Umstrukturierung in Unternehmen erfolgreich: Strategien und Maßnahmen

In einer zunehmend komplexen und digitalen Welt reichen bestehende Strukturen oft nicht mehr aus. Unternehmen müssen sich kontinuierlich weiterentwickeln, um dem technologischen Fortschritt und einem globalen Wettbewerb gerecht zu werden. Eine Umstrukturierung ist daher notwendig, um zukunftsfähig zu bleiben.

In diesem Artikel erfährst du, was eine Umstrukturierung für dein Unternehmen bedeutet und wie du den Prozess erfolgreich umsetzt. Außerdem erhältst du einen Überblick über die wichtigsten Schritte und Maßnahmen.

Was bedeutet Umstrukturierung für dein Unternehmen?

Eine Umstrukturierung bedeutet mehr als nur organisatorische Veränderungen. Sie dient dazu, dein Unternehmen für zukünftige Herausforderungen und Marktanforderungen besser aufzustellen. Das Ziel ist dabei klar: die Effizienz steigern, die Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern und sich an wandelnde Rahmenbedingungen anzupassen.

Der Prozess umfasst unterschiedliche Aspekte wie strategische Neuausrichtung, Technologieintegration und Prozessoptimierung. Sie betrifft nahezu alle Unternehmensbereiche, von der Organisation und den Mitarbeitern bis hin zum Geschäftsmodell.

Wichtig ist, alle Beteiligten einzubinden und transparent zu kommunizieren, da Veränderungen oft Unsicherheiten und Widerstände hervorrufen. Mit klaren Zielen und einer strukturierten Vorgehensweise kannst du den Prozess erfolgreich umsetzen und gleichzeitig Motivation und Engagement der Mitarbeiter sichern.

4 Gründe für eine Umstrukturierung

Eine Umstrukturierung kann durch verschiedene Faktoren notwendig werden. Diese Gründe variieren von Fall zu Fall. Doch oft gibt es bestimmte Auslöser, um ein Unternehmen neu auszurichten. In folgenden Fällen ist eine Umstrukturierung sinnvoll oder notwendig:

Wettbewerbsdruck und Marktveränderungen

Der Druck, sich gegen Mitbewerber durchzusetzen, ist in vielen Branchen enorm. Märkte verändern sich ständig, neue (digitale) Akteure treten auf den Plan und bestehende Wettbewerber entwickeln sich weiter. Um im Wettbewerb bestehen zu können, musst du dein Unternehmen flexibel und anpassungsfähig halten. Eine Umstrukturierung kann dir helfen, schneller auf Marktveränderungen zu reagieren und deine Position zu stärken.

Technologische Entwicklungen

Die rasante Entwicklung neuer Technologien, insbesondere in den Bereichen Digitalisierung und Automatisierung, ist ein treibender Faktor für Umstrukturierungen. Unternehmen, die neue Technologien implementieren, arbeiten effizienter und erzielen Wettbewerbsvorteile. Du musst sicherstellen, dass dein Unternehmen technologisch auf dem neuesten Stand ist. Sonst  verlierst du den Anschluss. Dies kann die Einführung digitaler Tools, Automatisierung von Prozessen oder die vollständige Umstellung auf digitale Geschäftsmodelle umfassen.

Finanzielle Engpässe

Finanzielle Schwierigkeiten sind oft ein akuter Auslöser für eine Umstrukturierung oder Restrukturierung. Wenn die Rentabilität deines Unternehmens gefährdet ist, müssen Kostensenkungsmaßnahmen ergriffen werden. Dies kann den Abbau von Arbeitsplätzen, die Reduzierung von Abteilungen, das Outsourcing bestimmter Geschäftsbereiche oder die digitale Transformation des Unternehmens umfassen. Eine Umstrukturierung bietet dir die Möglichkeit, dein Unternehmen schlanker und kosteneffizienter aufzustellen, um langfristig wieder profitabel zu werden.

Strategische Neuausrichtung

Eine Umstrukturierung kann auch durch eine strategische Neuausrichtung ausgelöst werden. Vielleicht möchtest du neue Märkte erschließen, dein Produkt- oder Dienstleistungsportfolio erweitern oder dein Geschäftsmodell anpassen. Dies erfordert oft eine Anpassung der internen Strukturen, um die neuen Unternehmensziele zu unterstützen. Hierbei kann es eine zentrale Rolle spielen, Prozesse zu digitalisieren und neue Technologien zu nutzen. Effiziente und agile Unternehmen können auf neue Marktchancen reagieren.

Die Umstrukturierung als Prozess

Der Umstrukturierungsprozess ist ein komplexer und vielschichtiger Vorgang, der sorgfältige Planung und strategisches Vorgehen erfordert. Eine erfolgreiche Umstrukturierung beginnt nicht mit sofortigen Maßnahmen, sondern mit einer fundierten Analyse und klar definierten Zielen. Jeder Schritt sollte durchdacht und koordiniert sein, um die Risiken zu minimieren und den Erfolg zu maximieren. Das sind die zentralen Phasen einer Umstrukturierung:

Schritt 1 – Analyse der aktuellen Unternehmensstruktur

Bevor du mit der Umstrukturierung startest, musst du verstehen, wie ein Unternehmen derzeit aufgebaut ist. Das bedeutet, dass du eine umfassende Bestandsaufnahme der aktuellen Strukturen, Prozesse, Systeme und Ressourcen machen musst. Diese Analyse umfasst:

• Die Organisation der Abteilungen und deren Verantwortlichkeiten
• Die Effizienz der bestehenden Prozesse und Workflows
• Die vorhandene IT-Infrastruktur und ihre Eignung für zukünftige Anforderungen
• Die finanzielle Situation des Unternehmens und die derzeitigen Kostentreiber

Eine gründliche Analyse liefert dir wertvolle Erkenntnisse darüber, welche Bereiche optimiert oder umstrukturiert werden müssen, um den zukünftigen Herausforderungen zu begegnen.

Schritt 2 – Festlegung der Ziele und Strategie

Nachdem du die Ist-Situation analysiert hast, musst du die Ziele der Umstrukturierung festlegen. Was möchtest du konkret erreichen? Die Ziele können unterschiedlich sein, je nach den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens. Beispiele für typische Umstrukturierungsziele sind:

• Kostenreduzierung und Effizienzsteigerung
• Bessere Marktorientierung und Kundennähe
• Einführung neuer Technologien und digitaler Prozesse
• Verbesserung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit
• Flexibilisierung der Organisation für agilere Arbeitsweisen

Die Definition klarer und messbarer Ziele ist entscheidend, damit du den Erfolg der Umstrukturierung später bewerten kannst. Anhand dieser Ziele entwickelst du eine Umstrukturierungsstrategie, die den Weg zur Zielerreichung vorgibt.

Schritt 3 – Planung der Veränderungen

Eine detaillierte Planung ist unerlässlich, um die Umstrukturierung reibungslos und erfolgreich umzusetzen. In dieser Phase werden konkrete Maßnahmen und Schritte definiert, die du ergreifen musst, um die Umstrukturierungsziele zu erreichen:

• Neugestaltung der Organisationsstruktur: Welche Abteilungen und Verantwortlichkeiten müssen neu verteilt oder zusammengelegt werden? Gibt es Bedarf für neue Rollen oder Funktionen?
• Prozessoptimierung: Welche Arbeitsabläufe können effizienter gestaltet werden? Gibt es Potenzial für Automatisierung oder Digitalisierung, um Prozesse schneller und weniger fehleranfällig zu machen?
• Technologieintegration: Wie kannst du digitale Tools und Systeme einführen, um die Umstrukturierung zu unterstützen? Welche bestehenden Systeme müssen durch moderne Lösungen ersetzt werden?
• Ressourcenplanung: Wie viele und welche Mitarbeiter werden benötigt, um die neue Struktur zu unterstützen? Wie kannst du sicherstellen, dass das richtige Know-how vorhanden ist, um die Umstrukturierung erfolgreich durchzuführen?
• Zeitplan und Meilensteine: Wann sollen die einzelnen Maßnahmen umgesetzt werden? Ein klarer Zeitplan mit festgelegten Meilensteinen hilft dabei, den Fortschritt der Umstrukturierung zu überwachen und bei Bedarf nachzujustieren.

Schritt 4 – Kommunikation und Einbindung der Mitarbeiter

Eine der größten Herausforderungen bei der Umstrukturierung ist der menschliche Faktor. Solche großen Veränderungen lösen Unsicherheiten und Ängste bei den Mitarbeitenden aus, was zu Widerständen führen kann. Daher ist eine transparente und kontinuierliche Kommunikation unerlässlich. Du musst deine Mitarbeiter über die Gründe, Ziele und geplanten Maßnahmen der Umstrukturierung informieren und sie aktiv in den Prozess einbinden. Dies schafft Vertrauen und verringert das Risiko von Widerständen.

Schritt 5 – Umsetzung und Monitoring

Sobald die Planung abgeschlossen ist, beginnt die Umsetzung der Umstrukturierung. Hierbei ist es wichtig, die Fortschritte regelmäßig zu überwachen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Veränderungen verlaufen selten genau wie geplant, und unvorhergesehene Probleme können auftreten. Durch kontinuierliches Monitoring kannst du frühzeitig eingreifen und sicherstellen, dass die Umstrukturierung auf Kurs bleibt.

Typische Maßnahmen bei der Umstrukturierung

Eine Umstrukturierung kann auf viele Arten umgesetzt werden, je nachdem, welche Ziele du verfolgst und in welchen Bereichen deines Unternehmens Anpassungen erforderlich sind. Die Maßnahmen, die du ergreifst, können sich auf die Organisationsstruktur, Arbeitsprozesse, Technologieeinsätze und Personalpolitik auswirken. Das sind die wichtigsten Maßnahmen, die du bei einer Umstrukturierung in Betracht ziehen solltest:

Anpassung der Organisationsstruktur

Oft wird die Organisationsstruktur neu gestaltet, etwa durch flache Hierarchien, die Schaffung neuer Abteilungen oder die Zusammenlegung bestehender Einheiten. Ziel ist es, das Unternehmen als digitale Organisation effizienter zu machen, zum Beispiel durch:

• Hierarchieabbau für schnellere Entscheidungen und mehr Eigenverantwortung.
• Bildung funktionsübergreifender Teams zur Förderung der Zusammenarbeit.
• Regionalisierung oder Zentralisierung, je nach strategischer Ausrichtung.

Prozessoptimierung und Automatisierung

Die Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ein zentraler Bestandteil der Umstrukturierung. Dazu gehören:

• Digitalisierung manueller Prozesse zur Erhöhung von Geschwindigkeit und Genauigkeit.
• Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, um Ressourcen zu schonen.
• Einsatz von Lean Management, um überflüssige Arbeitsschritte zu vermeiden.

Personalumstrukturierung und -entwicklung

Personelle Anpassungen sind oft nötig, um die neuen Ziele zu unterstützen, etwa durch:

• Neuverteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten.
• Personalabbau oder -aufbau je nach Bedarf.
• Weiterbildungsmaßnahmen, um die Mitarbeiter für neue Anforderungen zu qualifizieren.

Einführung digitaler Technologien

Technologische Innovationen sind häufig ein Treiber der Umstrukturierung. Dies umfasst die Implementierung von:

• ERP-Systeme zur digitalen Integration von Prozessen.
• Cloud-Lösungen für mehr Flexibilität und Skalierbarkeit.
• Automatisierte Datenanalyse durch den Einsatz von KI und maschinellem Lernen zur Optimierung von Entscheidungen und Prozessen.

Unterschiedliche Vorgehensmodelle bei der Umstrukturierung

Die Wahl des richtigen Vorgehensmodells ist entscheidend für den Erfolg deiner Umstrukturierung. Es gibt verschiedene Ansätze, die du je nach den spezifischen Anforderungen und Zielen deines Unternehmens anwenden kannst. Jedes Modell bietet unterschiedliche Vorteile und Herausforderungen:

Vorgehensmodell	Beschreibung	Vor- und Nachteile
Agile Umstrukturierung	Bei der agilen Umstrukturierung gehst du den Prozess in kleinen, iterativen Schritten an. Nach jeder Phase überprüfst du den Fortschritt und nimmst bei Bedarf Anpassungen vor.  Dieser Ansatz fördert Flexibilität und ermöglicht es dir, schnell auf Veränderungen zu reagieren – zum Beispiel bei Marktveränderungen oder neuen technologischen Entwicklungen. So bleibt dein Unternehmen dynamisch und kann sich kontinuierlich weiterentwickeln.	Vorteile:– Schnelle Anpassung an Veränderungen- Minimierung des Risikos durch regelmäßige Überprüfung und Anpassungen- Hohe Motivation und Eigenverantwortung der Mitarbeiter Nachteile:– Möglicherweise unklare langfristige Struktur- Kann schwer zu managen sein, wenn klare Zielvorgaben fehlen
Klassisches Change Management	Beim klassischen Change Management planst du die Umstrukturierung von Anfang an detailliert und in einem klar strukturierten Rahmen. Alle Schritte werden im Voraus festgelegt, und Entscheidungen werden größtenteils von der Unternehmensführung getroffen. Dieses Modell eignet sich gut, wenn die Umstrukturierung stabil und absehbar ist sowie wenig Spielraum für unerwartete Änderungen besteht.	Vorteile:– Klare Struktur und Kontrolle über den Prozess- Gut geeignet für stabile, vorhersehbare Umstrukturierungen- Risikomanagement durch detaillierte Planung Nachteile:– Weniger flexibel bei unerwarteten Veränderungen- Geringere Einbindung der Mitarbeiter
Hybride Ansätze	Hybride Modelle kombinieren Elemente des klassischen Change Managements mit der Agilität. Du definierst langfristige Ziele, aber die Umsetzung erfolgt in flexiblen, kleineren Phasen, die du je nach Bedarf anpassen kannst.  Dieses Modell ermöglicht es dir, auf kurzfristige Veränderungen zu reagieren, während du gleichzeitig langfristige Ziele verfolgst. Zudem wird die Mitarbeiterbeteiligung gestärkt, was die Akzeptanz der Umstrukturierung erhöht.	Vorteile:– Kombination von Planungssicherheit und Flexibilität- Starke Mitarbeiterbeteiligung- Hohe Anpassungsfähigkeit Nachteile:– Komplexe Umsetzung durch die Kombination verschiedener Modelle- Kann mehr Ressourcen erfordern, um die verschiedenen Ansätze zu integrieren

Auswahl des geeigneten Modells

Die Wahl des richtigen Vorgehensmodells hängt von mehreren Faktoren ab, z.B. die Größe deines Unternehmens, die Komplexität der Umstrukturierung, der Grad der Unsicherheit und die Kultur deines Unternehmens. Folgende Fragen solltest du beantworten:

• Wie stabil ist das Umfeld, in dem dein Unternehmen agiert? Wenn viele externe Einflüsse eine Rolle spielen, ist ein agiler oder hybrider Ansatz oft sinnvoller.
• Wie viel Kontrolle möchtest du über den Prozess haben? Wenn du eine klare, durchgehende Führung des Prozesses bevorzugst, könnte das klassische Change Management besser zu dir passen.
• Wie wichtig ist die Mitarbeiterbeteiligung? Agilität und hybride Modelle fördern in der Regel eine stärkere Einbindung der Teams, was für die Akzeptanz und den Erfolg der Umstrukturierung entscheidend sein kann.

Besonderheiten der Post Merger Integration

Die Post Merger Integration (PMI) ist eine der kritischsten Phasen nach einer Fusion oder Übernahme. Während der Merger selbst bereits eine große Herausforderung darstellt, ist es die Integration der beiden Unternehmen, die letztendlich über den Erfolg der Transaktion entscheidet. Eine gut geplante und durchgeführte PMI sorgt dafür, dass die angestrebten Synergien der Fusion auch tatsächlich realisiert werden. Gleichzeitig minimiert sie das Risiko von Reibungen und Konflikten zwischen den beteiligten Organisationen.

Erfolgsfaktoren für eine reibungslose Integration nach einer Übernahme

Die erfolgreiche Integration zweier Unternehmen hängt von vielen Faktoren ab. Diese zu berücksichtigen, ist essentiell, um die Ziele der Fusion oder Übernahme zu erreichen. 

Hier sind einige der wichtigsten Erfolgsfaktoren:

• Klare Strategie und Planung
• Schnelle Entscheidungen und Umsetzung
• Starke Führung
• Integration der Unternehmenskulturen
• Mitarbeiter einbinden

Harmonisierung von Prozessen bei PMI

Die Post Merger Integration entscheidet über den Erfolg der gesamten Transaktion. Wesentlich ist die Harmonisierung von Prozessen und IT-Systemen, um eine gemeinsame Arbeitsbasis zu schaffen. Es gilt, bestehende Geschäftsprozesse zu optimieren und die IT-Infrastruktur zu vereinheitlichen, um eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den fusionierten Unternehmen zu gewährleisten.

Ein zentrales Ziel der PMI ist die Realisierung von Synergien – etwa durch Kostensenkungen, Effizienzsteigerungen oder die Erschließung neuer Märkte. Diese Synergien müssen aktiv gesteuert werden, um das volle Potenzial der Fusion auszuschöpfen und das Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig zu halten. Dabei sind schnelle Entscheidungen und eine klare Führung gefragt, um die Integration effizient zu gestalten.

Allerdings bringt die PMI auch Herausforderungen mit sich: Kulturelle Differenzen, Kommunikationsprobleme und komplexe IT-Systeme können den Integrationsprozess verzögern oder behindern. Es ist daher entscheidend, frühzeitig auf diese Probleme zu reagieren, transparente Kommunikation zu fördern und die Mitarbeiter aktiv in den Prozess einzubinden, um die Akzeptanz und den Erfolg der Integration sicherzustellen.

Die Rolle externer Beratung bei der Umstrukturierung

Aufgaben und Nutzen eines externen Beraters

Externe Berater übernehmen bei der Umstrukturierung eine Vielzahl von Aufgaben. Sie beginnen häufig mit einer detaillierten Analyse der Ist-Situation, um Schwachstellen und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Auf Basis dieser Erkenntnisse entwickeln sie gemeinsam mit dem Management eine maßgeschneiderte Umstrukturierungsstrategie, die klare Ziele und Maßnahmen festlegt. Darüber hinaus bringen Berater ihre Expertise in Bereichen wie Prozessoptimierung, Change Management und Technologieberatung ein, um den gesamten Prozess gezielt zu steuern.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ihrer Rolle ist das Projektmanagement. Externe Berater koordinieren den Umstrukturierungsprozess, überwachen den Fortschritt und sorgen dafür, dass alle Maßnahmen innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens und Budgets umgesetzt werden. Ihre objektive Perspektive ist besonders wertvoll, da sie ohne interne Bindungen schwierige Entscheidungen treffen und Verbesserungspotenziale erkennen können, die möglicherweise innerhalb des Unternehmens übersehen werden.

Vorteile der Zusammenarbeit mit externen Beratern

Die Zusammenarbeit mit externen Beratern bei einer Umstrukturierung bietet zahlreiche Vorteile. Dank ihrer umfassenden Erfahrung und Expertise in ähnlichen Projekten können sie den gesamten Prozess effizienter gestalten und bekannte Fehler vermeiden. Sie bringen bewährte Methoden mit, die es ermöglichen, die Umstrukturierung schneller und zielgerichteter umzusetzen, was zu einer Beschleunigung des gesamten Ablaufs führt.

Wichtige Vorteile der externen Beratung:

• Effizienzsteigerung: Externe Berater nutzen ihre Fachkenntnisse, um den Prozess effizient zu gestalten und unnötige Fehler zu vermeiden.
• Beschleunigung des Prozesses: Sie bringen erprobte Methoden mit, die eine schnellere Umsetzung der Umstrukturierung ermöglichen.
• Risikominimierung: Berater erkennen potenzielle Risiken frühzeitig und helfen dabei, diese zu minimieren.
• Langfristiger Erfolg: Sie schaffen nachhaltige, zukunftsfähige Strukturen und Prozesse, die auch langfristig bestehen bleiben.

Darüber hinaus minimieren Berater potenzielle Risiken, indem sie frühzeitig Herausforderungen identifizieren und passende Lösungen anbieten. Ihre Expertise sorgt dafür, dass die Umstrukturierung nicht nur kurzfristige Verbesserungen erzielt, sondern dass auch nachhaltige, zukunftsfähige Strukturen und Prozesse geschaffen werden. So trägt die externe Beratung langfristig zum Erfolg und zur Stabilität des Unternehmens bei. Wichtig ist aber in jedem Fall, dass du eine erfahrene Beratung für digitale Transformation auswählst. Dort kennt man sich mit komplexen digitalen Umstrukturierungen und Post Merger Integrationen aus.

Dein Weg zu einer erfolgreichen Umstrukturierung

Die Umstrukturierung deines Unternehmens ist ein vielschichtiger, aber entscheidender Prozess, um dein Unternehmen für zukünftige Herausforderungen fit zu machen. Sie umfasst mehr als nur organisatorische Anpassungen. Ein solches Projekt erfordert eine tiefgehende Analyse der aktuellen Strukturen, die Festlegung klarer Ziele und die Umsetzung strategischer Veränderungen in vielen Bereichen. Wichtig ist, dass du den gesamten Prozess sorgfältig planst und eine transparente Kommunikation pflegst, um die Akzeptanz deiner Mitarbeiter zu sichern.

Es ist entscheidend, das passende Vorgehensmodell für deine Umstrukturierung auszuwählen, sei es agil, klassisch oder hybrid. Jedes Modell bringt unterschiedliche Vorteile mit sich, die du je nach Bedarf optimal nutzen kannst. Dabei solltest du deine Mitarbeiter aktiv in den Prozess einbinden und den Fokus auf langfristige Ziele richten, um nachhaltige Veränderungen zu erzielen und das Unternehmen zukunftsfähig zu machen.

Die Zusammenarbeit mit externen Beratern hilft dir zusätzlich dabei, den Umstrukturierungsprozess effizient zu gestalten und potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen. Ihre Expertise sorgt dafür, dass die Umstrukturierung dein Unternehmen langfristig stärkt. So kannst du sicherstellen, dass du mit einer gut durchdachten Umstrukturierung deine Wettbewerbsfähigkeit verbesserst und dein Unternehmen erfolgreich in die Zukunft führst. Sprich uns gerne an, wir haben schon zahlreiche Re- und Umstrukturierungen in beratender Funktion begleitet.