Der Weg zur System Integration – Eine Einführung

Alles bereit für die Einführung einer Betriebssteuerung?

ERP Einführung
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Der Weg bis zur vollständigen System Integration in das Tagesgeschäft eines Unternehmens ist komplex und ressourcenintensiv. Doch wie bei jedem Großprojekt gilt: Planung ist alles. Der Erfolg eines Projekts zur Betriebssteuerung hängt maßgeblich von sauber definierten Zielen, klaren Prozessstrukturen, einem motivierten Projektteam und der Zustimmung durch die Mitarbeiter ab. Um Ressourcen zu sparen und eine solide Basis für ein System zu errichten, sollte zunächst definiert werden, ob das Unternehmen bereit für die Einführung eines solchen ist. Einige Fragen sollten beantwortet werden, bevor die Suche nach dem geeigneten Software Anbieter beginnen kann. Eine zentrale Frage ist: Welches Ziel soll mit der Einführung erreicht werden und was sind die funktionalen und technischen Anforderungen an das System?

Den richtigen Anbieter finden.

Um eine auf das individuelle Unternehmen zugeschnittene, passgenaue Lösung zu finden, ist der erste Schritt eine Anforderungsanalyse. Diese sollte ergebnisoffen formuliert sein und in möglichst enger Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern ausgearbeitet werden, die später mit der Software arbeiten und eine praxisnahe Einschätzung für die Funktionalität einbringen können. Diese Ergebnisse werden anschließend in einem Lastenheft lösungsneutral festgehalten, welches als Fundament für die weitere Auswahl dient. Darin werden die unternehmensspezifischen Anforderungen an ein System definiert, das Unternehmen und das Marktumfeld beschrieben, sowie Informationen über Produkte, Leistungen, Stärken und die aktuelle IT-Infrastruktur des Unternehmens festgehalten. Ein Zeitplan und Ansprechpartner des Unternehmens sollten ebenfalls nicht fehlen, da das Dokument infrage kommenden Anbietern als Maßstab für ihre Umsetzung dient. Der nächste Schritt für ein erfolgreiches Projektmanagement ist ein Projektteam, in dem die Kompetenzen aus den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens gebündelt sind. Essentiell ist die Ernennung eines Projektleiters und eines Key-Users. Der Projektleiter sollte einen Blick für das große Ganze haben und doch nah am Tagesgeschäft sein, während der Key-User vermittelt und viel Erfahrung und Fachkompetenz mitbringen sollte, da er auch für die Schulung der Mitarbeiter zuständig sein wird.
Dann folgt die Wahl für einen Anbieter. Für einen ersten Überblick lohnt sich eine Recherche im Internet. Sind die funktionalen und technischen Anforderungen erfüllt, kann das zuvor angefertigte Lastenheft an die zusammengetragenen Anbieter gesendet werden.

Software Einführung – Die Umsetzung.

Mit den infrage kommenden Anbietern können dann Rückfragen geklärt werden und im Anschluss ein Termin für eine individuell auf das Unternehmen angepasste Präsentation vereinbart werden, bei der ein Bild davon vermittelt wird, wie sich das System in das Unternehmen einfügen würde und wie die gestellten Anforderungen in der spezifischen Umsetzung aussehen würden. So kann das Projektteam einen Eindruck bekommen, wie die geforderten Funktionen im eigenen System umgesetzt werden können. Nach der Wahl für einen passenden Anbieter zeigt dieser in einem Pflichtenheft auf, wie er die Anforderungen an die Integration umsetzen möchte. Das Pflichtenheft ist im Anschluss die Grundlage für die Implementierung. Im Anschluss folgt die Installation der Software, die Übernahme und Einrichtung der Daten des Unternehmens.

 

Drei Fragen zur Software Einführung.

Zunächst einmal erfordert ein erfolgreiches Projekt klar definierte Ziele, klare Prozessstrukturen, ein motiviertes Projektteam und die Zustimmung durch die Mitarbeiter.

Allein in Deutschland gibt es rund 600 verschiedene Anbieter von Systemen zur Betriebssteuerung. Um dabei die passende Auswahl zu treffen, kann ein Business Consulting Unterstützung anbieten.

Noch vor der Auswahl der Software stellt der Anbieter des Systems in einem Pflichtenheft dar, wie er die konkreten unternehmensspezifischen Anforderungen in seinem System umsetzen würde.