SAP Projektleitung: So stellst du das ideale ERP-Team auf

Es ist kein Geheimnis, dass ein erfolgreiches Projekt ein erfolgreiches Projektmanagement braucht. Gerade bei komplexen Projekten wie die Einführung eines neuen ERP-Systems macht ein souveränes Projektleitungsteam den Unterschied – und zwar zwischen Ordnung und Chaos, Gelassenheit und Schweißausbrüchen sowie Budgettreue und explodierenden Kosten. Denn wenn das Team gut aufgestellt ist, läuft nicht nur das Projekt rund, auch die Mitarbeitenden ziehen mit, Entscheidungen fallen leichter und der Go-Live wird zum Meilenstein und nicht zum Albtraum.

In diesem Artikel erklären wir, wie du genau das für dich und dein Unternehmen erreichen kannst.

Die Folgen eines schlechten SAP-Projektmanagements

Die gute Nachricht ist, dass die meisten SAP-Projekte nicht an der Technik scheitern. Die schlechte Nachricht: Sie scheitern oft am Team – an unklaren Rollen, langwierigen Entscheidungen, mangelnder Dokumentation und einem fehlenden Change Management. 

Genau das hat auch unser Erfahrungsbericht mit dem Maschinenbauingenieur Sebastian Steinweg gezeigt: Viele Unternehmen sparen bei ihrer SAP-Einführung am Menschen, weil das Projekt nebenbei laufen soll. Ein fataler Fehler, denn das vermeintliche Sparen endet meistens mit einer längeren Projektdauer und höheren Kosten.

 Die Folgen überforderter SAP-Projektmanager zeichnen ein klares Bild:

• Die Planung weist von Anfang an Lücken und Herausforderungen auf.
• Entscheidungen werden langsam, doppelt oder gar nicht getroffen.
• Verantwortlichkeiten sind unklar und Aufgaben bleiben liegen.
• Da Mitarbeitende nicht informiert werden, häufen sich Fehler.
•  Risiken werden zu spät erkannt und führen zu Verzögerungen.

Wir sehen: Gerade in der Anfangsphase sind klare Führung und ein funktionierendes Team entscheidend. Denn wenn hier Fehler gemacht werden, zahlt das Unternehmen später drauf – mit viel Zeit, hohen Summen und einem langsamen Akzeptanzverlust.

Ziel dieses Artikels ist es jedoch nicht, nur rote Zahlen an die Wand zu malen. Mit einer gut aufgestellten SAP-Projektleitung kannst du die genannten Probleme entspannt umschiffen. Wir zeigen in diesem Artikel, welche Rollen benötigt werden, wer das Steuer in der Hand haben sollte und wie du ein Team aufstellst, das gemeinsam in eine Richtung rudert – statt im Kreis.

Was macht ein gutes SAP-Projektmanagement aus?

Ein starkes Projektleitungsteam plant nicht nur Termine und verteilt Aufgaben. Es sorgt vor allem dafür,  dass Entscheidungen zielgerichtet getroffen, Probleme frühzeitig erkannt und Mitarbeitende professionell begleitet werden. Denn Projektmanagement bedeutet Führung und nicht nur Verwaltung.

Dafür ist es wichtig, dass die Projektleitung über ausreichend Erfahrung verfügt – sowohl im Bereich IT und ERP als auch im Management. Externe SAP-Berater sollten hier gezielt eingebunden werden, um die internen Kapazitäten mit langjähriger Erfahrung in ERP zu stärken, blinde Flecken zu vermeiden und wertvolle Lösungsansätze einzubringen.

Zudem ist es essentiell, dass die Projektleitung nicht jede einzelne Entscheidung mit der Geschäftsführung abstimmen muss. Denn sonst ist die Projektleitung wie ein Schiedsrichter ohne Pfeife und Abstimmungen dauern ewig.

Ein gewinnbringendes SAP Projektmanagement bedeutet: (hier ggf. grafisch/blau hinterlegen)

• Die Mitarbeitenden des Teams sind für diese Rolle freigestellt und haben den vollen Fokus auf das Projekt und einen reibungslosen Ablauf. 
• Die SAP-Projektleitung ist verbindlich legitimiert – durch die Geschäftsführung.
• Erwartungen an Ziele, Zeitplan und Ressourcen sind realistisch – und werden aktiv geprüft.
• Entscheidungsprozesse sind klar definiert: Wer entscheidet was, wann und mit wem?
• Die Rollen und Verantwortungen innerhalb des Teams sind klar verteilt, sodass keine Lücken entstehen.
• Die Projektdokumentation ist sauber und aktuell, damit alle den Überblick behalten.

Kurz gesagt: Wer sein Projektteam klar aufstellt und befähigt, legt das richtige Fundament für eine erfolgreiche SAP-Einführung.

Die wichtigsten Rollen im SAP-Projektmanagement

Eine SAP-Projektleitung ist wie eine Mannschaft auf dem Spielfeld: Jeder hat eine Position mit einer bestimmten Aufgabe. Wie auf dem Fußballplatz entscheiden nicht nur die Fähigkeiten der einzelnen Spieler, sondern auch Aufstellung, Zusammenspiel und Kommunikation über den Erfolg.

Die folgenden Rollen sind für ein starkes SAP-Projektteam entscheidend:

1. Der interne SAP Projektleiter hat das Steuer in der Hand

Sie verantwortet die Koordination, Priorisierung und Kommunikation – nach innen sowie nach außen. Eine gute Projektleitung kennt die internen Prozesse, überblickt die Phasen und einzelnen Stationen des SAP Projekts, hat den nötigen Rückhalt der Geschäftsführung und sorgt dafür, dass aus Planungen echte Entscheidungen werden.

2. Externe SAP Berater bringen Erfahrung, die sich auszahlt

Gerade im Mittelstand fehlt manchmal das spezifische Know-How für ERP-Systeme. Externe Berater wie open next bringen genau das mit, was Unternehmen brauchen, um Mehrkosten zu vermeiden: Erfahrung aus dutzenden SAP Projekten, einen Überblick über die entscheidenden Projektphasen sowie bewährte Verfahren zur Realisierung von SAP. Dank ihrer Vogelperspektive auf die gesamten Prozessabläufe erkennen sie Risiken früh und sorgen dafür, dass das Projekt auf Kurs bleibt.

3. Teilprojektleitungen als Spezialisten für Prozesse & Module

Ob Finanzen, Logistik oder Produktion: Teilprojektleiter kennen die Prozesse ihres Bereiches und ihre Mitarbeiter. Sie sprechen die Sprache der Fachabteilungen und sorgen dafür, dass bereichsspezifische Anforderungen klar kommuniziert und umgesetzt werden.

4. SAP Key-User sind der Dreh- und Angelpunkt im Alltag

Die Hauptanwender aus den Fachabteilungen übernehmen während der SAP Einführung eine zentrale Brückenfunktion zwischen der SAP Projektleitung und den Fachkräften. Sie kennen die Prozesse der jeweiligen Abteilung im Detail und bringen wertvolle Erfahrungen in die Entscheidungsfindung ein. Vor dem Go-Live testen sie die neuen SAP-Abläufe, geben wertvolles Feedback an die Projektleitung und helfen so dabei, Fehler rechtzeitig zu erkennen und Prozesse zu optimieren. Oft schulen sie sogar ihre Kollegen.

5. IT-Experten sind die Architekten des SAP-Projekts

Auch wenn man sie im Projektalltag selten auf der Bühne sieht, sind sie unerlässlich. Systemverantwortliche kümmern sich um die technische Basis – von der Systemarchitektur über Berechtigungen bis hin zur Integration von Drittsystemen wie BI, CRM oder MES.

Sie entscheiden, ob SAP in der Cloud oder On-Premises betrieben wird, ob die Systemlandschaft stabil läuft und ob Sicherheitsanforderungen erfüllt sind. Eine enge Abstimmung mit der Projektleitung ist dabei essentiell – sonst gibt es technische Hürden, die erst viel zu spät auffallen.

Unser Rat: Die IT frühzeitig einbinden, um kostspielige Überraschungen bei der Datenmigration, Schnittstellen und Systemverfügbarkeit zu vermeiden.

6. Change-Manager für eine reibungslose SAP Einbindung der Fachkräfte

SAP verändert nicht nur Software – sondern auch die Arbeitsweisen der Menschen im Unternehmen. Rollen, Prozesse und Routinen wandeln sich. Damit das nicht zu Verunsicherung, Widerstand oder Demotivation führt, braucht es jemanden, der diesen Wandel begleitet.

Ob interner Change-Manager oder externe Unterstützung: Wichtig ist, dass ausreichend kommuniziert und geschult wird. Denn je klarer die Mitarbeitenden verstehen, warum und wie sich etwas verändert, desto eher wird aus einem IT-Projekt ein Unternehmenserfolg.

Doch wie viele Leute braucht eine gute SAP-Projektleitung wirklich?

Die ideale Teamgröße hängt stark von deinem Unternehmen ab. Wer 80 Mitarbeitende hat, braucht ein anderes SAP Projektmanagement als ein internationaler Mittelständler mit fünf Standorten. Auch die Nutzung von digitalen Lösungen, wie dem SAP Solution Manager 7.2, beeinflussen die nötige Menschenstärke des SAP Projekts.

Für ein typisches SAP S/4HANA-Projekt im Mittelstand gilt jedoch: Rund 5 – 8 feste Rollen sollten klar benannt und teilweise oder vollständig freigestellt sein. Dazu kommen externe Berater, die mit Fachwissen und SAP-Erfahrung unterstützen – zum Beispiel bei der Prozessanalyse, der Dokumentation oder der Migration von Altdaten.

Ein gut aufgestelltes Team spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Es erkennt Risiken frühzeitig, entscheidet schnell, sorgt für Akzeptanz und bringt dein Projekt zuverlässig ins Ziel.

Fazit: Ein gutes SAP-Projektteam zahlt sich aus

Wer am Team spart, zahlt am Ende doppelt – mit Verzögerungen, Mehrkosten und Frust. Wer hingegen klug plant und gezielt aufstellt, gewinnt: Klare Prozesse, bessere Entscheidungen und ein SAP-Projekt, das nicht nur technisch funktioniert, sondern auch von den Menschen getragen wird. 

Unsere Erfahrung hat gezeigt: Der Erfolg eines SAP-Projektes wird maßgeblich von der Akzeptanz und dem Umgang mit den Fachkräften beeinflusst – nicht nur von der Technik. Denn Fachkräfte sind es, die letztendlich mit dem neuen SAP-System arbeiten.

Wie dein ideales SAP-Projektteam aussieht?

Das hängt von der Unternehmensgröße, eurer IT-Struktur und der Projektkomplexität ab.

Deshalb lohnt es sich, eure individuelle Situation gemeinsam durchzugehen. In einem unverbindlichen Gespräch klären wir, welche Rollen wirklich nötig sind – und wie du mit der richtigen Teamstruktur teure Umwege vermeidest.

Zusammenfassung

Die wichtigsten Antworten zum SAP-Projektmanagement

1. Was macht ein SAP-Projektleiter genau?

Ein SAP-Projektleiter steuert das Gesamtprojekt auf strategischer Ebene: Er plant Ressourcen, koordiniert Teams, moderiert zwischen den Fachbereichen und sorgt für eine verbindliche Umsetzung von Entscheidungen – auch bei Zielkonflikten. Dabei behält er Termine, Budgets und Risiken im Blick.

Und ein SAP-Berater? Der SAP-Berater begleitet die fachliche und technische Umsetzung – oft mit tiefem Prozess- und Systemverständnis. Er denkt nicht nur in Modulen, sondern erkennt Abhängigkeiten im Gesamtprozess inklusive Mitarbeitenden. Zudem bringt er bewährte Vorgehensweisen mit sich. Beide Rollen ergänzen sich: Der Projektleiter sorgt für Struktur und Steuerung, der Berater für inhaltliche Tiefe und passgenaue Lösungen.

2. Welche typischen Probleme treten im Projektmanagement auf?

Viele SAP-Projekte geraten ins Stocken, weil Zuständigkeiten unklar sind, Entscheidungen sich verlieren, oder das Projekt neben dem Tagesgeschäft „mitläuft“. Häufig fehlt ein gut aufgestelltes SAP-Projektmanagement, welches die Fäden in der Hand hält, Konflikte moderiert, Prioritäten setzt und Entscheidungen trifft, die für alle Beteiligten verbindlich sind. Zudem kann es zu Problemen kommen, wenn Mitarbeitende nicht ausreichend geschult werden oder unerfahrene SAP-Berater keine geeigneten Lösungen entwickeln. 

3. Wie gelingt ein erfolgreiches SAP-Projektmanagement?

Mit klar definierten Rollen und Verantwortlichkeiten, ausführlichen Prozess- und Datenanalysen, klaren Erwartungen und Zielen, präziser und verständlicher Dokumentation, erfahrenen Beratern sowie regelmäßigen Risikoanalysen und Tests. Auch ein durchdachtes Change Management ist essentiell, um Fachkräfte mitzunehmen und eine erfolgreiche SAP-Einführung zu gewährleisten.