Restrukturierung eines Unternehmens aus Prozesssicht

Unternehmen gehen nicht nur durch rosige Zeiten. Auch Krisen und Herausforderungen gehören zum Wirtschaftsleben dazu. Ob diese durch eigene Fehlentscheidungen oder externe Faktoren wie eine Rezession verursacht wurden, spielt am Ende keine Rolle. Die Folge: Eine Restrukturierung wird notwendig.

Allerdings können stark digitalisierte Firmen meist schneller Anpassungen vornehmen. Sie haben alle Daten für Entscheidungen transparent vorliegen und sind somit handlungsfähiger. Deshalb ist die Digitalisierung für Unternehmen eine strategische Aufgabe.

In diesem Artikel werden wir die verschiedenen Aspekte der Unternehmensrestrukturierung detailliert beleuchten. Dazu gehören die Gründe für eine Restrukturierung, die strategische Planung, die Implementierung von Veränderungen und die Rolle externer Berater im Restrukturierungsprozess. Die Erkenntnisse werden dir helfen, die Restrukturierung von Prozessen zu verstehen und die notwendigen Schritte für eine erfolgreiche digitale Transformation deines Unternehmens zu gehen.

Was macht eine Restrukturierung notwendig?

In der dynamischen und sich ständig verändernden Geschäftswelt ist die Restrukturierung von Unternehmen eine wichtige Maßnahme, um die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Viele Unternehmen sehen sich mit Herausforderungen konfrontiert, die eine Neubewertung ihrer Strategien und Strukturen erforderlich machen. Diese Herausforderungen können sowohl extern als auch intern sein und erfordern oft eine grundlegende Veränderung der Unternehmensausrichtung.

Restrukturierung: Definition und Einordnung

Die Restrukturierung umfasst alle Formen der tiefgreifenden Veränderungen im Unternehmen. Anlass für eine Unternehmensrestrukturierung ist meist eine vorangegangene Krise oder gravierende Schwachstellen in der Strategie oder Umsetzung. 

Meist sind Restrukturierungen also nicht proaktiv, sondern erfolgen als Reaktion auf wirtschaftliche Schwierigkeiten. Man unterscheidet finanzielle und organisatorische Maßnahmen. Finanzielle Maßnahmen klammern wir an dieser Stelle aus, da diese in den Kompetenzbereich von Steuerkanzleien oder Banken fallen. 

Die Bandbreite der Restrukturierungsmaßnahmen und -bereiche ist vielfältig. Von einfachen Reorganisationen bis hin zu komplexen finanziellen Restrukturierungen oder Notverkäufen sind viele Szenarien denkbar. 

Als organisatorische Maßnahmen sind folgende Ansätze beliebt:

• Änderungen und Optimierungen des Geschäftsmodells / der Geschäftsprozesse
• Einführung von Lean Management oder Lean Production 
• Änderungen der Organisations- und Unternehmensstrukturen oder der Produktionsstruktur. 

Von einer Restrukturierung erfasst werden kann auch die Prozesskette, die digitale Infrastruktur, Lieferketten, Vertriebsstrukturen uvm. Dieser Maßnahmen sind alle betriebsintern. Häufig wird insbesondere bei der Effizienzsteigerung im digitalen Umfeld eine erfahrene Beratung für digitale Transformation hinzugezogen.

Allen Maßnahmen gemeinsam ist die Kostensenkung. Meist stehen die Personalkosten im Vordergrund, sodass ein Restrukturierungskonzept auch die Entlassung von Mitarbeitenden beinhalten kann.

Der Fokus dieses Artikels liegt auf der organisatorischen Restrukturierung von Prozessen und Firmen. Restrukturierungen im Rahmen von Insolvenzverfahren o.ä. werden hier ausdrücklich nicht thematisiert. Im Falle ernsthafter finanzieller Turbulenzen oder (drohender) Zahlungsunfähigkeit solltest du unbedingt deinen Steuerberater und eine spezialisierte Anwaltskanzlei aufsuchen.

Was ist der Unterschied zwischen Restrukturierung & Umstrukturierung?

Restrukturierung und Umstrukturierung von Unternehmen werden oft synonym verwendet, haben jedoch leicht unterschiedliche Bedeutungen und Zielsetzungen.

Restrukturierung wird oft als Reaktion auf akute Probleme angewendet und hat meist finanzielle Ziele. Folglich zielen Restrukturierungsmaßnahmen oft darauf ab, die Kosten zu senken, die Liquidität zu verbessern, Schulden zu reduzieren oder die Effizienz zu steigern.

Beispiele: Schließung von unrentablen Geschäftsbereichen, Entlassungen, Verkauf von Vermögenswerten, Reduzierung von Betriebskosten, Refinanzierung.

Eine Umstrukturierung erfolgt hingegen häufig als präventive Maßnahme oder zur strategischen Fokussierung. Im Fokus steht hier die proaktive Anpassung der Unternehmensstruktur an neue Anforderungen oder Wachstumsziele vor einer Krise.

Beispiele: Neuorganisation von Abteilungen, Anpassung von Hierarchien, Einführung neuer Technologien, strategische Neuausrichtung auf bestimmte Märkte oder Produkte.

Externe Beratung im Restrukturierungsprozess

Die Einbeziehung externer Experten ist häufig entscheidend für den zeitnahen Erfolg von Restrukturierungsmaßnahmen. Insbesondere bei Zeitdruck solltest du auf erfahrene Berater für die Restrukturierung eines Unternehmens setzen. Sie bringen eine neutrale Perspektive und Fachwissen an den Verhandlungstisch.

Externe Berater sind ein Effizienzgewinn für den Restrukturierungsprozess. Aber insbesondere im Rahmen digitaler Herausforderungen solltest du auch eine erfahrene Beratung für Digitalisierung ins Boot holen, die bereits erfolgreich die Restrukturierungen von Prozessen und Betrieben begleitet hat. Du willst schließlich sicherstellen, dass dein Unternehmen auf dem Weg zu langfristigem Erfolg und Wachstum unterwegs ist.

Mögliche Aufgaben der externen Beratung

• Audit und Diagnose: Detaillierte Analysen der aktuellen Situation des Unternehmens, Schwächen, Risiken und Verbesserungspotenziale identifizieren und eine objektive Sicht auf die bestehenden Prozesse und Strukturen.
• Strategieentwicklung: Basierend auf den Analyseergebnissen wird eine klare Strategie für die Restrukturierung entwickelt. Berater bringen Best Practices und innovative Ansätze mit, die auf die spezifischen Bedürfnisse abgestimmt werden.
• Unterstützung bei der Umsetzung: Externe Experten unterstützen das Unternehmen während der Implementierungsphase, indem sie bewährte Methoden im Team einführen, die Umsetzung überwachen und Risikomanagement betreiben. Besonders hilfreich ist das, wenn es intern wenig Erfahrung im Projektmanagement für Digitalisierungsmaßnahmen gibt
• Schulung und Coaching: Beratungsunternehmen übernehmen Schulungen und das Coaching von Mitarbeitenden oder Führungskräften, damit alle Beteiligten die neuen Prozesse verstehen und effektiv umsetzen.

Unterschiedliche Beratungsansätze

Es gibt verschiedene Bereiche, in denen externe Berater ansetzen.
Zur Inspiration haben wir diese kurz für dich aufgelistet:

• Strategische Beratung: Fokussiert sich auf die Entwicklung langfristiger Strategien und die Neuausrichtung des Unternehmens.
• Operative Beratung: Konzentriert sich auf die Restrukturierung von Prozessen und die Implementierung operativer Lösungen.
• Technologische Beratung: Unterstützt IT-Abteilungen und Führungskräfte bei der Integration neuer Technologien und der digitalen Transformation im Unternehmen.
• Organisationsberatung: Spezialisiert sich auf die Optimierung von Strukturen und das Management von Veränderungsprozessen.
• Steuerliche Beratung: Unterstützt bei allen finanziellen Aspekten einer Restrukturierung oder der steuerlichen Optimierung bei Verkäufen / Zusammenschlüssen.
• Rechtsberatung: Bringt Expertise für gesetzliche Vorgaben, rechtliche Rahmenbedingungen und Verträge mit.

Bedeutung der Restrukturierung aus Prozesssicht

Sich an Veränderungen anzupassen, ist für Unternehmen in einem dynamischen Marktumfeld unerlässlich. Anpassungsfähigkeit bedeutet aber nicht nur, auf externe Herausforderungen zu reagieren. Es ist empfehlenswert, eine Restrukturierung von Prozessen im Unternehmen proaktiv anzustoßen. Das stärkt die Organisation und macht sie krisenresistent.

Aus Prozesssicht sind insbesondere drei Faktoren besonders zentral:

1. Agilität: Agile Unternehmen sind besser in der Lage, auf Veränderungen zu reagieren. Durch kontinuierliche Anpassung der Maßnahmen und Strukturen stellen sie sicher, dass sie den Anforderungen des Marktes und der Kunden entsprechen.
   
2. Innovationsprozesse: Eine Restrukturierung bietet die Möglichkeit, Innovationsprozesse zu fördern. Allerdings müssen Unternehmen dafür häufig ihre Innovationsprozesse neu denken. Ideen aus der Belegschaft bieten viel Potenzial, um neue Geschäftsmöglichkeiten zu ergreifen. Diese gilt es nutzbar zu machen.
   
3. Langfristige Wettbewerbsfähigkeit: Eine gut durchgeführte Restrukturierung löst nicht nur kurzfristige Probleme, sondern legt auch die Basis für langfristige Erfolge. Restrukturierte Unternehmen passen sich an und sind besser positioniert, um zukünftige Herausforderungen zu meistern.

Häufige Gründe für eine Restrukturierung

Unternehmensrestrukturierungen werden meist notwendig, um auf Herausforderungen und Veränderungen im Geschäftsumfeld zu reagieren. Es gibt einige Gründe, die Unternehmen dazu veranlassen, ihre Strukturen und Prozesse neu zu gestalten. Ein tieferes Verständnis der konkreten Gründe hilft im Einzelfall, den Restrukturierungsprozess gezielt zu planen.

Für die erfolgreiche Planung und Umsetzung von Restrukturierungsmaßnahmen müssen auch die Ursachen für diese Herausforderungen analysiert werden. Indem Unternehmen proaktiv auf ihre Herausforderungen zugehen, können sie ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken und eine solide Grundlage für zukünftiges Wachstum schaffen.

Wirtschaftliche Krisen

Wirtschaftliche Krisen führen zu sinkenden Umsätzen bei steigenden Kosten. Sie zwingen Unternehmen dazu, ihr Handeln zu überdenken. Rezessionen, Kriege oder das Zinsniveau können Unternehmen stark belasten. Eine Restrukturierung wird dann notwendig, um Kosten zu senken, Lieferketten anzupassen und die finanzielle Stabilität sicherzustellen. 

Auch Unternehmen, die mit Schulden oder Liquiditätsengpässen zu kämpfen haben, müssen sich restrukturieren, um eine nachhaltige Finanzlage zu erreichen. Eine Analyse und Optimierung der Kostenstruktur ist unumgänglich, um Verbesserungspotenziale zu erkennen. Vielfach ist auch eine Straffung oder Restrukturierung von Prozessen erfolgversprechend.

Veränderungen im Markt

Märkte unterliegen ständigen Veränderungen, sei es durch neue Wettbewerber, technologische Innovationen oder sich ändernde Kundenbedürfnisse. Der Eintritt neuer digitaler Marktteilnehmer verstärkt den Wettbewerb und steigert den Druck auf die Preise. Unternehmen müssen dann ihre Strategien anpassen, damit sie ihre Marktanteile verteidigen können. Wer nicht schnell handelt, kann überrannt werden. 

Auch die Kundenbedürfnisse ändern sich immer schneller. Unternehmen müssen sich auf diese Veränderungen einstellen, um relevant zu bleiben. Ein plötzlicher Rückgang der Nachfrage nach Produkten oder Dienstleistungen führt zu konkretem Handlungsbedarf. Auch steigende Betriebskosten sind ein häufiger Grund für wirtschaftliche Turbulenzen. Steigende Rohstoffpreise, höhere Löhne oder zusätzliche Regulierungskosten belasten die Rentabilität eines Unternehmens. 

Technologische Entwicklungen und Innovationen

Neue Technologien disruptieren bestehende, traditionelle Geschäftsmodelle. Unternehmen müssen innovativ bleiben. Wer von digitalen Technologien profitieren möchte, muss diese allerdings mutig einsetzen. Technologie ist ein treibender Faktor für Veränderungen in der Geschäftswelt. Im IT Bereich ist die Bedeutung der Restrukturierung nicht zu unterschätzen. Sie hilft, innovative Lösungen zu integrieren und die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Unternehmen sind gezwungen, ihre Prozesse zu digitalisieren. Nur so können sie bestmöglich von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren.

Automatisierungstechnologien sind mittlerweile in der Lage, viele manuelle Prozesse selbständig durchzuführen. Vorher ist eine Restrukturierung von Prozessen notwendig, um diese Technologien effektiv zu integrieren und die Effizienz zu steigern. Ohne klare Prozesse versinkt man auch mit den besten Technologien im Chaos.

Interne Probleme und Ineffizienzen

Ineffiziente Prozesse, unklare Verantwortlichkeiten oder eine toxische Unternehmenskultur können ebenfalls Anlass zu einer Restrukturierung geben. Es ist entscheidend, solche internen Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und proaktiv anzugehen. Je früher desto besser ist das für eine nachhaltige Weiterentwicklung des Unternehmens.

Veraltete oder ineffiziente Abläufe beeinträchtigen die Produktivität. Ein häufiger Einwand: “Das haben wir schon immer so gemacht”. Das kann aber im Zeitalter von KI nicht mehr die Antwort sein. Eine umfassende Analyse und Restrukturierung der Prozesse hilft dabei, vorhandene Ressourcen besser zu nutzen.

Auch eine toxische Unternehmenskultur reduziert die Mitarbeitermotivation und -produktivität. Restrukturierungen bieten die Möglichkeit, eine positive Kultur zu fördern und das Engagement der verbleibenden Mitarbeitenden zu stärken. Verantwortlichkeiten und Aufgaben müssen jedoch klar definiert werden. Danach sind alle Prozesse, Verantwortlichkeiten und Organigramme klar definiert und transparent  dokumentiert.

Strategische Phasen der Restrukturierung

Eine strategische Planung ist der Schlüssel zur erfolgreichen Restrukturierung eines Unternehmens. Sie legt den Rahmen für die darauffolgenden Maßnahmen. Eine professionelle Planung sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dasselbe Ziel hinarbeiten. 

Es ist sehr wichtig, alle zentralen Stakeholder in den Planungsprozess der Restrukturierung einzubeziehen. Gemeinsam werden dann Ziele und Prioritäten festgelegt, damit das Unternehmen die Reorganisation effektiv umsetzen kann. Durch eine sorgfältige Planung legst du den Grundstein für die spätere Umsetzung und maximierst die Erfolgswahrscheinlichkeit. In der folgenden Tabelle findest du die zentralen Aktivitäten dafür.

Aktivität	Handlungsfelder
Festlegung von Zielen und Prioritäten:Vor Beginn der Restrukturierung ist es wichtig, klare Ziele zu definieren.	Identifiziere die Kernziele: Überlege, was du erreichen möchtest. Mögliche Ziele: verbesserte Effizienz, Anpassung an neue Marktbedingungen, Kostensenkung oder Steigerung der Profitabilität durch Automatisierung. Priorisiere die Ziele: Nicht alle Ziele sind gleich wichtig. Bestimme, welche Ziele im Zweifel Priorität haben und welche zurückgestellt werden. Ein Fokus auf die dringendsten Veränderungen ist für eine Restrukturierung erfolgskritisch. Formuliere klare KPIs: Leistungskennzahlen sind wichtig, um später den Fortschritt der Restrukturierungsmaßnahmen zu messen, z.B. Kostenersparnis, Margenverbesserungen, Umsatzwachstum o.ä.
Analyse der Strukturen und Prozesse Eine gründliche Analyse der aktuellen Strukturen und Prozesse ist unerlässlich, um Schwächen zu identifizieren und Verbesserungspotenziale zu erkennen.	Prozessdokumentation: Dokumentiere die bestehenden Abläufe und Verantwortlichkeiten. Visualisiere diese Prozesse mithilfe einer Prozesslandkarte, um ein klares Bild der aktuellen Strukturen zu erhalten. Meist ist dieser Schritt auch mit einer zukunftsorientierten Prozessberatung verbunden. SWOT-Analyse: Sie zeigt die internen Stärken und Schwächen sowie die externen Chancen und Risiken. Die SWOT-Analyse hilft dir, grundlegende Entscheidungen zu treffen und die richtigen Maßnahmen zu priorisieren.
Kommunikation mit Stakeholdern Die Einbindung der Stakeholder ist ein entscheidender Aspekt der strategischen Planung. Eine effektive Kommunikation trägt dazu bei, Vertrauen zu schaffen und Widerstände zu minimieren.	Stakeholder-Identifikation: Bestimme, welche Gruppen oder Personen von der Restrukturierung betroffen sind. Dazu gehören u.a. Betriebsrat, Führungskräfte, Mitarbeitende, Kunden, Lieferanten und Investoren / Gesellschafter. Offene Kommunikation: Regelmäßige Meetings zum Stand der Planung sind wichtig. Eine transparente Kommunikation hilft, Ängste abzubauen und das Engagement der Stakeholder zu fördern. Ihr sitzt im selben Boot! Einbindung in den Prozess: Wichtige Stakeholder wie den Betriebsrat oder Teamleiter sollten in den Entscheidungsprozess einbezogen werden. Sie liefern wertvolle Perspektiven und Fachexpertise für die Planung.
Entwicklung eines Umsetzungsplan: Ein Restrukturierungsplan ist entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung der Restrukturierungsmaßnahmen.	Risikomanagement: Identifiziere potenzielle Risiken und Herausforderungen, die im Projekt auftreten können. Diese Szenarien durchzugehen und Strategien zur Risikominderung bereitzuhalten, hilft im Eintrittsfall immens. Maßnahmenplan: Entwickle einen groben Umsetzungsplan, der die einzelnen Schritte zur Durchführung der Restrukturierung beschreibt. Dieser Plan sollte einen Zeitrahmen und klare Verantwortlichkeiten enthalten. Ressourcenzuweisung: Stelle sicher, dass die benötigten Ressourcen (Personal, Budget, Technologien) für die Umsetzung der Maßnahmen bereitgestellt werden. Meist scheitert die Restrukturierung in der Praxis an mangelnden Ressourcen.

Implementierung der Restrukturierungsmaßnahmen 

Die Implementierung ist der entscheidende Schritt, indem du die strategischen Pläne in die Tat umsetzt. Eine erfolgreiche Implementierung erfordert fokussiertes Projektmanagement und die Unterstützung aller Beteiligten. Außerdem musst du einen detaillierten Umsetzungsplan entwickeln, Ressourcen effizient einsetzen und die Mitarbeiter während des Wandels unterstützen.

1. Entwicklung eines detaillierten Projektplans

Ein klar strukturierter Umsetzungsplan ist entscheidend für den Erfolg der Restrukturierung. Er enthält immer einen detaillierten Zeitplan. Dieser hilft dir, die verschiedenen Phasen der Implementierung zu organisieren. So stellst du sicher, dass die Umsetzung rechtzeitig erfolgt. 

Wichtig ist auch eine klare Aufgabenverteilung. Definiere die spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder. Jeder sollte genau wissen, welche Rolle er im Prozess spielt und welche Erwartungen an ihn gestellt werden. Häufig müssen die Restrukturierungsmaßnahmen zeitnah umgesetzt werden, also ist Zeitersparnis wesentlich.

Es muss auch stringente Evaluierungskriterien geben, wie der Erfolg der Implementierung gemessen wird. Die Evaluierung sollte sowohl quantitative als auch qualitative Kennzahlen enthalten, um eine sinnvolle Bewertung des Fortschritts zu ermöglichen. Die Meilensteine sollten auch im Unternehmen kommuniziert werden, um die Unterstützung der Belegschaft zu sichern.

2. Ressourcenmanagement während der Implementierung

Ein effektives Ressourcenmanagement trägt wesentlich zum Erfolg der Restrukturierung bei. Die tatsächliche Verfügbarkeit geplanter Ressourcen wie Personal, Budget und Technologien ist entscheidend. Du solltest darauf achten, dass alle Beteiligten den höchsten Prioritäten und Zielen des Restrukturierungsplans folgen.

Für die Budgetierung erstellst du einen detaillierten Kostenplan, der alle Ausgaben berücksichtigt. Potenzielle, unerwartete Kosten solltest du mit einem Puffer berücksichtigen. Eine stetige Überwachung der Ressourcennutzung hilft dir, Engpässe frühzeitig zu erkennen und die nötigen Anpassungen vorzunehmen. Eine effiziente Ressourcennutzung ist immer erfolgskritisch für die Restrukturierung eines Unternehmens.

3. Unterstützung der Mitarbeiter während des Wandels

Die Schulung und Unterstützung der Mitarbeitenden spielen eine wichtige Rolle während der Implementierungsphase. Sie trägt dazu bei, den kulturellen Wandel erfolgreich zu gestalten. Dabei ist es wichtig, die Mitarbeitenden aktiv in den Prozess einzubinden.

Umfassende Schulungsprogramme sorgen dafür, dass alle die neuen Systeme und Prozesse kennenlernen. Interne Mentoring- und Coaching-Programme bieten zusätzliche Unterstützung während des Übergangs. Externe Experten helfen zusätzlich, Unsicherheiten abzubauen und die Akzeptanz neuer Arbeitsweisen zu fördern. Regelmäßige Feedback-Mechanismen, wie Umfragen oder Quartalsgespräche, ermöglichen es dir, kontinuierlich Rückmeldungen der Mitarbeiter zu sammeln. Diese Informationen helfen dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen und die Prozesse anzupassen, wenn nötig.

4. Kommunikation während der Implementierung

Eine klare und kontinuierliche Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg der Umsetzung. Das gilt vor, während und nach den Implementierungsmaßnahmen. Alle Stakeholder und Mitarbeiter sollten über den Fortschritt der Implementierung informiert sein. Dies fördert das Vertrauen und sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Zusätzlich hilft es, offene Kommunikationskanäle für Mitarbeitende zu schaffen. Dort können Fragen geklärt und Bedenken geäußert werden. 

Restrukturierungen sind komplex, aber machbar

Eine Restrukturierung ist selten ein einfacher Prozess. Wirtschaftlich ist er aber nötig und sinnvoll. Allerdings erfordert eine Unternehmensrestrukturierung viel Disziplin von allen Beteiligten. Vertrauen in die Ergebnisse des strategischen Prozesses sowie eine konsequente Umsetzung des Umsetzungsplans sind das A und O.

Unternehmen gehen aus einer Reihe erfolgreicher Restrukturierungsmaßnahmen zumeist gestärkt hervor. Manchmal ist dies sogar der erste Schritt in Richtung einer digitalen Organisation. Mitarbeitende lernen, dass digitale Lösungen der Schlüssel zu mehr Produktivität sind. Produktive Teams mit effizienten Prozessen sind am Ende auch glücklichere Mitarbeiter. Wenn du zur Restrukturierung von Prozessen mal mit einem erfahrenen Berater sprechen möchtest, kontaktiere uns gerne.