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In 3 Phasen und 12 Schritten zur erfolgreichen SAP Einführung

Beratung zur SAP Einführung – Experten unterstützen Unternehmen bei der Implementierung und Prozessoptimierung mit SAP

SAP Einführung 2026: Warum viele Entscheider jetzt handeln müssen

Im Jahr 2026 stehen viele Industrieunternehmen unter Druck:

Für Firmen, die bereits mit SAP ECC arbeiten, wird es in den kommenden Jahren riskant und womöglich teuer, weiterhin das alte System zu nutzen. Denn SAP stellt die reguläre Unterstützung und Wartung der Business Suite 7 (inklusive SAP ECC 6.0) im Dezember 2027 ein. Zwar ist es möglich, die Instandhaltung für drei Jahre kostenpflichtig zu verlängern, doch spätestens am 31. Dezember 2030 ist Schluss. Die Einführung eines modernen ERP-Systems wie SAP S/4HANA ist dann keine wirtschaftliche Entscheidung mehr, sondern ein Muss.

Auf der anderen Seite stehen Unternehmen, die bislang mit einem anderen ERP-System arbeiten und zunehmend spüren, dass ihre bestehende Software den Anforderungen nicht mehr gerecht wird. Ob es um fehlende Schnittstellen, begrenzte Skalierbarkeit oder wachsende Komplexität geht: Die technischen Grenzen der aktuellen ERP-Landschaft werden immer deutlicher. Sowohl Kunden als auch Mitarbeiter spüren die Probleme durch langsame Arbeitsprozesse, verspätete Lieferungen und eingeschränkten Service.

Die Einführung eines neuen ERP-Systems wie SAP S/4HANA ist deshalb für viele Betriebe ein strategischer Schritt, um die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Doch der Weg dahin ist anspruchsvoll. Die SAP Implementierung, ob als Neueinführung oder SAP Migration, ist mit Veränderungen und Unsicherheit verbunden: Zu viele Möglichkeiten, zu wenig Erfahrung, zu hohe Risiken.Genau deshalb ist es entscheidend, die Digitalisierung strukturiert zu gestalten: mit klarer Planung, professioneller Projektorganisation, und einem verlässlichen Partner, der nicht nur die Technologie, sondern auch die Besonderheiten industrieller Unternehmen versteht.

Ein früher Start ist bei der SAP Implementierung entscheidend

Laut einer Umfrage des IT-Onlinemagazins haben rund 50 % der Firmen den Umstieg auf S/4HANA noch vor sich. Viele davon befinden sich erst in der Planung oder haben noch keine konkrete Entscheidung getroffen.

Das Problem: Je später man beginnt, desto größer werden die Risiken.

Wer kurzfristig beginnt, verliert Flexibilität und muss die Implementierung oft parallel zum Tagesgeschäft organisieren. Zudem lohnt es sich, erfahrene Berater früh anzufragen, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten. Unsere Erfahrung aus der Praxis zeigt, dass Zeitstress bei der SAP Einführung schnell zu fehlerhaften Daten, unklaren Absprachen und unzureichender Dokumentation führt. Im schlechtesten Fall entstehen unvorhersehbare Mehrkosten und die Projektdauer wird verlängert.

Wer früh startet, hat den entscheidenden Vorteil: Zeit für saubere Vorbereitung, verlässliche Beratung, realistische Pläne mit Puffer und eine Implementierung, die nicht unter Druck entsteht.Damit der Umstieg auf SAP S/4HANA reibungslos gelingt, braucht es genügend Vorbereitungszeit sowie eine klare Struktur. Im nächsten Schritt zeigen wir dir die 12 zentralen Schritte, mit denen dein SAP-Projekt von Anfang an auf Erfolgskurs steht.

3 Phasen für eine erfolgreiche SAP Einführung

Eine erfolgreiche SAP-Einführung folgt einem klaren Fahrplan mit drei grundlegenden Projektphasen und 12 Schritten zur Umsetzung:

Phase 1: Strategie und Vorbereitung der SAP-Einführung

Eine erfolgreiche SAP-Einführung beginnt lange vor der ersten Konfiguration. Wer sauber vorbereitet, verhindert teure Umwege, Überraschungen und Projektstau. Die sechs Schritte der ersten Phase legen das Fundament für ein stabiles und zielsicheres SAP-Projekt.

Vorbereitung der SAP-Strategie und Einführung in 6 Schritten

Schritt: klare Ziele definieren

Bevor die eigentliche Integration beginnt, müssen die Ziele der SAP S/4HANA Migration klar definiert werden.

Welche konkreten Geschäftsziele sollen durch die SAP-Implementierung erreicht werden?

Ob Prozessoptimierung, Kostensenkung, Datentransparenz oder hohe Skalierbarkeit – klare Zielsetzungen sind die Basis für alle weiteren Schritte. Besonders im Mittelstand ist es sinnvoll, zudem einen sogenannten MVP (Minimum Viable Product) zu definieren: Welche Prozesse müssen beim Go-Live unbedingt funktionieren? Was kann nachgelagert optimiert werden? Diese Priorisierung erleichtert die Steuerung des SAP-Projektes.
Schritt: Prozessanalyse & Ist-Zustand dokumentieren

Bevor S/4HANA implementiert wird, muss klar sein, wo das Unternehmen aktuell steht, welche Prozesse geschäftskritisch sind und wo optimiert werden soll.

Welche Prozesse gibt es? Wie sollen sie verbessert werden? Welche Datenflüsse sind essenziell?

Eine gründliche IST-Analyse inklusive Prozesslandkarten und klar dokumentierten Datenflüssen sowie eine umfassende Soll-Analyse mit Zielen und Wünschen schaffen Transparenz für das gesamte Projekt.
Schritt: Partnerwahl & Vertragsgestaltung vor der SAP-Migration

Die Einführung von SAP S/4HANA ist ein komplexes Projekt, das hohe Investitionen benötigt sowie IT-Systeme, Prozesse und Menschen betrifft. Gerade deswegen ist ein erfahrener Implementierungspartner ein kritischer Erfolgsfaktor für die Realisierung.

Aber Vorsicht: Es gibt viele SAP-Berater, die glänzende Präsentationen liefern, aber im Alltag wenig greifbare Unterstützung bieten.

Seriöse SAP-Partner erkennst du an eindeutigen Referenzen aus deiner Branche, individuellen Vorschlägen für dein Unternehmen sowie klarer Prozessanalyse und Dokumentation. Weitere Informationen zur Auswahl eines passenden Beraters findest du in unserem Blog: Den richtigen SAP Partner finden.
Schritt: Zwischen Greenfield oder Brownfield entscheiden

Es gibt zwei grundlegende Strategien bei der Migration von SAP. Greenfield beschreibt die vollständige Implementierung von SAP S/4HANA, ohne die Nutzung von bestehenden Prozessen oder Daten. Dieser komplette Neustart ist aufwändig, sorgt aber von Anfang an für klare und nachhaltige Abläufe.

Die technische Migration eines alten ERP-Systems in SAP S/4HANA wird Brownfield genannt. Diese Strategie ist oft günstiger und schneller, jedoch entstehen durch die Altlasten oft Probleme oder Störungen.

Beide Wege haben Vorteile. Daher ist es wichtig zu untersuchen, welche Strategie zu den aktuellen Prozessen, Daten und dem gewünschten Modernisierungsgrad passt.
Schritt: Technische Basis wählen

Vor der eigentlichen Implementierung sollte die technische Basis des ERP-Systems gewählt werden. Die Cloud-Lösung bietet kurze Projektlaufzeiten und geringe Anfangskosten, da keine eigene IT-Infrastruktur aufgebaut werden muss. Zudem profitieren Unternehmen von automatischen Updates und hoher Sicherheit.

On-Premises, die klassische Installation auf firmeneigenen Servern, ermöglicht tiefgreifende Individualisierung bei spezifischen Prozessen und stabile Betriebskosten.

Die lokale Nutzung der Software lohnt sich, wenn langfristige Kosten, maximale Kontrolle und individuelle Anpassungen im Fokus stehen. Die Cloud empfehlen wir Unternehmen, die schnell starten, flexibel sein und planbar skalieren wollen. Ein bewährtes Programm hierfür ist RISE with SAP, das Unternehmen eine schlanke Komplettlösung für den Weg in die Cloud bietet. Mehr dazu liest du in unserem Blog RISE with SAP.
Schritt: Projektorganisation und -Führung festlegen

Vor der eigentlichen Einführung wird ein Projektteam aufgebaut sowie Rollen, Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege geklärt und im Projekthandbuch festgehalten. Sowohl die Führungsebene als auch die Fachbereiche sollten dabei einbezogen werden. Nur so können Ideen, Bedenken und Einwände frühzeitig erkannt und adressiert werden.

Auch die in Schritt 3 angesprochenen SAP-Partner sind Teil der Projektorganisation. Mehr Informationen zu den nötigen Experten und Verantwortlichkeiten gibt es im Artikel: SAP Projektmanagement erfolgreich umsetzen.

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Phase 2: Umsetzung und Realisierung von SAP S/4HANA

Die zweite Phase der SAP Implementierung ist der operative Kern des Projektes. Hier werden aus Vorbereitungen und Analysen echte Entscheidungen und klare Konzepte. Die folgenden vier Schritte gewährleisten eine erfolgreiche Umsetzung von S/4HANA, ohne fehlerhafte Daten, unzufriedene Fachkräfte, oder plötzliche Mehrkosten.

7. Schritt: Passende Tools zur Projektsteuerung nutzen

Mit Beginn der Umsetzung wird aus Planung konkretes Projektgeschäft. Zur effizienten Steuerung braucht es digitale Werkzeuge, die das gesamte SAP-Projekt transparent machen. Typische Projekttools, die sich im Mittelstand bewährt haben sind:

Jira, Smartsheet oder MS Project für Aufgabenmanagement und Fortschrittskontrolle, als auch für Projektpläne und Ressourcenplanung.
Teams, Confluence oder SharePoint für Projektkommunikation und Dokumentation.

Zur ganzheitlichen Unterstützung setzen viele Firmen auf SAP Activate, ein bewährtes Framework mit Best Practices, digitalen Werkzeugen und vordefinierten Projektphasen speziell für SAP S/4HANA. In unserem Artikel zu SAP Activate erklären wir das Framework sowie seine Vorteile im Detail.

8. Schritt: Ziele und Modulauswahl bestimmen

Auf Basis der Ziele aus Schritt 1 sowie der Prozessanalyse aus Schritt 2, wird die zukünftige Systemlandschaft festgelegt: Welche Schnittstellen und Funktionen werden benötigt, um die gewünschten Unternehmensprozesse abzubilden? Neben den Zielen spielen Branche und Betriebsgröße eine wichtige Rolle.

In enger Zusammenarbeit mit IT-Experten, SAP-Beratern und internen Fachbereichen wird so eine Systemlandschaft entwickelt, die nicht nur leistungsfähig ist, sondern den strategischen Anforderungen des Unternehmens entspricht.Wichtig ist es, die Systemlandschaft mit ihren benötigten Modulen, Prozessen und Schnittstellen im Lastenheft festzuhalten.

9. Schritt: Datenmigration planen

Ein Thema, das in vielen Projekten unterschätzt wird, ist die Datenmigration. Veraltete Datenbanken, fehlerhafte Stammdaten oder unvollständige Schnittstellen führen beim SAP Rollout regelmäßig zu Störungen oder Kostenexplosionen.Deshalb sollte eine klare Datenstrategie entwickelt werden: Welche Datenqualität ist nötig, damit SAP S/4HANA reibungslos funktioniert? Welche Altdaten müssen zusammengeführt, angereichert oder gar erneuert werden?

10. Schritt: Change Management aktiv gestalten

Eine der häufigsten Ursachen für Fehler liegt nicht in der Technik selbst, sondern in der Akzeptanz der Anwender. Denn jede ERP-Einführung bedeutet Veränderungen. Und Veränderungen lösen oft Unsicherheit oder Widerstand aus. Besonders, wenn Mitarbeitende nicht einbezogen werden.

Daher ist ein professionelles Change Management bei der Systemumstellung unabdingbar:

Einbindung der Fachabteilungen
regelmäßige Kommunikation im Projektverlauf
Schulungen und Unterstützung auf verschiedenen Niveaus
klare Ansprechpartner bei Schwierigkeiten oder Rückfragen

Phase 3: Go-Live und Stabilisierung des SAP-Systems

11. Schritt: UAT durchführen, um Go-Live vorzubereiten

Bevor SAP S/4HANA live geschaltet wird, müssen alle Geschäftsprozesse im Rahmen eines User Acceptance Tests (UAT) gründlich geprüft werden. Dabei geht es nicht nur um die Funktionalität der Software, sondern um die praktische Nutzung durch reale Anwender unter echten Bedingungen. Nur so lassen sich Fehler, Systemabbrüche oder falsche Annahmen erkennen, bevor sie im Tagesgeschäft für massive Probleme sorgen. Nachdem die wichtigsten Prozesse, Daten, Schnittstellen und Berechtigungen mit klaren Kriterien getestet wurden, erfolgt die Freigabe von S/4HANA.

12. Schritt: Betrieb stabilisieren

Nach dem Go-Live beginnt die sogenannte Hypercare-Phase, in der auftretende Störungen, Rückfragen und Anpassungen schnell aufgenommen und umgesetzt werden. Diese Phase benötigt die volle Aufmerksamkeit des SAP Projektmanagements und ist entscheidend für den nachhaltigen Erfolg der gesamten Realisierung.

In dieser Phase sind 3 Schritte besonders wichtig:

Klare Unterstützungsstruktur für alle Fachbereiche,
Analyse von Systemmeldungen, Problemen und Nutzerfeedback,
und saubere Dokumentation.

Darauf aufbauend können Unternehmensprozesse auf die reale Nutzung angepasst werden.

Fazit: SAP Einführung gelingt mit Struktur, Erfahrung und Weitsicht

Die Migration von SAP S/4HANA ist weit mehr als nur ein technischer Rollout. Sie ist eine strategische Transformation, die tief in die Strukturen und Prozesse deines Unternehmens eingreift. Angesichts des Wartungsendes von SAP ECC (spätestens 2030) und wachsender Anforderungen an moderne ERP-Systeme wird der Handlungsdruck immer größer.

S4/HANA ist ein leistungsfähiges ERP-System, das mit seiner schnellen Datenverarbeitung (In-Memory-Datenbank), der intuitiven Benutzeroberfläche (SAP Fiori) sowie intelligenten Prozessen (Machine Learning) überzeugt. Zudem ist das ERP-System dank der vielseitigen Möglichkeiten an Erweiterungen und Modulen individuell einsetzbar und kann mit deinem Geschäft mitwachsen.

Gleichzeitig machen diese Vorteile die SAP-Implementierung anspruchsvoll. Mit einem strukturierten Vorgehen in den drei Projektphasen Vorbereitung, Umsetzung und Stabilisierung lassen sich Risiken und Probleme gezielt minimieren. Klare Prozessanalysen, vorausschauende Projektplanung und die Wahl des richtigen SAP-Partners sind entscheidend für nachhaltigen Erfolg.

Open next begleitet seit 25 Jahren mittelständische Unternehmen unabhängig und praxisnah. Wir unterstützen dich dabei, deine SAP-Einführung strukturiert umzusetzen, bevor Zeitdruck, fehlende Fachkräfte oder plötzliche Mehrkosten zur Belastung werden. Dabei ist es uns wichtig, von der ersten Analyse bis zum stabilen Betrieb vor Ort zu sein und mitzuarbeiten, statt nur schöne Präsentationen zu liefern.

Um über deine aktuelle Situation zu sprechen und erste Empfehlungen für eine reibungslose Realisierung zu bekommen, kannst du dir unter dem folgenden Link eine kostenfreie Beratung sichern:

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FAQ: Das solltest du zur Realisierung von SAP S/4HANA wissen

Was ist SAP S/4HANA und warum sprechen alle davon?

S/4HANA ist die neueste ERP-Generation von SAP, welche für die Anforderungen moderner Unternehmen entwickelt wurde. Es basiert auf der leistungsstarken HANA-Datenbank und ersetzt die bisherige SAP Business Suite vollständig ab 2027 bzw. 2030, wenn die Unterstützung und Wartung für die älteren Systeme endet.

Warum ist der Umstieg auf das ERP-System S/4HANA für den Mittelstand relevant?

Wer als mittelständisches Unternehmen langfristig mit SAP arbeiten möchte, kommt an S/4HANA nicht vorbei. Die Unterstützung und Wartung der älteren Systeme wie SAP ECC nur noch bis 2027 oder mit einer kostenpflichtigen Verlängerung bis 2030. Darüber hinaus bietet SAP S4/HANA verbesserte Automation sowie moderne Funktionen wie Echtzeitanalysen, maschinelles Lernen und KI-gestützte Prozesse. Das macht S/4HANA zu einem modernen und leistungsfähigen ERP-System, das auch für Betriebe interessant ist, die vorher mit anderen ERP-Systemen gearbeitet haben.

Welche Probleme entstehen bei einer späten Migration?

Eine kurzfristige Planung oder das Aufschieben der Integration bringt unnötigen Zeitstress mit sich. Prozesse müssen schnell angepasst, Entscheidungen unter Hektik getroffen und ganze Projektteams neben dem Tagesgeschäft belastet werden. Das führt zu Frust, Fehlern und Mehrkosten. Eine SAP Einführung ist komplex genug, plane lieber mit Ruhe und Weitblick, statt später im Sprint aufzuholen.

Wie lange dauert eine typische S/4HANA Implementierung?

Das lässt sich pauschal nicht beantworten, da jedes Unternehmen eigene Voraussetzungen mitbringt. Je nach Strategie (z. B. Greenfield oder Brownfield), Systemlandschaft und Projektumfang dauert die Einführung meist zwischen 12 und 24 Monaten. Entscheidend ist eine realistische Planung, saubere Vorbereitung und ein klarer Fahrplan, um die Projektdauer nicht zu überschreiten oder Mehrkosten zu verursachen.

Wie kann ich die richtigen Entscheidungen für die SAP Einführung treffen?

Gerade im Mittelstand fehlt oft die Zeit, sich im Detail mit allen Aspekten einer SAP Einführung auseinanderzusetzen. Deshalb empfehlen wir, mit einem unabhängigen SAP-Consultant zu sprechen, der Erfahrung mit komplexen ERP-Projekten hat und Fachwissen, Methodik sowie Weitblick einbringen kann.

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