ERP System Cut Over: Der Weg in den Produktivbetrieb

Der ERP-Cutover Prozess stellt den entscheidenden Übergang in den Produktivbetrieb dar. Nach intensiver Planung, Implementierung und Testphasen steht dein ERP-System kurz vor dem Start – ein Moment, der reibungslose digitale Geschäftsprozesse und eine optimale Systemnutzung garantiert. Fehlerhafte Daten, technische Schwierigkeiten oder unvorhergesehene Probleme stören den Betrieb und können die Systemakzeptanz mindern.

In diesem Artikel erhältst du einen Überblick über die zentralen Schritte – von finalen Tests und der Integration von Bewegungsdaten bis hin zur Hypercare-Phase – die dein ERP-Projekt optimal auf den Go-Live vorbereiten.

Test und Validierung

Vor dem Go-Live ist eine gründliche Test- und Validierungsphase unerlässlich. Diese finale Testrunde sichert, dass alle Prozesse wie erwartet ablaufen, die Daten korrekt übertragen werden und dein ERP-System die nötige Leistung erbringt. So minimierst du das Risiko unerwarteter Probleme und stellst sicher, dass das System optimal auf deine ERP-Anforderungen abgestimmt ist.

Durchführung finaler Tests zur Sicherstellung der Funktionalität

In dieser Phase werden alle Geschäftsprozesse deines ERP-Systems erneut durchgespielt, um die Funktionalität zu gewährleisten. Ein professionelles Testmanagement nutzt dafür:

• Modul- und Integrationstests: Die einzelnen Module und Schnittstellen werden geprüft, um eine nahtlose Zusammenarbeit sicherzustellen.
• Prozesstests: Relevante Abläufe, wie die Auftragsbearbeitung oder Lagerverwaltung, werden vollständig durchgespielt.
• Benutzerakzeptanztests: Endbenutzer testen das System in realen Szenarien, um die Nutzerfreundlichkeit und Alltagsrelevanz zu überprüfen.

Prüfung der Datengenauigkeit und Performance des Systems

Neben den Funktionstests ist natürlich die Validierung der Datenqualität und Systemperformance essenziell:

• Datenkonsistenz: Stelle sicher, dass alle übertragenen Daten vollständig und korrekt abgebildet sind.
• Systemleistung: Mithilfe von Stresstests wird geprüft, ob dein ERP-System auch bei hoher Auslastung stabil arbeitet – so kannst du Engpässe frühzeitig erkennen und beheben.

Ein erfolgreicher Abschluss dieser Phase legt den Grundstein für die Integration von Bewegungsdaten und die Go-Live Vorbereitung.

Integration von Bewegungsdaten

Die Integration von Bewegungsdaten stellt sicher, dass dein System nach dem ERP-Cutover über alle aktuellen Transaktionsdaten verfügt. Diese dynamischen Daten – wie Lagerbestände, offene Bestellungen, Rechnungen oder Produktionsaufträge – werden ins neue System übertragen, um einen nahtlosen Geschäftsablauf zu gewährleisten.

Übertragung aktueller Transaktionsdaten ins neue System

Während des ERP-Cutover werden alle relevanten Daten aus dem alten System extrahiert und ins neue ERP-System importiert. Die wesentlichen Schritte dabei sind:

• Datenextraktion: Exportiere relevante Daten nach klar definierten Kriterien.
• Transformation & Mapping: Passe die Daten an die neue Struktur an, um eine vollständige Integration zu gewährleisten.
• Import: Übertrage die transformierten Daten und prüfe die Integrität, um Fehler zu vermeiden.

Sicherstellung der Datenkonsistenz und -aktualität

Nach dem Import prüfst du die Daten:

• Datenabgleich: Vergleiche die übertragenen Daten mit dem alten System, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen vollständig übernommen wurden.
• Echtzeitprüfung: Teste die Echtzeit-Funktionalität, um zu bestätigen, dass die Daten korrekt verarbeitet und angezeigt werden.

So stellst du sicher, dass dein neues System nach dem ERP-Cutover alle aktuellen Transaktionen enthält und der Betrieb reibungslos weiterläuft.

Simulation des finalen Vorgangs

Die Simulation (auch „Mock Go-Live“ genannt) testet den gesamten Cutover-Prozess unter realen Bedingungen. So identifizierst du frühzeitig potenzielle Probleme und bereitest alles gewissenhaft für den echten Go-Live vor. Diese Generalprobe optimiert den Ablauf und bereitet dein Projektteam auf den Übergang in den Produktivbetrieb vor.

Durchführung einer vollständigen Simulation der Geschäftsprozesse

In der Simulation werden die wichtigsten Geschäftsprozesse deines ERP-Systems durchgespielt, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren:

• Auftragsabwicklung und Logistik: Teste den kompletten Prozess von der Auftragserfassung bis zum Versand und der Rechnungsstellung.
• Produktionsplanung und -steuerung: Simuliere Produktionsprozesse, um Effizienz und termingerechte Abläufe zu gewährleisten.
• Finanzbuchhaltung und Berichterstattung: Überprüfe, ob alle Buchungen korrekt erfolgen und Berichte präzise erstellt werden.

Identifikation potenzieller Probleme vor dem Go-Live

Die Simulation hilft dir, potenzielle Schwachstellen aufzudecken:

• Dateninkonsistenzen: Erkenne und behebe eventuelle Fehler in den Daten, um ein fehlerfreies System sicherzustellen.
• Engpässe in der Leistung: Überprüfe, ob dein ERP-System auch bei hoher Auslastung stabil bleibt und nimm gegebenenfalls Anpassungen vor.
• Ablaufprobleme: Identifiziere potenzielle Prozessstörungen und optimiere sie rechtzeitig.

Eine sorgfältige Simulation ermöglicht es deinem Team, alle Schritte im ERP-Cutover zu perfektionieren und den Übergang in den Produktivbetrieb minutiös vorzubereiten.

Aufbau einer Checkliste für den Go-Live

Eine ERP-Checkliste für Go-Live ist ein nützliches Werkzeug, um den Übergang in den Live-Betrieb reibungslos zu gestalten. Mit ihr behältst du alle wichtigen Aufgaben im Blick. Eine solche Checkliste fasst sämtliche Schritte – vor, während und nach dem Go-Live – zusammen und dient als strukturierter Leitfaden für einen erfolgreichen Cutover-Prozess.

Wichtige Punkte, die du in deine Checkliste aufnehmen solltest:

• Vorbereitung der technischen Infrastruktur: Stelle sicher, dass alle Server, Netzwerke und Hardware-Komponenten einsatzbereit und getestet sind.
• Systemzugriffe und Benutzerrechte: Überprüfe, dass alle Zugänge und Berechtigungen im ERP-System korrekt eingerichtet sind.
• Abschluss der Datenmigration: Vergewissere dich, dass sämtliche Bewegungsdaten vollständig migriert und die Datenqualität validiert wurde.
• Backup und Wiederherstellungsplan: Erstelle ein vollständiges System-Backup und definiere einen zuverlässigen Wiederherstellungsplan.
• Kommunikation: Informiere alle Beteiligten frühzeitig über den Go-Live-Termin und stelle einen klaren Plan für den ERP-Support in den ersten Tagen auf.
• Systemtests am Go-Live- ag: Führe einen abschließenden Test durch, um die Stabilität aller Kernprozesse zu bestätigen.
• Überwachung der Systemleistung: Nutze Monitoring Tools, um die Performance kontinuierlich zu überwachen.

Cut Over Plan

Der Cutover-Plan ist das zentrale Dokument, das den Wechsel von deinem bisherigen auf das neue ERP-System detailliert organisiert. Dort legst du fest, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen und wer dafür verantwortlich ist. Nur so kannst du alle Prozesse lückenlos koordinieren.

Strukturierung des Übergangs und Überwachung der Umstellungsprozesse:

• Abschaltung des Altsystems: Bestimme den exakten Zeitpunkt, an dem dein bisheriges System abgeschaltet wird. Achte darauf, dass alle kritischen Daten vollständig übernommen wurden.
• Zeitlicher Ablaufplan: Erstelle einen präzisen Zeitplan, der angibt, wann welche Aufgabe durchgeführt wird – so kannst du Termintreue kontinuierlich prüfen.
• Datenmigration und -validierung: Definiere klare Schritte für die finale Übertragung und Überprüfung der Daten, um eine lückenlose Integration ins neue System zu garantieren.
• Überwachung und Reporting: Sorge dafür, dass während des gesamten Cutover-Prozesses eine kontinuierliche Überwachung erfolgt und du regelmäßig den Fortschritt dokumentierst.

Ein durchdachter Plan für den Cutover minimiert das Risiko von Störungen und ermöglicht es dir, flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren. Er ist also ein entscheidender Faktor für das ERP-Risikomanagement.

Hypercare-Phase

Die Hypercare-Phase beginnt im ERP-Projekt unmittelbar nach dem Go-Live und ist eine intensiv betreute Übergangszeit. In dieser Phase steht dir dein Projektteam unmittelbar zur Seite, um schnell auf auftretende Probleme zu reagieren oder Anpassungen vorzunehmen.

Schwerpunkte in der Hypercare-Phase:

• Intensive Überwachung: Dein ERP-System wird kontinuierlich überwacht, um Fehler oder Störungen sofort zu erkennen und zu beheben.
• Direkter Support: Ein dediziertes Support-Team beantwortet Fragen und unterstützt die Anwender, sodass Unsicherheiten umgehend ausgeräumt werden.
• Anpassung von Systemeinstellungen: Auf Basis des Nutzerfeedbacks werden Konfigurationen optimiert, um die Performance weiter zu verbessern.

Typische Maßnahmen in dieser Phase umfassen auch die Optimierung der Benutzeroberfläche und die Anpassung von Arbeitsabläufen. Alle vorgenommenen Änderungen werden sorgfältig dokumentiert, um später eine lückenlose Übergabe an den regulären Support zu gewährleisten.

Die Hypercare-Phase endet, sobald dein System stabil läuft und der Übergang in den Routinebetrieb reibungslos vollzogen ist.

Systemstabilisierung und Optimierung

Nach der Hypercare-Phase folgt die Phase der Systemstabilisierung und Optimierung, in der letzte Feinabstimmungen vorgenommen werden, um dein ERP-System dauerhaft auf einem hohen Leistungsniveau zu halten.

Wichtige Maßnahmen in dieser Phase:

• Feinabstimmung der Systemeinstellungen: Überprüfe alle Anpassungen, die während der Hypercare vorgenommen wurden, und finalisiere die optimalen Einstellungen.
• Routineüberwachung: Auch in dieser Phase bleibt die regelmäßige Kontrolle des Systems entscheidend, um sicherzustellen, dass keine neuen Probleme auftreten.
• Anwenderschulungen und Feedback-Runden: Zusätzliche Trainings und kontinuierlicher Austausch helfen den Nutzern, sich sicher im System zu bewegen und weitere Optimierungspotenziale zu entdecken.
• Übergang in den Regelbetrieb: Sobald dein ERP-System vollständig stabilisiert ist, erfolgt die Übergabe an das IT-Support-Team, das für die langfristige Wartung, regelmäßige Updates und kontinuierliche Performance-Optimierungen sorgt.

Dank erfolgreichem ERP-Cutover in den Produktivbetrieb

Der Cutover- und Go-Live-Prozess ist der entscheidende Moment, in dem dein ERP-System in den produktiven Betrieb übergeht. Von der detaillierten Checkliste und dem strukturierten Cutover-Plan über die intensiv begleitete Hypercare-Phase bis hin zur abschließenden Systemstabilisierung – jeder Schritt ist darauf ausgerichtet, einen reibungslosen Übergang und eine dauerhafte Effizienzsteigerung sicherzustellen. Mit den richtigen Vorbereitungen, kontinuierlicher Überwachung und gezielten Optimierungsmaßnahmen schaffst du die Basis für den langfristigen Erfolg deines ERP-Projekts. Gerne sind wir dabei dein Partner für unabhängige ERP-Beratung.