Die 9 Schritte des P2P.

Procure-to-Pay einfach erklärt.

Die 9 Schritte des P2P.
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Unter Procure to Pay, Purchase to Pay oder P2P verstehen BWL-Experten den gesamten Prozess vom Einkauf bis zur Bezahlung innerhalb eines Unternehmens. Das Gegenstück auf Lieferantenseite ist der Order-to-Cash-Prozess vom Bestellungseingang bis zum Zahlungseingang. Der P2P-Vorgang ist allerdings umfangreicher und komplexer. Die meisten Unternehmer wollen diesen Prozess deshalb nicht nur benennen, sondern optimieren: Kosten senken, Zeit sparen, Fehler minimieren. Der wichtigste Faktor ist dabei die Automatisierung von Bestellung und Beschaffung inklusive digitaler Rechnungsverarbeitung. Dabei kommen Elemente des digitalen Dokumentenmanagements (DMS) zum Einsatz. Der Wert einer solchen Lösung wird deutlich, wenn wir die Bestandteile des Procure to Pay Vorgangs aufschlüsseln und die beteiligten Abteilungen identifizieren.

Procure to Pay: Ein hochkomplexer Ablauf.

Normalerweise erfolgt der Procure-to-Pay-Prozess in neun Schritten:

  1. Ein Mitarbeiter meldet den Bedarf.
  2. Die Bedarfsmeldung wird geprüft und freigegeben.
  3. Die Bestellung wird dem Lieferanten übermittelt.
  4. Der Lieferant bestätigt die Bestellung.
  5. Die Ware wird geliefert.
  6. Der Kunde erhält die Rechnung.
  7. Rechnung und Bestellung werden verglichen.
  8. Die Rechnung wird freigegeben.
  9. Die Buchhaltung veranlasst die Zahlung.

Damit dieser Ablauf reibungslos funktioniert, müssen Produktion, Lagerlogistik, Einkauf und Buchhaltung eng zusammenarbeiten. Wenn ein Vorgang durch so viele Hände geht, kommt es leicht zu Fehlern: Eine Bedarfsmeldung geht verloren, ein Wareneingang wird falsch vermerkt, eine Rechnung doppelt bezahl. Das kostet Zeit und behindert die Produktivität.

Procure to Pay: Die digitale Lösung.

Der Procure to Pay Prozess lässt sich durch eine Mischung aus digitalem Resource und Process Management und digitalem Dokumentenmanagement (DMS – ECM) weitgehend automatisieren. Alle Materialien, Objekte, Produkte, die ein Unternehmen regelmäßig bestellen muss, werden in einer Art internem Online-Shop aufgelistet. Die Mitarbeiter können hier ihren Bedarf auswählen, der in Standardfällen nach vorher festgelegten Regeln sofort genehmigt wird. Lieferanten sind bereits hinterlegt, sodass die Bestellung mit wenigen Klicks automatisch übermittelt und die Bestellbestätigung ebenso schnell verarbeitet wird. Damit entfällt jeder Aufwand für die Schritte 2 bis 4 des Procure to Pay Prozesses. Nach der Lieferung wird die Rechnung ebenfalls vom System automatisch erkannt und verarbeitet. Teil dieses Input Managements ist der Abgleich von Rechnung und Bestellung. Wenn sich beide entsprechen, kann die Software selbstständig die Zahlung veranlassen. Nur bei Auffälligkeiten wird ein Mitglied der Finanzbuchhaltung benachrichtigt und kann den Vorgang prüfen.

Procure to Pay: Teil des großen Ganzen.

Der Procure to Pay Prozess endet streng genommen mit der Rechnungsbuchung. Die Möglichkeiten eines digitalen Workflows gehen jedoch darüber hinaus: Von der Sortierung der Rechnungen nach Art und Steuerdetails über die digitale Archivierung der Dokumente bis zur automatischen Pflege und Ergänzung der Lieferanten-Datenbank träft die digitale Rechnungsverarbeitung zu mehr Übersicht und Transparenz in Ihrem Unternehmen bei. Denn jede Information, die die Software für Sie sammelt und aufbereitet, kann zu strategischen Entscheidungen beitragen. Das Input Management mit digitaler Rechnungsverarbeitung ist ein günstiger Einstiegspunkt für den Aufbau eines digitalen Dokumentenmanagements (DMS) oder Enterprise Content Managements (ECM). Ein professionelles Consulting behält für Sie den Überblick über Marktangebot und technologische Möglichkeiten und berät Sie zu der besten individuellen Lösung.

 

Drei Fragen zu Procure to Pay.

P2P, auch Purchase-to-Pay oder Procure-to-Pay, meint den ganzen Prozess von der Bedarfsmeldung bis zur Bezahlung in Ihrem Unternehmen. Das Pendant auf Lieferantenseite ist OTC, Order-to-Cash. Hier geht es um den Vorgang vom Auftragseingang bis zum Zahlungseingang.

Im ersten Schritt empfiehlt sich eine digitale Rechnungsverarbeitung. Sie nutzt die Möglichkeiten eines DMS und setzt dort an, wo die meisten Fehler passieren.

Die Berater eines Consulting Unternehmen hilft Ihnen, unter den vielfältigen Angeboten für Softwarelösungen den Überblick zu behalten und die optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.