ERP System Auswahl: Kriterien und Erfolgsfaktoren

Die Auswahl eines ERP-Systems ist eine strategische Entscheidung mit langfristigen Auswirkungen auf Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit. Eine überlegte Herangehensweise ist essentiell, denn eine fehlerhafte ERP-System-Auswahl entsteht oft durch eine unzureichende Anforderungsanalyse, mangelnde Berücksichtigung der Benutzerakzeptanz oder eine unpassende Systemintegration. 

ERP-Projekte scheitern häufig, weil die Implementierung nicht ausreichend geplant, die Datenmigration fehlerhaft oder die Schulung der Mitarbeiter unzureichend war. Um all diese Fallstricke zu umgehen, sollte der Prozess zur ERP-System-Auswahl systematisch erfolgen.

Warum scheitern ERP-Projekte so häufig?

Die ERP-Auswahl und Implementierung ist für viele Unternehmen ein komplexer Prozess, der mit erheblichen Herausforderungen und Risiken verbunden ist. Ein Scheitern von ERP-Projekten kann verschiedene Ursachen haben, von denen ich dir die wichtigsten nenne:

Unvollständige Anforderungsanalyse

Eine unzureichende Sorgfalt bei der ERP-Auswahl kann zu nachhaltigen Misserfolgen führen. Es gilt, eine vollständige Anforderungsanalyse durchzuführen, die in der Definition einer möglichst vollständigen Anforderungsliste mündet. Dieser erste Punkt stellt die entscheidende Grundlage dar, um das passende ERP-System für die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens auswählen zu können. Erfahre mehr zu ERP-Anforderungen, ERP-Modulen und typischen ERP-Prozessen.

Viele ERP-Projekte scheitern an unklaren Zielvorgaben. Wenn die Ziele des Projektes ungenau definiert sind, fehlt die gemeinsame Blickrichtung. Infolgedessen arbeiten Mitarbeiter beziehungsweise Abteilungen aneinander vorbei oder gegeneinander. Infolgedessen kommt das Projekt nie zu Ende, Termine werden immer wieder nach hinten verschoben, die Projektkosten steigen in die Höhe und die Unzufriedenheit aller Beteiligten wächst.

Fehlendes integratives Prozessverständnis

Ein weiterer Störfaktor für das Gelingen deines ERP-Projektes besteht in einem mangelnden abteilungsübergreifenden Verständnis der betrieblichen Prozessen und den Auswirkungen von Entscheidungen auf die nachfolgenden Prozesse. Denn je früher ein Mitarbeiter in einem Prozess seine Arbeit ausführt, desto größer kann sich diese auf die weiteren Prozessschritte auswirken. 

Zu hohe Erwartungshaltung

Die Erwartungshaltung der Mitarbeiter bei der Einführung eines ERP-Systems kann aus verschiedenen Gründen zu hoch sein. Dafür gibt es verschiedene mögliche Ursachen:

1. Einseitig positive Präsentation vor der ERP-Auswahl
   Es kommt vor, dass ERP-Vertriebs- oder -Implementierungsteams die Vorteile eines ERP-Systems einseitig positiv darstellen, während mögliche Herausforderungen und Einschränkungen und Nachteile vernachlässigt werden. Dies kann zu falschen Erwartungen führen.
2. Mangelnde Kommunikation seitens des Managements
   Wenn die Kommunikation seitens des Managements unzureichend ist, können Mitarbeiter falsche Vorstellungen darüber haben, was das ERP-System leisten kann. Klare und transparente Kommunikation über die Ziele, Vorteile und Grenzen des ERP-Systems sind entscheidend, um realistische Erwartungen zu schaffen.
3. Fehlende Einbindung der Mitarbeiter
   Wenn Mitarbeiter nicht in die ERP-System Auswahl und den Entscheidungsprozess eingebunden sind, können ihre Bedenken und Anforderungen nicht ausreichend berücksichtigt werden. Dies kann zu Enttäuschung und unrealistischen Erwartungen führen.
4. Mangelnde Schulung
   Wenn Mitarbeiter nicht ausreichend auf die Veränderungen vorbereitet und geschult werden, können sie unrealistische Vorstellungen darüber haben, wie schnell und problemlos sie nach der ERP-System Auswahl und -Implementierung das neue System nutzen können..
5. Unterschätzung der Komplexität
   Mitarbeiter könnten die Komplexität bei der Implementierung eines ERP-Systems unterschätzen. Dies kann zu unrealistischen Erwartungen führen, insbesondere wenn die Organisation zuvor keine Erfahrung mit der Implementierung solcher Systeme hat.

Wichtige richtige Schritte bei der ERP-System Auswahl

Die Entscheidung für einen Anbieter erfordert einen methodischen Ansatz. Eine fundierte ERP-System-Auswahl beginnt mit einer umfassenden ERP-Anforderungs- / Potenzialanalyse, gefolgt von der Evaluierung und dem Vergleich potenzieller Anbieter. Dabei spielen neben technischen Funktionen auch wirtschaftliche Faktoren, Benutzerfreundlichkeit und Projekterfahrungen eine zentrale Rolle.

Es ist wichtig, eine realistische Erwartungshaltung zu haben und den ERP-Auswahl- und Implementierungsprozess in klare Phasen zu unterteilen. Die Phasenplanung ermöglicht dir eine schrittweise Einführung des ERP-Systems und minimiert das Risiko von Überforderung deiner Mitarbeiter. Definiere klare Zwischenziele für jede Phase und sorge dafür, dass alle Beteiligten über den Fortschritt informiert werden. Dies schafft Transparenz und erleichtert die Anpassung von Erwartungen während des gesamten Projekts.

Tappe nicht in die Kostenfalle

Die ERP-Auswahl und Einführung eines ERP-Systems geht oft mit beträchtlichen finanziellen Investitionen einher. Umso wichtiger ist es, von Anfang an die Kosten transparent und realistisch zu kalkulieren. Hier einige Schlüsselüberlegungen, um nicht in die Kostenfalle zu tappen:

1. Genaue Bedarfsanalyse
   Verstehe die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens genau, um unnötige Funktionen beziehungsweise Module und damit verbundene Kosten zu vermeiden.
2. Total Cost of Ownership (TCO)
   Berücksichtige sowohl die Anschaffungskosten, als auch die Nebenkosten, die langfristig zum Beispiel für Wartung und Schulungen, Modernisierung von Hardware beziehungsweise neue Investitionen, Kosten für Softwarelizenzen, ERP-Systemänderungen durch veränderte Arbeitsprozesse oder Umstrukturierungsmaßnahmen.
3. Skalierbarkeit
   Stelle sicher, dass das ERP-System mit dem zukünftigen Wachstum deines Unternehmens mithalten kann, ohne dass die Kosten explodieren.
4. Klare Lizenzmodelle
   Vermeide undurchsichtige Lizenzmodelle, um unerwartete Kosten zu vermeiden. 

Beherzige daher die nachfolgenden Punkte, sodass Du eine fundierte Entscheidungsgrundlage schaffst. Dieses legt den Grundstein deiner digitalen Transformation mit einem im Kern starken ERP-System.

ERP Anforderungsanalyse

Die ERP-Anforderungsanalyse ist der erste und zugleich wichtigste Schritt bei der Auswahl eines ERP-Systems. Sie legt den Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung, da sie sicherstellt, dass das System exakt auf die ERP-System Anforderungen deines Unternehmens zugeschnitten ist. In einem mehrstufigen Verfahren werden die fachlichen Anforderungen systematisch aufgenommen und klar verständlich beschrieben. Wichtig ist dabei eine präzise und unmissverständliche Dokumentation und Konzeption, die Missverständnisse und Fehlinterpretationen im späteren Projektverlauf vermeidet.

Das Ergebnis dieser Analyse kann in verschiedenen Formaten vorliegen – etwa als ERP-Lastenheft, Prozesslandkarte, Systemarchitektur oder als BPML. Eine gesunde Mischung aus visuellen Darstellungen und verständlichen Texten sorgt dafür, dass die Anforderungen nicht nur vollständig, sondern auch für alle Beteiligten nachvollziehbar dokumentiert sind.

Auf dieser Grundlage wird der ERP-Anforderungskatalog abgeleitet. Je nach Vorgehensmodell kann dieser standardisiert oder individuell erstellt werden, basierend auf den erhobenen fachlichen Anforderungen. Dieser Katalog dient als zentrale und messbare Grundlage in der Vertragsgestaltung und stellt sicher, dass alle notwendigen Anforderungen im Auswahlprozess objektiv bewertet werden können.

Eine sauber definierte Anforderungsanalyse umfasst nicht nur die ERP-Prozesse selbst, sondern auch die digitale Zusammenarbeit, die benötigten ERP-Module sowie branchenspezifische Anforderungen. Schnittstellen zu bestehenden Systemen und unterstützende Softwarelösungen sollten ebenfalls klar definiert sein, um eine reibungslose ERP-Umstellung zu ermöglichen.

Die ERP-Anforderungsanalyse spielt damit eine zentrale Rolle in der digitalen Transformation deines Unternehmens. Sie hilft, Risiken zu minimieren, die ERP-Projektabwicklung sicher zu steuern und das zukünftige System optimal auf deine Geschäftsprozesse abzustimmen. Eine detaillierte und gut strukturierte Analyse sichert den Projekterfolg und sorgt dafür, dass das neue ERP-System langfristig einen echten Mehrwert für dein Unternehmen bietet.

Vorauswahl geeigneter ERP-Systeme

Dieser Schritt besteht darin, Anbieter zu identifizieren, die die ERP-Anforderungen deines Unternehmens erfüllen. Die Kriterien für eine fundierte Auswahl umfassen:

• Branchenerfahrung: Ist der Anbieter mit den spezifischen Anforderungen deiner Branche vertraut?
• Systemflexibilität: Lässt sich das ERP-System an individuelle Geschäftsprozesse anpassen?
• Skalierbarkeit: Kann das System mit dem Unternehmenswachstum mitwachsen?
• Integration: Wie gut funktioniert die Anbindung an bestehende Systeme?
• Support und Service: Welche Unterstützung bietet der Anbieter vor, während und nach der Implementierung?

Vergleich anhand fachlicher Zielerreichung

Nachdem potenzielle Anbieter identifiziert wurden, erfolgt eine detaillierte Bewertung ihrer Systeme. Hierbei hilft dein Anforderungskatalog, der die funktionalen und nicht-funktionalen Erwartungen an das ERP-System definiert. Eine strukturierte Analyse beinhaltet:

• Funktionale Prüfung: Erfüllt das System alle essentiellen Geschäftsanforderungen?
• Priorisierung: Welche Funktionen sind „must-have“ und welche „nice-to-have“?
• Bewertung: Eine objektive Gewichtung hilft, die Anbieter anhand eines Punktesystems zu vergleichen.

Planung des Projektbudgets

Ein realistisch kalkuliertes Projektbudget ist entscheidend für den langfristigen Erfolg der ERP-Implementierung. Dabei sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:

• Direkte Kosten: Lizenzkosten, Implementierungskosten, Schulungskosten und Wartungskosten.
• Indirekte Kosten: Zeitaufwand für interne Ressourcen, Prozessanpassungen und mögliche Produktionsausfälle während der Einführung.
• Total Cost of Ownership (TCO): Berücksichtigung aller Kosten über die gesamte Nutzungsdauer des Systems hinweg.
• Risikobudget: Ein zusätzliches Budget für unvorhergesehene Kosten, die während der Implementierung auftreten können.

Ein solides Budget sorgt für Planungssicherheit und reduziert das Risiko, dass das Projekt aufgrund finanzieller Einschränkungen scheitert. Die frühzeitige Einplanung eines Risikobudgets kann helfen, finanzielle Engpässe während des Projekts zu vermeiden. Dabei sind unerwartete Herausforderungen, wie nachträgliche Anpassungen oder längere Schulungsphasen, keine Seltenheit. Risikomanagement ist immer Bestandteil erfolgreicher ERP-Projekte.

Präsentationstermine

Präsentationen der Anbieter sind entscheidend für die finale Auswahl. Dabei sollte ein klar definierter Bewertungsrahmen bestehen, um alle Anbieter unter vergleichbaren Bedingungen zu sehen. 

Ein Set von kritischen Business Cases hilft, praxisnahe und realistische Einblicke in die Systemleistung zu erhalten. Besonders wichtig ist es, dass sich Präsentationen nicht nur auf technische Features konzentrieren, sondern echte Geschäftsprozesse abbilden. 

Ein strukturierter Ablauf sorgt dafür, dass relevante Anforderungen adressiert werden und keine übermäßige Fokussierung auf Nebenaspekte erfolgt. Um Präsentationen objektiv bewerten zu können, sollten Unternehmen folgende Punkte beachten:

• Einheitliche Bewertungskriterien festlegen
• Business Cases definieren, die realistische Anforderungen widerspiegeln
• Beteiligung relevanter Stakeholder aus verschiedenen Abteilungen
• Möglichkeiten zur Interaktion und zum Testen der Benutzerfreundlichkeit

Proof of Concept

Nach der ERP-Anforderungsanalyse und ersten Präsentationsterminen folgt der nächste entscheidende Schritt: der Proof of Concept (PoC). In dieser Phase wird das ERP-System nicht nur theoretisch bewertet, sondern in einer realitätsnahen Umgebung getestet. Ziel ist es, herauszufinden, ob die Lösung tatsächlich die definierten Anforderungen erfüllt und wie gut sie sich in die bestehenden betrieblichen Abläufe integriert.

Der ERP-Anbieter geht in dieser Phase ins Detail und stellt die geplante Lösung mit den wichtigsten Funktionen und Prozessen vor. Statt einer rein theoretischen Demonstration werden dabei Musterdaten deines Unternehmens genutzt. So können deine Mitarbeitenden das neue ERP-System anhand realer Geschäftsvorfälle nachvollziehen und prüfen, ob es sich intuitiv bedienen lässt und die gewünschten Ergebnisse liefert.

Ein erfolgreicher PoC beinhaltet:

• Detaillierte Prozessdurchläufe mit realen Unternehmensdaten
• Validierung branchenspezifischer Anforderungen und individueller Anpassungen
• Schnittstellen-Tests zu bestehenden Systemen
• Abbildung kritischer Unternehmensprozesse im neuen ERP-System
• Erste Praxiserfahrungen für Key-User zur Vorbereitung auf die spätere Implementierung

Der Vorteil eines Proof of Concept liegt darin, dass frühzeitig Schwachstellen, Optimierungspotenziale und eventuelle Lücken erkannt werden. Falls sich herausstellt, dass bestimmte Prozesse nicht optimal umgesetzt sind, können in dieser Phase noch Anpassungen vorgenommen oder Alternativlösungen erarbeitet werden.

Diese Testphase ist nicht nur für die technische Bewertung des ERP-Systems entscheidend, sondern auch für die Akzeptanz der späteren Anwender. Je praxisnaher der PoC gestaltet ist, desto leichter fällt es den Mitarbeitenden, sich mit dem neuen System vertraut zu machen und Vertrauen in die Lösung zu entwickeln.

Der Proof of Concept ist ein zentraler Meilenstein in der ERP-Auswahl und -Implementierung. Er reduziert das Projektrisiko erheblich, da er frühzeitig zeigt, ob das System die Unternehmensanforderungen erfüllt oder ob noch Anpassungen notwendig sind. Damit sorgt der PoC für eine fundierte Entscheidungsgrundlage und schafft die optimale Basis für den nächsten Schritt: die finale Auswahl und Implementierung des ERP-Systems.

Vertragliche Aspekte für die ERP-System-Auswahl

Ein gut strukturierter Vertrag minimiert das Risiko von Missverständnissen zwischen Anbieter und Unternehmen und sorgt für eine klare Erwartungshaltung auf beiden Seiten.

Wichtige Punkte, die in einem ERP-Vertrag regeln sollte:

• Leistungsbeschreibung: Eine detaillierte Beschreibung der vereinbarten Leistungen, Funktionen und Anpassungen.
• Projektmeilensteine und Fristen: Klare Festlegung der Zeitpläne, Deadlines und Abnahmekriterien.
• Kostentransparenz: Übersicht über Lizenzgebühren, Implementierungskosten, Schulungskosten und laufende Wartungskosten.
• Change-Management-Vereinbarungen: Regelungen für nachträgliche Änderungen und Anpassungen am System.
• Service- und Supportleistungen: Definition des Supports nach der Implementierung, einschließlich Reaktionszeiten und Service-Level-Agreements (SLA).
• Datenmigration und Schnittstellen: Vereinbarungen zur Datenübernahme aus Altsystemen und zur Integration bestehender Softwarelösungen.
• Vertragsstrafen und Haftung: Regelungen für Verzögerungen, fehlerhafte Implementierungen oder Nichterfüllung von Leistungen.

Erfolgreich zum passenden ERP-System

Die durchdachte Auswahl eines ERP-Systems ist der Schlüssel für eine reibungslose Implementierung und langfristige digitale Entwicklung deines Unternehmens. Die sorgfältige Planung, eine systematische Evaluierung und ein realistisches Budget sind essentiell für den Erfolg. Unternehmen, die sich frühzeitig mit potenziellen Risiken und kritischen ERP-Erfolgsfaktoren auseinandersetzen, schaffen eine solide Grundlage für die Zukunft.

Ein qualifizierter und ganzheitlicher Auswahlprozess berücksichtigt nicht nur technische und wirtschaftliche Aspekte, sondern auch organisatorische und kulturelle Faktoren. Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Anbieter, eine enge Einbindung der Endanwender und eine kontinuierliche Projektkontrolle sind entscheidende Erfolgsfaktoren für eine nachhaltige ERP-System Auswahl.