellung eines Produkts dauert, von der Planung bis zur Fertigstellung. Diese Kennzahlen geben dir die Möglichkeit, Kostenfallen zu identifizieren und den Produktionsprozess effizienter zu gestalten.

Maschinen- und Ressourcenauslastung

Die Maschinen- und Ressourcenauslastung zeigt dir, wie intensiv deine Maschinen und Ressourcen genutzt werden. Eine hohe Auslastung bedeutet, dass du die Kapazitäten effizient nutzt, während eine geringe Auslastung auf ungenutztes Potenzial hinweist. Diese Kennzahl hilft dir, Engpässe und Leerlaufzeiten zu vermeiden und sicherzustellen, dass deine Ressourcen optimal eingesetzt werden.

Ausschussrate und Qualitätskennzahlen

Die Ausschussrate gibt an, wie viele Produkte nicht den Qualitätsanforderungen entsprechen und somit als Ausschuss gelten. Qualitative Kennzahlen erfassen die Produktqualität und geben Aufschluss über die Fehlerquote und die Einhaltung von Standards. Mit diesen Kennzahlen kannst du die Qualität deiner Produkte verbessern und die Fehlerquote reduzieren, was zu Kosteneinsparungen und höherer Kundenzufriedenheit führt.

Supply Chain- und Logistik-KPIs

Supply Chain- und Logistik-KPIs sind entscheidend, um die gesamte Lieferkette effizient zu steuern und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Diese Kennzahlen helfen dir, die Pünktlichkeit, Genauigkeit und Kosten deiner Lieferprozesse zu bewerten. Durch die Analyse dieser KPIs kannst du Engpässe vermeiden, Lieferzeiten optimieren und die logistischen Kosten senken. Dafür benötigt es aber auch ein modernes Logistik-ERP.

Lieferpünktlichkeit und Lieferzeit

Die Lieferpünktlichkeit gibt an, wie oft du deine Liefertermine einhältst. Sie ist ein wichtiger Indikator für die Zuverlässigkeit deiner Supply Chain und wirkt sich direkt auf die Kundenzufriedenheit aus. Die Lieferzeit beschreibt, wie lange es dauert, eine Bestellung vom Eingang bis zur Auslieferung abzuwickeln. Kürzere Lieferzeiten bedeuten effizientere Prozesse und schnellere Reaktionen auf Kundenbedürfnisse.

Bestandsgenauigkeit und Auftragsabwicklungszeit

Die Bestandsgenauigkeit misst, wie präzise deine tatsächlichen Bestände mit den im ERP-System erfassten Beständen übereinstimmen. Eine hohe Bestandsgenauigkeit reduziert das Risiko von Fehlbeständen und sorgt für eine zuverlässige Bestandsverwaltung. Die Auftragsabwicklungszeit gibt an, wie lange es dauert, einen Kundenauftrag vollständig abzuwickeln – von der Bestellung bis zur Lieferung. Eine kurze Abwicklungszeit steigert die Kundenzufriedenheit und verbessert den Cashflow.

Transportkosten und Liefertreue

Die Transportkosten beinhalten alle Kosten, die mit dem Versand und der Auslieferung deiner Produkte verbunden sind. Sie geben dir Aufschluss darüber, wie kosteneffizient deine Logistikprozesse sind und wo Einsparpotenziale liegen. Die Liefertreue misst, wie zuverlässig die Bestellungen korrekt und vollständig beim Kunden ankommen. Eine hohe Liefertreue zeigt eine gut funktionierende Logistik und eine präzise Auftragsabwicklung.

Vertriebs- und Kunden-KPIs

Vertriebs- und Kunden-KPIs sind entscheidend, um die Leistung deines Vertriebs und die Zufriedenheit deiner Kunden zu messen. Diese Kennzahlen bieten dir wertvolle Einblicke in die Effektivität deines Verkaufsteams und die Beziehung zu deinen Kunden. Durch die Analyse dieser KPIs kannst du den Umsatz steigern, die Kundenbindung stärken und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung des Vertriebsprozesses entwickeln.

Auftragsvolumen und Verkaufsquote

Das Auftragsvolumen gibt dir Aufschluss darüber, wie viele Bestellungen dein Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum erhält. Eine hohe Auftragszahl zeigt, dass dein Produkt oder deine Dienstleistung gefragt ist. Die Verkaufsquote, also das Verhältnis von abgeschlossenen Verkäufen zu potenziellen Kunden, misst die Effizienz deines Vertriebsteams. Diese Kennzahl hilft dir zu verstehen, wie gut dein Team in der Lage ist, Interessenten in Käufer zu verwandeln.

Kundenzufriedenheit und Kundenbindungsrate

Die Kundenzufriedenheit misst, wie zufrieden deine Kunden mit deinem Produkt, Service oder Unternehmen sind. Eine hohe Kundenzufriedenheit bedeutet, dass deine Kunden positiv über dein Unternehmen denken und wahrscheinlich wieder bei dir kaufen. Dazu kann man auch den Net Promoter Score (NPS) erheben. Die Kundenbindungsrate zeigt, wie erfolgreich du bestehende Kunden an dein Unternehmen bindest und wie oft diese wiederkehren. Diese Kennzahlen sind wichtige Indikatoren für den langfristigen Erfolg und die Stabilität deines Kundenstamms.

Vertriebskosten und Lead-to-Sale-Conversion

Die Vertriebskosten umfassen alle Kosten, die im Rahmen der Akquise und Betreuung von Kunden entstehen. Diese Kennzahl ist wichtig, um die Effizienz deines Vertriebs zu beurteilen und sicherzustellen, dass die Kosten im Verhältnis zum Umsatz stehen. Die Lead-to-Sale-Conversion gibt an, wie erfolgreich dein Vertriebsteam Interessenten in zahlende Kunden umwandelt. Eine hohe Conversion-Rate bedeutet, dass dein Vertriebsteam effektiv arbeitet und gezielte Maßnahmen zur Umsatzsteigerung einsetzt.

Bedeutung und Analyse der KPIs zur Effizienzsteigerung

Die Analyse und Interpretation deiner KPIs ist entscheidend, um gezielte Maßnahmen zur Effizienzsteigerung und Weiterentwicklung deines Unternehmens abzuleiten. Die regelmäßige Überwachung deiner KPIs gibt dir die nötige Transparenz, um Engpässe frühzeitig zu erkennen, Optimierungspotenziale auszuschöpfen und deine Geschäftsprozesse kontinuierlich zu verbessern. KPIs zu messen, reicht aber nicht aus. Es ist wichtig, die richtigen Schlüsse zu ziehen und strategische Entscheidungen darauf aufzubauen. 

Interpretation der Daten und Ableitung von Maßnahmen

Jede Kennzahl erzählt dir eine Geschichte über einen spezifischen Bereich deines Unternehmens. Durch die gezielte Interpretation kannst du Stärken und Schwächen in deinen Prozessen aufdecken. 

Beispielsweise zeigt dir eine hohe Lagerumschlagsrate, dass deine Lagerbestände optimal genutzt werden, während eine hohe Ausschussrate auf Qualitätsprobleme hinweist. Durch die gezielte Analyse kannst du Maßnahmen ergreifen, um die Leistung in bestimmten Bereichen gezielt zu verbessern.

Schritte zur Ableitung von Maßnahmen:

1. Datenanalyse: Überprüfe regelmäßig die Trends und Veränderungen in deinen ERP-KPIs.
2. Ursachenanalyse: Finde die Ursachen für Abweichungen oder auffällige Werte in den Kennzahlen.
3. Maßnahmenplanung: Erstelle konkrete Pläne, um negative Trends zu stoppen und positive zu fördern.

Langfristige Strategieentwicklung auf Basis von KPIs

KPIs ermöglichen es dir, Trends zu erkennen, die dir wertvolle Hinweise auf die zukünftige Entwicklung deines Unternehmens geben. Anhand dieser Kennzahlen kannst du strategische Prioritäten setzen und sicherstellen, dass deine Entscheidungen auf soliden Daten basieren.

Vorteile der KPI-basierten Strategieentwicklung:

• Proaktive Anpassung: Du kannst strategisch auf Marktveränderungen reagieren, bevor diese deine Prozesse beeinträchtigen.
• Gezielte Ressourcenplanung: KPIs zeigen dir, wo Ressourcen am effizientesten eingesetzt werden können.
• Nachhaltige Optimierung: Durch die Nutzung von KPIs in der strategischen Planung stellst du sicher, dass Verbesserungen nachhaltig und langfristig wirken.

Empfehlungen zur kontinuierlichen KPI-Analyse und Optimierung

Eine gezielte und regelmäßige Analyse deiner KPIs ist entscheidend, um nachhaltige Erfolge zu erzielen. Stelle sicher, dass dein Team die KPI-Analyse versteht und diese Kennzahlen aktiv in die Entscheidungsprozesse integriert. Nutze deine ERP-Daten, um Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren und Verbesserungen gezielt umzusetzen. Die kontinuierliche KPI-Überwachung stärkt nicht nur die interne Effizienz, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit deines Unternehmens am Markt. Wir stehen Ihnen gerne als externen Experten im ERP-Consulting zur Verfügung. Durch unsere Erfahrung verstehen wir KPIs in der Tiefe und helfen gerne, die richtigen Daten in Dashboards verfügbar zu machen.