Bestellt, beschafft, begeistert.

Das kann die digitale Rechnungsverarbeitung

digitale Rechnungsverarbeitung
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Bestellen, Beschaffen, Bezahlen: Der Procure to Pay-Zyklus (P2P) ist im Geschäftsalltag Routine. Deshalb eignet er sich ideal als Einstieg in das digitale Dokumentenmanagement (DMS). Denn standardisierte  Abläufe erledigt eine Software schneller und fehlerfreier als jeder Mensch.

DMS und die Erweiterung, das Enterprise Content Management (ECM) sind in der Lage, Rechnungen digital zu erfassen. Sie lesen die relevanten Informationen aus und leiten automatisch die nächsten Schritte ein. Sie benachrichtigen die zuständigen Mitarbeiter für Prüfungs- und Freigabeprozesse und geben die Ergebnisse sofort weiter. Am Ende dieses digitalen Workflows steht der Buchungsvorschlag in der Finanzbuchhaltung.

Schnelle Rechnungsverarbeitung dank DMS.

Eine digitale Rechnungsverarbeitung macht keine Tippfehler, vergisst keine Schritte, lässt keine Arbeit liegen. Ein vollständig digitaler P2P-Vorgang sorgt für maximale Effizienz, weil Liege- und Transportzeiten bei der Prüfung von Rechnungen entfallen. Trotzdem hat immer ein Mensch das letzte Wort: Vor der abschließenden Buchung muss ein Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung den Kontierungsvorschlag des Programms bestätigen.

Ein digitales Dokumentenmanagement speichert alle Dateien zentral im System. Dadurch haben alle beteiligten Mitarbeiter ständig Zugriff auf die wichtigen Informationen und sehen immer den aktuellen Status eines Vorgangs. Auf diese Weise arbeiten sie nicht nur über die Abteilungen hinweg reibungslos zusammen, sondern sind auch in der Lage, Kunden und Vorgesetzten schneller Auskunft über den Stand von Bestellungs- und Beschaffungsprozessen zu geben.

DMS: Skonto aufs Konto.

Durch kürzere Bearbeitungszeiten ermöglicht die digitale Rechnungsverarbeitung vermehrt die Nutzung von Skontoraten. Dadurch sehen Sie den wirtschaftlichen Effekt eines digitalen Dokumentenmanagements im Procure to Pay-Prozess deutlich auf den Geschäftskonten.

Nach Abschluss des Vorgangs folgt die GoBD-konforme, digitale Archivierung der Rechnung. Im DSM wird sie unter Schlagworten gespeichert. Bei Bedarf ist sie später schnell wiederzufinden – egal, von welchem Standort. Deshalb ist ein digitales Dokumentenmanagement nicht nur ideal für flexible Arbeitsmodelle und Home Office, sondern auch perfekt für Filialbetriebe geeignet.

Viele führende Systeme zur Betriebsführung und FiBu-Softwarelösungen haben bereits eine integrierte digitale Rechnungsverarbeitung. Standards wie XML ermöglichen die Integration  in die größere Software-Architektur Ihres DMS oder ECM. Professionelles DMS Consulting unterstützt Sie auf dem Weg in eine rundum digitale Zukunft.

 

Digitale Rechnungsverarbeitung: Drei Fragen schaffen Klarheit.

Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung beschleunigt den Prozess. Dadurch sparen Ihre Mitarbeiter Zeit und das Unternehmen Geld – denn schnellere Abläufe ermöglichen die vermehrte Nutzung von Skontoregelungen.

Die Nutzung von digitalem Dokumentenmanagement im Rechnungsprozess ist doppelt sicher: Einerseits unterlaufen der Software keine Tipp- und Flüchtigkeitsfehler. Andererseits wird jeder Buchungsvorgang vor dem Abschluss von einer Person geprüft und bestätigt.

Viele führende Systeme bieten bereits die automatische Rechnungsverarbeitung an. Die Standardisierung durch XML erleichtert die Integration in die bestehende IT-Architektur Ihres Unternehmens.