S/4HANA mit SAP Activate erfolgreich einführen

Übersicht: Die wichtigsten Informationen zu SAP Activate

• Standardisiertes Framework für die SAP-Projektplanung, um Probleme vorzubeugen, Zeit zu sparen und Qualität zu sichern.
  
• Bietet eine optimierte Herangehensweise für die Einführung verschiedener Betriebsmodelle von SAP-Lösungen (Cloud, On-Premises oder Hybrid).
  
• SAP Activate kann sowohl für eine neue Implementierung (Greenfield) als auch für eine SAP Migration (Brownfield) genutzt werden!
  
• Die drei Säulen Best Practices, Guided Configuration und agile Methodik bilden die Grundlage für eine erfolgreiche Implementierung.
  
• Agile Methodik: 6 klar definierte Phasen für eine strukturierte und reibungslose SAP Implementierung.

Warum viele SAP Einführungen scheitern

Es ist längst kein Geheimnis mehr, dass die meisten SAP-Projekte viel Zeit, Geld sowie Nerven kosten und personelle Ressourcen binden. Selbst große Konzerne wie Harbo, Lidl oder die Deutsche Post hatten in der Vergangenheit mit der Einführung von S/4HANA zu kämpfen.

Auch im Mittelstand kommt es immer wieder zu Störungen, Verzögerungen und Mehrkosten. Unser Erfahrungsbericht zeigt, wie schnell einzelne Schwachstellen auf dem Shopfloor zu einem Stillstand der ganzen Produktion führen können. Selbst erfahrene Projektmanager und IT-Experten stoßen bei der Implementierung des komplexen ERP-Systems an ihre Grenzen.

Um diese Risiken bei der Einführung von SAP S/4HANA zu minimieren und Störungen zu vermeiden, wurde die Activate-Methode von SAP entwickelt. Sie unterstützt bei der Organisation von Zielen, Prozessen, Ressourcen sowie Deadlines.

In diesem Artikel erklären wir, was hinter der Methode steckt, welche Vorteile sie mit sich bringt und wie Unternehmen sie gewinnbringend umsetzen.

Was ist SAP Activate?

SAP Activate ist ein standardisiertes Framework, das Projektmanager dabei unterstützt, SAP-Lösungen strukturiert, zügig und mit hoher Qualität einzuführen. Es wurde ursprünglich von SAP für S/4HANA entwickelt, ist heute jedoch deutlich breiter einsetzbar, zum Beispiel für die SAP Service Cloud, SAP Sales Cloud, SAP Analytics Cloud oder die SAP Business Technology Platform (BTP). Für jede SAP Lösung gibt es eine spezielle SAP Activate Roadmap, die durch den Implementierungsprozess führt.

Das Framework kombiniert agile Projektphasen, bewährte SAP Best Practices, Vorlagen und Skripts sowie digitale Werkzeuge (SAP Roadmap Viewer oder die Guided Configuration). Ziel ist es, die Implementierung von S/4HANA auf den SAP-Standard auszurichten und gleichzeitig individuelle Anforderungen effizient abzubilden.

SAP Activate basiert auf drei zentralen Säulen:

Wie unterscheidet sich SAP Activate von früheren Ansätzen?

Frühere Methoden zur SAP-Implementierungen (z.B. ASAP) folgen der sogenannten Wasserfall-Logik oder dem Blueprint-Ansatz: Zunächst wurden sämtliche Prozesse in einer theoretischen Blaupause dokumentiert und anschließend im System umgesetzt – unabhängig davon, ob sich die Anforderungen im Verlauf veränderten. Dieses Vorgehen ist zwar planbar, jedoch oft zu starr und langwierig. Zudem ist die alte ASAP-Methode nur für On-Premise-Lösungen gedacht.

SAP Activate verfolgt stattdessen einen „Fit-to-Standard“-Ansatz:

Statt das System vollständig auf die bestehenden Unternehmensprozesse zuzuschneiden, wird geprüft, wie weit sich die Geschäftsprozesse dem SAP-Standard angleichen lassen. Nur wenn erforderlich, werden individuelle Erweiterungen umgesetzt. SAP Activate verfolgt das Ziel, den Kern des Systems möglichst unangetastet zu lassen („Keep the Core clean“).

Diese iterative Herangehensweise ermöglicht kürzere Projektlaufzeiten, bessere Wartbarkeit und einen einfacheren Umgang mit zukünftigen SAP-Updates.

So schafft SAP Activate einen klaren Rahmen, der Sicherheit und Orientierung bietet, ohne Flexibilität zu verlieren.

Für Industrieunternehmen sind die Vorteile von SAP Activate klar:

• Vorkonfigurierte Prozesse ermöglichen einen schnellen Projektstart sowie eine verkürzte Projektdauer und legen den Grundstein für Updates.
  
• Transparenz, Steuerbarkeit und weniger Risiken durch standardisierte Abläufe und definierte Phasen.
  
• Hohe Agilität dank schneller Anpassung an neue Entwicklungen oder spezifische Anforderungen des Unternehmens.
  
• Flexibilität in der Umsetzung – ob neue Implementierung oder (selektive) Migration bestehender Prozesse.

Gerade für Industrieunternehmen, die ein SAP-System neu einführen oder modernisieren möchten, bietet SAP Activate eine praxisnahe, realistische und zukunftssichere Methode.

Fallbeispiel aus der Praxis: Activate beschleunigt den Go-Live in SAP

Anfang 2025 plante ein mittelständischer Maschinenbauer aus Baden-Württemberg die Einführung von SAP S/4HANA in der Private Cloud, um Arbeitsabläufe und Datenflüsse zu optimieren.  Durch den Einsatz von SAP Activate konnte das Projekt mit klaren Rollen und einer durchdachten Prozessplanung starten. Denn das Projektmanagement nutzte vordefinierte Prozesse aus dem SAP Best Practices Explorer, um saubere Abläufe und Schnittstellen zwischen den verschiedenen Abteilungen zu schaffen.

Besonders hilfreich waren in diesem Fall die klaren Phasen und die Change Management-Empfehlungen aus der Activate-Methodik. So konnte die Projektleitung relevante Entscheidungen treffen und Mitarbeiter zum passenden Zeitpunkt einbinden. Im Vergleich zu ähnlichen Projekten ohne Activate konnten über sechs Wochen Projektdauer eingespart werden. Das Ergebnis: ein reibungsloser Go-Live im geplanten Budgetrahmen.

SAP Active: 6 Phasen zur erfolgreichen Implementierung

Die SAP Activate Methodology wurde gezielt konzipiert, um die Qualität und Struktur von SAP Einführungen zu verbessern. Jede Phase folgt einem klaren Ziel und wird durch Best Practices, digitale Werkzeuge und Handlungsempfehlungen im SAP Roadmap Viewer unterstützt.

1 Phase: Discover – Orientierung und Entscheidungen

In der “Aufdeckungsphase” analysieren Projektleiter die Altsysteme, evaluieren passende SAP-Lösungen und entwickeln einen Business Case für den wirtschaftlichen Mehrwert. Die geschäftlichen Ziele der geplanten Einführung werden bewertet, um fundierte Entscheidungen zu treffen: für die SAP-Lösung, das Betriebsmodell und die Implementierungsstrategie. Nach Auswahl der richtigen SAP-Lösung wird die Roadmap erstellt, die als Leitfaden für die Einführung dient. In dieser Phase sollten auch die SAP-Partner gewählt werden.

Der SAP S/4HANA Readiness Check unterstützt bei der Analyse und Planung der Transformation. Unsere Erfahrung aus der Praxis zeigt: Projekte, die mit Klarheit starten, verlaufen später deutlich strukturierter, weil Projektziele, Nutzen, Budget und Dauer von Anfang an transparent waren.

2 Phase: Prepare – Planung und Projektstart

In der zweiten Phase beginnt die eigentliche Vorbereitung des Projekts. Das Projektteam wird zusammengestellt und Verantwortlichkeiten definiert.  Zudem werden die Anforderungen an das ERP-System und erste Projektpläne (mit KPIs) erarbeitet. Auch organisatorische Grundlagen wie Zeitrahmen, Meilensteine, Steuerungsgremien (Governance) und Eskalationswege werden festgelegt. Parallel dazu werden sowohl die technische Infrastruktur (Hardware, Software, Netzwerk, Sicherheit) als auch die SAP Best Practices vorbereitet.

Aus Projekten wissen wir: Je klarer Teamstruktur, Governance-Verfahren und Projektziele in dieser Phase festgelegt sind, desto reibungsloser verlaufen spätere Phasen.

3 Phase: Explore – Prozesse analysieren und Lücken erkennen

In der Explore-Phase analysiert das Projektteam, wie gut die SAP Best Practices aus dem Explorer zu den bestehenden Geschäftsprozessen passen. In sogenannten Fit-to-Standard-Workshops werden die vordefinierten SAP-Prozesse vorgestellt, diskutiert und mit den Fachabteilungen bewertet. Wo die Standardfunktionen nicht ausreichen, werden Lücken und erste Anpassungsbedarfe (z. B. Erweiterungen, Schnittstellen oder Formulare) dokumentiert. Nach dem Prinzip “Keep the Core Clean” wird angestrebt, möglichst viele Standardprozesse zu nutzen. Das Ergebnis ist ein klares Bild darüber, welche Best Practices übernommen werden können und wo individuelle Lösungen notwendig sind. 

SAP Signavio unterstützt bei der Analyse bestehender Geschäftsprozesse und dem Abgleich mit den SAP-Standards durch Visualisierungen und Change Impact Analysen.

25 Jahre Erfahrung zeigen: Genau hier entscheidet sich oft, ob das Projekt in eine realistische Umsetzung geht oder ob durch zu viele Sonderwünsche die Komplexität aus dem Ruder läuft. Eine ehrliche Diskussion spart hier später Zeit und Geld.

4 Phase: Realize – Umsetzen und Testen

Auf Basis der definierten Anforderungen wird das SAP-System konfiguriert, entwickelt und getestet. Dabei werden alle erforderlichen Anpassungen und Erweiterungen vorgenommen, damit das System zu den Prozessen des Betriebs passt (Custom Code). Die Umsetzung erfolgt in mehreren Sprints (Scrum), begleitet von regelmäßigen Lösungsdurchläufen und Abnahmen durch die Fachbereiche. Parallel dazu finden Tests und Schulungen für Anwender (End-User) statt. Auch die Datenmigration wird schrittweise vorbereitet und getestet, um spätere Fehler im Echtbetrieb zu vermeiden.

Wir empfehlen: Transparente Kommunikation und eine gute Zusammenarbeit zwischen IT, Fachbereichen und SAP-Beratern sorgen für einen problemlosen Verlauf.

5 Phase: Deploy – Bereitstellung und Inbetriebnahme

Nachdem alle individuellen Anforderungen konfiguriert wurden, startet die Inbetriebnahme. Letzte Funktionstests werden abgeschlossen und die finale Datenmigration wird durchgeführt. Das Go-Live selbst erfolgt häufig außerhalb der regulären Geschäftszeiten, um Unterbrechungen zu vermeiden. Das Change Management läuft jetzt auf Hochtouren und Wartungsprozesse werden vorbereitet, damit alle Beteiligten bereit für den Betrieb sind. 

In vergangenen Projekten zeigte sich: Ein durchdachter Cutover-Plan mit klaren Verantwortlichkeiten und echter Unterstützung für Anwender sind der Schlüssel zu einem stabilen Go-Live in SAP.

6 Phase: Run – Stabilisieren und Weiterentwickeln

Mit dem Go-Live beginnt der Übergang in den geregelten Betrieb. Jetzt steht die Stabilisierung des Systems im Vordergrund: erste Fehler werden gemeldet und korrigiert, Anwender unterstützt und Erfahrungen dokumentiert. Parallel dazu beginnt die kontinuierliche Weiterentwicklung: Feedback wird ausgewertet, Prozesse werden optimiert und Updates geplant. Kontinuierliche Softwareaktualisierungen sichern die langfristige Nutzung des Systems. 

SAP Cloud ALM bei der Überwachung des Systems (Monitoring) sowie der Umsetzung von Verbesserungen (Fehler- und Testmanagement) und Updates (Release-Management).

Tipp: Wer die Run-Phase aktiv gestaltet, legt den Grundstein für langfristigen Projekterfolg  und vermeidet, dass das System nach dem Go-Live zur Pflegestation wird.

Typisches Missverständnis: SAP Activate ersetzt kein Projektmanagement

Wenngleich die sechs Phasen einen klaren, durchdachten Rahmen bieten und Probleme minimieren, garantiert SAP Activate nicht automatisch einen erfolgreichen Go-Live in SAP. Viele Entscheider denken, dass die Implementierung von S/4HANA quasi von allein läuft, sobald SAP Activate genutzt wird. Doch das ist ein fataler Irrtum.

SAP Activate ist leider kein Zauberknopf, den man drücken kann. Es ersetzt weder ein erfahrenes Projektteam noch die begleitende Beratung durch SAP-Partner oder ERP-Experten. Das Framework stellt Best Practices, Werkzeuge und eine methodische Struktur bereit. Aber die Qualität der Umsetzung hängt vom Team ab, das Entscheidungen trifft, die Inhalte mit Leben füllt und das Projekt aktiv steuert.

Wie du ein solches Projektteam aufstellst, erfährst du im nächsten Blogartikel: SAP Projektleitung – diese Rollen brauchst du wirklich.

Fazit: ein strukturierter Weg mit klarem Mehrwert für den Go-Live in SAP

SAP Activate ist heute der etablierte Standard für die Einführung moderner SAP-Lösungen. Und das aus gutem Grund: Die Methode bringt nicht nur Struktur und Orientierung, sondern auch erprobte Inhalte und Werkzeuge in ein komplexes und dynamisches Projektumfeld.

Durch die Kombination aus Best Practices, geführter Konfiguration und einem klaren Phasenmodell sichert SAP Activate die Qualität und vermeidet typische Stolpersteine, wie zum Beispiel unklare Verantwortlichkeiten, chaotische Dokumentation oder unzureichendes Change Management. Gleichzeitig bleibt die Methode flexibel und agil, um auf unternehmensspezifische Anforderungen einzugehen und den individuellen Erfolg der SAP Implementierung zu gewährleisten.

Doch so wertvoll der methodische Rahmen ist: Der Erfolg eines SAP-Projekts steht und fällt mit dem Projektmanagement, das ihn umsetzt. Activate ist ein hilfreicher Wegweiser, doch es braucht Erfahrung, Entscheidungskraft und klare Verantwortung, um den Weg bis zum Ziel zu überstehen.

Wer diese Verantwortung ernst nimmt und SAP Activate richtig versteht, schafft beste Voraussetzungen für klare Ergebnisse und einen gewinnbringenden Go-Live in SAP.