Purchase to Pay? To be or not to be!

Digitale Purchase to Pay Prozesse entscheiden über den Unternehmenserfolg.

Digitale P2P-Prozesse
Inhalt dieser Seite teilen

Ihrem Unternehmen geht das Toilettenpapier aus. Die Auszubildende bemerkt es als Erste. Sie marschiert sofort zu ihrer Kollegin und meldet den Bedarf. Die Mitarbeiterin wiederum bittet ihren Büronachbarn, in der Mittagspause neues Papier zu besorgen. Auf dem Weg zum Bäcker kauft dieser eine Packung und lässt sich das Geld in der Buchhaltung zurückgeben. Dieser Vorgang von der Bedarfsmeldung über die Bestellung und Beschaffung bis zur Rechnungsbegleichung nennt sich Purchase-to-Pay oder Procure-to-Pay, kurz P2P.  Solange es dabei um Toilettenpapier geht, läuft der Prozess recht unbürokratisch ab. Spätestens bei der Beschaffung von Rohmaterialien zur Produktion wird daraus jedoch ein komplexes Verfahren voller kleiner Datentransaktionen – erst bei der Prüfung und Freigabe innerhalb Ihres Unternehmens und dann in der Kommunikation zwischen Kunden und Lieferanten.

Purchase to Pay: Fehlerfaktor Mensch.

Im Purchase-to-Pay-Prozess greifen viele Mikrovorgänge ineinander. Viele Personen aus verschiedenen Abteilungen sind involviert, die neben ihren Kernaufgaben daran denken müssen, eine Bestellung freizugeben, einen Wareneingang zu bestätigen, eine Rechnung abzuheften. Ein so kleinteiliger Prozess verursacht einen hohen Zeit- und Personalaufwand und ist enorm fehleranfällig. Ein digitaler, automatisierter Prozess ist schneller, effizienter, transparenter, sicherer. Moderne Software bildet den Prozess der Bestellung und Beschaffung in einem digitalen Workflow ab und gibt Ihren Mitarbeiten Zeit und Raum für ihre eigentliche produktive und innovative Arbeit.

eProcurement: Der Online-Shop Ihres Unternehmens.

Der erste Baustein Ihrer digitalen Geschäftsprozesse im Purchase to Pay Bereich ist das eProcurement. Stellen Sie sich diese Software vor wie einen firmen-internen Online-Shop: In einem digitalen Katalog wählen befugte Mitarbeiter die benötigten Materialien aus. Die Bestellung wird automatisch an Ihre Lieferanten übermittelt – je nach technischen Möglichkeiten über eine Systemschnittstelle oder per Mail. Umgekehrt wird auch die Auftragsbestätigung automatisch verarbeitet. Um den Prozess noch weiter zu Beschleunigen, können Sie im System Regeln zur Freigabe von Standardvorgängen festlegen.

eInvoicing und ePayment: Mehr Flexibilität in der Zahlung.

Einer der günstigsten Ansatzpunkte für die Automatisierung Ihrer P2P-Prozesse ist die Rechnungsverarbeitung. Das Prinzip ist identisch mit dem des digitalen Posteingangs im Rahmen des digitalen Dokumentenmanagements (DMS): Die Software erkennt eingehende Rechnungen automatisch und vergleicht sie mit Bestellungen und Wareneingängen. Dieser Prozess heißt eInvoicing. Sofern die Daten übereinstimmen, folgt das System zuvor festgelegten Regeln zur Bezahlung. Durch diesen zeiteffizienten Prozess sparen Sie unmittelbar Geld: Eine schnelle Rechnungsverarbeitung ermöglicht eine gesteigerte Nutzung von Skonto. Umgekehrt sind auch lange Zahlungsziele möglich, ohne Konflikte mit Lieferanten zu erzeugen: Viele ePayment-Softwares bieten Zwischenfinanzierungen an. Wenn das System bei Rechnungseingang keinen passenden Bestellprozess findet, werden die Verantwortlichen automatisch benachrichtigt. Sie sehen sofort den gesamten Vorgang und können mit wenigen Klicks über die Genehmigung entscheiden. So bleibt gewährleistet, dass der Mensch gegenüber der Maschine das letzte Wort behält.

Digitale Purchase to Pay Prozesse: Jeder Schritt bringt Sie voran.

eProcurement, eInvoicing und ePayment sind Bestandteile eines komplexen Gesamtsystems. Viele Softwareanbieter konzentrieren sich deshalb auf Einzellösungen für einen dieser Bereiche. Ein professionelles Consulting unterstützt Sie bei der Planung Ihrer Softwarearchitektur. Sie können den digitalen Workflow für Ihre Purchase to Pay Prozesse schrittweise in Angriff nehmen, um Ihre Mitarbeiter langsam an die Umstellung zu gewöhnen – oder Kosten bündeln und das gesamte Projekt auf einmal umsetzen. Dabei lohnt sich auch die Überlegung, weitere Elemente einer digitalen Dokumentenverwaltung zu ergänzen. Für jedes Unternehmen ist eine andere Lösung die richtige. Denn Digitalisierung ist zwar Pflicht geworden – ihre Gestaltung bleibt jedoch Ihnen überlassen.

 

Das Q&A zum Purchase to Pay.

P2P steht für Procure-to-Pay oder Purchase-to-Pay und meint den gesamten Vorgang der Bestellung, Beschaffung und Bezahlung innerhalb eines Unternehmens.

In einem digitalen P2P-Prozess wird die Bestellung und Beschaffung in Ihrem Unternehmen automatisiert. Die drei wichtigsten Elemente sind dabei eProcurement, eInvoice und ePayment. Alle drei können einzeln oder gemeinsam umgesetzt werden.

Die Automatisierung der Bestell- und Beschaffungsprozesse in Ihrem Unternehmen spart Zeit durch straffe Vorgänge. Beschleunigte Abläufe ermöglichen Ihnen verstärkt die Nutzung von Skontorabatten. Außerdem reduziert die maschinelle Verarbeitung das Fehlerrisiko bei den kleinteiligen Prozessen.