So rettet die Dokumentation die S/4HANA Einführung

Die Einführung von SAP S/4HANA ist ein komplexes Transformationsprojekt, das tief in die Strukturen, Prozesse und Systeme eines Unternehmens eingreift. Inmitten technischer Herausforderungen, organisatorischer Veränderungen und enger Zeitpläne wird die Bedeutung der Projektdokumentation häufig unterschätzt – dabei ist sie ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Eine strukturierte und lückenlose Dokumentation schafft Transparenz, sichert Entscheidungen ab, dient als Kommunikationsgrundlage und bewahrt wertvolles Wissen über Systemkonfigurationen, Prozesse und Schnittstellen. Gerade in späteren Projektphasen, beim Testing, Go-Live oder in der Übergabe an den Betrieb kann eine gute Dokumentation die entscheidenden Antworten liefern. Sie ist damit kein bürokratischer Aufwand, sondern ein Rettungsanker für Qualität, Effizienz und Nachhaltigkeit in jeder S/4HANA-Einführung.

Saubere Dokumentation für ein reibungsloses SAP-Projekt

Deine Mutter hat bestimmt auch schon mal gesagt: „Ordnung ist das halbe Leben.“ Beim Aufräumen des Zimmers hat das damals vielleicht genervt – aber heute kann genau diese Ordnung über Erfolg oder Chaos im SAP-Projekt entscheiden.

Denn was in der Praxis oft fehlt, ist genau das: Klarheit. Und das entsteht nicht durch ellenlange Meetings und PowerPoint Präsentationen, sondern durch strukturierte Dokumentation. Wer ist für was verantwortlich? Welche Entscheidung wurde wann getroffen – und warum? Was wurde getestet, was nicht?

In diesem Artikel erfährst du:

• warum fehlende Dokumentation so oft zum Problem wird,
• was in einem SAP-Projekt wirklich dokumentiert werden sollte,
• und wie Klarheit dein Projekt zuverlässig absichert.

Warum Dokumentation bei der SAP Einführung oft vernachlässigt wird

SAP-Projekte sind komplex: Sie verlangen viel Koordination, klare Rollen, saubere Kommunikation – und gerade deshalb braucht es eine belastbare Projektdokumentation. Unsere Erfahrung zeigt: in der Praxis fällt diese oftmals unter den Tisch.

„Wir dokumentieren später.“

In der Hektik des Alltags werden Entscheidungen schnell getroffen – aber nicht sauber festgehalten. Statt verbindlicher Projektstrukturen herrscht dann E-Mail-Chaos oder es gibt unstrukturierte Meeting-Mitschriften, die nie jemand liest.

„Das ist doch IT-Aufgabe.“

Ein weiteres Missverständnis: Die Doku ist nur was für die Technik. Doch in Wahrheit betrifft sie alle – IT, Fachbereiche, Projektleitung, Key-User. Wenn nicht klar ist, wer woran arbeitet und warum, kostet das Zeit und Nerven.

„Wir haben keine Zeit für sowas.“

Ironischerweise ist das Argument gegen Dokumentation genau der Grund, warum später so viel Zeit verloren geht: ohne nachvollziehbare Entscheidungen, keine Struktur. Ohne klare Schnittstellenübersicht, keine fehlerfreie Migration. Ohne festgelegte Abnahmekriterien, kein sauberer UAT.

Dabei ist Dokumentation keine lästige Pflicht – sondern dein Rückgrat im SAP Projektmanagement. Je früher sie mitgedacht wird, desto entspannter wird die SAP Einführung.

Drei typische Probleme bei fehlender Dokumentation

Wenn die SAP Dokumentation fehlt, verliert das ERP-Projekt schnell seinen roten Faden. Unklare Zuständigkeiten, fehlende Entscheidungen provozieren Verzögerungen und Mehrkosten. Doch wer typische Fehlerquellen kennt, kann sie sicher umgehen.

Typische Fehler aus der Praxis

Entscheidungen verschwinden im Postfach	Fehlende Transparenz bei Problemen	Neustart nach Teamwechsel
„Wer hat das eigentlich entschieden?“ – „War das im März in dem einen Call?“Wenn Entscheidungen nicht sauber protokolliert werden, entsteht Unsicherheit, die Zeit, Arbeit und Geld kostet. Besonders kritisch wird es, wenn plötzlich jemand widerspricht – aber die Grundlage nicht mehr greifbar ist.	Ein Fehler wird gemeldet, es wird daran gearbeitet – und Wochen später taucht er wieder auf. Nur weiß niemand mehr, was eigentlich getestet oder angepasst wurde. Fehlende Versionshistorien, UAT-Protokolle oder Change-Logs machen Fehleranalysen zur Geduldsprobe.	Die Projektleitung wechselt und  neue Partner kommen dazu. Ohne Dokumentation fängt man wieder bei null an. Wenn Wissen ausschließlich in Köpfen oder Mails steckt, geht es beim Teamwechsel verloren. Das bedeutet im schlechtesten Fall, dass die gleichen Arbeitsschritte mehrmals gemacht werden.

Was eine SAP Dokumentation bedeutet

Ordner füllen kann jeder. Doch was nützt eine Projektakte, die niemand versteht oder nach dem Go-Live im SharePoint verstaubt?   

Gute SAP Dokumentation heißt, relevante Informationen klar und strukturiert aufzubereiten, fortlaufend zu aktualisieren und zugänglich für alle Beteiligten des SAP-Projekts zu machen. Eine klare Dokumentation schafft Transparenz und hilft dabei, Entscheidungen nachzuvollziehen, Verantwortlichkeiten zu klären und bei Problemen schnell reagieren zu können – auch, wenn jemand abwesend ist oder die Firma verlassen hat.

Für eine vollständige und sichere SAP Dokumentation sollten die folgenden Informationen festgehalten werden:

• Ziele, Anforderungen & Abnahmekriterien
  Was soll das System am Ende leisten? Woran erkennen wir, dass es funktioniert? Welche Kriterien sind am wichtigsten für unsere Prozesse? Diese Punkte gehören zu Beginn auf den Tisch – und in die Dokumentation.
  
• Prozessbeschreibungen (IST / SOLL)
  Prozesslandkarten, Lastenhefte, Durchlaufzeiten, Besonderheiten – eine visuelle und verständliche Abbildung der Prozesse hilft allen Beteiligten, sich zu orientieren.
  
• Schnittstellenübersicht & Datenflüsse
  Wo treffen SAP-Daten aufeinander? Wo fließen Daten durch? Was hängt wo zusammen? Wer das nicht dokumentiert, sucht im Zweifel stundenlang nach dem Flaschenhals.
  
• Rollen & Verantwortlichkeiten
  Wer macht was und ist für was verantwortlich? Und was passiert bei Problemen? Eine strukturierte Projektorganisation mit klaren Rollen und sicheren Eskalationspfaden entscheidet über Erfolg oder Chaos.
  
• Entscheidungen & Änderungsprotokolle
  Warum wurde Schnittstelle A so und nicht anders gelöst? Was hat die Projektleitung  beschlossen – und wann? Wer dokumentiert, entscheidet nachhaltig.
  
• Testfälle & Ergebnisse
  Was wurde getestet – mit welchem Ergebnis? Gerade beim UAT, Integrationstests oder Performancechecks ist die saubere Nachverfolgung Pflicht. Warum Tests wie der SAP UAT unverzichtbar sind, zeigen wir in diesem Beitrag.
  
• Projektplan inklusive Statushistorie
  Wie lief das Projekt? Gab es Meilensteinverschiebungen oder neue Prioritäten? Eine lückenlose Historie verhindert spätere Missverständnisse.

Wie du die Dokumentation im SAP Projektmanagement umsetzt

Eine strukturierte und vollständige Dokumentation klingt erstmal nach Fleißarbeit. Sie ist jedoch auch der Schlüssel für Orientierung, Sicherheit und eine reibungslose Projektabwicklung. Betrachtet man das SAP-Projekt als Ganzes, spart die SAP Dokumentation Zeit, beugt Missverständnisse vor und gibt allen Beteiligten die nötige Klarheit.

Aus mehreren Jahren Erfahrung mit der Implementierung von ERP-Systemen lässt sich sagen: Wer Dokumentation ernst nimmt, hat in kritischen Phasen die Nase vorn. Besonders in Go-Live-Vorbereitungen, bei Abstimmungen mit der IT oder bei Rückfragen aus dem Fachbereich. Dokumentation bedeutet Geschwindigkeit – nicht Bürokratie.

Damit eine saubere Dokumentation gelingt, helfen diese vier Prinzipien:

1. Fokussiert statt überladen

Dokumentiere nicht alles, sondern das Richtige. Der Fokus sollte auf Inhalten liegen, die echte Orientierung bieten: Prozessabläufe, Verantwortlichkeiten, Entscheidungen, Teststände. Vermeide aufgeblähte Präsentationen oder Word-Dokumente, die niemand liest.

2. Verbindliche Verantwortung

Dokumentation darf kein Nebenprodukt sein. Sie braucht klare Verantwortlichkeiten. Im besten Fall aus jedem Fachbereich oder Teilprojekt.  Diese Personen pflegen die Inhalte, halten sie aktuell und sorgen dafür, dass relevante Infos zentral auffindbar sind.

3. Toolunterstützt arbeiten

Tools wie Confluence, Jira, SharePoint oder MS Project helfen, Dokumente zielgerichtet und kollaborativ zu pflegen. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch das Chaos mit verschiedenen Versionen. Wichtig dabei: Die Tools sollten zur Projektgröße und Unternehmenskultur passen – nicht umgekehrt.

4. Lebende Dokumentation statt Einmal-Ablage

Das SAP-Projekt wächst mit jedem Tag – und die Dokumentation sollte mitwachsen. Unsere Empfehlung: Prozesse regelmäßig überprüfen, Projektpläne anpassen und offene Punkte aktualisieren. Wenn ein Dokument länger als zwei Monate nicht bearbeitet wurde, ist es vermutlich nicht mehr aktuell – oder nicht relevant.

Wer gut dokumentiert, spart doppelt

SAP-Projekte sind komplex. Entscheidungen ändern sich. Menschen wechseln. Anforderungen verschieben sich. Und genau deshalb ist strukturierte Dokumentation kein extra, sondern essenziell.

Denn gute Projektdokumentation ist wie ein Gedächtnis mit System: Sie sorgt dafür, dass nichts vergessen geht, Diskussionen nicht von vorne anfangen und Erfolge auch nachvollzogen werden können. Gerade bei Integrationsprojekten, in denen viele Systeme, Rollen und Abteilungen zusammenkommen, ist das ein echter Erfolgsfaktor.

Ob Prozesslandkarten, Entscheidungshistorien oder Testdokumentation – mit der richtigen Struktur wird aus Zettelwirtschaft ein solides Projektfundament.

Struktur reinbringen statt ständig hinterher dokumentieren

Viele mittelständische Unternehmen unterschätzen den Aufwand für eine saubere Projektdokumentation und haben oftmals zu wenige Ressourcen, um diese strukturiert zu führen. 

Doch wenn wichtige Informationen vergessen oder in Postfächern verloren gehen und Entscheidungen nicht mehr nachvollziehbar sind, entsteht oft Unklarheit und Mehrarbeit.

Wir unterstützen dich und deine Projektleitung, eine zuverlässige und sichere Struktur zu finden, die zu euch und euren Prozessen passt. Mit jahrelanger Erfahrung, effektiven Strategien, wirkungsvollen Vorlagen und einem klaren Blick für das Wesentliche sorgen wir für eine Dokumentation, die Klarheit und Sicherheit in dein SAP-Projekt bringt.

Zusammenfassung

Das muss bei der SAP-Einführung dokumentiert werden

Für eine saubere SAP-Dokumentation werden die folgenden Informationen festgehalten:

1. Ist- und Soll-Prozessbeschreibung
2. Schnittstellen und Datenflüsse
3. Rollen und Verantwortlichkeiten
4. Entscheidungen und Änderungsprotokolle
5. Testläufe und ihre Ergebnisse
6. Projektplan inklusive Statushistorie