SAP S/4HANA Projekte erfolgreich managen

Empfehlungen aus der Praxis

Dass die meisten SAP-Projekte viel Zeit, Geld und Nerven kosten, ist mittlerweile kein Geheimnis mehr. Die SAP-Einführung hat den Konzern HARIBO gar nicht froh gemacht und Lidl musste am Ende sagen: „SAP lohnt sich – nicht“. Auch andere große Konzerne wie die Deutsche Bank, der Otto-Konzern und Edeka kämpften in den letzten Jahren mit ihren SAP-Projekten.

Im zweiten Teil unserer Blogreihe haben wir gezeigt, warum solche SAP-Einführungen so häufig scheitern. Fehlende Zieldefinitionen, unklare Zuständigkeiten, mangelhafte Dokumentation sowie ein Change Management, das die Mitarbeitenden nicht mitnimmt, gehören zu den häufigsten Problemen.

Aber was machen erfolgreiche Unternehmen anders? Was sorgt dafür, dass Projekte nicht im Stillstand enden, sondern echten Fortschritt ermöglichen?

In diesem Beitrag teilen wir 10 bewährte Empfehlungen aus der Praxis, die SAP S/4HANA-Projekte strukturiert, menschlich und nachhaltig zum Erfolg führen. Denn die Einführung eines neues ERP-Systems muss kein Risiko sein – wenn man weiß, worauf es im Projektmanagement ankommt.

Der Schlüssel: Warum selbst gute Planung nicht ausreicht

Worauf es wirklich ankommt

Die meisten Unternehmen gehen mit einem soliden Plan die Implementierung eines neuen ERP-Systems. Ziele, Timings, Ressourcen – all das ist oft wohlüberlegt. Und trotzdem geraten Projekte ins Straucheln. In unserem ersten Blog dieser Reihe, haben wir von einem Unternehmen berichtet, welches seine SAP-Einführung fünf Jahre lang vorbereitete. Trotz der langjährigen Planung ist das Projekt im operativen Alltag gescheitert.

Unsere Erfahrung bestätigt: Auch der beste Projektplan verliert an Wirkung, wenn niemand ihn lebendig hält. Wenn sich Anforderungen verschieben, Entscheidungen versanden und oder die Projektleitung zwischen Tagesgeschäft und Abstimmungsrunden zermürbt wird, sind Probleme und Verzögerungen vorprogrammiert. Denn ohne eine Instanz, die die Fäden zusammenhält und den Überblick bewahrt, droht das Projekt vom Kurs abzukommen – trotz guter Vorbereitung.

Die Lösung ist ein stabiles Projektleitungsteam mit Entscheidungskompetenz, das nicht nebenbei operiert, sondern das SAP-Projekt aktiv trägt. Im besten Fall ist das Projektleitungsteam ist der zentrale Hebel, der Probleme frühzeitig erkennt, Erwartungen managt und die Menschen mitnimmt, anstatt zu überfordern. Mit welchen Lösungen ein Projektleitungsteam genau das schafft, liest du in den nächsten acht Abschnitten.

8 Best Practices SAP-Projektmanagement

Entscheidungswege, Rollen und Zuständigkeiten

Wer ein SAP-Projekt erfolgreich umsetzen will, braucht nicht nur ein erfahrenes Projektteam – sondern ein gut strukturiertes. Denn selbst die engagiertesten Mitarbeitenden kommen ins Straucheln, wenn unklar ist, wer zuständig ist und wie Entscheidungen getroffen werden. Gerade bei SAP-Einführungen sind schnelle Entscheidungen essenziell, da sich Anforderungen schnell verschieben können.

Deshalb ist es wichtig, bereits vor dem Projektstart klare Rollen, Zuständigkeiten und Schnittstellen zu definieren. Wer kommuniziert mit den Fachabteilungen? Wer trägt die Verantwortung für bestimmte Bereiche? Und über welche Wege werden Entscheidungen zügig herbeigeführt oder Konflikte gelöst?

Unsere Empfehlung: Ein festes Projektteam mit Vollzeitverantwortung, das durch klare Meetingstrukturen, eine Entscheidungsmatrix und abgestimmte Eskalationspfade handlungsfähig bleibt. So entsteht eine Struktur, die auch in kritischen Phasen Orientierung gibt – und Fortschritt möglich macht. Wenn das Projektteam mit cleveren Strukturen standfest ist, können die nächsten Schritte mit Klarheit angegangen werden.

Prozesse verstehen und vor der SAP-Einführung dokumentieren

Ein erfolgreiches SAP-Projekt beginnt nicht mit der Software – sondern mit dem Verständnis der eigenen Prozesse. Wer SAP S/4HANA einführen will, muss wissen, wie heute gearbeitet wird: Welche Abläufe gibt es? Wo hakt es? Und welche Daten fließen wann wohin?

Dazu braucht es mehr als Bauchgefühl: Prozesslandkarten, Feinkonzepte und klar dokumentierte Datenflüsse helfen, das Unternehmen systematisch zu durchleuchten. Erst wenn die Ist-Prozesse sauber erfasst und visualisiert sind, lassen sich Schwachstellen identifizieren – und realistische Zielprozesse entwickeln.

Unser Rat: Kein Projektstart ohne belastbare Prozessgrundlage. Sie ist das Fundament für jede technische Umsetzung, Schulungen, Testrunden – und für spätere Optimierungsschritte.

Datenmanagement ab dem ersten Tag verankern

Daten sind das Öl deines Unternehmens – und in SAP-Projekten sind sie oft die größte Baustelle. Wer Daten erst kurz vor dem Go-Live in den Blick nimmt, riskiert gravierende Fehler: Dubletten, falsche Stammdaten oder inkonsistente Strukturen führen schnell zu Frust, Fehlbuchungen und Produktionsstillständen.

Das Datenmanagement gehört von Anfang an auf die Agenda. Schon in der Planungsphase sollten relevante Datenquellen, Bereinigungskriterien und Strategien zur Migration definiert werden. Dabei geht es nicht nur um Technik – sondern auch um die Frage: Welche Daten brauchen wir wirklich? Und wie stellen wir ihre Qualität sicher?

Daher gilt: Mit einem einfachen Datenmodell starten, frühzeitig Datenverantwortliche benennen und regelmäßige Überprüfungen einplanen. So wird aus dem Problemfeld Daten ein echter Erfolgsfaktor.

Lastenheft & Projekthandbuch erstellen

Ohne schriftliche Leitplanken wird selbst das beste Projektteam irgendwann orientierungslos. Ein gutes Lastenheft ist mehr als eine Liste technischer Anforderungen – es ist der gemeinsame Nenner zwischen Fachbereich, IT und Beratung. Hier werden Ziele, Prozesse, Systemgrenzen und Schnittstellen klar beschrieben.

Ebenso wichtig: ein Projekthandbuch mit allen organisatorischen Regeln – von Zuständigkeiten über Meetingformate bis hin zu Freigabeprozessen. Es sorgt dafür, dass alle Beteiligten dasselbe Verständnis von Projektstruktur, Kommunikation und Verbindlichkeit haben.

Beide Dokumente sollten lebendig sein – also regelmäßig aktualisiert und im Projektteam abgestimmt werden. So entsteht ein verlässlicher Rahmen, der auch in stressigen Phasen Orientierung bietet.

MVP definieren & Komplexität begrenzen

Nicht alles muss sofort perfekt sein – aber das Richtige muss funktionieren. Wer versucht, SAP S/4HANA mit sämtlichen Sonderfällen und Altlasten auf einmal umzusetzen, riskiert Überforderung und Projektstillstand.

Ein Minimal Viable Product (MVP) hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: den Kernprozess, der wirklich funktionieren muss. Es lohnt sich ein gemeinsames Zielbild mit allen Beteiligten zu entwickeln, das in Etappen realisiert wird.

Mit kleinen Gewinnen wird das Projekt nicht nur beherrschbar, sondern motivierend – weil greifbare Ergebnisse entstehen, die das Vertrauen stärken.

SAP-Projektplanung mit professionellen Tools

Viele SAP-Projekte starten mit Excel – und landen im Chaos. Denn wer bei einer ERP-Einführung auf veraltete Planungsmethoden setzt, verliert schnell den Überblick: Abhängigkeiten fehlen, Ressourcen sind unklar und Meilensteine verschwimmen.

Ein gutes Projekt verdient ein gutes Tool: Professionelle Planungstools wie Jira, MS Project oder Smartsheet schaffen Transparenz. Sie zeigen live, wo das Projekt steht, wer woran arbeitet und was als Nächstes ansteht. Vor allem bei parallelen Streams, vielen Beteiligten und externen Partnern ist das Gold wert.

Das spart Rückfragen, reduziert Missverständnisse – und schafft Sicherheit für alle Beteiligten. Und ganz ehrlich: Wer achtstellige Budgets in die Hand nimmt, sollte sich nicht mit einem Flickenteppich aus Excel-Listen zufriedengeben.

Qualitätssicherung durch Erfahrungsträger & Partner

In komplexen SAP-Projekten lauern die größten Risiken oft im Detail: ein falsch konfiguriertes Modul, ein übersehener Prozessschritt, ein ungetesteter Sonderfall. Und genau hier zeigt sich, ob Erfahrung im Spiel ist – oder nur PowerPoint Folien.

Erfahrene Key-User oder externe Sparringspartner erkennen Schwachstellen frühzeitig – bevor daraus echte Probleme entstehen. Sie hinterfragen Annahmen, führen operative Tests durch und geben wertvolles Feedback. Oft reicht schon ein gezielter Review, um Fehler zu vermeiden, die später teuer werden.

Ein gutes SAP-Projekt läuft nicht glatt, weil alles perfekt geplant war – sondern weil rechtzeitig die richtigen Fragen gestellt wurden. Am besten von denen, die wissen, worauf es ankommt. Daher empfehlen wir, erfahrene Key-User regelmäßig ins Boot zu holen und mit qualifizierten Partnern zusammenzuarbeiten. 

„Selbst die beste SAP-Projektplanung scheitert, wenn die Mitarbeitenden nicht mitgenommen werden. Change Management ist kein Anhängsel – es ist ein entscheidende Erfolgsfaktor!“

Mitarbeitende bei der SAP-Einführung einbinden

Ein SAP-System wird nicht für das Projektteam entwickelt – sondern für die Menschen im Unternehmen. Umso wichtiger ist es, die Fachabteilungen frühzeitig einzubinden.    

Aus der Praxis wissen wir: Wer die Mitarbeitenden nicht mitnimmt, riskiert Ablehnung, Fehler und Verzögerungen. Und wer erst zum Go-Live testet oder Schulungen durchführt, kommt zu spät. Beim Chance Management gilt es auf bewährte Prozesse zu setzen:

• Transparente Kommunikation über Veränderungen, Ziele und Nutzen
• Rechtzeitige Schulungen mit Praxisbezug, abgestimmt auf die Abteilung
• Klar definierte Abnahmeprozesse mit Feedback & Korrekturschleifen
• Testen der Abläufe im echten Umfeld– mit realen Daten & Szenarien
• Anlaufstellen und Support für Fragen und Unsicherheiten bereitstellen

So entsteht Vertrauen, Sicherheit und echte Akzeptanz – drei wichtige Nenner für ein erfolgreiches Change Management.

SAP-Projekte sind eine unternehmensweite Transformation

Am Anfang dieses Artikels haben wir uns die Frage gestellt, was erfolgreiche Unternehmen bei der Implementierung von SAP anders machen. Die acht Erfolgskriterien zeigen: Wer klar und vorausschauend plant, ein erfahrenes Projektleitungsteam effektiv strukturiert und die Menschen wirklich mitnimmt, hat beste Chancen auf ein erfolgreiches SAP-Projekt.

Welchen Unterschied bereits einer dieser Erfolgsfaktoren machen kann, zeigen wir hautnah an einem Fall Beispiel, welches bereits Teil unseres Erfahrungsberichts aus dem ersten Blog dieser Reihe war.

Rückblick auf ein gescheitertes SAP-Projekt

Was wäre gewesen, wenn …?

Die SAP-Einführung des mittelständischen Maschinenbauunternehmen wurde fünf Jahre lang vorbereitet – und trotzdem kam es zu Stillständen, Verzögerungen und hohen Verlusten. Nicht allein die Technik hatte bei der Implementierung versagt, sondern vor allem die menschliche Umsetzung:

• Es gab keine zentrale Projektinstanz, die Fachbereiche, Technik und Organisation wirklich zusammengeführt hat.
• Die Beratung blieb auf Distanz, statt sich in der Werkshalle ein Bild von den Prozessen zu machen.
• Und die Mitarbeitenden wurden nicht mitgenommen – viele standen am ersten Tag ratlos vor dem System, ohne umfassende Schulung oder Ansprechpartner.

Was hätte bei dem SAP-Projekt anders laufen sollen?  

Schon eine einzige Maßnahme wie das rechtzeitige Einbinden der Fachkräfte, hätte das Blatt wenden können. Denn eine umfassende Implementierung in das neue System sowie den damit verbundenen Aufgaben, hätte die Verzögerungen auf dem Shopfloor um ungefähr 60% gesenkt. Zudem wäre für die Mitarbeitenden auf dem Shopfloor ein greifbares Projektteam essenziell gewesen, dass die Menschen vor Ort versteht und direkt auf Probleme eingehen kann.

Aus Fehlern lässt sich lernen

Das SAP-Projekt aus unserem Erfahrungsbericht liegt in der Vergangenheit und kann nicht mehr geändert werden. Doch gerade deshalb lohnt sich der Blick zurück. Denn was damals gefehlt hat, lässt sich heute gezielt anders machen.

Die open next GmbH hat bereits zahlreiche mittelständischen Unternehmen sicher durch ihre SAP-Stürme navigiert. Wir kennen nicht nur die typischen Fehler und Stolperfallen, sondern auch erprobte Strategien zur effizienten Lösung.

Wenn das schon gut für dich klingt, dann lies gerne weiter. Denn viel wichtiger als die Problemlösung ist uns die Problemvermeidung. Ob MVP, Datenmigration oder Change Management –  mit unseren effektiven Methoden zur Realisierung sorgen wir dafür, dass Herausforderungen erst gar nicht entstehen.

Wenn du dir Struktur, Effizienz und Reibungslosigkeit für dein SAP-Projekt wünscht, dann sind wir der richtige Partner für dich. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass bei deiner SAP-Einführung erst gar kein Sturm aufzieht.