Risikomanagement bei der Software Einführung.

Wer Risiken kennt, kann sie managen.

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Die Sorge vor ernsthaften Problemen, die die Einführung eines Business Resource and Process Management Systems für ein Unternehmen mit sich bringen kann, lässt viele IT-Verantwortliche vor der Herausforderung zurückschrecken. Ein projektbegleitendes Risikomanagement sollte daher Priorität haben, um potenzielle Risikoquellen von Anfang zu erkennen und ihnen mit informiertem Blick gelassen begegnen zu können.

Risiken in der Frühphase des Projekts.

Einen enormen Einfluss auf die Kosten und Risiken der Einführung des Systems haben insbesondere die frühen Entscheidungen und Maßnahmen, die das Unternehmen bereits in der Vorbereitungsphase trifft. Da die sich in späteren Phasen des Projekts kaum oder gar nicht mehr korrigieren lassen, lohnt es sich für das Projektmanagement diese frühe Phase nicht zu unterschätzen.

Fundamentalrisiken der Software Einführung

Einige Beispiele dafür, wie Risiken noch vor der Integration vermieden werden können:
Eine fundierte Evaluierungsgrundlage und eine ausführliche Analyse der Durchführbarkeit beugt dem Risiko einer nicht passgenauen, anforderungsgerechten Auswahl eines Systems vor.

Schon im Projektauftrag sollte definiert werden, welche unternehmensspezifischen gesetzlichen Vorschriften und Standards in der Durchführung berücksichtigt werden müssen. Möglicherweise werden spezifische Anforderungen der GoBD an das System gestellt oder es müssen durch die Branche, Geschäftstätigkeit und Unternehmensstruktur vorgegebene Gesetzesvorgaben für das Projekt bedacht werden.
Da es problematisch werden kann, wenn erst im Nachhinein oder im Tagesgeschäft Funktionsmängel von verschiedenen Fachbereichen gemeldet werden oder Fehlermanagement betrieben wird, sollten alle betroffenen Fachbereiche von Anfang an in das  Projektmanagement mit eingebunden sein.
Fehlt ein Projektauftrag oder ist dieser unzureichend formuliert, kann es im Laufe des Projekts zu Unstimmigkeiten kommen. Die Komplexität der  Einführung erfordert klare unternehmensinterne Absprachen über Ressourcenverteilung und Sinn und Zweck der Personaleinbindung. Auch um Prioritätskonflikten vorzubeugen sollte die System Integration mit voller Rückendeckung durch die Unternehmensleitung ablaufen.
Die Projektbeteiligten sollten unter Berücksichtigung ihrer fachlichen und persönlichen Qualifikationen ausgewählt werden.

 

Drei Fragen zum Risikomanagement bei der Einführung einer neuen Unternehmenssoftware

Wirksame Maßnahmen zum Risikomanagement können schon vor Beginn eines Projekts durchgeführt werden, um die Integration in das bestehende Supply Chain Management eines Unternehmens so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Business Consulting kann Impulse zum Management geben und durch erfahrene Expertise auf mögliche Risikoquellen hinweisen.

Sinnvoll ist auch da die Unterstützung von Business Consultants. Mit guter Vorbereitung und durch das Kennen von möglichen Risikoszenarien können diese gesehen und gemanagt werden.