DMS System

Ein DMS-System (Dokumentenmanagementsystem) ist eine spezialisierte Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente über den gesamten Lebenszyklus zu verwalten – vom Erstellen und Speichern über die gemeinsame Nutzung und Bearbeitung bis hin zur Archivierung und Löschung. Dabei stellt die revisionssichere Archivierung eine entscheidende Rolle, um gesetzlichen Anforderungen gegenüber der Unveränderbarkeit und Langzeitarchivierung gerecht zu werden.

Definition und Bedeutung

Die Hauptfunktion eines DMS-Systems besteht darin, sicherzustellen, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit auf die richtigen Informationen zugreifen können. Es zielt darauf ab, die Effizienz und Produktivität innerhalb eines Unternehmens zu steigern, indem es den Zugriff auf und die Verwaltung von Dokumenten vereinfacht. Ein DMS-System reduziert die Abhängigkeit von physischen Dokumenten, verbessert die Organisation und sorgt für die Sicherheit von sensiblen Informationen.

Geschichte und Entwicklung

Die Entwicklung von Dokumentenmanagementsystemen begann in den 1980er Jahren: Unternehmen suchten nach Möglichkeiten, ihre papierbasierten Dokumente zu digitalisieren und effizienter zu verwalten. Anfangs waren diese Systeme einfach und boten grundlegende Funktionen zur Speicherung und zum Abrufen von Dokumenten. Mit der Weiterentwicklung der Technologie und den wachsenden Anforderungen der Unternehmen wurden DMS-Systeme immer ausgefeilter und boten erweiterte Funktionen wie zum Beispiel Workflow-Management, Versionierung und Integrationen mit führenden und unterstützenden Systemen.

In den 1990er Jahren, mit dem Aufkommen des Internets und der Zunahme der digitalen Kommunikation, machte die DMS-Technologie bedeutende Fortschritte. Cloud-basierte Lösungen wurden erst in den 2000ern populär. Sie ermöglichen Unternehmen, ihre Dokumente sicher und zentralisiert zu speichern und von jedem Ort der Welt darauf zuzugreifen. 

Zielgruppen und Einsatzgebiete

DMS-Systeme finden in einer Vielzahl von Branchen Anwendung. Sie sind besonders nützlich für Organisationen, die eine große Menge an Dokumenten und Informationen verwalten müssen und strengen Anforderungen an die Datensicherheit und Compliance unterliegen.

• Gesundheitswesen: Krankenhäuser und Kliniken nutzen DMS-Systeme, um Patientendaten und medizinische Aufzeichnungen zu verwalten, die den Datenschutzbestimmungen entsprechen müssen. Ein DMS-System hilft dabei, den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren und die Effizienz der Dokumentenverwaltung zu verbessern.
• Finanzdienstleistungen: Banken und Versicherungen setzen DMS-Systeme ein, um Finanzdokumente, Verträge und Kundeninformationen sicher zu verwalten. Diese Systeme unterstützen die Einhaltung regulatorischer Anforderungen und verbessern die Genauigkeit und Verfügbarkeit von Informationen.
• Öffentliche Verwaltung: Regierungsbehörden verwenden DMS-Systeme, um Verwaltungsdokumente, Anträge und behördliche Schreiben zu speichern und zu organisieren. Ein DMS-System ermöglicht einen effizienteren Verwaltungsprozess und verbessert den Bürgerservice durch schnelleren Zugriff auf benötigte Dokumente.
• Rechtswesen: Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen nutzen DMS-Systeme, um Fallakten, Verträge und rechtliche Dokumente zu verwalten. Ein DMS-System unterstützt die Nachverfolgbarkeit von Dokumenten, erleichtert die Zusammenarbeit und gewährleistet die Integrität, das heißt Vollständigkeit, Unveränderlichkeit und Authentizität, von Dokumenten.
• Bildungswesen: Schulen und Universitäten setzen DMS-Systeme ein, um administrative Dokumente, Forschungsarbeiten und Unterlagen von Studierenden zu verwalten. Ein DMS-System trägt dazu bei, die Effizienz der Verwaltungsprozesse zu steigern und den Zugang zu akademischen Ressourcen zu erleichtern.
• Industrielle Produktionen: In Abhängigkeit zu der Ausrichtung werden DMS-Systeme dazu genutzt, Lebenszyklen und Entwicklungsstände von Produkten zu archivieren. Hierzu gehören begleitende Ausarbeitungen in Form von Dokumentationen, Weiterentwicklungen und die Dokumentation von Interaktionen mit den Geschäftspartnern. Auch unterstützen DMS-Systeme dabei, Compliance Regeln unternehmensweit einzuhalten.

Wichtige Begriffe und Konzepte

Ein DMS-System steht für mehrere zentrale Begriffe und Konzepte, die für das Verständnis seiner Funktionen und Vorteile entscheidend sind und im nächsten Abschnitt ausführlich erklärt werden::

• Dokumentenerfassung
• Speicherung und Archivierung
• Dokumentensuche und -abruf.
• Versionierung und Revisionskontrolle
• Rechte- und Zugriffsmanagement.

Grundlegende Funktionen eines DMS-Systems

Ein DMS-System bietet eine Vielzahl grundlegender Funktionen, die darauf abzielen, die Effizienz und Genauigkeit der Verwaltung und Nutzung von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens zu verbessern. Diese Funktionen ermöglichen es, Dokumente sicher zu erfassen, zu speichern, zu organisieren und zu verwalten.

Dokumentenerfassung

Die Dokumentenerfassung ist der erste Schritt im Lebenszyklus eines Dokuments innerhalb eines DMS-Systems. Dieser Prozess umfasst die Digitalisierung von papierbasierten Dokumenten durch Scannen sowie das Erfassen elektronischer Dokumente durch verschiedene Methoden wie E-Mail-Import, Drag-and-Drop oder direkte Erstellung im System. Moderne DMS-Systeme bieten häufig OCR (Optical Character Recognition)-Technologien, die es ermöglichen, gescannte Dokumente in durchsuchbare Textdokumente umzuwandeln. Dies verbessert die Auffindbarkeit und Verwendbarkeit der Dokumente erheblich.

Speicherung und Archivierung

Dokumente werden in einem zentralen Repository gespeichert, das für autorisierte Benutzer leicht zugänglich ist. Das DMS-System stellt sicher, dass Dokumente sicher und in Übereinstimmung mit gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen archiviert werden. Dies schließt die Langzeitarchivierung ein. Sie stellt sicher, dass Dokumente über Jahre hinweg aufbewahrt und bei Bedarf abgerufen werden können, ohne dass ihre Lesbarkeit beeinträchtigt wird.

Dokumentensuche und -abruf

Die Fähigkeit, Dokumente schnell und effizient zu suchen und abzurufen, ist ein entscheidender Vorteil eines DMS-Systems. Es bietet umfangreiche Suchfunktionen, die es Benutzern ermöglichen, Dokumente anhand von Metadaten (wie zum Beispiel Titel, Autor, Datum), Schlagworten oder per Volltextsuche zu finden. Durch die Indizierung von Dokumenteninhalten und die Verwendung von Suchalgorithmen können Benutzer benötigte Informationen in Sekundenschnelle finden.

Versionierung und Revisionskontrolle

Versionierung und Kontrolle der Revisionen sind wichtige Funktionen, die sicherstellen, dass Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar sind und dass immer die aktuelle Version eines Dokuments verwendet wird. Ein DMS-System verfolgt automatisch alle Änderungen, die an einem Dokument vorgenommen werden. Es speichert frühere Versionen, sodass Benutzer bei Bedarf auf frühere Versionen zurückgreifen können. Dies ist besonders wichtig in Umgebungen, in denen mehrere Benutzer an denselben Dokumenten arbeiten und sichergestellt werden muss, dass keine Informationen verloren gehen oder überschrieben werden.

Rechte- und Zugriffsmanagement

Die Verwaltung von Benutzerrechten und Zugriffssteuerung ist eine wesentliche Funktion eines DMS-Systems, um die Sicherheit und Vertraulichkeit von Dokumenten zu gewährleisten. Benutzern und Benutzergruppen können spezifische Zugriffsrechte zugewiesen werden. Dies schützt sensible Informationen und stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf nur für sie bestimmte Dokumente zugreifen können. Außerdem hilft es, Compliance-Anforderungen zu erfüllen, indem es eine klare Kontrolle und Nachverfolgbarkeit von Zugriff auf Dokumente bietet.

Workflow-Management und Automatisierung

Viele DMS-Systeme bieten integrierte Workflow-Management-Funktionen. Diese ermöglichen es, Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu steuern. Diese Workflows können zur Genehmigung von Dokumenten, zur Bearbeitung von Anträgen oder zur Koordination von Aufgaben genutzt werden. Automatisierte Workflows tragen dazu bei, Fehler zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und stellen sicher, dass Prozesse konsistent und nachvollziehbar ablaufen.

Zusammenarbeit und Dokumentenfreigabe

Ein DMS-System erleichtert die Zusammenarbeit und den Austausch von Dokumenten zwischen Mitarbeitern und Abteilungen. Funktionen zur gemeinsamen Dokumentenbearbeitung, Kommentierung und Versionskontrolle gewährleisten, dass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind und effektiv zusammenarbeiten können. 

Audit-Trails und Complianc

Ein DMS-System bietet umfassende Audit-Trail-Funktionen, die jede Aktion und Änderung an einem Dokument protokollieren. Diese Protokolle sind wichtig für die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Sie bieten eine transparente Nachverfolgbarkeit, wer wann was an einem Dokument vorgenommen hat. Dies ist besonders relevant in stark regulierten Branchen, in denen das Einhalten von gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien zwingend erforderlich ist.

Technische Komponenten

Ein DMS-System besteht aus verschiedenen technischen Komponenten, die zusammenarbeiten, um eine effiziente und sichere Verwaltung von Dokumenten zu gewährleisten. Diese Komponenten umfassen sowohl die Softwarearchitektur als auch die erforderliche Hardware. 

Integration mit anderen Systemen

Die Integration eines DMS-Systems mit anderen Systemen ist von großer Bedeutung, um eine ganzheitliche Verwaltung der Unternehmensdaten zu gewährleisten. Diese Integration ermöglicht den automatischen Austausch und die Aktualisierung von Daten zwischen dem DMS-System und anderen Unternehmensanwendungen. Beispiele für solche Integrationen sind:

• ERP-Systeme: Die Integration mit ERP-Systemen ermöglicht die Synchronisation von Dokumenten und Daten, die im Zusammenhang mit Finanz-, Einkaufs- und Produktionsprozessen stehen. Dies sorgt für eine durchgängige Datenverarbeitung und verbessert die Transparenz über alle Geschäftsbereiche hinweg.
• CRM-Systeme: Die Anbindung an CRM-Systeme unterstützt das Verwalten von Kundendokumenten, Verträgen und die Historie der Kommunikation. Dies verbessert die Effizienz im Kundenmanagement und sorgt sowohl für eine bessere Kundenbetreuung und Kundenbindung.
• HR-Systeme: Die Integration mit HR-Systemen ermöglicht das Verwalten von Personaldokumenten, wie Verträge, Leistungsbeurteilungen und Schulungsnachweise. Dies vereinfacht die Personalverwaltung und sorgt für eine zentrale Ablage und Zugriffskontrolle.

Hardware-Komponenten

Neben der Softwarearchitektur sind verschiedene Hardwarekomponenten erforderlich, um die Funktionen eines DMS-Systems zu unterstützen:

Scanner und Erfassungsgeräte

Scanner und andere Erfassungsgeräte sind für die Digitalisierung papierbasierter Dokumente unerlässlich. Sie wandeln physische Dokumente in digitale Formate um, die dann im DMS-System gespeichert und verwaltet werden können. Moderne digitale Infrastrukturen sehen den digitalen Austausch von Dokumenten vor, sodass Scanner oft nur selektiv als Back-Up für die verbleibende Eingangspost genutzt werden. Die OCR-Funktionen bleiben dabei unberührt, sodass die Inhalte eines Dokumentes ungeachtet der Eingangsquelle aus den Dokumenten ausgelesen und die Möglichkeiten einer umfassenden Recherche erweitert werden.

Server und Speicherlösungen

Ein robustes Server- und Speichernetzwerk ist entscheidend für die Leistungsfähigkeit eines DMS-Systems. Die Server hosten die DMS-Anwendungen und -Datenbanken, während die Speicherlösungen die digitalen Dokumente und Metadaten speichern. Hochverfügbarkeitslösungen und redundante Speichersysteme stellen sicher, dass Daten stets verfügbar und geschützt sind. In diesem Bereich werden Cloud Lösungen im Sinne von SaaS immer populärer, sodass ein DMS System als Full Service gemietet werden kann.

Sicherheitsmechanismen

Sicherheitsmechanismen sind ein wesentlicher Bestandteil der technischen Komponenten eines DMS. Dazu gehören:

• Verschlüsselung: Verschlüsselungstechnologien schützen Daten während der Übertragung und Speicherung vor unbefugtem Zugriff.
• Zugriffssteuerung: Detaillierte Zugriffssteuerungen stellen sicher, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf bestimmte Dokumente und Funktionen haben.
• Backup und Disaster Recovery: Regelmäßige Backups und Disaster-Recovery-Pläne gewährleisten, dass Daten im Falle eines Systemausfalls oder einer Katastrophe wiederhergestellt werden können.

Durch die Kombination dieser technischen Komponenten bietet ein DMS-System eine umfassende Lösung für die Verwaltung und Optimierung von Dokumenten und Geschäftsprozessen. 

Arten von DMS-Systemen

DMS-Systeme lassen sich in verschiedene Typen unterteilen, je nach ihrem Bereitstellungsmodell und ihrer Funktionalität. Diese Klassifizierung hilft Unternehmen, das für ihre spezifischen Anforderungen am besten geeignete DMS-System auszuwählen.

Lokale DMS-Systeme

Lokale DMS-Systeme werden auf den internen Servern eines Unternehmens installiert und betrieben. Diese Systeme bieten Unternehmen eine hohe Kontrolle über ihre Daten und  IT-Infrastruktur.

Vorteile:

• Datensicherheit: Da die Daten lokal gespeichert werden, haben Unternehmen eine höhere Kontrolle über die Sicherheitsmaßnahmen und den physischen Zugang zu den Servern.
• Anpassungsmöglichkeiten: Lokale DMS-Systeme können stärker an die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse eines Unternehmens angepasst werden.
• Unabhängigkeit: Unternehmen sind nicht auf externe Dienstleister oder Internetverbindungen angewiesen, was besonders in Bereichen mit sensiblen Daten von Vorteil ist.

Nachteile:

• Hohe Anfangsinvestitionen: Die Anschaffung und Wartung der notwendigen Hardware und Software kann teuer sein.
• Wartungsaufwand: IT-Personal muss die Systeme regelmäßig warten und aktualisieren, was zusätzlichen Aufwand und Kosten verursacht.
• Skalierbarkeit: Das Hinzufügen von Kapazitäten oder neuen Funktionen kann komplex und kostspielig sein.

Cloud-basierte DMS-Systeme

Cloud-basierte DMS-Systeme werden über das Internet bereitgestellt und von externen Dienstleistern gehostet. Diese Systeme bieten Flexibilität und Skalierbarkeit, da sie keine umfangreiche lokale IT-Infrastruktur erfordern.

Vorteile:

• Kostenersparnis: Es entfallen die hohen Anfangsinvestitionen und Wartungskosten für die lokale Infrastruktur. Stattdessen werden die Dienste in der Regel als günstiges Abonnement-Modell angeboten.
• Skalierbarkeit: Cloud-DMS können einfach und schnell skaliert werden, um den Bedürfnissen eines wachsenden Unternehmens gerecht zu werden.
• Zugänglichkeit: Da die Daten über das Internet zugänglich sind, können Mitarbeiter von überall aus arbeiten, was die Flexibilität und Zusammenarbeit verbessert.

Nachteile:

• Abhängigkeit von der Internetverbindung: Der Zugriff auf das System ist von einer stabilen Internetverbindung abhängig.
• Datenschutz: Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen kann bei der Speicherung sensibler Daten in der Cloud komplexer sein. Das kann zum Beispiel daher kommen, dass in der Cloud gespeicherte Daten auf Servern in verschiedenen Ländern liegen, was die Einhaltung aller relevanten Datenschutzbestimmungen erschwert.

Hybride DMS-Systeme

Hybride DMS-Systeme kombinieren lokale und Cloud-basierte Elemente, um die Vorteile beider Modelle zu nutzen. Unternehmen können beispielsweise sensible Daten lokal speichern, während weniger kritische Daten in der Cloud verwaltet werden.

Vorteile:

• Flexibilität: Unternehmen können ihre Daten und Anwendungen so verteilen, dass sie sowohl von den Vorteilen der Cloud als auch der lokalen Speicherung profitieren.
• Skalierbarkeit und Kontrolle: Unternehmen können leicht skalieren, während sie gleichzeitig die Kontrolle über sensible Daten behalten.
• Ausfallsicherheit: Durch die Kombination beider Ansätze können Unternehmen ein höheres Maß an Ausfallsicherheit erreichen, indem sie Redundanzen schaffen, um im Falle eines Ausfalls eines Teilsystems weiterhin funktionstüchtig zu bleiben.

Nachteile:

• Komplexität: Die Verwaltung eines hybriden Systems kann komplex sein und erfordert eine sorgfältige Planung und Koordination.
• Kosten: Obwohl hybride Systeme Vorteile bieten, können sie höhere Kosten verursachen, da sowohl lokale als auch Cloud-Infrastrukturen finanziert und gewartet werden müssen.

Spezialisierte DMS-Systeme

Einige DMS-Systeme sind speziell auf bestimmte Branchen oder Anwendungsfälle und Anforderungen zugeschnitten. Diese spezialisierten Systeme bieten entsprechende Anpassungen und Funktionen.

• Rechtswesen: DMS-Systeme für Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen bieten spezielle Funktionen wie die Verwaltung von Fallakten, rechtliche Recherchen und Dokumentenversionierung.
• Gesundheitswesen: DMS-Systeme im Gesundheitswesen unterstützen die Verwaltung von Patientenakten, medizinischen Berichten und anderen sensiblen Informationen. Zusätzlich helfen sie bei der Einhaltung von Datenschutzvorschriften wie zum Beispiel HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act).
• Bauwesen: Bau-DMS-Systeme bieten Funktionen zur Verwaltung von Bauplänen, CAD-Zeichnungen, Verträgen, Genehmigungen und Projektplänen, um die Zusammenarbeit und Dokumentation in Bauprojekten zu verbessern.

Durch die Auswahl des richtigen DMS-Systems kann ein Unternehmen seine Effizienz und Produktivität erheblich steigern, indem es seine Prozesse zu der Verwaltung von Dokumenten optimal unterstützt und an die spezifischen Anforderungen anpasst.

Vorteile eines DMS-Systems

Ein DMS-System bietet zahlreiche Vorteile, die sich über verschiedene Geschäftsbereiche erstrecken und wesentlich zur Optimierung der täglichen Betriebsabläufe beitragen.

Verbesserte Effizienz und Produktivität

Ein DMS-System automatisiert viele der zeitaufwendigen manuellen Aufgaben, die mit der Verwaltung von Dokumenten verbunden sind. Dies umfasst die Digitalisierung, Indizierung, Speicherung und Suche von Dokumenten. Durch die Automatisierung dieser Prozesse können Mitarbeiter mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten aufwenden, anstatt nach Dokumenten zu suchen oder lästigen Papierkram zu erledigen. Die schnelle und einfache Auffindbarkeit von Dokumenten verbessert die Reaktionszeit auf Kundenanfragen und verkürzt die Bearbeitungszeiten erheblich.

Erhöhte Datensicherheit und Compliance

Ein zentrales Merkmal eines DMS-Systems ist die Fähigkeit, die Sicherheit und Integrität von Dokumenten zu gewährleisten. Durch strenge Zugriffssteuerungen und Berechtigungen wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen auf sensible Dokumente zugreifen können. Verschlüsselungstechnologien schützen Daten – sowohl während der Übertragung als auch bei der Speicherung. Darüber hinaus unterstützt ein DMS-System die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen, indem es detaillierte Audit-Trails und Compliance-Berichte bereitstellt. Dies ist besonders wichtig in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen und der öffentlichen Verwaltung.

Kostenersparnis

Die Implementierung eines DMS-Systems kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs und der damit verbundenen geringeren physischen Lagerung von Dokumenten können Unternehmen die daraus resultierenden Kosten erheblich senken. Zudem verringert die Automatisierung von Prozessen zu der Verwaltung von Dokumenten den Bedarf an manuellen Arbeitskräften und minimiert Fehler, die zu zusätzlichen Kosten führen könnten. Cloud-basierte DMS-Systeme bieten weitere Kostenvorteile, da sie keine umfangreiche lokale IT-Infrastruktur erfordern und flexible, nutzungsbasierte Abrechnungsmodelle ermöglichen.

Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation

Ein DMS-System erleichtert die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen Mitarbeitern und Abteilungen. Durch zentrale Speicherung und einfache Zugänglichkeit von Dokumenten können Teams effizienter zusammenarbeiten, unabhängig von ihrem Standort. Funktionen wie gemeinsame Dokumentenbearbeitung, Versionierung und Kommentierung ermöglichen es mehreren Benutzern, gleichzeitig an denselben Dokumenten zu arbeiten, ohne Konflikte oder Datenverluste zu riskieren. Dies führt zu einer besseren Kommunikation und schnellerer Entscheidungsfindung innerhalb von Unternehmen.

Nachhaltigkeit

Durch die Digitalisierung von Dokumenten und die Implementierung elektronischer Workflows können Unternehmen ihren ökologischen Fußabdruck verkleinern. Dies ist nicht nur umweltfreundlicher, sondern signalisiert auch gegenüber Kunden und Partnern ein Engagement für nachhaltige Geschäftspraktiken.

Verbesserte Verfügbarkeit und Zugänglichkeit von Dokumenten

Ein weiterer wesentlicher Vorteil eines DMS-Systems ist die verbesserte Verfügbarkeit und Zugänglichkeit von Dokumenten. Mitarbeiter können jederzeit und von überall aus auf die benötigten Dokumente zugreifen, sofern sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Dies ist besonders vorteilhaft für mobile Mitarbeiter oder Teams, die an verschiedenen Standorten arbeiten. Die Möglichkeit, Dokumente in Echtzeit zu aktualisieren und gemeinsam zu nutzen, erhöht die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit des Unternehmens.

Steigerung der Kundenzufriedenheit

Durch die Optimierung der internen Prozesse und die Verbesserung der Effizienz trägt ein DMS-System auch zur Steigerung der Kundenzufriedenheit bei. Schnellere Bearbeitungszeiten, präzisere Informationen und eine verbesserte Kommunikation sorgen dafür, dass Kundenanfragen zügiger und genauer beantwortet werden können. Ein gut organisiertes DMS-System ermöglicht es Mitarbeitern, den Kundenservice zu verbessern beziehungsweise die Anforderungen der Kunden besser zu erfüllen, was wiederum zu einer stärkeren Kundenbindung führt.