Projektmanagementfür komplexe digitale Projekte.

Software Einführung: Die richtigen Fragen an das eigene Unternehmen.

ERP Lösung
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Vor dem Beginn des komplexen Projekts sollten Sie sich als Unternehmen die wichtigsten Fragen im Vorhinein beantworten, denn das erleichtert nicht nur die Einführung eines Systems zur Steuerung der Betriebsprozesse, es spart auch bares Geld. Stehen zum Beispiel genügend Mitarbeiter für ein Projektteam zur Verfügung, die über mehrere Monate ihrem eigenen Tagesgeschäft nur bedingt nachkommen können werden? Verfügt das Unternehmen über eine aktuelle, zentrale Datenbasis? Werden Geschäftsprozesse regelmäßig dokumentiert und konsequent in das System eingepflegt? Welche Ziele sollen durch eine Integration erreicht werden und was sind die betriebsinternen Ansprüche der beteiligten Mitarbeiter an ein System? Denn wenn Sie sichergestellt haben, dass die Kapazitäten für das Projekt verfügbar sind, geht es an das Erstellen einer Anforderungsanalyse. Die Ergebnisse dieser Anforderungsanalyse werden in einem Lastenheft festgehalten und werden im Folgenden die Basis für die Software Auswahl. Auf dem Weg zum richtigen Anbieter Ihres zukünftigen Systems, eignet sich eine Shortlist bei der überwältigenden Auswahl aus hunderten Systemen. Dafür müssen Sie die Auswahl auf eine überschaubare Liste möglicher Anbieter eingrenzen. Diese Vorauswahl nennt sich Longlist. Wie kürzen Sie diese nun auf die angestrebte Shortlist? Zunächst schicken Sie Ihr Lastenheft an alle Anbieter auf Ihrer Longlist. Erhalten Sie zum Beispiel standardisierte Antwortschreiben oder eine individuelle Evaluierung ihrer Anforderungen? Stimmen nicht nur die technischen Anforderungen, sondern auch die „weichen Faktoren, für eine künftige Zusammenarbeit? Diese Antworten helfen Ihnen, die Liste weiter zu destillieren. Auch persönliche Treffen, um sich die verschiedenen Systeme vorstellen zu lassen und einen persönlichen Eindruck zu erlangen, können bei dieser Einschätzung hilfreich sein. Das Ergebnis dieser Filterung ist Ihre Shortlist.

Die meisten Unternehmen entscheiden sich im Anschluss, die Anbieter der Shortlist im Kontext ein- bis zweitägiger Workshops näher kennen zu lernen. Diese Veranstaltungen bieten den Anbietern die Möglichkeit, sich und ihre Software zu präsentieren und detailliert auf Fragen und Anforderungen Ihres Unternehmens einzugehen. Dafür sollten die Anbieter, im Rahmen eines Anbieter-Briefings, mit präzisen Informationen Ihres Unternehmens ausgestattet werden, um die Präsentation möglich individuell auf Ihre Anforderungen abzustimmen. Danach sollten Sie sich guten Gewissens für eine Lösung entscheiden können.

Die Software Implementierung.

Nach der Software Auswahl, geht es an die Implementierung. Zuvor erstellen Sie aber, in Zusammenarbeit mit Ihrem Anbieter ein Pflichtenheft. Dieses Dokument legt die endgültige technische Umsetzung Ihrer Anforderungen fest. Prüfen Sie auch dieses sorgfältig, räumen Sie letzte Missverständnisse aus. Im Folgenden richten die technischen Mitarbeiter des Anbieters, gemeinsam mit Ihrer IT-Abteilung, das System bei Ihnen ein.

Software Einführung: Ein letzter Test auf Herz und Nieren.

Im Rahmen der endgültigen Abnahme Ihrer neuen Lösung, haben Sie nun die Möglichkeit, jede Funktion sorgfältig zu überprüfen. Nehmen Sie sich dafür genügend Zeit, denn Nachlässigkeit kann im Nachhinein teuer werden. Parallel zum gesamten Implementierungsprozess erhält Ihr Team Schulungen für den Umgang mit der neuen Lösung. Die Schulungen gliedern sich in zwei Phasen, die Grundschulung und die Mitarbeiterschulung. In der Grundschulung, zu Beginn der Implementierung, wird der Key-Userdes Unternehmens, durch den Software Anbieter geschult. Der dadurch erlangte Überblick und das Verständnis für die Prozesse benötigt der Key-User in der Mitarbeiterschulung. Diese erfolgt erst gegen Ende der Implementierung. Dabei übernimmt Ihr Key-User die interne Schulung der Mitarbeiter, um das erlangte Wissen im Unternehmen zu verankern. Damit können Sie sich, als Unternehmen von Ihrem Software Partner emanzipieren und können somit ein unabhängiges System Management etablieren.

 

Drei Fragen zur Anforderungsanalyse.

Diese Herausforderung bestimmt zum großen Teil den Erfolg Ihres Projekts. Investieren Sie daher in eine ausführliche Anforderungsanalyse. Dabei kann sie nach Bedarf ein Consulting unterstützen.

Die Shortlist bietet Ihrem Unternehmen eine Bündelung infrage kommender Software Anbieter und ist daher essentiell bei der Auswahl Ihres Lieferanten.

Die Implementierung wird von einer in zwei Phasen unterteilten Schulung ihrer Key-User und Mitarbeiter begleitet.