Digitale Strategie und Roadmap für einen Maschinen- und Anlagenbauer

Von einzelnen Lösungen zur digitalen Strategie

Das Unternehmen verfügte bereits über verschiedene Systeme und digitale Anwendungen. Im Arbeitsalltag zeigte sich jedoch, dass diese nur begrenzt miteinander verbunden waren. Informationen wurden mehrfach gepflegt, manuell übertragen oder zwischen den beteiligten Bereichen abgestimmt.

Bevor weitere Digitalisierungsmaßnahmen angestoßen wurden, sollte deshalb ein gemeinsames Verständnis der Ausgangslage entstehen. Im Mittelpunkt stand nicht die Auswahl einer neuen Software, sondern eine grundlegendere Frage: Welche Probleme sind wirklich dringlich, wie sollen Prozesse und Systeme künftig zusammenspielen – und in welcher Reihenfolge lässt sich das umsetzen?

Ausgangssituation und Zielbild

Ausgangslage

Gewachsene Abläufe, fehlende Verbindungen zwischen den Systemen

Das bestehende ERP-System wurde hauptsächlich für Angebote und Rechnungen genutzt. In der Produktionsplanung spielte es dagegen nur eine begrenzte Rolle. Wesentliche Planungsschritte wurden separat und teilweise manuell organisiert.

Auch zwischen ERP-System, CAD und Produktdatenmanagement (PDM) bestand keine durchgängige Verbindung. Materialstammdaten wurden in mehreren Systemen gepflegt, Stücklisten gelangten teils über Excel aus der Konstruktion in die nachgelagerten Bereiche.

Die Folge: zusätzliche Übergaben zwischen Konstruktion, Arbeitsvorbereitung, Einkauf, Produktion und Logistik. Die einzelnen Anwendungen unterstützten zwar jeweils bestimmte Aufgaben, bildeten den bereichsübergreifenden Ablauf aber nicht konsistent ab.

Herausforderungen

Prozesse, Daten und Systeme mussten gemeinsam betrachtet werden

Der Handlungsbedarf ließ sich nicht auf ein einzelnes System oder einen Bereich eingrenzen. Änderungen an Materialstämmen, Stücklisten oder Planungsabläufen wirkten sich auf mehrere Abteilungen aus. Fachliche, organisatorische und technische Abhängigkeiten mussten deshalb zusammen gedacht werden.

Eine weitere Herausforderung bestand darin, die unterschiedlichen Sichtweisen der beteiligten Bereiche zusammenzuführen. Einkauf, Logistik, Produktion, Arbeitsvorbereitung, Konstruktion und IT arbeiteten mit verschiedenen Systemen und erlebten die bestehenden Schwachstellen aus unterschiedlichen Perspektiven.

Für eine belastbare Standortbestimmung reichte es daher nicht, die vorhandenen Anwendungen bloß aufzulisten. Entscheidend war, ihre tatsächliche Nutzung im Arbeitsalltag und die Übergaben zwischen den Bereichen zu verstehen.

Projektziele

Ein gemeinsames Zielbild und klare nächste Schritte

Ziel des Projekts war es, eine fundierte Grundlage für die weitere Digitalisierung des Unternehmens. Dazu sollte zunächst die bestehende System- und Prozesslandschaft über die relevanten Fachbereiche hinweg aufgenommen werden.

Auf dieser Basis galt es, Medienbrüche, Abhängigkeiten und besonders dringliche Digitalisierungsthemen sichtbar zu machen, gemeinsam mit dem Unternehmen konkrete digitale Ziele zu definieren und die künftigen Aufgaben der einzelnen Systeme festzulegen.

Die daraus abgeleiteten Handlungsfelder sollten nach Dringlichkeit, Nutzen und bestehenden Voraussetzungen eingeordnet werden. Das zentrale Ergebnis: eine digitale Roadmap, die den Weg vom aufgenommenen Ist-Zustand zum gemeinsam entwickelten Zielbild beschreibt.

Vorgehen

Projektorganisation

Reale Arbeitsabläufe aufnehmen und bereichsübergreifend einordnen

Zum Einstieg führten wir eine Betriebsbegehung durch. Dadurch konnten wir die vorhandenen Abläufe direkt vor Ort nachvollziehen und beurteilen, wie Prozesse und Systeme im Tagesgeschäft tatsächlich zusammenspielten.

Ergänzend führten wir strukturierte Interviews mit Mitarbeitern aus Einkauf, Logistik, Produktion, Arbeitsvorbereitung, Konstruktion und IT. Im Mittelpunkt standen die tatsächliche Systemnutzung, manuelle Tätigkeiten, mehrfache Dateneingaben und die notwendigen Abstimmungen zwischen den Bereichen.

Die Erkenntnisse aus Begehung und Gesprächen bündelten wir in einer digitalen Standortbestimmung. Dabei dokumentierten wir die Systemnutzung und relevante Informationsflüsse. Damit wurde sichtbar, an welchen Stellen Übergaben unterbrochen waren, unterschiedliche Datenstände entstehen konnten oder zusätzliche manuelle Arbeit anfiel.

Besonders im Blick: die begrenzte Nutzung des ERP-Systems in der Produktionsplanung, die fehlenden Verbindungen zu CAD und PDM sowie die mehrfache Pflege von Materialstammdaten. Auch die Excel-Übergabe der Stücklisten bewerteten wir nicht isoliert, sondern im Zusammenhang mit den vor- und nachgelagerten Prozessen.

Umsetzung

Vom digitalen Zielbild zur priorisierten Roadmap

Auf Grundlage der Standortbestimmung entwickelten wir gemeinsam mit dem Kunden ein digitales Zielbild: Wie sollen Informationen künftig zwischen den Fachbereichen fließen – und welche Aufgabe übernimmt dabei welches System?

Ein wichtiger Baustein war die Definition der Systemrollen. Gemeinsam legten wir fest, in welchem System bestimmte Daten künftig führend gepflegt werden, welche Informationen anderen Anwendungen zur Verfügung stehen müssen und wo Schnittstellen erforderlich sind.

Aus den erkannten Schwachstellen und dem Zielbild leiteten wir konkrete Handlungsfelder ab und ordneten sie nach Dringlichkeit, fachlichem Nutzen und Abhängigkeiten ein. Maßnahmen, die zunächst die Festlegung von Datenstrukturen, Systemrollen oder Anforderungen voraussetzten, wurden entsprechend nachgelagert eingeplant.

Die priorisierten Handlungsfelder überführten wir in eine digitale Roadmap und präsentierten die Ergebnisse dem Management. Darauf aufbauend ließen sich die nächsten Projektphasen vorbereiten, Anforderungen konkretisieren, Budgets einordnen und die Maßnahmen in eine Programmplanung überführen.

Ergebnisse

Digitale Roadmap

Eine belastbare Grundlage für die weitere Digitalisierung

Nach Abschluss der Standortbestimmung lag eine dokumentierte, bereichsübergreifende Sicht auf die digitale Ausgangslage vor. Schwachstellen und Medienbrüche waren nicht länger nur aus Sicht einzelner Abteilungen bekannt. Ihre Auswirkungen auf angrenzende Prozesse und Systeme konnten gemeinsam betrachtet werden.

Das entwickelte Zielbild beschrieb das künftige Zusammenspiel von Prozessen, Daten und Anwendungen. Dazu gehörte auch eine klare Zuordnung der vorgesehenen Aufgaben von ERP-System, CAD, PDM und weiteren beteiligten Lösungen.

Die Roadmap übersetzte dieses Zielbild in priorisierte Handlungsfelder und eine nachvollziehbare Reihenfolge. Zusammen mit der Management-Präsentation entstand so eine Entscheidungsgrundlage für die weitere Anforderungsanalyse, Budgetierung und Programmplanung.

Zentrale Erkenntnisse

Aus einzelnen Problemstellen wurde ein gemeinsamer Handlungsrahmen

Das Projekt machte deutlich: Die vorhandenen Schwierigkeiten ließen sich nicht unabhängig voneinander lösen. Mehrfachpflege von Materialdaten, Stücklistenübergabe und separate Produktionsplanung hingen eng zusammen.

Mit der digitalen Standortbestimmung konnten diese Zusammenhänge erstmals über die beteiligten Bereiche hinweg eingeordnet werden. Das Unternehmen erhielt Klarheit darüber, welche Veränderungen sinnvoll sind, welche Voraussetzungen zuvor geschaffen werden müssen und in welcher Reihenfolge die nächsten Schritte umgesetzt werden können.

Damit lag noch keine vollständig realisierte Digitalisierung vor. Das Unternehmen verfügte jedoch über einen abgestimmten strategischen Rahmen für die weitere Planung und Umsetzung

Learnings

Digitalisierung beginnt bei der tatsächlichen Nutzung von Prozessen und Systemen – nicht bei der Systemliste.

1) Eine Systemliste bildet den Arbeitsalltag nicht ab
Erst Begehung und Interviews machten sichtbar, dass das ERP-System zwar vorhanden war, zentrale Planungsschritte aber außerhalb des Systems stattfanden.

2) Stammdaten brauchen klar definierte Systemrollen 
Werden Materialdaten in mehreren Anwendungen gepflegt, muss feststehen, welches System als führende Datenquelle dient und wie andere Anwendungen darauf zugreifen.

3) Stücklisten betreffen mehr als die Konstruktion
Eine Übergabe über Excel wirkt sich auch auf Arbeitsvorbereitung, Einkauf, Produktionsplanung und Logistik aus. Veränderungen müssen deshalb bereichsübergreifend gedacht werden.

4) Eine Roadmap muss Abhängigkeiten berücksichtigen 
Dringlichkeit allein bestimmt nicht die Reihenfolge. Manche Schritte setzen zunächst festgelegte Datenstrukturen, Verantwortlichkeiten oder Systemrollen voraus.