Warum SAP Projekte scheitern

Die häufigsten Probleme bei der Einführung von SAP S/4HANA

Stillstand auf dem Shopfloor, überforderte Fachkräfte und achtstellige Verluste – was im ersten Teil unserer SAP-Reihe wie ein Extremfall wirkt, ist für viele Unternehmen bei der Einführung von SAP S/4HANA bittere Realität. Verspätungen, Verzögerungen, Frust und Chaos sind dabei eher die Regel als die Ausnahme.

Das IT-Onlinemagazin nennt drei Hauptgründe für das Scheitern von SAP-Projekten: ungeeignete Einführungsansätze, falsche Implementierungspartner und mangelhaftes Change Management.  Doch unsere Erfahrung aus der Praxis zeigt, dass die Liste der Herausforderungen deutlich länger und oft subtiler ist, als es auf den ersten Blick scheint.

In diesem Artikel analysieren wir sechs zentrale Probleme, die ERP-Einführungen immer wieder ins Wanken bringen. Zudem zeigen wir, wie Unternehmen aus verschiedenen Branchen sie vermeiden können, bevor es teuer wird.

Warum SAP Einführungen oft scheitern

Was wirklich auf dem Spiel steht

Eine SAP-Einführung ist keine Routineaufgabe. Sie ist eine Transformation, die tief in Strukturen, Abläufe und Rollen eingreift – und das gesamte Unternehmen auf den Prüfstand stellt. Wer glaubt, es gehe lediglich um die Implementierung neuer Software, unterschätzt die Tragweite dieser Transformation.

Denn ein neues ERP-System ersetzt nicht nur Tools – es verändert, wie Menschen arbeiten, wie Prozesse zusammenwirken, wie Daten entstehen und Entscheidungen getroffen werden. Wenn an dieser Schnittstelle zwischen Technik, Organisation und Mensch etwas schiefläuft, sind die Folgen für das Unternehmen gravierend. Nicht selten führen Projektstillstände zu Rufschäden und wirtschaftlichen Engpässen.

Wir sehen in unserer Beratungspraxis immer wieder: Viele Unternehmen gehen mit guten Absichten, aber ohne klare Struktur oder praxiserprobter Begleitung in ihre SAP-Einführung. Die Ursachen für scheiternde Realisierung des Projekts sind dabei oft dieselben – und keineswegs unausweichlich.

Das bedeutet also auch: Wer die typischen Fehler kennt, kann sie gezielt vermeiden. Mit der richtigen Vorbereitung, realistischen Zielen und einem Partner, der wirklich hinschaut, wird aus dem Risiko eine echte Chance – und aus der SAP-Einführung ein messbarer Fortschritt.

Die 6 häufigsten Probleme, weshalb SAP-Projekte fehlschlagen

Als SAP-Beratung mit Erfahrung aus zahlreichen Projekten im Mittelstand wissen wir: Wenn SAP-Projekte ins Straucheln geraten, liegen die Ursachen selten in der Technik. Die folgenden sechs Problemquellen zeigen, woran es in der Praxis wirklich hakt – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.

Fehlende Zielklarheit

Wenn SAP-Projekte ihre gemeinsame Richtung verlieren

In vielen Unternehmen beginnt die Implementierung von SAP S/4HANA mit besten Absichten – aber ohne ein klares, gemeinsames Zielbild. Das ist kein Versäumnis aus Nachlässigkeit, sondern oft das Resultat komplizierter Abstimmungen, unterschiedlicher Prioritäten oder unklarer Erwartungen zwischen Fachbereichen, IT und Management.

Doch gerade im SAP Projektmanagement braucht es eine übergreifende Vision: Was soll in allen Abteilungen erreicht werden? Welche Prozesse stehen im Fokus? Und was ist der konkrete Mehrwert für das Unternehmen?

Fehlt diese gemeinsame Zieldefinition, kommt es im Projektverlauf immer wieder zu Missverständnissen, Richtungswechseln und Unsicherheiten. Folglich sind Störungen des Tagesgeschäfts, Verzögerungen von Projekten und Beschwerden von Kunden nur noch eine Frage der Zeit.

Wir halten fest: an der frühzeitigen Zieldefinition mit allen Abteilungen führt kein Weg vorbei. Dabei ist es entscheidend, Ziele nicht nur klar, sondern auch realistisch festzulegen.

Zu hohe Erwartungen

Viele SAP-Projekte von Anfang an unter Druck

Wir erleben immer wieder, dass Unternehmen mit zu hohen und unrealistischen Erwartungen in ein SAP Projekt starten. Der Wunsch nach einer effizienten Digitalisierung nachvollziehbar. Doch wenn Meilensteine ohne Puffer definiert werden, entsteht schnell ein Ungleichgewicht zwischen Anspruch und Wirklichkeit.

In der Praxis zeigt sich: Die Ziele sind hoch, die Ressourcen knapp – und oft soll das Projekt nebenbei im Tagesgeschäft erledigt werden. Daraus folgt ein steigender Druck auf alle Beteiligten. Entscheidungen werden unter Zeitnot getroffen, strategische Fragen bleiben ungeklärt, und am Ende heißt es oft: „SAP funktioniert nicht.“ Dabei war das Problem nicht die Technik, sondern die fehlende Abstimmung und zu hohen Erwartungen zu Beginn.

Doch selbst wenn die Zieldefinition klar und die Erwartungen realistisch sind, können im Laufe des Projekts Schwierigkeiten auftreten, die sich zu gravierenden Problemen entwickeln. Besonders dann, wenn niemand die Fäden zusammenführt und Entscheidungen vorantreibt.

Fehlende Verantwortung

Zu oft verzögerte Entscheidungen

In jedem SAP-Projekt entwickeln sich Anforderungen weiter: Neue Erkenntnisse aus der Praxis, Rückfragen der Mitarbeitenden oder technische Limitierungen machen Anpassungen notwendig – das ist ganz normal. Kritisch wird es jedoch, wenn niemand die Übersicht behält und die Fäden zusammenhält. Denn wenn sich Anforderungen widersprechen oder Abteilungen gegeneinander arbeiten, wir das Projekt zum Spielball wechselnder Meinungen – und verliert an Richtung.

Wir beobachten oft, dass vielen Unternehmen ein Projektleitungsteam fehlt, das nicht nur verwaltet, sondern den Kurs vorgibt. In manchen Mittelstandsunternehmen läuft die Projektleitung nur nebenbei. Dadurch bleiben Entscheidungen zu lange offen und wichtige Abstimmungen versanden. Die Folgen: Verzögerungen, Unklarheiten – und ein wachsender Frust bei allen Beteiligten.

Was jedes SAP Projekt braucht ist eine Führung mit klaren Rollen, abgestimmten Zuständigkeiten und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und durchzuhalten. Nur wenn jemand das große Ganze im Blick hat, kann das Projekt auf Kurs bleiben – trotz neuer Anforderungen, technischer Überraschungen oder interner Diskussionen.

Als kleiner Hinweis vorab: Am besten funktioniert es, wenn Entscheidungen und Zuständigkeiten schriftlich festgehalten werden. (Klingt zwar banal, wird aber tatsächlich oft versäumt.)

Mangelende Dokumentation & Verbindlichkeiten

Strukturverlust sind die Folge

Ein häufig unterschätzter Stolperstein im SAP Projektmanagement ist die mangelhafte Dokumentation. Entscheidungen, Zuständigkeiten und Absprachen werden zwar getroffen – aber nicht offiziell festgehalten. In der Hektik des Tagesgeschäfts verliert sich die Verbindlichkeit: Wer war nochmal zuständig? Was wurde eigentlich entschieden? Wann sollte das umgesetzt werden?

Besonders in komplexen SAP S/4HANA Projekten mit mehreren Teams, Beratern und Fachabteilungen ist eine saubere Projektdokumentation essenziell. Ohne abgestimmte Protokolle oder ein verbindliches Projekthandbuch droht Orientierungslosigkeit. Rückfragen häufen sich, Missverständnisse entstehen – und der Projektverlauf wird unübersichtlich.

Typische Probleme, die sich daraus ergeben:

• Entscheidungen werden doppelt getroffen oder gehen verloren
• Fachbereiche arbeiten mit unterschiedlichen Informationsständen
• Fortschritt lässt sich kaum nachvollziehen und Risiken werden zu spät erkannt

Was mit kleinen Abstimmungsproblemen beginnt, endet schnell in massiven Projektverzögerung und Budgetsprengungen. Auch hier zeigt sich wieder, dass SAP-Projekte oftmals nicht an technischen Hürden, sondern an fehlenden Strukturen scheitern.

Einbeziehung der Mitarbeiter

Durch Kompetenzlücken sind Fehler vorprogrammiert

Im ersten Teil unserer Blogreihe schilderte Maschinenbauingenieur Sebastian Steinweg eindrücklich, wie sich Frust bei den Fachkräften ausbreitet, wenn ein SAP-System ohne ausreichende Vorbereitung eingeführt wird. Viele Mitarbeitende waren über Nacht mit Scannern, Tablets und neuen Bezeichnungen konfrontiert – ohne Schulung, ohne Unterstützung und ohne Rücksicht auf ihr Tagesgeschäft.

„Manche wussten nicht mal, wo ihre Teile laut System sein sollten – und konnten sich mit den Kürzeln auf dem Bildschirm nichts anfangen.“

Diese Erfahrung ist kein Einzelfall. In unserer Beratungspraxis sehen wir regelmäßig SAP-Einführungen, bei denen das Change Management entweder zu spät startet – oder gar nicht erst mitgedacht wurde.

Parallel dazu läuft das Tagesgeschäft weiter – und genau hier beginnt das Problem: Projektarbeit wird zur Zusatzbelastung, Mitarbeitende fühlen sich überfordert oder gar übergangen. Das öffnet die Tür für Fehler, wachsende Frustration und Ablehnung. Und die Kundenprojekte? Leiden unter Verzögerungen oder verminderter Qualität.

Es ist wichtig zu verstehen, dass SAP mehr ist als eine Software. Es verändert Arbeitsweisen, Zuständigkeiten und Routinen – und das braucht Zeit, Kommunikation und ernst gemeinte Begleitung. Unternehmen, die den menschlichen Faktor unterschätzen, riskieren nicht nur technische Rückschläge, sondern auch hohe Verluste.

Der falsche Partner

Niemand, der wirklich mit anpackt

Viele Unternehmen setzen bei der SAP-Beratung auf große Partner mit bekannten Namen – und stellen dann fest: Die Realität sieht anders aus als die hübsche Präsentation. Statt erfahrener Expert:innen stehen Junior-Berater:innen vor der Tür, die Prozesse nicht ausreichend verstehen und sich selten auf Augenhöhe mit der Belegschaft bewegen.

Was fehlt, ist ein Partner, der nicht nur begleitet, sondern aktiv berät, zusammenführt und mit anpackt. Jemand, der sich die Abläufe mit den Fachkräften wirklich anschaut und Probleme erkennt, bevor sie eskalieren.

Für uns bedeutet SAP Consulting genau das: zielführende Kommunikation, tiefgehendes Prozessverständnis und erprobte Methoden – kombiniert mit echter Nähe zum Projekt und den Menschen vor Ort.

SAP Projekte mit Weitblick mit open next

Als ganzheitliche ERP Beratung mit SAP Erfahrung aus zahlreichen mittelständischen Projekten zu SAP S/4HANA wissen wir: Eine erfolgreiche Implementierung gelingt nur dann, wenn Technik, Organisation und Menschen zusammenspielen. Deshalb begleiten wir Unternehmen ganzheitlich, vorausschauend und immer mit dem Blick auf machbare Lösungen.

Unsere Versprechen:

• Praxisnahe Projektleitung, die umsetzt statt langer Präsentationen liefert
• Strukturierte Planung und lückenlose Dokumentation zur Festlegung von Verantwortlichkeiten
• Umfassende Schulung statt Frust und Fehler bei den Fachkräften

Wenn du dir für dein Unternehmen eine SAP-Beratung oder ERP-Begleitung wünschst, die auf Augenhöhe arbeitet, Risiken früh erkennt und Anwender wirklich mitnimmt, sind wir der richtige Ansprechpartner. Und du kannst dann sagen: „Ne, bei unserer SAP-Einführung läuft alles wie geschmiert.“

Fazit: SAP-Projekte brauchen mehr als Technik – sie brauchen strukturierte Integration, Menschlichkeit und Erfahrung

Dieser Artikel zeigt, dass ERP-Projekte selten an der Technik, sondern am Projektmanagement scheitern. Aktuelle Studien und Projektbeurteilungen unterschiedlicher Industrieverbände bestätigen diese Einschätzung. Unklare Ziele, eine chaotische Struktur, und ein mangelndes Change-Management gehören zu den häufigsten Ursachen für schwierige SAP-Projekte. Oft sind es auch die falschen Partner, die Störungen nicht entschärfen können.

Doch das heißt nicht, die Finger am besten ganz von SAP zu lassen. Wer sich den Herausforderungen bewusst ist, kann sie im besten Fall vermeiden oder meistern. Mit realistischen Zielen, konsequenter Projektplanung und einem erfahrenen Partner wie der open next GmbH lassen sich SAP-Projekte nicht nur bewältigen, sondern zum echten Fortschritt entwickeln.

Wie sieht eine erfolgreiche SAP-Einführung aus?

Im nächsten Teil unserer Blogreihe zeigen wir, wie SAP-Projekte erfolgreich geplant, gesteuert und umgesetzt werden – mit klaren Empfehlungen, bewährten Methoden und praxiserprobten Strukturen für jegliche Branchen.

Jetzt weiterlesen: SAP-Projekte erfolgreich managen: Lösungen, die wirklich funktionieren