Tipps zur Softwareauswahl

Die digitale Transformation stellt Unternehmen vor enorme Herausforderungen und bietet zugleich große Chancen. Dabei ist eine smarte Softwareauswahl ein entscheidender Schritt, um Geschäftsprozesse effizient zu digitalisieren und den Unternehmenserfolg langfristig zu sichern.

Du willst dein Unternehmen fit für die Zukunft machen? Dann solltest du den Auswahlprozess für deine Software methodisch angehen und alle relevanten Kriterien berücksichtigen. Dabei spielen neben einer generischen Unternehmenssoftware auch spezialisierte ERP-Systeme eine Rolle, die als Rückgrat moderner digitaler Geschäftsprozesse dienen. 

In diesem Artikel erfährst du, wie du deine Anforderungen präzise erfasst, verschiedene Softwarelösungen objektiv bewertest und auf dieser Basis die optimale Entscheidung triffst.

Darauf kommt es an

Der nachfolgende Leitfaden soll dir helfen, den oft komplexen Auswahlprozess systematisch zu durchlaufen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Eine sorgfältige Planung, transparente Kommunikation und die Bereitschaft, auf moderne Technologien wie ERP-Systeme und innovative Unternehmenssoftware zu setzen, sind dabei entscheidende Faktoren – und bilden den Schlüssel zu nachhaltigem Unternehmenserfolg.

Herausforderungen bei der Wahl der richtigen Software

In einer zunehmend digitalisierten Welt steigt der Druck, Geschäftsprozesse kontinuierlich zu optimieren und die betrieblichen Abläufe zu automatisieren. Viele Unternehmen stehen vor diesen Herausforderungen:

• Wachsende Komplexität: Der Markt wird von einer Vielzahl an spezialisierten Softwarelösungen dominiert, darunter auch viele Arten von Unternehmenssoftware und ERP-Systemen. Das erschwert die Auswahl der richtigen Lösung.
• Technologische Trends: Moderne Technologien wie Cloud-Computing, Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning revolutionieren die Arbeitswelt und bieten völlig neue Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung.
• Hohe IT-Investitionen: Eine Fehlentscheidung bei der Softwareauswahl kann teuer werden. Versteckte Kosten sowie ein hoher Total Cost of Ownership (TCO) können den Return on Investment (ROI) erheblich schmälern.
• Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit: Unternehmen müssen flexibel auf veränderte Marktbedingungen und Unternehmenswachstum reagieren. Eine skalierbare Lösung – sei es als klassische Unternehmenssoftware oder als modernes ERP-System – ist hier bedeutend.

Bedarfsanalyse und Zieldefinition

Der Grundstein für eine erfolgreiche Softwareauswahl liegt in einer detaillierten Bedarfsanalyse. Hierbei solltest du folgende Punkte beachten:

Erfassung der Unternehmensanforderungen

Analysiere, welche Geschäftsprozesse digitalisiert werden sollen. Identifiziere Bereiche, in denen Optimierungspotenzial besteht – sei es in der Produktion, im Vertrieb oder im Kundenservice. Überlege dann, ob eine umfassende Unternehmenssoftware oder ein spezialisiertes ERP-System die Anforderungen besser abdecken kann.

Einbeziehung der Stakeholder

Welche Abteilungen und Mitarbeiter sind von der neuen Software betroffen? Eine enge Zusammenarbeit zwischen IT, Management und Endanwendern ist entscheidend, um alle Perspektiven abzudecken.

Definition von Erfolgsfaktoren

Lege messbare Kennzahlen fest, die den Erfolg der Softwareimplementierung widerspiegeln. Wichtige Faktoren sind hierbei die Skalierbarkeit der Lösung, die Anwenderakzeptanz sowie die langfristige Wirtschaftlichkeit.

Zieldefinition

Was möchtest du mit der neuen Software erreichen? Eine klare Zielsetzung, beispielsweise in Form von Effizienzsteigerung, Kostenreduktion oder verbesserter Kundenzufriedenheit, hilft dabei, den Software-Auswahlprozess zielgerichtet zu steuern.

Eine sorgfältige Analyse der Unternehmensbedürfnisse ist die Grundlage für eine passgenaue Auswahl – egal, ob es um eine umfassende Unternehmenssoftware oder um ein spezialisiertes ERP-System geht – und minimiert das Risiko von Fehlentscheidungen.

Kriterien für die Softwareauswahl

Bei der Bewertung potenzieller Softwarelösungen solltest du mehrere Kriterien berücksichtigen:

1. Funktionale Anforderungen:
   
   • Überprüfe, ob die Software alle notwendigen Funktionen und Features bietet, die deine Geschäftsprozesse unterstützen.
   • Prüfe die Anpassungsfähigkeit, um spezifische Prozesse und Workflows deines Unternehmens abzubilden. Bei ERP-Systemen beispielsweise kann dies bedeuten, dass branchenspezifische Module zur Verfügung stehen.

2. Technische Aspekte:
   
   • Integration: Die Lösung sollte sich nahtlos in deine bestehende IT-Landschaft integrieren lassen, um Datenflüsse und Prozesse nicht zu unterbrechen.
   • Skalierbarkeit: Mit einer skalierbaren Software – ob als generische Unternehmenssoftware oder als spezialisiertes ERP-System – bleibst du auch bei Wachstum und veränderten Anforderungen flexibel.

3. Wirtschaftliche Überlegungen:
   
   • Kosten: Neben den Anschaffungskosten solltest du auch Betriebskosten, Wartung und mögliche Lizenzgebühren berücksichtigen.
   • ROI: Analysiere, inwieweit die Investition langfristig rentabel ist. Eine transparente Kosten-Nutzen-Rechnung hilft, den Return on Investment (ROI) zu bewerten.
   • TCO: Der Total Cost of Ownership (TCO) gibt einen Überblick über sämtliche Kosten, die im Lebenszyklus der Software anfallen.

4. Rechtliche und sicherheitsrelevante Aspekte:
   
   • Beachte zwingend Datenschutz, Compliance und Sicherheitsstandards, um rechtliche Risiken zu minimieren.

5. Benutzerfreundlichkeit:
   
   • Eine intuitive Bedienoberfläche und kurze Einarbeitungszeiten fördern die Anwenderakzeptanz und erleichtern die Implementierung im gesamten Unternehmen.

Diese Kriterien helfen dir, potenzielle Softwarelösungen – sei es als klassische Unternehmenssoftware oder als modernes ERP-System – objektiv zu bewerten und eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Erhebung der Anforderungen

Über allen hier aufgeführten Kriterien stehen die fachlichen Anforderungen. Erhebe diese gemeinsam mit deinem Projektteam und achte darauf, dass die Mitarbeiter von der Basis genutzt werden, um die wirklichen Herausforderungen des Tagesgeschäftes aufzudecken. Die beste funktionale Lösung wird dich nicht zum Ziel bringen, wenn die wesentlichen Business Requirements nicht erfüllt sind. 

Bei der Erhebung der Anforderungen ist es wichtig, ein integratives Verständnis aufzubauen, sodass mögliche Auswirkungen von frühen Prozessschritten eine Automatisierung in nachgelagerten Prozessen sicherstellen. Die Vermittlung von integrativen, digitalen und modernen Prozessen ist ein wesentlicher Bestandteil. Hier können industrielle Standards in der Erhebung helfen, sodass sehr komplexe Prozesse und komplette Wertströme in konsumierbaren und leicht verständlichen Abschnitten dargestellt werden. Eine Übersicht findest du unter unseren digitalen Prozessen.

Methodisch helfen dir hierbei Prozesslandkarten, BPML oder auch ein Capability Mapping. Mit visuellen Methoden werden die Komplexitäten und einzelnen Schritte greifbar und können offen zur Diskussion gestellt werden. Ein weiterer positiver Effekt ist, dass begleitende Themen wie Schnittstellen zu Altsystemen, Modernisierungspotentiale oder Dokumentenflüsse sichtbar werden.

Achte darauf, dass alle Anforderungen, Prozesse und Konzeptionen in einem einfachen, leicht verständlichen Format festgehalten werden. Dies vermeidet Missverständnisse und ermöglicht es Dritten, die fachlichen Anforderungen auf technische Funktionen zu übertragentransferieren.

Der Auswahlprozess im Detail

Dies sind die wichtigsten Schritte im Softwareauswahl-Prozess:

1. Status Quo

Als ersten Schritt führst du eine Bedarfsanalyse durch und klärt dabei den digitalen Reifegrad. Du erfasst die bestehenden Prozesse, wertest Dokumente aus und verstehst, welche Herausforderungen und Anforderungen das Unternehmen hat. Dabei solltest du alle wichtigen Stakeholder und Abteilungen berücksichtigen. Auf der Grundlage der Ergebnisse formulierst du dann messbare und klare Anforderungen an das Projekt und die Software.

2. Analyse

Im nächsten Schritt führst du eine detaillierte Potentialanalyse durch und leitest Potentiale sowie mögliche digitale Lösungen ab. Danach folgt die Anforderungsanalyse, in der du genau definierst, was die Software leisten soll. Du identifizierst die Vor- und Nachteile bestehender Prozesse und entwickelst ein Soll-Prozessmodell für dein Softwareauswahl-Projekt. 

3. Konzeption

Als dritter Schritt folgt die Konzeptionsphase. Hier definierst du die Systeme, die im gesamten Projekt benötigt werden. Anschließend wird als erste Konzeption ein Lastenheft oder eine Prozesslandkarte erstellt.

Nun leitest du Anforderungskataloge ab, in denen du die Anforderungen unmissverständlich beschreibst und bewertest. Du schaffst damit einen vergleichbaren Rahmen. 

4. Vergabe & Auswahl

In der nächsten Phase führst du eine ausführliche Markt-Evaluierung durch. So findest du heraus, welche Produkte am Markt existieren und welche Lösungen helfen können. Danach steuerst du ein vergleichbares Vergabeverfahren, um Kosten und Zielerreichung bewerten zu können.

5. Übergang ins Projekt

Als letzter Schritt folgt die Vertragsgestaltung, in der du konkrete Ziele und Regelungen zu möglichen Missverständnissen vertraglich festhältst. So gewährleistest du auch, dass Risiken und Chancen zwischen den Vertragspartnern ausgewogen verteilt werden.

Ganz wichtig! Nimm immer dein gesamtes Team mit in den Entscheidungsprozess, sonst könnte es zu einem späteren Zeitpunkt an Akzeptanz der neuen Lösung fehlen.

Beginne ab dem ersten Tag, alte Zöpfe abzuschneiden und bringe dein Team dazu, dass es von der neuen digitalen Welt spricht und nicht von den bisherigen Abläufen in der Tonalität “haben wir immer schon so gemacht”.

Ist dir das ganze Vorgehen zu komplex? Dann sprich mit uns über die Möglichkeiten einer smarten Softwareauswahl, sodass wir uns mit modernen Mitteln auf die wesentlichen Punkte fokussieren und den gesamten Prozess gemäß deiner Anforderungen und Erwartungshaltung anpassen. Zum Beispiel kann dir ein Auswahlprozess über konkrete Business Cases und User Stories helfen, sodass die wirklich kritischen Aspekte deines Business in den Benchmarks überführt werden und du trotz geringerer Zeit und Intensität eine solide Basis der Auswahl erhältst.

Ein strukturierter und transparenter Auswahlprozess minimiert Risiken und führt zu einer passgenauen Lösung, die langfristig zum Unternehmenserfolg beiträgt – sei es durch den Einsatz moderner Unternehmenssoftware oder durch ein effizientes ERP-System.

Best Practices und Fallbeispiele

Erfolgreiche Projekte zeigen, dass eine systematische Herangehensweise der Schlüssel zum Erfolg ist. Einige Best Practices, die sich in der Praxis bewährt haben, sind:

• Iterativer Auswahlprozess:
  Alle Beteiligten sollten sich regelmäßig austauschen. Feedbackschleifen und regelmäßige Reviews helfen dabei, den aktuellen Stand kritisch zu hinterfragen und den Prozess anzupassen.
  
• Einbindung von Experten:
  Ziehe interne und externe Spezialisten hinzu. IT-Berater und Fachleute, die Erfahrung mit ERP-Systemen und Unternehmenssoftware haben, können wertvolle Impulse geben und helfen, technische sowie wirtschaftliche Fragestellungen zu klären.
  
• Transparente Kommunikation:
  Eine offene und klare Kommunikation zwischen IT, Management und Endanwendern ist unerlässlich. Nur so werden alle Anforderungen und Erwartungen berücksichtigt.
  

Praktische Fallbeispiele belegen, dass Unternehmen, die diese Best Practices umsetzen, nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Anwenderakzeptanz steigern und den ROI signifikant verbessern können.

Herausforderungen und Lösungsansätze

Trotz eines strukturierten Vorgehens können bei der Softwareauswahl diverse Herausforderungen auftreten:

• Unklare Anforderungen:
  Eine unvollständige Bedarfsanalyse führt häufig zu Fehlentscheidungen. Hier müssen sich alle Stakeholder eng abstimmen.
• Versteckte Kosten:
  Nicht alle Kostenfaktoren sind zu Beginn sichtbar. Beziehe deshalb auch langfristige Betriebskosten und mögliche Folgekosten in die Kalkulation ein.
• Technologische Komplexität:
  Die Integration in bestehende Systeme erfordert oft detaillierte technische Abstimmungen und kann unerwartete Schwierigkeiten aufzeigen.

Lösungsansätze:

• Führe eine umfassende Anforderungsanalyse durch und erstelle einen detaillierten Kriterienkatalog.
• Setze auf Pilotprojekte und Testphasen, um die Praxistauglichkeit der Software zu prüfen.
• Binde externe Experten ein, die dir helfen, technische Herausforderungen – sei es im Kontext von ERP-Systemen oder allgemeiner Unternehmenssoftware – zu identifizieren und zu lösen.

Mit diesen Strategien kannst du potenzielle Risiken minimieren und sicherstellen, dass deine Entscheidung den langfristigen Anforderungen deines Unternehmens gerecht wird.

Ausblick und zukünftige Entwicklungen

Der Markt für Unternehmenssoftware unterliegt einem kontinuierlichen Wandel. Einige der wichtigsten Trends, die den Auswahlprozess in Zukunft beeinflussen, sind:

• KI-gestützte Auswahlverfahren:
  Mit künstlicher Intelligenz können große Datenmengen analysiert und die Entscheidungsfindung erheblich beschleunigt werden.
• Cloud-Lösungen:
  Die Verlagerung in die Cloud bietet Unternehmen flexible und skalierbare Lösungen, die sich schnell an veränderte Bedürfnisse anpassen lassen – sei es bei klassischen Unternehmenssoftware-Lösungen oder modernen ERP-Systemen.
• Agile Arbeitsmethoden:
  Unternehmen, die agile Methoden in den Auswahlprozess integrieren, können schneller auf Marktveränderungen reagieren und ihre Softwarelösungen kontinuierlich optimieren.

Diese Entwicklungen eröffnen dir neue Möglichkeiten, den Auswahlprozess noch effizienter und transparenter zu gestalten. Du solltest daher nicht nur den aktuellen Stand der Technik berücksichtigen, sondern auch langfristig in zukunftsweisende Technologien investieren.

Die Zukunft der Softwareauswahl

Die richtige Softwareauswahl ist weit mehr als nur eine technische Entscheidung – sie ist ein strategischer Erfolgsfaktor für Unternehmen. Mit einem strukturierten Auswahlprozess, der auf einer fundierten Bedarfsanalyse und klar definierten Kriterien basiert, findest du eine smarte Lösung, die optimal auf deine individuellen Anforderungen abgestimmt ist.

Wesentliche Erfolgsfaktoren in diesem Prozess sind die Berücksichtigung von funktionalen und technischen Anforderungen, eine transparente Kosten-Nutzen-Analyse sowie die Einbindung von Best Practices und externen Experten. Nur so kannst du den ROI maximieren und die IT-Investition langfristig absichern.

Mit Blick auf zukünftige Entwicklungen zeigt sich, dass Trends wie KI-gestützte Auswahlverfahren und Cloud-Lösungen den Markt nachhaltig verändern werden. Unternehmen, die diese Trends frühzeitig in ihre Entscheidungsprozesse integrieren, sichern sich nicht nur einen Wettbewerbsvorteil, sondern schaffen auch die Basis für eine erfolgreiche Digitalisierung.