Qualitätsmanagement

Qualitätsmanagement umfasst alle Maßnahmen, mit denen ein Unternehmen die Qualität seiner Produkte, Leistungen und Prozesse sicherstellt und weiterentwickelt. Vor allem in Fertigung, Lager und Logistik reicht es nicht aus, erst das fertige Produkt zu prüfen. Fehler können schon bei Stammdaten, Materialien, Arbeitsabläufen oder Übergaben entstehen und sich durch die gesamte Wertschöpfung ziehen.

Ein wirksames Qualitätsmanagement legt deshalb fest, welche Anforderungen gelten, wer wofür verantwortlich ist und wie mit Abweichungen umgegangen wird. So lassen sich Ausschuss, Nacharbeit und Reklamationen reduzieren. Digitale Systeme unterstützen dabei, Qualitätsinformationen dort bereitzustellen, wo sie benötigt werden, vom Einkauf über die Fertigung bis zu Versand und Service.

Was ist Qualitätsmanagement?

Definition und Ziel

Qualitätsmanagement, häufig als QM abgekürzt, beschreibt die systematische Planung, Sicherung und Verbesserung von Qualität. Dabei geht es nicht nur um das Ergebnis eines Prozesses. Auch Arbeitsabläufe, Prüfmittel, Qualifikationen und Daten müssen dazu beitragen, dass die festgelegten Anforderungen zuverlässig erfüllt werden.

Qualität bedeutet nicht automatisch, ein möglichst aufwendiges oder hochwertiges Produkt herzustellen. Entscheidend ist, ob ein Produkt, eine Leistung oder ein Prozess die vereinbarten Anforderungen erfüllt. Dafür muss geklärt sein, welche Merkmale relevant sind, wie sie geprüft werden und was bei einer Abweichung geschieht.

Abgrenzung zu Qualitätssicherung und Qualitätskontrolle

Die Begriffe Qualitätsmanagement, Qualitätssicherung und Qualitätskontrolle werden im Alltag oft gleich verwendet. Sie beschreiben jedoch unterschiedliche Ebenen:

Die Qualitätskontrolle zeigt, ob ein Ergebnis den Vorgaben entspricht. Die Qualitätssicherung setzt früher an und soll Fehler vermeiden. Das Qualitätsmanagement führt beide Ansätze in einem übergreifenden System zusammen.

Qualitätsmanagementsystem und ISO 9001

Ein Qualitätsmanagementsystem, kurz QMS, beschreibt, wie ein Unternehmen Qualität organisiert. Es umfasst unter anderem Prozesse, Zuständigkeiten, Qualitätsziele, Dokumentationen und Verfahren zur Verbesserung. Die ISO 9001 stellt dafür international anerkannte Anforderungen bereit. Zu ihren Grundgedanken gehören Kundenorientierung, ein prozessorientiertes Vorgehen, datenbasierte Entscheidungen und kontinuierliche Verbesserung.

Eine Zertifizierung kann von Kunden oder innerhalb einer Branche gefordert sein. Sie ist jedoch keine Garantie für funktionierende Abläufe. Entscheidend ist, ob die festgelegten Regeln im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt werden.

Aufgaben und Bausteine des Qualitätsmanagements

Qualitätsziele und Anforderungen festlegen

Qualität lässt sich nur steuern, wenn Anforderungen eindeutig beschrieben sind. Je nach Prozess können das Maßtoleranzen, Lieferzeiten, Fehlerquoten, Temperaturbereiche oder Vorgaben zur Dokumentation sein.

Daraus werden messbare Qualitätsziele abgeleitet, zum Beispiel:

• Ausschuss in einer Produktgruppe senken
• wiederkehrende Reklamationen reduzieren
• Bearbeitungszeiten für Abweichungen verkürzen
• Lieferanten nach einheitlichen Kriterien bewerten
• Qualitätsprüfungen termingerecht abschließen

Damit solche Ziele Orientierung geben, benötigen sie eine Kennzahl, einen Zeitraum und eine verantwortliche Person oder Rolle.

Prozesse planen, prüfen und dokumentieren

Qualitätsmanagement begleitet den Ablauf von der Anforderung bis zur Auslieferung. Prüfungen werden passend zum Risiko und zum jeweiligen Prozess geplant. In der Fertigung können das Wareneingangs-, Zwischen- und Endprüfungen sein. Im Lager stehen etwa Bestandsgenauigkeit, Kennzeichnung oder Lagerbedingungen im Mittelpunkt.

Zu den typischen Aufgaben gehören:

• Prüfkriterien, Prüfpläne und Freigaben festlegen
• Arbeitsanweisungen aktuell halten
• Prüfergebnisse und Abweichungen erfassen
• Fehlerursachen untersuchen
• Korrekturmaßnahmen steuern und ihre Wirkung prüfen
• Lieferanten und externe Leistungen bewerten

Die Dokumentation sollte Mitarbeitenden schnell zeigen, welche Vorgabe aktuell gilt. Zugleich müssen Freigaben und Entscheidungen nachvollziehbar bleiben. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem kann Versionen, Zugriffsrechte und Freigabeprozesse geordnet abbilden.

Abweichungen bearbeiten und Ursachen beseitigen

Wird eine Anforderung nicht erfüllt, muss zuerst geklärt werden, welche Produkte, Aufträge oder Prozessschritte betroffen sind. Nach der Absicherung des aktuellen Falls folgt die Ursachenanalyse. Nur das fehlerhafte Teil auszusortieren, verhindert keine Wiederholung.

Wie wichtig ein durchgängiger Informationsfluss ist, zeigt sich beispielsweise im Wareneingang: Wird eine Charge nach der Prüfung gesperrt, müssen Einkauf, Lager und Fertigungsplanung erkennen können, welche Bestände und Aufträge betroffen sind. Stehen diese Angaben in getrennten Tabellen oder Papierformularen, beginnt häufig eine aufwendige Abstimmung zwischen den Bereichen. Ein zentral verfügbarer Prüfstatus schafft hier deutlich schneller Klarheit.

Ein klarer Abweichungsprozess beantwortet fünf Fragen: Was ist passiert? Welche Auswirkungen hat die Abweichung? Wie wird der aktuelle Fall abgesichert? Was ist die Ursache? Wie lässt sich eine Wiederholung verhindern? Anschließend wird geprüft, ob die umgesetzte Maßnahme tatsächlich wirkt.

Qualitätsmanagement in Fertigung, Lager und Logistik

Qualität in der Fertigung

In der Fertigung hängt Qualität von vielen Faktoren ab. Aktuelle Zeichnungen, freigegebene Materialien, passende Maschinenparameter und eindeutige Arbeitsfolgen gehören ebenso dazu wie Prüfungen während der Bearbeitung. Schon eine veraltete Information kann dazu führen, dass ein sorgfältig gefertigtes Teil nicht den Anforderungen entspricht.

Werden Auftrag, Material, Arbeitsgang und Prüfergebnis miteinander verbunden, lassen sich Abweichungen einem Produktionsschritt oder einer Charge zuordnen. Das erleichtert die Ursachenanalyse und hilft, Sperrungen oder Rückrufe auf die tatsächlich betroffenen Bestände zu begrenzen.

Qualität im Lager und in der Logistik

Auch nach der Fertigung bleibt Qualität relevant. Waren müssen in der richtigen Menge, im vorgesehenen Zustand und zum vereinbarten Zeitpunkt am richtigen Ort verfügbar sein. Fehlerhafte Kennzeichnungen, ungeeignete Lagerbedingungen oder Verwechslungen können ein einwandfreies Produkt unbrauchbar machen.

Qualitätsinformationen werden somit nicht nur in der Qualitätsabteilung benötigt. Einkauf, Fertigung, Lager, Logistik, Vertrieb und Service greifen an unterschiedlichen Stellen darauf zu.

Rückverfolgbarkeit und Lieferantenqualität

Bei chargen- oder seriennummerngeführten Produkten muss nachvollziehbar sein, welches Material in welchem Auftrag verarbeitet und an welchen Kunden geliefert wurde. Eine verlässliche Rückverfolgbarkeit hilft, betroffene Bestände gezielt zu sperren. Voraussetzung dafür sind korrekte Stammdaten und lückenlose Buchungen.

Qualität beginnt außerdem häufig beim Lieferanten. Klare Spezifikationen, risikogerechte Wareneingangsprüfungen und regelmäßige Bewertungen schaffen Transparenz über Lieferqualität und Termintreue. Ein sicherheitskritisches Bauteil benötigt dabei andere Kontrollen als ein unkritisches Verbrauchsmaterial.

Qualitätsmanagement systematisch einführen und verbessern

Ausgangslage und relevante Prozesse analysieren

Am Anfang steht die Frage, wo Qualitätsprobleme entstehen und wie heute damit umgegangen wird. Eine Prozessanalyse betrachtet Abläufe, Schnittstellen, Zuständigkeiten und die eingesetzten Systeme. Reklamationen, Ausschussdaten und Prüfprotokolle liefern zusätzliche Hinweise.

Nicht alle Prozesse müssen gleichzeitig neu gestaltet werden. Häufig ist es sinnvoll, zunächst fehleranfällige, kundenrelevante oder wirtschaftlich bedeutende Abläufe zu priorisieren.

Verantwortlichkeiten und Standards verankern

Qualität betrifft viele Bereiche, braucht aber eindeutige Zuständigkeiten. Es muss bekannt sein, wer Anforderungen freigibt, Prüfungen durchführt, Abweichungen bewertet und Maßnahmen nachverfolgt. Mitarbeitende müssen außerdem wissen, wann Material zu sperren oder die Fertigung zu stoppen ist und wer darüber entscheidet.

Standards sollten im Arbeitsalltag leicht auffindbar und verständlich sein. Zu viele Formulare und Freigaben fördern Umgehungslösungen. Fehlen verbindliche Vorgaben, hängen Ergebnisse dagegen zu stark von einzelnen Personen ab.

Kennzahlen nutzen und kontinuierlich verbessern

Kennzahlen machen Entwicklungen sichtbar, erklären aber noch keine Ursachen. Eine steigende Reklamationsquote zeigt Handlungsbedarf. Warum Fehler entstehen, lässt sich erst durch die Verbindung mit Informationen aus den betroffenen Prozessen beurteilen.

Geeignete Kennzahlen sind zum Beispiel:

• Ausschuss- und Nacharbeitsquote
• Anzahl und Art der Reklamationen
• Fehlerkosten
• Anteil fehlerfreier Produkte ohne Nacharbeit
• Lieferantenfehlerquote
• Durchlaufzeit von Abweichungen
• Anteil fristgerecht abgeschlossener Maßnahmen

Für die laufende Verbesserung eignet sich der PDCA-Zyklus. Maßnahmen werden geplant, umgesetzt, auf ihre Wirkung geprüft und anschließend angepasst oder als neuer Standard verankert. So entsteht ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess.

Qualitätsmanagement in der Digitalisierung

Qualitätsdaten in ERP-System und Fachlösungen verbinden

In vielen Unternehmen liegen Qualitätsdaten verteilt in Tabellen, Papierformularen, E-Mails und verschiedenen Anwendungen. Das erschwert Auswertungen und führt zu doppelter Erfassung. Ein integriertes Qualitätsmanagement verbindet Prüfdaten mit den zugehörigen Stamm- und Bewegungsdaten.

Ein ERP-System kann beispielsweise Prüflose aus Bestellungen oder Produktionsaufträgen erzeugen, Bestände anhand des Prüfstatus steuern und Qualitätsmeldungen einem Lieferanten, Material oder Auftrag zuordnen. Je nach Bedarf kommen QMS-, MES-, CAQ-, Labor- oder Dokumentenmanagementlösungen hinzu. Wichtig ist, dass Prozesse und Datenflüsse über die Systemgrenzen hinweg zusammenpassen.

Automatisierung sinnvoll einsetzen

Digitale Prüfpläne, mobile Erfassung und automatische Plausibilitätsprüfungen verringern Übertragungsfehler und beschleunigen Rückmeldungen. Messwerte können direkt von Maschinen oder Prüfmitteln übernommen werden. Bei Grenzwertverletzungen lassen sich Meldungen, Sperren oder Freigabeprozesse auslösen.

Die Grundlage dafür sind eindeutige Regeln und verlässliche Daten. Werden uneinheitliche Abläufe lediglich digital abgebildet, verlagern sich bestehende Probleme in das neue System. Vor der technischen Umsetzung sollten deshalb Soll-Prozesse, Rollen und relevante Ausnahmen geklärt sein.

Voraussetzungen für digitales Qualitätsmanagement

Damit digitale Lösungen im Alltag funktionieren, müssen Fachbereiche, Qualitätsmanagement und IT gemeinsam an den Anforderungen arbeiten. Besonders wichtig sind:

• einheitliche Qualitätsbegriffe und Fehlerkataloge
• gepflegte Material-, Lieferanten- und Prüfmerkmale
• klar definierte Schnittstellen
• nachvollziehbare Rollen und Berechtigungen
• eine einfache Datenerfassung am Ort des Geschehens
• regelmäßige Auswertungen für die beteiligten Fachbereiche

Auf dieser Grundlage wird Qualitätsmanagement zu einem festen Bestandteil digitaler Prozesse. Abweichungen werden früher sichtbar, Maßnahmen lassen sich gezielt verfolgen und Qualitätsinformationen stehen bereichsübergreifend zur Verfügung.