10 Grundsätze für die revisionssichere Archivierung.

DMS: Kein Stress mit dem Gesetz

Revisionssichere Archivierung
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Was bedeutet revisionssichere Archivierung? Diese Frage hören wir häufig im DMS Consulting. Bei der Einführung von elektronischen Akten im Rahmen eines digitalen Dokumentenmanagements (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) spielt die Aufbewahrung von Dokumenten eine zentrale Rolle. Für Ihre Orientierung haben wir 10 Grundsätze der revisionssicheren Archivierung zusammengestellt: Klar, eindeutig und merkfähig.

  1. Bewahren Sie alle Dokumente ordnungsgemäß auf.

Bei der digitalen Archivierung spielen nicht nur interne Regelungen eine Rolle, sondern auch gesetzlich vorgeschriebene Fristen.

  1. Verlieren Sie keine Dokumente.

Eine Archivierung von digitalen Akten muss lückenlos sein. Am besten schließt das System selbst den Verlust von Daten aus – diese Funktion sollten Sie und Ihr DMS Consulting Anbieter von Anfang an einplanen.

  1. Verlieren Sie keine Zeit.

Gerade für digitale Geschäftsprozesse gilt: Je früher die revisionssichere Archivierung eines Dokuments erfolgt, desto besser – denn dann kann es nicht vergessen, verändert oder verfälscht werden.

  1. Revisionssichere Archivierung.

Um im Streitfall auf der sicheren Seite zu stehen, sollten Sie Dokumente so archivieren, wie Sie sie bekommen oder erstellt haben. Das ist besonders wichtig, wenn Sie bei der Einrichtung eines DMS oder ECM Ihre Papierdokumente in digitale Akten übertragen. Einfach gesagt, revisionssicher.

  1. Zugriffsrechte und Datenschutz

Der Datenschutz ist analog wie digital ein zentrales Thema in allen Bereichen des Enterprise Content Management. Zum Glück übernehmen Softwaresysteme viele Aspekte davon automatisch. Nicht zuletzt ist digital wesentlich leichter zu steuern, wer Einsicht in welche Daten erhält. Ihr ECM Consulting unterstützt Sie bei der Entwicklung eines Berechtigungskonzepts, das den Zugriff auf Ihre elektronischen Akten steuert.

  1. Einfach und schnelle Auffindbarkeit

Für viele unserer Kunden im ECM und DMS Consulting ist das die größte Erleichterung einer digitalen Akte: Sie müssen nicht darin blättern. Durch eine sorgfältige digitale Archivierung und intelligente Suchfunktionen ist jedes Dokument in wenigen Augenblicken einsehbar.

  1. Aufbewahrungsfristen und nutzen der Retention time.

Berücksichtigen Sie am besten bei der Planung Ihrer digitalen Dokumentenverwaltung, dass Dateien entsprechend vor dem Löschen geschützt sind.

  1. Dokumentenhistorie und korrekte Versionierung.

Transparenz ist das A und O im digitalen Dokumentenmanagement. Ihr DMS sollte zu jeder Datei den aktuellen Revisionsstand anzeigen. Denn wenn die Software jede Änderung, jeden Zugriff, jede Weiterleitung eines Dokuments protokolliert und die Originalversion abrufbar hält, treten viele Fragen, Missverständnisse und Probleme gar nicht erst auf.

  1. Externes DMS Consulting unterstützt

Ein DMS oder ECM Consulting behält für Sie die Bestimmungen des Gesetzes und die Anforderungen Ihres Unternehmens im Blick und hilft Ihnen, beides in Ihrer digitalen Archivierung zu vereinen.

  1. Migration mit Konzept

Software entwickelt sich ständig weiter. Wenn Sie Ihre IT Architektur aktualisieren, ist damit meist eine Datenmigration verbunden. Einen solchen Umzug Ihrer elektronischen Akten sollten Sie umfassend dokumentieren und protokollieren, damit keine wichtige Datei verloren geht.

Eine sorgfältige, revisionssichere Archivierung ist das Rückenmark Ihrer digitalen Geschäftsprozesse. Ein professionelles DMS Consulting hilft Ihnen, sie von Beginn an in die Planung Ihres Enterprise Content Managements einzubeziehen.