Wechsel des ERP-Systems für ein Unternehmen der Stahlverarbeitung

Vom Eigenbau zur zukunftssicheren ERP-Plattform

Was über Jahre gut funktioniert, ist nicht automatisch zukunftsfähig. Gerade in produzierenden Unternehmen stoßen gewachsene Systeme irgendwann an den Punkt, an dem sie Entwicklung eher begrenzen als ermöglichen. Dann wird der ERP-System Wechsel nicht nur zu einer IT-Entscheidung, sondern zur strategischen Grundlage für integrierte Prozesse, sichere Steuerung und langfristige Wettbewerbsfähigkeit.

Ausgangssituation und Zielbild

Ausgangslage

Was lange irgendwie funktioniert hat, wurde zunehmend zum Risiko für Betrieb, Steuerung und Weiterentwicklung.

Das bisherige ERP-System war über viele Jahre gewachsen. Im Tagesgeschäft funktionierte das System — allerdings nur so lange, wie das erforderliche technische Know-how verfügbar war. Genau hier entstand ein kritischer Engpass: Der Entwickler war nicht mehr verfügbar, wodurch weder eine nachhaltige Weiterentwicklung noch eine belastbare Wartung möglich war.

Gleichzeitig zeigten sich im operativen Geschäft deutliche Grenzen der bestehenden Systemlandschaft. Materialmanagement, Produktionssteuerung und Finanzbuchhaltung waren nicht durchgängig integriert. Statt konsistenter End-to-End-Prozesse prägten Übergaben, Zwischenlösungen und manuelle Abstimmungen den Alltag.

Für das Unternehmen wuchs damit nicht nur der Effizienzdruck. Als Stahlverarbeiter in einem regulierten Umfeld musste es auch steigenden Anforderungen an Chargenmanagement, Rückverfolgbarkeit, revisionssichere Dokumentation und belastbare Nachweisführung gerecht werden. Hinzu kamen zentrale Anforderungen aus der Produktion: Planaufträge, Materialausschuss und die standortübergreifende Steuerung zweier Produktionsstätten mussten deutlich präziser und transparenter abgebildet werden.

Herausforderungen

Es brauchte nicht nur ein neues System, sondern einen belastbaren Weg zur richtigen Entscheidung.

Für den Kunden war klar: Das alte System muss abgelöst werden. Gleichzeitig Dem Kunden war früh klar, dass das bestehende ERP-System abgelöst werden musste. Offen war jedoch, welche Lösung den Anforderungen tatsächlich gerecht werden würde. Es fehlte sowohl der Überblick über geeignete ERP-Systeme als auch ein strukturiertes Vorgehensmodell, um Auswahl, Bewertung und Einführung professionell aufzusetzen.

Erschwerend kam hinzu, dass im Tagesgeschäft kaum Kapazitäten vorhanden waren, um einen vollständigen und belastbaren Anforderungskatalog eigenständig auszuarbeiten. Gleichzeitig war genau das entscheidend: Nur eine lückenlose Prozess– und Anforderungsbeschreibung konnte sicherstellen, dass Anbieter vergleichbar bewertet, Risiken realistisch eingeschätzt und spätere Fehlentscheidungen vermieden werden.

Gefragt war deshalb ein ganzheitlicher Ansatz — von der strukturierten Analyse über die objektive Prozessbewertung und die Ausschreibung bis hin zur Risikobetrachtung und Vertragsgestaltung. Denn neben der Software selbst standen auch Themen wie Datenmigration, Projektengpässe, Ressourcenverfügbarkeit und Umsetzungsrisiken früh im Fokus.

Projektziele

Eine integrierte, wartbare und auditierbare ERP-Lösung für beide Produktionsstandorte musste her.

Ziel des Projekts war die Ablösung des bestehenden Eigenbau-Systems durch eine zukunftssichere Standardsoftware, die die zentralen Unternehmensbereiche in einer integrierten Plattform zusammenführt. Im Fokus standen dabei nicht nur technologische Erneuerung, sondern auch mehr Transparenz, bessere Steuerbarkeit und eine belastbare Grundlage für regulierte Prozesse.

Die neue Lösung sollte Materialwirtschaft, Produktionsplanung, Warehousemanagement, Qualitätsmanagement und Finanzbuchhaltung durchgängig verbinden, beide Produktionsstandorte zentral steuerbar machen und die Rückverfolgbarkeit von Chargen und Erzeugnissen zuverlässig sicherstellen. Gleichzeitig waren eine revisionssichere Archivierung, moderne Benutzerführung, produktionsnahe Rückmeldungen sowie eine updatefähige On-Premise-Architektur zentrale Anforderungen.

Vorgehen

Projektorganisation

Struktur im Auswahl- und Einführungsprozess verwandelt Komplexität in belastbare Entscheidungsgrundlagen.

Um die ERP-Auswahl fundiert vorzubereiten, wurde das Projekt von Beginn an methodisch und fachlich sauber aufgesetzt. In einem Initialisierungsworkshop wurden die bestehende Infrastruktur, die organisatorischen Rahmenbedingungen und die fachlichen Anforderungen entlang des Wertstroms aufgenommen. So entstand ein gemeinsames Verständnis über Ausgangslage, Zielsetzung und Projektrisiken.

Als verbindendes Element wurde anschließend eine Capability Map entwickelt, die fachliche und funktionale Anforderungen nicht isoliert, sondern entlang der tatsächlichen Wertschöpfung sichtbar machte. Dadurch entstand eine gemeinsame Sprache zwischen Fachbereichen, IT und Projektsteuerung. Aufbauend darauf wurde eine Prozesslandkarte erstellt, die als Grundlage für das Lastenheft diente und Medienbrüche, Muss-Anforderungen sowie Optimierungspotenziale systematisch sichtbar machte.

Ein zentraler Erfolgsfaktor war die enge Einbindung der Mitarbeitenden. Gemeinsam wurden reale Anwendungsfälle und kritische Abläufe in ein Präsentationsdrehbuch für die Anbieter übersetzt. So konnten ERP-Systeme nicht nur auf Basis von Funktionslisten, sondern anhand echter Produktions- und Prozessszenarien bewertet werden.

Umsetzung

Aktive Steuerung von Anforderungsdefinition über Vertragsgestaltung bis zum Go-Live.

Um eine belastbare Auswahl und eine saubere Grundlage für die Einführung zu schaffen, wurde der Prozess in klaren Schritten aufgebaut:

Auf Basis der Prozessanalyse wurden fachliche und technische Anforderungen abgeleitet, priorisiert und in einen bewertbaren Anforderungskatalog überführt. Dieser bildete die Grundlage für die strukturierte Marktansprache und ein formal gesteuertes Ausschreibungs- und Vergabeverfahren.

Die anschließenden Bieterpräsentationen wurden so vorbereitet, dass Anbieter kritische Prozesse, Fertigungslogiken und relevante Use Cases direkt im System zeigen mussten. Die Rückmeldungen der Mitarbeitenden flossen dabei ebenso in die Bewertung ein wie Aspekte wie Zielerreichung, Partnernetzwerk, Projektrisiken und Budget.

Nach der Auswahl wurde der Projektscope in ein belastbares Vertragswerk überführt. Leistungsumfang, Zuständigkeiten, Abgrenzungen und Zielbilder wurden klar geregelt, um Planungssicherheit für die Einführung zu schaffen. Im Anschluss übernahmen wir die Projektleitung und steuerten Umsetzung, Entscheidungen, Schnittstellen und Eskalationen strukturiert bis in die Realisierung.

Ergebnisse

Neues ERP-System

Die neue Lösung verbindet Produktion, Materialfluss, Qualität und Finanzwesen in einer integrierten Plattform.

Mit dem neuen ERP-System wurde eine Standardsoftware eingeführt, die die wesentlichen Anforderungen des Kunden in einer langfristig wartbaren und updatefähigen Architektur abbildet. Statt einer riskanten Eigenentwicklung steht nun eine integrierte Lösung zur Verfügung, die Materialmanagement, Produktionsplanung, Warehousemanagement, Qualitätsmanagement und Finanzbuchhaltung systemseitig verbindet.

Ergänzt wurde das ERP durch die Anbindung eines Dokumentenmanagementsystems, um buchhalterische Unterlagen revisionssicher zu archivieren und regulatorische Anforderungen zuverlässig abzubilden. Die Installation im eigenen Rechenzentrum stellt sicher, dass die Lösung den technologischen Zielvorgaben des Unternehmens entspricht und gleichzeitig durch Hersteller bzw. Partner professionell gewartet werden kann.

Erkenntnisse

Die Einführung schuf nicht nur ein neues System, sondern deutlich robustere Unternehmensprozesse.

Durch das strukturierte Vorgehen konnten die Risiken der bisherigen Lösung konsequent reduziert werden — insbesondere die Abhängigkeit von Einzelpersonen sowie die fehlende Wart- und Weiterentwicklungsfähigkeit. Gleichzeitig entstanden integrierte Prozesse über Fachabteilungen hinweg: Materialwirtschaft, Produktion, Qualität und Finanzwesen greifen heute deutlich enger ineinander.

Darüber hinaus wurden die erarbeiteten Prozessdefinitionen selbst zu einem nachhaltigen Mehrwert. Sie bilden eine belastbare Grundlage für Auditierungen, regulatorische Nachweise und die kontinuierliche Weiterentwicklung der Organisation.

Learnings

Der Projekterfolg entstand nicht durch Features allein, sondern durch Klarheit, Struktur und echte Praxisnähe.

1) Auswahlprozesse scheitern selten an Technik – sondern an Unschärfe
Ein belastbarer Anforderungskatalogmit sauberer Priorisierung verhindert spätere Scope-Diskussionen.

2) Produktionsnahe Use Cases sind der Akzeptanz-Booster
Ein Demo-Drehbuch entlang echter Fertigungsabläufe wirkt stärker als Feature-Listen.

3) Updatefähigkeit ist eine Designentscheidung
Customizing, Schnittstellen und Zusatzlösungen müssen so geplant werden, dass Releasewechselrealistisch bleiben.

4) Datenmigration ist ein eigenes Teilprojekt
Altdaten, Historie und Nachvollziehbarkeit (Aufträge/Chargen) brauchen klare Regeln: Was migrieren wir? Was archivieren wir? Was referenzieren wir?

Neue Strukturen funktionieren nur, wenn Mitarbeitende sichtbar begleitet werden.