PDCA-Zyklus, Plan-Do-Check-Act

Von der Finanzbuchhaltung über das Personalwesen bis hin zur Lagerverwaltung und Produktion. Ein gut durchdachtes ERP-System kann die Effizienz und Produktivität erheblich steigern. Allerdings sind ERP-Projekte auch dafür bekannt, teuer und risikoreich zu sein. Um diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern, setzen immer mehr Kunden auf den PDCA-Zyklus. Dies um sicherzustellen, dass die ERP-Einführung nicht nur effektiv ist, sondern auch in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess während der Projektlaufzeit überführt wird.

Wir werden die einzelnen Phasen des Zyklus im Kontext der ERP-Einführung betrachten. Dabei werden wir bewährte Praktiken und Herausforderungen aufzeigen, wie Unternehmen von dieser systematischen Herangehensweise profitieren.

Der PDCA-Zyklus ist auch als Plan-Do-Check-Act-Zyklus bekannt. Dies ist eine bewährte Methode zu der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen. Dieser Zyklus wurde erstmals von Walter A. Shewhart entwickelt und später von Dr. W. Edwards Deming weiter verfeinert. Er bildet die Grundlage für Qualitätsmanagement- und Prozessverbesserungsansätze wie das Six Sigma und Lean Management. Der Zyklus gliedert sich in die vier nachfolgenden und wesentlichen Phasen.

In dieser Phase werden die Ziele und Prozesse sorgfältig geplant. Hier legt man fest, welches Problem gelöst werden soll, welche Daten gesammelt werden und wie die spätere Lösung als Zielbild aussehen sollte. Es geht insbesondere darum, klare Ziele zu definieren und den Prozess für die Verbesserung zu entwerfen.

In dieser Phase wird der geplante Prozess umgesetzt. Es werden die erforderlichen Maßnahmen ergriffen, um die geplanten Änderungen in die Tat umzusetzen. Dies kann die Implementierung eines neuen Prozesses, einer Softwarelösung oder anderer Veränderungen in der Organisation beinhalten.

Nach der Umsetzung wird der Ist-Zustand überprüft und mit den zuvor festgelegten Zielen und Erwartungen verglichen. Dies beinhaltet die Analyse von Daten und Leistungskennzahlen, um festzustellen, ob die angestrebten Verbesserungen erreicht wurden.

Basierend auf den Ergebnissen der Überprüfung werden in dieser Phase Handlungen abgeleitet. Wenn die Ziele erreicht wurden, werden die Verbesserungen standardisiert und in ein Roll-Out überführt. Falls die Ziele nicht erreicht wurden, beginnt der Zyklus erneut. Dies aus dem Aspekt eine kontinuierliche Verbesserung sicherzustellen, bis das eigentliche Ziel erreicht wird.

Der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) und agile Methoden haben einige Gemeinsamkeiten, da sie beide auf iterative und inkrementelle Verbesserungen abzielen. Dennoch gibt es einige wesentliche Unterschiede, die den PDCA-Zyklus von agilen Methoden und anderen Vorgehensmodellen unterscheiden.

Der PDCA-Zyklus ist ein allgemeines Qualitätsmanagement- und Verbesserungsmodell, welches in verschiedenen Bereichen und Branchen eingesetzt werden kann. Diese Methode kommt nicht nur in der Softwareentwicklung zu Einsatz. Agile Methoden wie Scrum und Kanban sind spezifischer auf Softwareprojekte ausgerichtet.

Während agile Methoden auch die kontinuierliche Verbesserung fördern, liegt der Schwerpunkt des PDCA-Zyklus ausdrücklich auf diesem Prinzip. PDCA betont die ständige Überprüfung und Anpassung von Prozessen, um Qualität und Effizienz zu steigern.

Der PDCA-Zyklus hat klar definierte Phasen, die sequenziell ablaufen: Plan, Do, Check und Act. Diese Struktur hilft dabei, systematisch und methodisch vorzugehen. In agilen Methoden gibt es oft weniger strikte Phasen. Dies bietet den Vorteil, dass man einzelne Lieferobjekte vor der Iteration vollumfassend bearbeitet und nicht in eine dauerhafte Schleife von wiederkehrenden agilen Iterationen kommt.

PDCA legt besonderen Wert auf die Messung und Bewertung von Ergebnissen. Es ermutigt zur Definition von Leistungskennzahlen (KPIs) und zur Verwendung von Daten, um Fortschritte zu überwachen und Entscheidungen zu treffen. Agil arbeitende Teams verwenden ebenfalls Metriken, der PDCA-Zyklus hebt diese Praxis jedoch besonders hervor.

PDCA hat seine Wurzeln im Qualitätsmanagement, insbesondere bei Pionieren wie W. Edwards Deming. Es ist ein bewährtes Konzept, das in verschiedenen Branchen erfolgreich angewendet wurde.

PDCA kann mit agilen Methoden und anderen Vorgehensmodellen kombiniert werden. Unternehmen können den PDCA-Zyklus nutzen, um ihre agilen Praktiken zu ergänzen und zu verbessern.

Wir geben euch einen grundsätzlichen Einblick in die zugrunde liegenden Phasen. Bitte beachtet, dass der PDCA-Zyklus eines von vielen Modellen für euer Projekt sein kann. Aus unserer Erfahrung gibt es nicht die beste Methode für Dein Projekt. Häufig ist es die Mischung aus unterschiedlichen Elementen, welche Dir bei dem Projektsetup und nachfolgenden Projektsteuerung helfen. Heute betrachten wir exemplarische den PDCA-Zyklus.

Die Planungsphase ist der Ausgangspunkt des PDCA-Zyklus bei der ERP-Einführung. Hier werden die grundlegenden Schritte zur Umsetzung des Projekts festgelegt. Hierzu gehören insbesondere die Zielsetzung und Planung der ERP-Einführung. Ziele und Erwartungen der ERP-Einführung werden klar definiert. Welche geschäftlichen Probleme sollen gelöst werden? Welche Vorteile sollen erzielt werden? Die Planung legt den strategischen Rahmen für das gesamte Projekt fest.

Dabei ist die Identifikation von fachlichen und technischen Anforderungen entscheidend. Kaum vergleichbare Projekte sind so komplex wie die Auswahl und Einführung eines neues ERP-Systems. Wir betrachten die grundlegenden Prozesse und Anforderungen eines Unternehmens. Dabei gehen die fachlichen Anforderungen nicht nur mit der Technik einher, sondern auch insbesondere gegenüber dem Kundenerlebnis. Dies kann indirekt sein, weil Du Produkte produzierst und verkaufst, es kann aber auch in einem direkten Kontakt zueinander stehen. Bedeutet die Verwaltung der Customer Journey von dem vertrieblichen Erstkontakt bis zu der Auslieferung Deines Angebotes.
Die Ressourcenallokation und Zeitplanung ist in dieser Phase entscheidend, sodass die benötigten Ressourcen, einschließlich Budget, Personal und Technologie, identifiziert und zugewiesen werden können. Ein detaillierter Zeitplan wird erstellt, der die Meilensteine und Aktivitäten für das Projekt festlegt. Dies ermöglicht eine effiziente Nutzung von Ressourcen und eine klare Projektsteuerung.

Die Planungsphase bildet das Fundament für den gesamten ERP-Einführungsprozess und ist entscheidend für den Erfolg des Projekts. Sie stellt sicher, dass klare Ziele definiert sind, alle relevanten Geschäftsanforderungen berücksichtigt werden und die notwendigen Ressourcen vorhanden sind, um das Projekt erfolgreich durchzuführen.

Die Implementierungsphase des PDCA-Zyklus ist der Punkt, an dem die geplanten Schritte tatsächlich in die Tat umgesetzt werden. In dieser Phase kann die eigentliche Installation und Konfiguration des ERP-Systems erfolgen. Die technischen Aspekte, wie Servereinrichtung und Softwareinstallation, werden durchgeführt. Es wird sicherzustellen, dass das System gemäß den in der Planungsphase festgelegten Anforderungen eingerichtet wird. Besonders wichtig zu verstehen und zu verinnerlichen ist, dass der PDCA-Zyklus in dieser Phase öfters wiederholt. Eine ERP-Einführung ist zu komplex und kleinteilig, als das ein PDCA-Zyklus ausreicht. Untergeordnet wird der PDCA-Zyklus zu jeder Funktion, Lieferobjekt oder zusammenhängen Prozess durchgeführt. Dies bis der definierte Value Stream gemäß Projektzielen als Prozess funktioniert und erfolgreich implementiert ist.

Ein reibungsloser Übergang erfordert die sichere Migration von Daten aus alten Systemen in das neue ERP-System. Gleichzeitig ist die Schulung der Mitarbeiter von großer Bedeutung. Diese sollten befähigt werden, das System effektiv zu nutzen. Schulungen und Schulungsmaterialien sind daher ein wichtiger Bestandteil dieser Phase. Auch dieser Punkt sollte als untergeordneter PDCA-Zyklus betrachtet werden, sodass die Qualität der Schulungen und Schulungsunterlagen in einen leicht zu konsumierenden und verständliches Format übertragen werden.

Die Kommunikation mit den Mitarbeitern ist während der Implementierung von entscheidender Bedeutung. Es sollten Mechanismen zur Unterstützung und Lösung auftretender Probleme vorhanden sein. Die Ermutigung zur Rückmeldung und die Identifizierung von Engpässen sind wichtige Aspekte, sodass die Erkenntnisse in das fortlaufende Projekt integriert werden kann.

Die Überprüfungsphase des PDCA-Zyklus ist von besonderer Bedeutung, um sicherzustellen, dass die ERP-Implementierung den gewünschten Erfolg erzielt und die gesteckten Ziele erreicht wurden.

In dieser Phase wird die laufende Implementierung des ERP-Systems sorgfältig überwacht. Dies aus übergeordneter Sichtweise und auf die einzelnen untergeordneten Inkrementen. Dies umfasst die Verfolgung von Meilensteinen, das Abgleichen mit dem Zeitplan und die Identifizierung von etwaigen Abweichungen oder Problemen.

Um den Erfolg der Implementierung zu bewerten, werden relevante Daten gesammelt und analysiert. Dies können Leistungsindikatoren, Nutzungsstatistiken oder Qualitätsmetriken sein, je nach den Zielen und Anforderungen des Unternehmens.

Die gesammelten Daten werden mit den ursprünglichen Zielen und Vorgaben verglichen, die in der Planungsphase festgelegt wurden. Auf diese Weise kann beurteilt werden, ob das ERP-System die beabsichtigten Vorteile und Effizienzsteigerungen bietet. Dies betrifft zum einen die Prozesseffizienzen, aber auch die tatsächlichen Ergebnisse. Mit den tatsächlichen Ergebnissen erhebst Du eine kalkulatorische Erwartungshaltung, sodass Berechnungen und Systemausgaben geprüft werden können.

Die Anpassungsphase beinhaltet die Umsetzung von Maßnahmen, die aufgrund der in der Überprüfungsphase gewonnenen Erkenntnisse abgeleitet wurden. Dieser Schritt ist entscheidend, um das ERP-System kontinuierlich zu optimieren und sicherzustellen, dass es den sich verändernden und dynamischen Anforderungen gerecht wird.

Aufgrund der in der Check-Phase gesammelten Daten und Erkenntnisse werden Verbesserungsmaßnahmen identifiziert. Diese können sowohl technische Anpassungen an dem ERP-System und auch Prozessoptimierungen darstellen.

Die identifizierten Maßnahmen werden umgesetzt, sei es durch Software-Updates, Konfigurationsänderungen oder die Neugestaltung von Arbeitsabläufen. Dabei ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Anpassungen den Zielen und Anforderungen des entsprechen. Eine nachhaltige Dokumentation und Überwachung sollten Dir besonders wichtig sein, sodass mögliche Fehlentscheidungen in dem Zyklus zu der erneuten Bewertung und Verbesserung kommen.

Dabei ist der PDCA-Zyklus ein sich wiederholender Prozess. Nach der Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen beginnt der Zyklus erneut mit der Planungsphase. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Optimierung des ERP-Systems und der Prozesse im Einklang mit den sich ändernden Anforderungen stehen.

Die Anwendung des PDCA-Zyklus in der ERP-System Auswahl und ERP-Einführung hat sich als äußerst wirksam erwiesen. Unternehmen nutzen diesen Ansatz, um komplexe Implementierungsprojekte erfolgreich abzuschließen und die Leistung ihrer ERP-Systeme kontinuierlich zu verbessern. Hier sind einige praktische Anwendungen.

In der Planungsphase werden Geschäftsprozesse analysiert und die Anforderungen an das ERP-System definiert. Während der Durchführung werden das System und die Prozesse implementiert. Die Check-Phase ermöglicht es, Prozesse zu überwachen und Leistungsdaten zu sammeln. Basierend auf diesen Daten werden in der Act-Phase Prozessoptimierungen vorgenommen, um die Effizienz zu steigern.

Die Schulung der Mitarbeiter ist entscheidend für den Erfolg einer ERP-Einführung. Im PDCA-Zyklus wird der Schulungsbedarf in der Planungsphase ermittelt und in der Implementierungsphase umgesetzt. In der Überprüfungsphase werden Schulungseffekte überwacht und in der Anpassungsphase kontinuierliche Schulungsmaßnahmen eingeleitet.

Die Qualität der Daten, die in das ERP-System eingegeben werden, ist von entscheidender Bedeutung. Die Check-Phase ermöglicht die Überwachung der Datenqualität, und die Act-Phase kann Maßnahmen zur Datenbereinigung und -verbesserung initiieren.

Es gibt zahlreiche Fallstudien von Unternehmen, die den PDCA-Zyklus erfolgreich in ihrem ERP-Implementierungsprojekt angewendet haben. Ein exemplarisches Beispiel stellt ein mittelständisches Fertigungsunternehmen dar. Dieses nutze den Zyklus, um seine Produktionsprozesse und die Integration seines ERP-Systems zu optimieren. Durch die kontinuierliche Verbesserung der Fertigungsabläufe und die Anpassung des ERP-Systems an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens konnten Einsparungen und Effizienzsteigerungen erzielt werden.

Die Anwendung des PDCA-Zyklus in der ERP-Einführung ist nicht ohne Herausforderungen verbunden. Eine häufige Herausforderung ist der Widerstand der Mitarbeiter gegenüber Veränderungen. Dies kann in der Act-Phase durch die Einbeziehung der Mitarbeiter in den Verbesserungsprozess angegangen werden. Kommunikation und Schulung sind entscheidend, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter die Vorteile der Veränderungen verstehen. Hierbei ist uns ein besonderes Anliegen, dass die Mitarbeiter ein integratives Prozessverständnis aufbauen. In dem Rahmen unserer Workshops erheben wir nicht nur die Zielprozesse, sondern vermitteln das Wissen zu prozessualen Auswirkungen. Mit diesem Vorgehen bauen wir ein abteilungsübergreifendes Verständnis zu der neuen digitalen Infrastruktur und dem gemeinsamen Zielbild des ERP-System als auch Prozesssteuerung auf.

Eine weitere Herausforderung ist die Auswahl des richtigen ERP-Systems und -Anbieters. In der Planungsphase sollten gründliche Recherchen und Evaluierungen durchgeführt werden, um die besten Optionen zu identifizieren.

Insgesamt bietet der PDCA-Zyklus einen strukturierten Ansatz zur Bewältigung dieser Herausforderungen und zur kontinuierlichen Verbesserung von ERP-Systemen und digitaler Prozessen.

Es gibt eine Vielzahl von Softwarelösungen und Tools, die speziell für die Anwendung des PDCA-Zyklus in der ERP-Einführung entwickelt wurden. Diese Tools bieten Funktionen zur Planung, Umsetzung, Überprüfung und Anpassung von ERP-Prozessen. Auch artverwandte Tools sollte man betrachten, denn ein starkes Anforderungsmanagement mit einer multidimensionalen Planungsmöglichkeit werden Dir bei der Implementierung helfen.

Dabei ist es wichtig den gesamten Zyklus effizient zu verwalten und die Fortschritte auf eine effiziente, auswertbare und übersichtliche Weise zu verfolgen. Einige dieser Lösungen bieten auch Funktionen zur Berichterstattung, um die Wirksamkeit von Verbesserungsmaßnahmen und Statusberichte Darzustellen.

Bitte unterschätze nicht die Auswahl des richtigen Tools für die Anwendung des PDCA-Zyklus in der ERP-Einführung. Verlierst Du einmal den Überblick, wird es Dir immer schwerer fallen das Projekt unter Kontrolle zu halten und die geeigneten Risiken mit Gegenmaßnahmen zu identifizieren.

Ein entscheidender Schritt bei der Anwendung des PDCA-Zyklus in der ERP-Einführung ist die Festlegung von Key Performance Indicators oder KPIs. Diese Metriken dienen dazu, den Erfolg der ERP-Implementierung zu messen und die Leistung der Prozesse zu bewerten. Beispiele für KPIs können die Effizienz der Lieferkettenprozesse, die Reduzierung von Lagerbeständen, die Verbesserung der Produktqualität oder die Steigerung der Kundenzufriedenheit sein. Die Auswahl und Überwachung der KPIs ermöglicht es dem Unternehmen, den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass die ERP-Einführung die angestrebten Ziele erreicht.

Eine vielversprechende Entwicklung in der Anwendung des PDCA-Zyklus in der ERP-Einführung ist die verstärkte Integration von künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierungstechnologien. KI kann dazu beitragen, den Überwachungsprozess (Check) zu verbessern, indem sie große Datenmengen analysiert und Abweichungen schneller erkennt. Darüber hinaus kann KI bei der Optimierung von Prozessen (Act) durch datengesteuerte Empfehlungen und automatisierte Anpassungen eine entscheidende Rolle spielen. Die Automatisierung von Routineaufgaben im Rahmen des PDCA-Zyklus ermöglicht es den Teams, sich auf strategischere Aspekte der ERP-Einführung zu konzentrieren und die Effizienz zu steigern.

Nachhaltigkeit wird zu einem immer wichtigeren Faktor in den unternehmerischen Aktivitäten, dieser Trend spiegelt sich auch in der ERP-Einführung wider. Unternehmen suchen nach Möglichkeiten, umweltfreundlichere Prozesse und Produkte zu entwickeln. In der Anwendung des PDCA-Zyklus könnten Nachhaltigkeitskriterien und -ziele als wichtige Bewertungskriterien (Check) und Anpassungsmaßnahmen (Act) integriert werden. Dies könnte die Reduzierung von Ressourcenverschwendung, die Senkung des Energieverbrauchs und die Minimierung von Umweltauswirkungen in den Fokus rücken. Die Integration von Nachhaltigkeitsaspekten in den PDCA-Zyklus kann dazu beitragen, dass ERP-Systeme nicht nur effizienter, sondern auch umweltfreundlicher werden.

In der Zusammenfassung lässt sich festhalten, dass der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) von besonderer Bedeutung für die erfolgreiche Einführung und Optimierung von ERP-Systemen ist. Dieses bewährte Qualitätsmanagementinstrument bietet eine klare Struktur und einen systematischen Ansatz, um Geschäftsprozesse zu planen, umzusetzen, zu überprüfen und kontinuierlich zu verbessern.
Die Anwendung des PDCA-Zyklus ermöglicht es Unternehmen, ihre ERP-Einführungsprojekte effizient zu gestalten, indem sie klare Ziele setzen (Plan), diese in die Tat umsetzen (Do), die Ergebnisse und den Fortschritt regelmäßig überwachen (Check) und auf Grundlage dieser Erkenntnisse Anpassungen vornehmen (Act). Dieser iterative Ansatz trägt dazu bei, die Fehler zu minimieren, die Effizienz zu steigern und die Unternehmensziele effektiver zu erreichen.

Die anhaltende Bedeutung des PDCA-Zyklus in der ERP-Einführung zeigt sich auch in der Integration von Trends wie KI, Automatisierung und Nachhaltigkeit. Diese Entwicklungen eröffnen neue Möglichkeiten, den PDCA-Zyklus noch effektiver und zukunftsorientierter zu gestalten.