SAP Change Management: kein ERP-Projekt ohne Menschen

Ein SAP-Projekt ist weit mehr als nur die Einführung neuer Software – es ist ein tiefgreifender Veränderungsprozess, der nahezu alle Bereiche eines Unternehmens betrifft. Neue Abläufe, digitale Tools und automatisierte Prozesse verändern die tägliche Arbeit vieler Mitarbeiter grundlegend. Genau hier setzt das SAP Change Management an:

Es stellt sicher, dass nicht nur Systeme, sondern vor allem die Menschen im Unternehmen auf die Veränderung vorbereitet und aktiv mitgenommen werden. Denn selbst die beste technische Lösung bleibt wirkungslos, wenn Akzeptanz, Schulung und Kommunikation fehlen. Erfolgreiches Change Management ist daher kein „Nice-to-have“, sondern eine zentrale Voraussetzung für den nachhaltigen Erfolg eines ERP-Projekts.

Ohne SAP Change Management kein Erfolg

Wenn Unternehmen ein neues ERP-System einführen, steht meistens die Technik im Fokus: Prozesse, Module und Schnittstellen werden jahrelang analysiert und vorbereitet. Was gerne unterschätzt wird, ist der menschliche Faktor – obwohl dieser mindestens genauso wichtig ist.

In unserem Erfahrungsbericht zur SAP-Einführung zeigt sich genau das: Das SAP-Projekt wurde jahrelang geplant und technisch professionell aufgesetzt. Und trotzdem kam es nach dem Go-Live zu massiven Problemen in der Fertigung. Warum? Weil die betroffenen Mitarbeiter nicht ausreichend geschult oder informiert wurden.

Doch selbst wenn Fachkräfte detailliert in das neue ERP-System eingeführt werden, können wir noch nicht von einem erfolgreichen SAP Change Management sprechen. Denn falls das neue ERP-System die Angestellten nicht überzeugt oder sie überfordert, wird es nicht zu einer produktiven SAP-Nutzung kommen. Akzeptanz, Motivation und Beteiligung sind entscheidend – und zwar nicht nur für den Projekterfolg, sondern auch für eine effiziente Handhabung im Tagesgeschäft. SAP selbst betont, dass eine neue Digitalisierung einen großen Wandel mit sich zieht, der vorausschauend begleitet werden muss.

Fakt ist: Das Thema Change Management ist ausschlaggebend für den Erfolg eines SAP-Projektes. Daher widmen wir diesem Thema einen eigenen Artikel und zeigen Probleme sowie Lösungen auf.

Du erfährst:

• Warum Change Management mehr ist als ein Seminar,
• welche typischen Herausforderungen auftreten können und
• welche konkreten Hebel für ein erfolgreiches SAP Change Management sorgen.

Change Management entscheidet über den Erfolg der SAP Einführung

Wo lauern die größten Probleme im SAP-Projektmanagement?
Diese Frage wird uns so gut wie in jedem Beratungsprozess gestellt.

Unsere klare Antwort: im Change Management. Denn Versäumnisse lassen sich hier nicht mit ein paar Klicks an einem Arbeitstag beheben. Zum einen brauchen Menschen Zeit, sich an neue Systeme und Arbeitsschritte zu gewöhnen. Zum anderen ziehen kleine Fehler im Change Management oft große Kreise mit sich.

Ein Beispiel aus der Praxis zeigt die Tragweite:

Bei einem mittelständischen Unternehmen im Bereich Maschinenbau waren die Fachkräfte in der Produktion mit den neuen SAP-Scannern überfordert. Sie wussten nicht genau, wie sie die Scanner bedienten, kannten die Abkürzungen nicht und konnten Buchungen nicht im System verfolgen. Nach etlichen Fehlbuchungen sowie Fehlermeldungen wusste niemand mehr, wo die benötigten Produktionsteile waren – und die Produktionssteuerung wies massive Lücken auf.

Aber anstatt einfach abzuwarten, nutzen sie Produktionsteile, die bereits vorhanden waren, beispielsweise in dem Kanban. Da weder die Fertigungsschritte noch die Produktionsteile klar verbucht wurden, führte das nur zu noch mehr Chaos. Falsche Lagerbestände, Verzögerungen in der Warenauslieferung und Unstimmigkeiten in der Buchhaltung waren die Folgen – und führten zu Frustration auf allen Ebenen.

Die Folgen eines unzureichenden SAP Change Managements

Was mit einer unklaren Kommunikation oder fehlenden Schulung beginnt, endet oft in einem gefährlichen Teufelskreis:

• Mitarbeitende fühlen sich überfordert, machen Fehler oder entwickeln Lösungen um das System herum.
• Die Arbeitsbelastung und Frustration wächst – und mit ihnen der Widerstand.
• Das neue System wird nicht so genutzt, wie es vorgesehen war. Im schlimmsten Fall werden wieder die alten Tools herangezogen.

So kippt das Projekt langsam in eine Schattenwelt: Prozesse werden umgangen, Buchungen können nicht nachvollzogen werden, Arbeitsschritte dauern länger und die Produktivität hängt am seidenen Faden.

Ein häufiger Kipppunkt: Wenn Fehler nicht als Lernschritte behandelt werden, sondern auf einzelne Personen zurückfallen, verstärkt sich die Ablehnung gegenüber dem neuen System. Wer das SAP Change Management jetzt nicht ernst nimmt, verliert seine Fachkräfte vollkommen.

In den nächsten Abschnitten erfährst du, wie du es bei deiner SAP Transformation erst gar nicht so weit kommen lässt.  

SAP Change Management ist mehr als ein Training

Gutes Change Management beginnt lange vor dem ersten Schulungstermin – und endet nicht mit dem letzten Go-Live-Meeting.

Es lebt davon, Menschen ernst zu nehmen, mitzunehmen und zu begleiten:

• Kommunikation: Warum führen wir SAP ein? Was ändert sich für wen und warum?
• Einbindung: Wer soll mitgestalten und begleiten? Wer ist wann betroffen?
• Schulung: Wie wird das neue System bedient? Wie funktionieren Arbeitsschritte?
• Begleitung: Wer unterstützt bei Fragen, Problemen und nimmt Feedback auf?
• Monitoring: Wo gibt es Verbesserungs- oder Schulungsbedarf nach einem sechs oder zehn Monaten? 

Eine SAP-Einführung ist ein komplexes Projekt, welches das gesamte Unternehmen verändert. Da es nicht mit dem Go-Live aufhört, sollte es auch das SAP Change Management nicht tun.

Deine Gedanken rattern jetzt schon? Verständlich, SAP Change Management ist komplex – und genau deshalb lohnt es sich, frühzeitig Klarheit zu schaffen. In einem kostenfreien Gespräch finden wir passende Strategien für dein SAP-Projekt – damit deine Mitarbeiter nicht nur geschult, sondern wirklich mitgenommen werden!

SAP Change Management: Die 6 wichtigsten Hebel

Diese 6 Hebel helfen, die Transformation zu SAP aktiv und erfolgreich zu gestalten, anstatt dem Chaos hinterherzulaufen: Sie zeigen, worauf es im Change Management wirklich ankommt – jenseits von Pflichtschulungen oder PowerPoint-Kommunikation im Intranet.

1. Veränderungen analysieren & planen

Bevor kommuniziert oder geschult wird, braucht es eines: Verständnis über die Veränderung selbst. Eine Change-Impact-Analyse hilft, greifbar zu machen, was sich für wen ändert – und welche Auswirkungen das auf Rollen, Prozesse oder Zusammenarbeit hat.

Auf dieser Basis lässt sich eine maßgeschneiderte Change-Strategie entwickeln: Welche Gruppen müssen wann abgeholt werden? Wie sehen passende Kommunikations- und Schulungsformate aus? Wer früh analysiert, kann nicht nur Ressourcen gezielter einsetzen, sondern auch verhindern, dass Gerüchte, Überforderung oder Widerstände entstehen, bevor das Projekt überhaupt richtig begonnen hat.

2. Frühzeitige Einbindung der Fachbereiche

Change beginnt nicht mit der ersten Schulung – sondern schon bei der ersten Planung des gesamten SAP-Projektes. Wenn Fachabteilungen frühzeitig einbezogen und gefragt werden, entsteht Identifikation statt Ablehnung. Wer eigene Prozesse wiedererkennt und mitgestalten kann, begegnet Veränderungen mit Offenheit. Außerdem helfen die Rückmeldungen der direkten Anwender, um Stolperfallen frühzeitig zu erkennen.

3. Transparente Kommunikation 

„Was ändert sich für mich – und warum?“ Diese Frage muss jedes Teammitglied beantworten können. Gute Kommunikation ist dabei keine PowerPoint-Präsentation, sondern ein kontinuierlicher Dialog. Wichtig ist: Veränderungen dürfen nicht nur verkündet, sondern müssen erklärt und kontextualisiert werden – in der Sprache der Zielgruppe, nicht in Systemlogik. Wiederholung, Nahbarkeit und klare Ansprechpartner machen dabei den Unterschied.

4. Schulungen im SAP Workflow verankern

Standard-Schulungen verpuffen, wenn sie nicht zur Realität am Arbeitsplatz passen. Statt abstrakter SAP-Oberflächen sollten echte Prozesse geschult werden – am besten anhand konkreter SAP Workflows mit realitätsnahen Fällen und individuellen Beispielen. Wichtig: Schulungen sind kein Haken auf der Checkliste, sondern ein kritischer Erfolgsfaktor. Wer hier investiert, spart später Zeit, Kosten und Nerven im Betrieb.

5. Change Agents benennen

Führungskräfte und Key-User spielen eine zentrale Rolle als Brückenbauer. Sie sorgen für Rückhalt, helfen im Alltag bei Unsicherheiten – und geben ehrliches Feedback ans Projektteam. Sinnvoll ist es, gezielt Change Agents zu benennen, die den Fachkräften zur Seite stehen und Verantwortung übernehmen. So entsteht ein Netz aus Unterstützung statt Widerstand.

6. Kontinuität und Nachsteuerung einplanen

Change endet nicht mit der Inbetriebnahme. Nach der ersten Euphorie oder Überforderung braucht es Raum für Prozessmonitoring, Rückmeldungen, Nachbesserungen und erneute Schulungen. Prozesse verändern sich, neue Mitarbeitende kommen hinzu – wer Change als langfristige Entwicklung versteht, bleibt handlungsfähig. Auch ein erfahrener Partner hilft, die Dynamik im Blick zu behalten und gezielt nachzusteuern.

Weitere Infos zum Thema SAP Change Management im Wiki Du willst tiefer in das Thema einsteigen? In unserem Wiki-Artikel zu Change Management findest du weitere Hintergründe, Begriffserklärungen und wertvolle Methoden – von ADKAR bis Change Impact Map. Ideal für Projektleiter, die mit bewährten Strategien ein wirksames Change Management anstreben möchten.

Beratung im Change Management bringt Sicherheit

Viele Unternehmen versuchen, Change Management intern zu stemmen – mit guten Absichten, aber oft begrenzten Ressourcen. Doch gerade bei ERP-Projekten wie SAP S/4HANA geht es nicht nur um Kommunikation und Schulung, sondern um eine systematische Begleitung des kulturellen Wandels des Unternehmens – inklusive neuer SAP Workflows und Prozessverantwortung.

Externe Berater bringen nicht nur Erfahrung aus vergleichbaren Projekten mit, sondern agieren auch mit dem nötigen Blick von außen: Sie erkennen Spannungen früh, stellen auch unbequeme Fragen und helfen dabei, komplexe Veränderungen verständlich und praxisnah umzusetzen. Vor allem in dynamischen Projektphasen entlasten sie interne Teams, geben Orientierung – und sorgen dafür, dass das Change Management nicht zum Nebenprojekt verkommt.

Erfolgreiches SAP Change Management im Zusammenspiel:

Struktur	Verbindungen
Projektleitung Ziele, Prioritäten und Entscheidungen	Projektleitung ↔ Mitarbeitende: “Kommunikation, Begleitung & Feedback“
externe BeraterStrategien, Erfahrung & Methodik	Projektleitung ↔ Berater:„Strategische Change-Planung & Sparring“
FachabteilungenAnwendung & Rückmeldung	Berater ↔ Mitarbeitende:„Schulung, Begleitung & Feedback“

SAP-Einführung: Wie open next ganzheitlich unterstützt

Viele Beratungen liefern gute Konzepte – aber was passiert, wenn es ernst wird? Wenn auf dem Shopfloor Unmut entsteht oder Führungskräften die Zeit fehlt, ihre Teams zu schulen?

Wir bleiben nicht nur auf der Büroebene. Open next begleitet SAP-Projekte vom ersten Prozessworkshop bis zur produktiven Anwendung – inklusive greifbarem Change Management:

• Fachabteilungen von Anfang an einbeziehen
• Transparent kommunizieren und vor Ort begleiten
• Wirksame Schulungen planen und durchführen

Lass uns sprechen, wenn du SAP nicht nur einführen, sondern nachhaltig verankern willst. Gemeinsam schaffen wir Akzeptanz, Sicherheit und echten Fortschritt:

SAP Change Management: Die 6 wichtigsten Faktoren

1. Systematisch analysieren:
   Eine Change-Impact-Analyse hilft, Betroffenheiten systematisch zu erfassen und eine tragfähige Veränderungsstrategie mit passenden Kommunikations- und Schulungskonzepte zu entwickeln.
   
2. Frühzeitige Einbindung der Fachbereiche:
   Wer Fachabteilungen schon in der Planungsphase einbindet, schafft Verständnis, fördert Identifikation und reduziert Widerstände.
   
3. Klare Kommunikation mit Relevanz:
   Mitarbeitende müssen nachvollziehen können, was sich verändert, warum und welche Auswirkungen das für sie hat. Eine verständliche, zielgruppengerechte Kommunikation ist entscheidend für Akzeptanz und Orientierung.
   
4. Praxisnahe Schulungen:
   Schulungen sollten echte Arbeitsabläufe abbilden – nicht nur Masken und Transaktionen. Individuelle Beispiele und Praxisfälle erhöhen den Lerneffekt und vermeiden Unsicherheiten im Alltag.
   
5. Change Agents gezielt stärken:
   Führungskräfte und Key User haben eine Schlüsselrolle im Wandel. Wer diese Personen als aktive Unterstützer befähigt, baut ein tragfähiges Netzwerk auf.
   

Veränderung professionell begleiten:
Rückfragen, Nachsteuerung und wiederkehrende Unterstützung sind notwendig, um neue Abläufe nachhaltig zu verankern und langfristig produktiv zu machen.