SAP Projektorganisation: So vermeidest du Probleme und Kosten bei der S/4HANA Einführung

Warum die Projektorganisation bei SAP Implementierung so bedeutend ist

Ein SAP-Projekt zählt zu den komplexesten Projekten und IT-Vorhaben in einem Unternehmen – entsprechend hoch sind die Anforderungen an eine Projektorganisation. Besonders kritisch wird es in der Phase rund um den Go-Live: Wenn Systeme nicht wie geplant funktionieren, Prozesse unterbrochen sind oder Daten fehlen, kann das erhebliche Auswirkungen auf das Tagesgeschäft haben. Doch Chaos beim Go-Live ist kein Zufall – es ist meist die Folge unklarer Zuständigkeiten, unzureichender Planung oder mangelnder Tests. 

Eine strukturierte SAP-Projektorganisation mit klaren Rollen, einer durchdachten Projektstruktur, abgestimmter Kommunikation und Projekt-Governance ist der Schlüssel für einen reibungslosen Start in die produktive Systemnutzung.

Nicht nur die Vorbereitung zählt beim SAP Projekt

Stell dir vor, dein Unternehmen bereitet die SAP S/4HANA Einführung über fünf Jahre akribisch vor: Es gibt einen detaillierten Projektplan mit sauberer Dokumentation, ein breit aufgestelltes Projektleitungsteam inklusive erfahrener Key-User, durchdachter Module und passender Lizenzen. Auch die Testphase im Engineering läuft erfolgreich. Doch dann kommt das Go-Live und plötzlich herrscht Chaos auf dem Shopfloor: Aufträge werden falsch zugeordnet, Fertigungsteile fehlen, Fehlermeldungen häufen sich und die Produktion steht still. Überforderung, Verzögerungen und Millionenverluste folgen. 

Klingt nach einem schlechten ERP-Film? Ist aber bittere Realität. Unser Erfahrungsbericht mit dem Maschinenbauingenieur Sebastian Steinweg  zeigt, wie ein SAP Projekt trotz intensiver Vorbereitung beim Endspurt ins Stocken gerät. Bei dieser SAP Implementierung wurden sowohl Probleme beim Change Management als auch in einzelnen SAP-Systemen nicht praxisnah antizipiert. Und das ist kein Einzelfall: Laut Bitkom e.V. hat jedes zweite Unternehmen Schwierigkeiten bei der Digitalisierung. 

In diesem Artikel verraten wir, wie dein Unternehmen genau das bei der SAP Einführung verhindert. Denn mit typischen Risikofeldern, Frühindikatoren und konkreten Maßnahmen lassen sich Schwierigkeiten vermeiden, bevor sie für Stillstand sorgen.

Typische SAP Probleme bei der Einführung von S/4HANA

Obwohl die Einführung von SAP schnelle Prozesse, einheitliche Daten und effiziente Arbeitsabläufe verspricht, birgt sie auch erhebliche Risiken. Viele davon sind nicht nur auf technische Komplikationen, sondern auf organisatorische Schwächen zurückzuführen.

Doch wer die Risiken der SAP Implementierung kennt, kann Herausforderungen antizipieren und dadurch Zeit, Nerven und Folgekosten sparen. Zu den häufigsten Problemquellen bei der SAP Migration zählen:

• Fehlendes Change Management: Mitarbeitende werden nicht frühzeitig einbezogen und sind mit dem neuen ERP-System überfordert. Oft sind falsches Bedienen, Fehlermeldungen, Verzögerungen und Ablehnung die Folge. Besonders gefährlich ist das in operativen Bereichen wie Lager oder Produktion, wo SAP-Prozesse direkt in den Arbeitsablauf eingreifen.
  
• Unklare Dokumentation: Wenn Entscheidungen, Anpassungen oder Verantwortlichkeiten nicht sauber dokumentiert sind, wird es im Ernstfall schnell unübersichtlich. Besonders kritisch ist das, wenn Probleme erst nach dem Start des neuen SAP-Systems auftreten – denn dann beginnt die mühsame Fehlersuche in alten Tickets, Mails und Protokollen, während das Tagesgeschäft schon unter Druck steht.
  
• Technische Probleme: Schwierigkeiten mit dem Customizing, fehlende Schnittstellenlogik oder unzureichende Performance gehören zu den klassischen technischen Risiken. Besonders gefährlich: Diese Herausforderungen bleiben oft bis zur Inbetriebnahme unentdeckt, weil sie erst unter realer Last oder im Zusammenspiel mit Drittsystemen sichtbar werden – dann aber das ganze System blockieren können.
  
• Probleme mit Altdaten: Schlechte Datenqualität oder ungeprüfte Migration führen zu doppelten oder falschen Buchungen. Diese  Fehler schleichen sich oft erst nach dem Produktivstart ein – wenn die Daten wirklich genutzt werden und mehrere Systeme gleichzeitig auf die SAP-Daten zugreifen.
  
• Scope Creep: Der Projektumfang wächst während der Realisierung unkontrolliert, weil neue Anforderungen nicht antizipiert wurden und nun nebenbei integriert werden müssen – ohne technische Vorbereitung, klare Budgetierung oder Prüfung der Ressourcen.
  
• Unzureichendes Risikobudget: Viele Unternehmen planen SAP-Projekte ohne ausreichend Puffer für unvorhergesehene Entwicklungen. Doch Systemabbrüche, Verzögerungen bei Schnittstellen oder zusätzliche Schulungsbedarfe lassen sich selten vorhersagen. Wer dann keinen Spielraum mehr hat, muss im laufenden Projekt kürzen und riskiert weitere Fehler.

Egal, um welche Branche oder Abteilung es sich handelt, diese Risiken gibt es bei allen SAP S/4HANA Transformationen. Der Unterschied zwischen Erfolg und Chaos wird erst beim Go-Live bestimmt. Mit der richtigen Projektorganisation und einem sicheren Risikomanagement sorgst du für eine reibungslose SAP Einführung – und schläfst die Nacht vor dem Go-Live beruhigt durch.

SAP Projektorganisation aufstellen: 6 Erfolgsfaktoren für mittelständische Unternehmen

Ein professionelles Projektmanagement ist kein einmalig erstelltes PDF, das dann im Projektordner verstaubt. Es ist eine gelebte Struktur, die sich durch alle Phasen des SAP Projekts zieht – vom Kick-off bis zum Go-Live und darüber hinaus. Wer die SAP Migration richtig absichern will, braucht mehr als nur ein Bauchgefühl. Die folgenden Elemente und Tools sind für die SAP-Projektorganisation essenziell:

Die sechs wichtigsten Faktoren für eine reibungslose SAP Projektorganisation

Projekt-Governance etablieren: Wer entscheidet was, wann und mit wem? Entscheidungsstrukturen und Kommunikationswege müssen vor der Integration von SAP definiert und umgesetzt werden. Regelmäßige Absprachen und Dokumentation verhindern Chaos.*	Frühzeitige Risikoanalyse: Noch bevor die erste Zeile Code geschrieben wird, sollte eine strukturierte IST- und SOLL-Analyse erfolgen. Im besten Fall auf Basis von Prozesslandkarten, Interviews mit Abteilungen und Stammdaten. Nur so lassen sich spätere Schwachstellen erkennen.	Risikoplan- und budget:  Gute Projektleiter planen nicht nur Zeit und Kosten – sondern auch das Unerwartete. Ein klarer Risikoplan mit antizipierten Problemen und deren Folgen, geeigneten Maßnahmen, klare Eskalationspfade sowie einem finanziellen Puffer ist essenziell.
Cleveres Testmanagement: Ein fehlender oder schlecht geplanter User Acceptance Test (UAT) gehört zu den Hauptursachen für Go-Live-Pannen. Nur wer Status-Reviews einplant und regelmäßig testet, erkennt Schwachstellen frühzeitig – bevor sie die Produktion lahmlegen.	Professionelle Tools nutzen: Ein professionelles Projektmanagement braucht Werkzeuge zur Überwachung  – sei es ein Risk Register in Excel, ein Ampelsystem in Jira oder Meilensteine in MS Project. Wichtig ist nicht das Tool, sondern die konsequente Anwendung.	Wirkames Change Management:    Der beste Plan bringt wenig, wenn die Anwender nicht mitziehen. Fachkräfte müssen abgeholt, Prozesse erklärt und Ängste ernst genommen werden. Nur dann entsteht echte Akzeptanz – und kein Widerstand oder Fehler.

*(Tiefer einsteigen: Die ideale SAP-Projektleitung: Rollen, Aufgaben und Verantwortungen im Überblick)

Doch auch während der SAP S/4HANA Transformation gibt es Frühindikatoren, die auf mögliche Probleme hinweisen. Lies gerne weiter, wenn du wissen möchtest, wie du ein kippendes Schiff erkennst – und einschreiten kannst, bevor es sinkt.

Mit Frühindikatoren eine instabile Projektorganisation erkennen

Diese Indikatoren frühzeitig zu erkennen und aktiv gegenzusteuern, ist oft der Unterschied zwischen einem kontrollierten Endspurt und einem chaotischen Marathon bei der Migration.

Unser Fazit zum SAP Projektmanagement

SAP-Projekte scheitern nicht an IT oder Technik, sondern an fehlender Weitsicht:

Viele Unternehmen investieren Millionen in Software, Lizenzen und Beratung – aber vergessen dabei das Fundament: eine strukturierte, praxistaugliche Projektorganisation. Dabei macht genau sie den Unterschied zwischen Projektstress und Projekterfolg.

Denn: Wer Risiken nicht plant, muss sie nach der Integration verwalten. Und das wird teuer.

Mit einer durchdachten SAP Strategie, klaren Verantwortlichkeiten und einem kontinuierlichen Blick auf Frühindikatoren kannst du dein Projekt vorausschauend absichern – und dafür sorgen, dass das Go-Live kein Bauchklatscher, sondern ein echter Meilenstein für dein Unternehmen wird.

So können wir dich bei deiner SAP Projektorganisation unterstützen:

In einem kostenfreien Beratungsgespräch prüfen wir deine aktuelle Projektstruktur, identifizieren blinde Flecken und zeigen dir, wie du dein Projektmanagement mit bewährten Methoden konkret verbessern kannst. Gemeinsam sorgen wir so für ein reibungsloses SAP Projekt – ganz ohne ständige Unsicherheiten, Widerstand im Team, plötzliche Mehrkosten oder eine verlängerte Projektdauer.

Starke Projektorganisation dank starker Projektleitung

In unserem nächsten Blogbeitrag erfährst du, wie du ein leistungsstarkes SAP Projektteam aufstellt, das deine S/4HANA Implementierung erfolgreich managt.

Hier weiterlesen: So stellst du das ideale SAP-Team auf!

Zusammenfassung

Im Überblick: 6 Erfolgsfaktoren für das SAP Projektmanagement

Wie kann ich Fehler, Kosten und Verzögerungen bei der Einführung von SAP vermeiden? 6 Best Practices für ein erfolgreiches SAP Projektmanagement:

1. Verantwortlichkeiten klären:

Eindeutige Rollen, Entscheidungswege und dokumentierte Eskalationspfade machen Projekte handlungsfähig – gerade bei Herausforderungen oder Fehlern.

2. Frühzeitige Risikoanalyse:

Schon vor Projektstart sollten Schwachstellen erkannt und dokumentiert werden – z. B. über Interviews, Prozesslandkarten oder einen fundierten Ist-Soll-Vergleich.

3. Risikoplan & Risikobudget erstellen:

Ein durchdachter Risikoplan inklusive möglicher Störungen, Verzögerungen, Auswirkungen und finanziellen Puffern schützt vor bösen Überraschungen.

4. Cleveres Testmanagement einführen:

Nur wer SAP S/4HANA realitätsnah testet (z. B. mit UAT), entdeckt Fehler rechtzeitig – und verhindert Systemabbrüche nach dem Go-Live.

5. Professionelle Tools nutzen:

Jira, MS Project oder vergleichbare Enterprise Lösungen – wer Programme konsequent einsetzt, behält Risiken, Zuständigkeiten und Fortschritte im Blick.

6. Wirksames Change Management umsetzen:

Fachbereiche frühzeitig einbinden, Ängste ernst nehmen und Akzeptanz schaffen – so wird das neue System wirklich angenommen.