Läuft alles nach Plan?

Welche Phasen durchläuft Ihr Projekt?

ERP Projekt
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Die Einführung eines neuen Resource und Process Management Systems ist für jedes Unternehmen eine komplexe Herausforderung. Ein wohlstrukturierter Projektablauf ist daher entscheidend für das Unternehmen, um das volle Potenzial einer optimalen digitalen Unterstützung auszuschöpfen. Eine Unterteilung des Projekts in drei Phasen sorgt für eine Komplexitätsreduktion und Einteilung eines solchen Großprojekts. Das Fundament für eine erfolgreiche Umsetzung für das Unternehmen ist zunächst die „Pre-Projektphase“, darauf folgt die „Implementierungsphase“ und final die „Inbetriebnahme“ des gewählten Systems.

„Pre-Projektphase“ – Ein Überblick.

In der „Pre-Projektphase“ ist es von essentieller Bedeutung, die Anforderungen, die ein Unternehmen an ein neues System stellt, in den entsprechenden Unternehmensabteilungen eruieren zu lassen. Die Mitarbeiter in diesen Abteilungen sind zumeist näher am Geschehen und können die Anforderungen an die neue Software und ihre Funktionalität praxisnäher einschätzen. Sinnvoll ist daher die Gründung eines Projektteams, welches Mitglieder aller relevanter Abteilungen zusammenführt und das Wissen und die Erfahrung des Unternehmens schon in der frühen Phase des Projektes bündelt. Dafür sollte das Unternehmen genügend Ressourcen zur Verfügung stellen und eine erfahrene Projektleitung bestimmen. Die zusammengetragenen Anforderungen an das System bilden die Grundlage für die Auswahl der passegenauen Software. Diese kann überwältigend wirken, weswegen es ratsam ist, ein externes Consulting hinzuzuziehen. Dies ist in der Lage, das Projektmanagement mit einem erfahrenen Blick von außen zu bereichern, die ersten essentiellen Prozess-Schritte zu begleiten und Empfehlungen für verschiedene infrage kommende  Systemanbieter auszustellen. Zudem kann ein externer Berater dem Projektteam dabei helfen, ein geeignetes und effizientes Vorgehensmodell für die Einführung zu wählen, kann über Vor- und Nachteile verschiedener Modelle aufklären und wichtige Impulse setzen.

Welche Vorgehensweisen zur Einführung gibt es?

Bei der Einführung einer Business Software, wie einer Software für Resource und Process Management, lassen sich zwei unterschiedliche Strategien unterscheiden. Zum einen gibt es das klassische Vorgehensmodell nach Erwin Grochla oder den klassischen Methoden Prince2 und PMI für die Planung von Großprojekten. Zentrales Merkmal ist die zeitlich aufeinanderfolgende Unterteilung in sieben einzelne Abschnitte, was einen äußerst übersichtlichen Projektablauf kreiert und womit es sich besonders für unerfahrene Teams eignet. Zu Beginn sollte das Projektteam einen Zeitplan erstellen, der festlegt, zu welchem Zeitpunkt welcher Projektabschnitt fertiggestellt sein sollte. Die sieben einzelnen Projektabschnitte sind wie folgt definiert: erster Schritt ist die Diagnose, der zweite die Analyse und daraufhin die Konzeption. Der vierte Schritt ist die Entwicklungsphase, darauf folgt die Implementierungsphase, die Inbetriebnahme und als letzter und siebter Schritt die stetige Weiterentwicklung der Software.
Was zum einen der große Vorteil dieses Modells ist, der lineare, wohlstrukturierte Ablauf, ist zugleich auch der offensichtliche Nachteil. Das klassische Vorgehensmodell bietet wenig bis gar keine Flexibilität und lässt kaum Spielraum für die individuellen Unternehmensanforderungen.
Weniger starr präsentiert sich das agile Vorgehensmodell für die Einführung und Integration. Zur Reduzierung der Komplexität des Projekts wird auch nach diesem Modell von vier grob definierten Phasen gesprochen. Erstens: der Vorbereitungsphase sowie Analyse und Anpassung in Teilabschnitte. Zweitens: Das Zerlegen des Prozesses in weitere, kleinere Teilabschnitte. Der dritte Schritt ist der Test mit abschließendem Feedback zum System und weitere Iterationen. Der vierte und letzte Teilabschnitt ist die abschließende Verbesserung der Software. Bei diesem Modell findet das Testen, die Nachbereitung und Verifizierung direkt im Anschluss an jeden Teilabschnitt statt. Jegliche Fehler werden unmittelbarer korrigiert und Verbesserungen direkt eingebunden.

 

Drei Fragen zur Software Einführung der Unternehmenssteuerung

Die „Pre-Projektphase“, die die Grundlage für die „Implementierungsphase“ und die „Inbetriebnahme“.

Basis ist die Eruierung der unternehmensspezifischen Anforderungen durch ein Projektteam und eine strukturierte Evaluierungsphase.

Die Software Lösung optimiert unter Anderem das digitale Supply Chain Management eines Unternehmens.