ERP Systeme im E-Commerce: Das Rückgrat für dein Online-Geschäft

Der E-Commerce wächst nach wie vor, wenn auch langsamer als in den Vorjahren. Etablierte große Player sind hocheffizient und kämpfen um Marktanteile. Wenn du im Online-Handel erfolgreich sein willst, musst du dich in diesem harten Wettbewerbsumfeld behaupten. Kunden erwarten schnelle Lieferungen, nahtlose Einkaufserlebnisse und personalisierte Angebote. Softwaresysteme wie ein ERP und das Shopsystem müssen dazu in der Lage sein.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, braucht es effiziente Prozesse in allen Bereichen. Ein auf E-Commerce angepasstes ERP-System zeigt dann seine Stärken. Es integriert alle wichtigen Geschäftsprozesse auf einer zentralen Plattform. Verkaufsplattformen, Lagerbestände, Auftragsabwicklung, Finanzwesen und Kundenbeziehungsmanagement werden effizient zusammengeführt. Weniger Aufwand führt zu mehr Rohmarge.

Hohe Kundenerwartungen und geringe Margen sind keine gute Kombination. Somit ist eine ERP-Software ein unverzichtbares Werkzeug, um die betriebliche Effizienz zu maximieren und gleichzeitig die Kosten zu senken. Sie erlaubt es dir, Prozesse zu automatisieren und flexibel auf Veränderungen im Markt zu reagieren. Das ist besonders wichtig, da der Online-Handel dynamisch ist und sich ständig verändert – sei es durch neue Technologien, sich wandelnde Verbrauchergewohnheiten oder neue gesetzliche Vorgaben.

Es wird klar: ERP-Systeme sind dein Schlüssel zum Erfolg im E-Commerce. Nach der richtigen ERP-Auswahl kannst du branchentypische Herausforderungen besser meistern. In diesem Artikel erfährst du, wie genau ein ERP-System dich dabei unterstützen kann und welche spezifischen Vorteile es dir im Einsatz bietet.

Überblick: Herausforderungen im E-Commerce

Eine der größten Hürden ist die Komplexität der Lieferketten. Damit deine Produkte schnell und effizient bei Kunden weltweit ankommen, brauchst du eine präzise Planung und Verwaltung von Lagerbeständen, Versandwegen und Lieferzeiten.

Auch die Integration verschiedener Vertriebskanäle stellt dich vor große Aufgaben. Ob Online-Shop, große Marktplätze, soziale Medien oder eigene Apps – deine Kunden erwarten ein konsistentes Einkaufserlebnis über alle Kanäle. Dafür ist es entscheidend, Verkaufs- und Bestandsdaten nahtlos zu synchronisieren.

Die Verwaltung einer großen Anzahl an Bestellungen und Transaktionen ist ebenfalls anspruchsvoll. Schnelligkeit, Genauigkeit und Transparenz sind gefragt, um die Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Eine reibungslose Integration von Bestell- und Zahlungssystemen sowie eine effiziente Retourenabwicklung sind bei den großen Plattformen automatisierte Hygienefaktoren.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Skalierbarkeit. Saisonale Spitzen und kontinuierliches Wachstum gehören zum E-Commerce. Ein gutes ERP-System gibt dir die nötige Flexibilität, um sowohl aktuelle als auch zukünftige Bedürfnisse abzudecken.

Wichtige Funktionen eines ERP-Systems im E-Commerce

Funktion	Beschreibung
Integration von Verkaufskanälen / Omni-Channel	Die ERP-Software integriert verschiedene Verkaufskanäle wie Online-Shops, mobile Apps, Marktplätze (Amazon, eBay) und soziale Medien in eine zentrale Plattform. So kannst du Bestandsdaten, Verkaufsinformationen und Kundenprofile über alle Kanäle hinweg in Echtzeit synchronisieren.
Bestands- und Warenmanagement	Das ERP-System konsolidiert Bestandsinformationen aus verschiedenen Lagern und Vertriebskanälen. Durch die Integration eines PIM-Systems kannst du außerdem sicherstellen, dass alle Produktdaten konsistent und aktuell sind. Dies erleichtert es dir, deine Produkte über verschiedene Kanäle hinweg einheitlich zu präsentieren und ermöglicht eine effizientere Verwaltung von Produktvarianten, Beschreibungen und Bildern. Das ERP-System hilft dir zudem, Lagerlayout und Kommissionierprozesse zu optimieren.
Auftragsabwicklung und Versandlogistik	Mit der ERP-Software integrierst du Bestell-, Zahlungs- und Versandinformationen, um die Auftragsabwicklung zu optimieren. Automatisierte Workflows minimieren Fehler und erhöhen die Effizienz. Das System unterstützt dich auch bei der Verwaltung von Versandoptionen und internationalen Lieferungen.
Finanz- und Rechnungswesen	Dein ERP-System automatisiert Finanzprozesse wie Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Steuerberechnung. Es bietet dir Echtzeit-Einblicke in die finanzielle Lage und hilft dir, gesetzliche Vorschriften einzuhalten.
Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und Personalisierung	Das ERP-System mit integriertem CRM-Modul ermöglicht es dir, alle Kundeninteraktionen und -daten zentral zu verwalten, personalisierte Marketingkampagnen durchzuführen und das Kundenverhalten detailliert zu analysieren, um deine Zielgruppenansprache zu optimieren.
Datenanalyse und Reporting	Deine ERP-Software bietet dir umfangreiche Reporting- und Analysefunktionen, die es dir ermöglichen, Geschäftsdaten in wertvolle Einblicke umzuwandeln. So kannst du das Management bei der Entscheidungsfindung unterstützen und deine Geschäftsprozesse kontinuierlich verbessern.
Retourenabwicklung	Das ERP-System optimiert die Retourenabwicklung, die der größte Kostentreiber im E-Commerce ist. Es dir hilft, Sortimentsbestellungen zu beschränken und die Prüfung sowie erneute Freigabe für den Verkauf  zu optimieren. Das reduziert Kosten und verbessert die Effizienz im Umgang mit euren Rücksendungen.

Anwendungsgebiete von ERP-Systemen im E-Commerce

Automatisierung und Effizienzsteigerung

Nach erfolgreicher ERP-Einführung kann die Effizienz im E-Commerce erheblich gesteigert werden, indem Geschäftsprozesse automatisiert werden. Aufgaben wie Bestellabwicklung, Lagerverwaltung, Rechnungsstellung und Versandlogistik können so schneller erledigt werden. Mit einer ERP-Software werden viele dieser wiederkehrenden Aufgaben automatisch verarbeitet. Beispielsweise können Bestellungen direkt an das Lager weitergeleitet, Rechnungen automatisch erstellt und Zahlungen sofort verbucht werden. Diese Automatisierungen reduzieren den manuellen Aufwand, minimieren Fehler und beschleunigen deine Geschäftsabläufe.

Das führt dazu, dass du dich auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren kannst, wie die Optimierung deines Onlineshops, der Marketing- und Sales-Strategien oder der Verbesserung des Kundenservices. So sorgt eine höhere Prozesseffizienz für eine bessere Ressourcennutzung, was letztlich die Wettbewerbsfähigkeit erhöht. Insolvenzen im E-Commerce gehören leider in den letzten Jahren zu den häufigsten Überschriften in der Wirtschaftspresse.

Bestandsgenauigkeit und Vermeidung von Out-of-Stock-Situationen

Wenn ein Produkt Out-of-Stock ist, finden Kunden das besonders kritisch. Es führt zu Umsatzeinbußen und unzufriedenen Kunden. Ein ERP-System verbessert deine Bestandsgenauigkeit durch kontinuierliche Überwachung und Optimierung der Lagerbestände. Es integriert Verkaufs- und Lagerdaten in Echtzeit, sodass du jederzeit eine präzise Anzeige des Lagerbestands hast. Wenn der Bestand eines Artikels unter einen festgelegten Schwellenwert fällt, löst das System automatisch Nachbestellungen aus. So kannst du sicherzustellen, dass der Artikel stets verfügbar ist.

Diese Automatisierungen reduzieren also das Risiko von Fehlbeständen und sorgen dafür, dass beliebte Produkte immer auf Lager sind. Darüber hinaus analysiert das ERP-System Verkaufsdaten, um Trends zu erkennen. Dies führt zu einer effizienteren Lagerhaltung und verhindert, dass Kapital in übermäßigen Beständen gebunden wird. Eine verbesserte Bestandsgenauigkeit hilft also nicht nur bei der Kostensenkung, sondern steigert auch die Kundenzufriedenheit.

Optimierung der Lieferkette und Reduzierung von Lieferzeiten

Die Optimierung der Lieferkette ist ein weiterer wichtiger Vorteil einer ERP-Software im E-Commerce. Die Software integriert alle logistischen Prozesse – von der Beschaffung über die Lagerhaltung bis zur Auslieferung – in eine zentrale Plattform. Dadurch ermöglicht es eine Echtzeit-Überwachung und Steuerung des Warenflusses. Engpässe können frühzeitig erkannt und vermieden werden. Durch die Integration von Versanddienstleistern kann die Software die besten Versandoptionen auswählen und sicherstellen, dass Bestellungen schnell und zuverlässig zugestellt werden.

Zudem unterstützt das ERP-System die Optimierung von Transportwegen und die Planung von Just-in-Time-Lieferungen, was zu einer Reduzierung der Lagerkosten und einer effizienteren Nutzung der Ressourcen führt. Diese Verbesserungen in der Lieferkette tragen nicht nur zur Verkürzung der Lieferzeiten bei, sondern senken auch die Kosten und erhöhen die Kundenzufriedenheit.

Stärkung der Kundenbindung

Im E-Commerce sind hohe Kundenbindung und Wiederkaufsraten entscheidend. ERP-System spielt eine wichtige Rolle dabei, diese zu verbessern. Dank der Automatisierung vieler Geschäftsprozesse ermöglicht die ERP-Software ein konsistentes und reibungsloses Einkaufserlebnis für deine Kunden. Durch die Integration von Kundenservice- und CRM-Funktionen kannst du auf Kundenanfragen schnell reagieren und personalisierte Angebote erstellen.

Dies stärkt die Kundenbindung und fördert die Wiederholungskäufe. Das ERP-System ermöglicht auch eine Echtzeit-Kommunikation mit den Kunden, wie automatische Bestellbestätigungen, Versandbenachrichtigungen und die Bereitstellung von Track-and-Trace-Informationen. Kunden wissen also immer, wo sich ihre Bestellung befindet. Dies stärkt auch das Vertrauen in dein Unternehmen. Diese Zuverlässigkeit trägt maßgeblich zur Stärkung der Kundenbindung bei.

Skalierbarkeit und Flexibilität im E-Commerce

E-Commerce-Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, ihre Prozesse an schnelles Wachstum oder saisonale Schwankungen anzupassen. Ein ERP-System muss die notwendige Skalierbarkeit und Flexibilität aufweisen, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Es sollte mit deinem Unternehmen wachsen und eine einfache Integration neuer Vertriebskanäle ermöglichen, ohne bestehende Prozesse zu stören. Diese Flexibilität ist besonders wichtig in der dynamischen E-Commerce-Branche.

Erhöhung der Transparenz und datengetriebene Entscheidungsfindung

In der datengetriebenen E-Commerce-Welt sind fundierte, datenbasierte Entscheidungen an der Tagesordnung. Ein ERP-System bietet umfassende Reporting- und Analysefunktionen, die einen Überblick über alle Aspekte deines Geschäfts in Echtzeit ermöglichen. Das System sammelt Daten aus allen Geschäftsbereichen wie Verkauf, Lager, Finanzen und Kundenservice. Diese Daten werden in übersichtlichen Dashboards und Berichten dargestellt.

Dadurch kannst du schnell auf Veränderungen im Marktumfeld reagieren, Trends erkennen und strategische Entscheidungen treffen. Die erhöhte Transparenz erleichtert es dir, Schwachstellen in den Prozessen zu identifizieren und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung zu ergreifen. Datengetriebene Entscheidungsprozesse unterstützen zudem die langfristige Planung und helfen dir, Wachstumschancen besser zu nutzen.

6 Prozesse im E-Commerce, die durch ERP-Systeme automatisiert werden

1. Automatisierte Bestell- und Zahlungsabwicklung

Die automatisierte Bestell- und Zahlungsabwicklung ist ein wesentlicher Bestandteil eines effizienten E-Commerce-Betriebs. Sobald ein Kunde eine Bestellung aufgibt, wird diese sofort im System erfasst. Die Berechnung von Preisen, Steuern und Versandkosten erfolgt ebenfalls automatisch. Die Rechnung wird generiert und dem Kunden zugesandt.  Zahlungen werden verarbeitet und verbucht, wobei verschiedene Zahlungsmethoden und Währungen unterstützt werden sollten. Diese Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler.

2. Echtzeit-Integration von Lagerbeständen und Bestellungen

Die Echtzeit-Integration von Lagerbeständen und Bestellungen vermeidet Fehlbestände und Überverkäufe. Das ERP-System synchronisiert kontinuierlich die Lagerbestände mit den Bestellungen, sodass du jederzeit eine präzise Übersicht über die Verfügbarkeit deiner Produkte hast. Wenn eine Bestellung eingeht, wird der Lagerbestand sofort aktualisiert, um sicherzustellen, dass keine Produkte verkauft werden, die nicht mehr auf Lager sind. Zusätzlich automatisiert das ERP-System Nachbestellungen bei Lieferanten, wenn der Bestand unter einen bestimmten Schwellenwert fällt. 

3. Dynamisches Preismanagement und Promotions

Ein flexibles Preismanagement ist im E-Commerce unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Mit einer ERP-Software kannst du Preise dynamisch anpassen und Promotions effizient verwalten. Die Software ermöglicht es dir, Preise basierend auf Faktoren wie Nachfrage, Lagerbestand und Wettbewerbsaktivitäten automatisch zu aktualisieren. Dies hilft dir, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren und deine Preisstrategie anzupassen. Das System unterstützt auch die Verwaltung von Promotions und Sonderaktionen. Du kannst Kampagnen zentral steuern und in Echtzeit über alle Vertriebskanäle umsetzen.

4. Personalisierte Kundenansprache und Marketing-Automatisierung

Die Personalisierung von Marketingkampagnen gilt als entscheidend für die Umsatzsteigerungen. Ein ERP-System mit integriertem CRM-Modul ermöglicht es dir, personalisierte Angebote und Kampagnen zu erstellen. Diese basieren auf dem Kaufverhalten deiner Kunden. Das System sammelt und analysiert Daten über Kundeninteraktionen, Kaufhistorie und Präferenzen. Dadurch kannst du maßgeschneiderte Kampagnen durchführen. Zum Beispiel können E-Mails oder spezielle Angebote automatisch versendet werden, wenn ein Kunde ein bestimmtes Verhalten zeigt. Dies bindet Kunden, fördert das Kundenerlebnis und erhöt die Wahrscheinlichkeit von Wiederholungskäufen.

5. Integration von E-Commerce-Plattformen und Marktplätzen

Die Integration von verschiedenen E-Commerce-Plattformen und Marktplätzen ist für einen konsistenten Verkaufsprozess unerlässlich. Eine ERP-Software ermöglicht es dir, deine Verkaufsaktivitäten auf unterschiedlichen Kanälen zentral zu verwalten. Sie synchronisiert Bestellungen, Lagerbestände, Preise und Kundeninformationen in Echtzeit. Am besten solltest du dazu auf ein leistungsfähiges PIM setzen. Diese zentrale Verwaltung hilft dabei, Fehler zu vermeiden und sorgt für eine konsistente Darstellung deiner Produkte und Preise auf allen Kanälen. Diese Integration ermöglicht also eine umfassende Übersicht über deine Geschäftsaktivitäten und trägt zur Effizienzsteigerung bei.

6. Einhaltung gesetzlicher Anforderungen

Auch im E-Commerce musst du zahlreiche gesetzliche Anforderungen einhalten, u.a. im Bereich Datenschutz, Steuervorschriften, Produktkennzeichnungspflichten. Ein ERP-System hilft dir, diese Anforderungen effizient zu erfüllen, indem sie alle relevanten Prozesse und Daten zentralisiert und automatisiert. Die ERP-Software bietet Funktionen zur Verwaltung von Einwilligungen (Opt-ins), zur Anonymisierung von Daten und zur Nachverfolgung von Zugriffsprotokollen. Darüber hinaus unterstützt das System bei der Einhaltung von Steuervorschriften, indem es automatisch die korrekten Steuersätze anwendet. Zudem stellt die ERP-Software sicher, dass Produkte richtig gekennzeichnet werden. Die Zentralisierung der Compliance-Prozesse reduziert das Risiko von Verstößen.

Use Cases: ERP-Systeme im Einsatz im E-Commerce

Effiziente Auftragsabwicklung bei einem E-Commerce-Start-up

Ein aufstrebendes E-Commerce-Start-up für nachhaltige Produkte stand vor der Herausforderung, sein wachsendes Auftragsvolumen effizient zu bewältigen. Vor der Implementierung eines ERP-Systems wurden Bestellungen manuell bearbeitet, was nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig war. Dies führte zu Verzögerungen in der Auftragsabwicklung und zu einer suboptimalen Kundenerfahrung.

Nach der Implementierung der ERP-Software konnte das Unternehmen seine Auftragsabwicklung erheblich verbessern. Die Software automatisierte den gesamten Prozess – von der Bestellannahme über die Lagerverwaltung bis hin zur Versandlogistik. 

Das Ergebnis war eine deutlich schnellere Lieferung an die Kunden und eine höhere Kundenzufriedenheit. Außerdem kam es zu einer drastischen Reduzierung der Bearbeitungszeiten im Kundenservice und einer nahezu fehlerfreien Abwicklung von Retouren. Dank ERP-System konnte das E-Commerce Start-up weiter skalieren und das Wachstum besser bewältigen. Zusätzliche Mitarbeiter für die Auftragsabwicklung mussten nicht eingestellt werden. Die Effizienzsteigerungen führten auch zu einer Reduzierung der Betriebskosten. Das ermöglichte wettbewerbsfähige Preise und attraktive Margen.

Verbesserung der Kundenbindung durch personalisierte Angebote

Ein etablierter Online-Händler für Mode und Accessoires suchte nach Möglichkeiten, seine Daten zu zentralisieren und mehr aus ihnen herauszuholen. Vor der Einführung eines ERP-Systems waren die Kundeninteraktionen und Verkaufsdaten auf verschiedene Systeme verteilt. Das machte es schwierig, personalisierte Marketingkampagnen zu entwickeln und umzusetzen.

Mit der Implementierung eines ERP-Systems mit integriertem CRM-Modul konnte das Unternehmen eine umfassende Sicht auf seine Kunden gewinnen. Das System beinhaltet nun alle relevanten Daten: Kaufhistorie, bevorzugte Marken oder Retourenquoten. Dadurch sind nun gezielte Marketingkampagnen möglich, die genau auf die Kunden abgestimmt werden.

Beispielsweise wurden Kunden, die regelmäßig bestimmte Marken kauften, personalisierte Angebote und exklusive Rabatte für diese angeboten. Auch automatisierte Trigger-basierte E-Mails sind möglich, die auf spezifische Kundenaktionen eingehen. Diese personalisierte Ansprache führte zu einer höheren Conversion-Rate und steigerte die Wiederkaufrate erheblich. 

Das Unternehmen verzeichnete seitdem eine deutliche Steigerung der Kundenbindung und der Kundenlebensdauer. Die Kunden fühlten sich stärker mit der Unternehmensmarke verbunden, was zu einer höheren Markenloyalität und einer Steigerung des Umsatzes führte.

Performantes ERP-System im E-Commerce mit open next 

So disruptiv das Geschäftsmodell gegenüber dem klassischen Handel sein kann, desto komplexer werden die Anforderungen. Konkret empfehlen wir, besonders auf die Definition von Schnittstellen Wert zu legen. Ein kleiner Auszug von wiederkehrenden Anforderungen gegenüber Schnittstellen aus dem e-Commerce:

• Webseite
• Shopsystem
• Produkt Informations System
• Werbeträge, Channels, Marktplatz Integrationen
• Shipment und Versandlösungen
• Payment Provider
• Direkte Anbindung von Lieferanten

In dieser Auflistung ist das künftige ERP-System als zentrales Kernstück der digitalen Infrastruktur zu sehen. Mit starken Integrationen und Schnittstellen werden die Prozesse transparent und fortlaufend effizienter. Uns ist es ein besonderes Anliegen, eine ganzheitliche Sichtweise mit unseren Kunden aufzubauen, Lösungen und Strategien abzuwägen. 

Aufgrund der vielfältigen und schnell skalierenden Marktanpassungen in diesem Markt ist ein besonderes Augenmerk auf die Balance zwischen Tagesgeschäft und Projektgeschäft zu legen. Wenn in dieser Branche das Kernstück des ERP-Systems steht, steht das gesamte Geschäft und dies ist sowohl für kleine als auch große Online Händler der Supergau.