ERP Systeme für KMU: Großer Hebel für Unternehmen jeder Größe

ERP-Systeme bieten auch für Kleinunternehmen riesige Potenziale. Diese integrierten Softwarelösungen führen alle wesentlichen Geschäftsprozesse eines (kleinen) Unternehmens in einem einzigen System zusammen. Dadurch bieten sie KMUs eine zentrale Plattform, auf der verschiedene Funktionen wie Finanzen, Lagerverwaltung, Einkauf, Vertrieb und Personalwesen nahtlos miteinander verbunden werden. 

Allerdings solltest du dir im Rahmen einer Anforderungsanalyse vorher genau überlegen, was dein neues ERP-System leisten soll. Mit professioneller Hilfe kannst du die für dich ideale Lösung schneller finden. Nur eine gut implementierte ERP-Software ermöglicht eine umfassende Sicht auf die Unternehmensdaten, verbessert die Effizienz und optimiert die Geschäftsabläufe. Mit einer suboptimalen Software wirst du langfristig wenig Freude haben.

Es gibt also viele Gründe, um das Thema ERP-Systeme für kleine Unternehmen in diesem Artikel genauer zu betrachten. Sie bieten eine ganze Reihe an wirtschaftlichen Potenzialen. Doch um diese zu heben, musst du vorher auch einige Herausforderungen wie die ERP-Auswahl meistern.

KMU-Definition: Welche Unternehmen sind gemeint?

Der Begriff KMU umfasst laut Statistischem Bundesamt sowohl Kleinst­unternehmen als auch kleine und mittlere Unternehmen. Die allgemeine Definition für KMU richtet sich nach Empfehlungen der Europäischen Kommission. In der Regel klassifiziert man KMUs nach Anzahl der Mitarbeitenden und Jahresumsatz.

Klasse	Mitarbeitende	Umsatz pro Jahr
Kleinstunternehmen	bis 9	bis zu 2 Millionen Euro
Kleine Unternehmen	bis 49	bis zu 10 Millionen Euro
Mittlere Unternehmen	bis 249	bis zu 50 Millionen Euro

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) spielen eine zentrale Rolle in der Wirtschaft. Sie können Innovationen vorantreiben, Arbeitsplätze schaffen und zur wirtschaftlichen Stabilität beitragen. Besonders Kleinstunternehmen zeichnen sich zudem durch eine eher persönliche und familiäre Arbeitsumgebung aus.

Warum sind ERP-Systeme für Unternehmen so relevant?

Für kleine und mittlere Unternehmen bieten ERP-Systeme zahlreiche Vorteile, die insbesondere für das Wachstum und die Wettbewerbsfähigkeit entscheidend sind:

• Effizienzsteigerung: ERP-Systeme automatisieren in KMU viele alltägliche Aufgaben und Prozesse, die sonst manuell erledigt werden müssten. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und reduziert den administrativen Aufwand.
  
• Verbesserte Datenqualität: Durch die zentrale Datenbasis werden Informationen konsistent und aktuell gehalten. Das ermöglicht genauere Analysen, bessere Entscheidungen und eine höhere Datenqualität.
  
• Kostenkontrolle: Dank Automatisierungen und Prozessoptimierungen können KMU ihre Betriebskosten senken und ihre Rentabilität steigern. Praktische Dashboards senken den Aufwand für Controlling und Liquiditätsplanung. Adios, Excel!

KMU-Herausforderungen mit ERP-Software lösen

KMU unterscheiden sich in vielerlei Hinsicht von großen Unternehmen und haben spezifische Herausforderungen, die ihre Geschäftsprozesse und -strategien beeinflussen:

• Anpassungsfähigkeit: KMU sind häufig flexibler und anpassungsfähiger als große Unternehmen. So können sie schneller auf Veränderungen reagieren und ihre Strategie anpassen. Diese Flexibilität kann gleichzeitig ein Vorteil und auch eine Herausforderung sein. Konsistente Prozesse sollten nicht flexibel, sondern verlässlich und starr sein.
  
• Begrenzte Ressourcen: Gerade Kleinstunternehmen haben begrenzte finanzielle und personelle Möglichkeiten. In teure Technologien zu investieren oder umfangreiche Schulungen für Mitarbeitende durchzuführen, ist da kaum möglich. Die Entscheidung für ein ERP-System muss sorgfältig abgewogen werden. Die Software sollte aktuelle Probleme lösen, aber auch ein gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis bieten.
  
• Innovation: Viele KMU sind recht innovativ, indem sie sich durch neue Produkte, Dienstleistungen oder Geschäftsmodelle von der Konkurrenz abheben. Ein modernes ERP-System kann digitale Prozesse optimieren und die Effizienz steigern, was den Wettbewerbsvorteil verstärken kann.
  
• Kundenorientierung: Ein weiterer wichtiger Wert vieler Kleinstunternehmen ist der direkte Kontakt zu Kunden und die persönliche Betreuung. Mit ERP-Software kannst du diese Kundenbeziehungen ideal verwalten und deine Services verbessern.
  
• Technische Herausforderungen: Moderne Technologien in bestehende Systeme zu integrieren, ist nicht immer leicht. Dein ERP-System sollte mit vorhandener Software kompatibel sein oder sie sogar ersetzen. Warum zwei Systeme, wenn man auch nur eins nutzen kann?

Wichtige Funktionen eines ERP-Systems für kleine Unternehmen

Ein ERP-System für Klein- und Kleinstunternehmen enthält in der Regel folgende Features Allerdings gibt es auch für KMU spezifische ERP-Branchenlösungen.

Funktion	Kurzbeschreibung
Vertrieb und Kundenbeziehungsmanagement (CRM)	Verwaltung von Kundenbeziehungen, Aufträgen und Verkaufsprozessen.
Einkauf und Beschaffung	Verwaltung von Lieferanten, Bestellungen und Einkaufsvorgängen.
Lager- und Produktionsmanagement	Steuerung der Lagerbestände, Produktionsplanung und -steuerung.
Finanzmanagement	Buchhaltung, Verwaltung von Finanzberichten und Kontrolle der Liquidität
Personalmanagement (HR)	Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnungen und Recruiting.

8 Vorteile eines ERP-Systems für KMU im Überblick

Die Implementierung eines ERP-Systems bietet kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) zahlreiche Vorteile, die ihre Geschäftsprozesse optimieren und die Effizienz steigern. Sie gehen weit über die bloße Automatisierung von Prozessen hinaus. Der Nutzen eines ERP-Systems zeigt sich in unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens und wird weitreichende positive Effekte haben:

1. Verbesserung der Effizienz durch Automatisierungen

Automatisierungen der Routineaufgaben, z.B. Rechnungsstellung, Belegbuchung oder Lagerverwaltung gehören zu den größten Vorteile. So reduzierst du den Zeitaufwand für administrative Aufgaben und gleichzeitig auch die Fehler. Du oder deine Mitarbeitenden sparen viel Zeit. 

So kannst du dich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, anstatt Zeit mit lästigen Fehlerkorrekturen zu verbringen. Wenn verschiedene Geschäftsprozesse in einem einzigen System stattfinden, werden auch die Arbeitsabläufe effizienter. Das führt zu einer reibungsloseren Koordination im Team und verbessert die Gesamteffizienz.

2. Zentralisierung und Konsolidierung von Daten

Ein ERP-System ist für kleine und mittlere Unternehmen die zentrale Datenbasis für alle relevanten Informationen. So haben alle Personen im Team denselben Stand. Außerdem bekommst du in Echtzeit alle aktuellen Daten. Dies verbessert die Entscheidungsfindung, da die Daten stets verlässlich sind.

Durch die Konsolidierung der Daten in einem einzigen System wird die Datenredundanz vermieden. Mehrfache oder manuelle Eingaben und inkonsistente Daten werden vermieden, was die Datenqualität insgesamt erhöht.

3. Skalierbarkeit für die Zukunft

Meist ist das ERP-System darauf ausgelegt, mit dem Unternehmen zu wachsen. Es kann leicht mit Plugins oder Addons erweitert werden, um den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. Viele ERP-Systeme für kleine Unternehmen bieten modulare Strukturen, die es ermöglichen, zusätzliche Funktionen oder Module hinzuzufügen. Eine gute ERP-Lösung sollte mit dir wachsen.

Ein gut ausgewähltes ERP-System bleibt zukunftssicher, indem es regelmäßige Updates und Funktionserweiterungen erhält. Dies stellt sicher, dass das System mit den neuesten Technologien und gesetzlichen Anforderungen Schritt hält.

4. Erhöhung der Kundenzufriedenheit

Mit einem ERP-System können Aufträge schneller und genauer bearbeitet werden. Dies führt zu kürzeren Lieferzeiten und einer höheren Genauigkeit bei der Auftragsabwicklung.

Diese zentrale Verwaltung von Kundeninformationen ermöglicht es außerdem, personalisierte und bessere Kundenbetreuung anzubieten. Anfragen können schneller bearbeitet und der Service wird insgesamt noch besser. So bleiben die Kunden treu!

5. Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit

Ein ERP-System hilft euch, eure Ressourcennutzung zu optimieren. So wird eine präzisere Planung und Steuerung von Material, Personal und Kapital möglich. Durch die verbesserte Effizienz können KMU schneller auf Marktveränderungen reagieren und wettbewerbsfähiger werden. 

Zudem liefert die ERP-Software kleinen Unternehmen wertvolle Einblicke in Kundenverhalten, die als Grundlage für neue Ideen, Produkte und Strategien dienen können. So kannst du innovative Produkte und Dienstleistungen entwickeln.

6. Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften und Standards

ERP-Systeme helfen KMU, gesetzliche und branchenspezifische Vorschriften einzuhalten, indem sie Funktionen zur Dokumentation, Berichterstattung und Kontrolle bieten. Dies reduziert das Risiko von Verstößen und rechtlichen Problemen.

Durch die zentrale Verwaltung aller relevanten Daten und Dokumente wird die Dokumentation erleichtert, was auch bei Betriebsprüfungen von Vorteil ist. Moderne ERP-Systeme bieten zudem viele Funktionen zur Datensicherheit, damit die Sicherheitsanforderungen und Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Überblick war noch nie so einfach!

7. Unterstützung der strategischen Planung

Umfassende Analysen und Berichte hast du dank ERP-System mit wenigen Klicks erstellt. Das liefert dir wichtige Informationen für die strategische Planung. Entscheidungen werden ab sofort auf Basis verlässlicher und aktueller Daten getroffen.

Viele ERP-Systeme bieten leistungsstarke Planungs- und Prognosetools, die KMU dabei unterstützen, zukünftige Entwicklungen besser einzuschätzen. Wichtige Kennzahlen regelmäßig zu überwachen hilft dabei, die Leistung des Unternehmens und der Teams zu bewerten und gezielte Verbesserungsmaßnahmen zu ergreifen. 

8. Verbesserung der finanziellen Kontrolle und Transparenz

Ein ERP-System bietet umfassende Funktionen für die Finanzbuchhaltung, Budgetierung und Finanzberichterstattung. Dies ermöglicht eine präzise Überwachung der Finanzen und eine bessere Kontrolle über Ausgaben und Einnahmen. 

Detaillierte Finanzberichte und Analysen helfen KMU wie Kleinstunternehmen beim Kostenmanagement. Kosten effektiver zu kontrollieren und Einsparpotenziale zu identifizieren, sichert das Überleben. Auch Kredit- oder Finanzierungsanfragen lassen sich so schneller vorbereiten.

Herausforderungen bei Einführung eines ERP-Systems in KMU

Die Einführung eines ERP-Systems ist für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) eine komplexe und anspruchsvolle Aufgabe. Die Herausforderungen reichen von finanziellen und technischen Aspekten bis hin zu organisatorischen und kulturellen Fragen. Einige der häufigsten Herausforderungen, die Kleinunternehmen bei ERP-Systemen begegnen sind:

Budgetrestriktionen und Kosten

Die Implementierung eines ERP-Systems ist mit Anfangsinvestitionen verbunden. Diese umfassen nicht nur die Lizenzgebühren für die Software, sondern auch die Kosten für Beratung, Implementierung und Schulungen. Für KMU mit begrenztem Budget kann dies eine Hürde darstellen.

Neben den anfänglichen Investitionen müssen auch laufende Kosten berücksichtigt werden. Dazu gehören Wartungsgebühren, Updates und laufender Support. Es ist wichtig, ein realistisches Budget aufzustellen und alle Kostenfaktoren einzubeziehen.

KMU müssen daher sorgfältig abwägen, ob die Vorteile und Einsparungen durch das ERP-System die Kosten rechtfertigen. Eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse hilft bei dieser strategischen Entscheidung.

Widerstand der Mitarbeitenden und Kommunikation

Mitarbeiter sträuben sich in der Praxis auch mal gegen die Einführung neuer Systeme. Das passiert insbesondere, wenn sie an bestehende Arbeitsweisen gewöhnt sind. Ein ERP-System kann als Bedrohung oder zusätzliche Belastung empfunden werden.

Um die Akzeptanz zu fördern, sind umfassende Schulungen und kontinuierliche Unterstützung notwendig. Die Mitarbeitenden müssen verstehen, wie das ERP-System ihre Arbeit erleichtert und welche Vorteile es bietet.

Wenn Gründer oder Teamleiter nicht ausreichend hinter dem ERP-Projekt stehen, kann das zu Problemen bei der Implementierung führen. Auch die Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg des Projekts. Warum ändert sich etwas? Was bringt es jedem Mitarbeiter?

Integration mit bestehenden Systemen und Datenmigration

Viele KMU nutzen bereits bestehende IT-Systeme für bestimmte Geschäftsprozesse. Die Integration des neuen ERP-Systems mit vorhandenen Systemen kann komplex sein und Herausforderungen mit sich bringen. Eine gründliche technische Bewertung und Planung vor der Auswahl des Systems helfen, solche Probleme zu verhindern.

Die Übertragung von Daten aus alten Systemen in das neue ERP-System ist ein besonders kritischer Schritt. Ein ungenaue oder unvollständige Datenmigration kann zu Datenverlust oder -fehlern führen. Eine sorgfältige Planung und Durchführung der Datenmigration sowie umfangreiche Tests minimieren dieses Risiko.

Während der ERP-Einführung oder nach dem Go-Live können technische Probleme auftreten, die den Betrieb beeinträchtigen. Regelmäßige Systemprüfungen, Monitoring und ein robustes Support-System sind entscheidend.

Letztlich muss das ERP-System an die spezifischen Anforderungen und Prozesse des Unternehmens angepasst werden. Unzureichende Anpassungen können die Effektivität beeinträchtigen und den Nutzen des Systems verringern. Eine sorgfältige Analyse der Prozesse und Funktionen ist daher unumgänglich.

Zeitaufwand und Projektmanagement

Eins ist klar: Ein ERP-Projekt ist meist zeitaufwändig. Es muss sorgfältig geplant und umgesetzt werden, weil dieses System in die Kernprozesse des Unternehmens eingebunden wird. Das ist neben dem Tagesgeschäft für KMUs häufig eine große Herausforderung. Ein realistischer Zeitrahmen ist notwendig, um Verzögerungen zu vermeiden und den Projekterfolg sicherzustellen.

Eine unzureichende Planung des Projekts kann zu Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und schlimmstenfalls zu einer unvollständigen Implementierung führen. Ein detaillierter Projektplan mit Pufferzeiten und regelmäßige Feedbackrunden sind erforderlich.

Die Implementierung eines ERP-Systems erfordert oft zusätzliche personelle Ressourcen und Expertise. KMU müssen sicherstellen, dass sie die erforderlichen Ressourcen bereitstellen und bestenfalls Experten für ERP-Consulting einbeziehen. So kann das Projekt erfolgreich durchgeführt werden, ohne dass die vorhandenen Mitarbeiter an ihre Belastungsgrenzen kommen.

Zum perfekten ERP für kleine Unternehmen mit open next

Bei der Auswahl und Einführung eines ERP-Systems in einem KMU ist die Anforderungsanalyse der Schlüssel zum Erfolg. Du solltest vorab klar definieren, welche Prozesse das System optimieren soll, um sicherzustellen, dass alles abgedeckt ist. Das verhindert spätere Anpassungen und Probleme im Projektverlauf. 

Ebenso wichtig ist die Auswahl eines qualifizierten Implementierungspartners, der nicht nur technisches Know-how, sondern auch Erfahrung in KMU-Projekten mitbringt. So wird sichergestellt, dass die Anforderungen sauber ins Projekt überführt werden und falsche Erwartungen von Beginn an vermieden werden.

Achte darauf, dass das Projekt nicht zu komplex wird. Budget und Zeitrahmen sollten klar eingehalten werden. Gerade bei KMU können überzogene Kosten das Unternehmen belasten. Eine klare Projektstruktur mit realistischen Meilensteinen ist also entscheidend. Mit einer fokussierten Planung, einer überschaubaren Komplexität und einem erfahrenen Partner an deiner Seite legst du den Grundstein für eine erfolgreiche ERP-Einführung, die deine Geschäftsprozesse effizienter macht.